עכשיו אתה רואה אותנו - 2. פריצות לייף להכנה לכנס מקוון

נראה שאירועים מקוונים - משיעורי בית ספר ועד שבועות הוט קוטור - כאן כדי להישאר. נראה שלא צריכים להיות קשיים גדולים במעבר לפורמט מקוון: פשוט קרא את ההרצאה שלך לא מול קהל מאזינים, אלא מול מצלמת אינטרנט, והחלף שקופיות בזמן. אבל לא :) כפי שהתברר, לאירועים מקוונים - אפילו כנסים צנועים, אפילו מפגשים פנים-ארגוניים - יש "שלושה עמודים" של שיטות עבודה מומלצות, טיפים שימושיים ופריצות לחיים. היום אני מדבר עליהם בשיחה עם דניס Churaev, ראש צוות של צוות התמיכה הטכנית של Veeam, בוקרשט, רומניה (למרות שבעולם העבודה מהבית זה לא כל כך חשוב).

— דניס, העונה אתה והקולגות שלך השתתפת בכנס VeeamON 2020 המקוון - אירוע Veemathon חדש. בבקשה ספר לנו קצת יותר בפירוט מה זה היה?

- מהנדסי התמיכה הטכנית שלנו קיבלו פרק זמן מוגבל כדי להפגין ידע מסוים או יכולת לעשות משהו לא סטנדרטי כדי לפתור בעיות (פתרון בעיות) או משימות תצורה. כלומר, היה כזה בליץ לתמיכה כדי להראות מה עוד אפשר לעשות עם מוצרי Veeam, בנוסף למשימות הידועות, וכמה מגניבים החבר'ה שלנו.

בהתחלה [רעיון ה-Veeamathon] נראה קצת יותר זוהר כי לא היו גבולות סגורים בגלל הנגיף, וכולנו קיווינו ללכת ולהציג הופעה מעניינת כל כך במקום. אבל בסופו של דבר זה עבר לפורמט מקוון, ודי טוב.

- ואיך עשית את זה? האם אלו היו הרצאות, הדגמות מקוונות או הדגמות מוקלטות?

- כפי שכבר אמרתי, מהנדסים היו מעורבים בפרויקט הזה. באופן עקרוני, לתמיכה אין בעיות בתקשורת עם לקוחות, החבר'ה שלנו מאוד מבינים טכנית ומדברים [שפות זרות] טוב, אבל חלקם לא מרגישים מספיק בנוח להציג את עצמם מול מספר רב של אנשים - והיו אלפי אנשים אנשים שאמרו לנו צפו (ואז זה גם מוקלט ומוצג מחדש).

בהתאם לכך, מישהו הכין הקלטה חיה, תיקן אותה וכשהיה מרוצה מהתוצאה פשוט פרסם אותה. כלומר, זה היה כמו זרם, אבל למעשה זו הייתה הקלטה. אבל במקביל, כותב הדו"ח היה בזרם עצמו, וכששאלו אותו בצ'אט הוא ענה.

והיה פורמט כשאנשים הציגו את [ההופעות שלהם] בלייב. לדוגמה, המקרה שלי: ראשית, לא היה לי מספיק זמן להכין ולערוך את הקלטת הווידאו, ושנית, אני מספיק בטוח ביכולות הדיבור שלי, אז דיברתי ישירות.

ראש אחד זה טוב, אבל שניים יותר טובים

- ניקח דוגמה עם Teams (עליו דניס כבר מוּזְכָּר - משוער. ed.) - זה היה הקולגה שלי מסנט פטרסבורג, איגור ארכנגלסקי (עבדנו יחד על הכנת דוחות). הוא גם הופיע בהופעה חיה.

ובסופו של דבר, שנינו עזרנו אחד לשני: בחלקי, זה היה פתרון בעיות עם VMware ו-ESXi - הוא היה הכנף שלי, כביכול, הוא ענה על שאלות, ואני הובלתי את החלק החי. ואז להיפך: החלפנו, כלומר, הוא דיבר על שחזור Teams ומה אפשר לגבות, ובאותו רגע עניתי על שאלות בצ'אט מלקוחות ואותם אנשים שצפו בהקלטה.

- לך, מסתבר, היה טנדם כזה.

- כן. היו לנו רק 20 דקות לכל נאום, ורוב הנאומים שלנו כללו לפחות 2 אנשים - כי לא רצינו להסיח את דעתו של הדובר הראשי מהסיפור, אבל במקביל רצינו לענות על שאלות בצורה מלאה ככל האפשר. לכן, הסתנכרנו על נושאים מראש, למדנו את הפרטים, חשבנו מה יכולות להיות שאלות, ובמהלך הזרם, במהלך המצגת, האדם השני היה מוכן לענות לא יותר גרוע מהראשון.

טיפ מועיל מספר 1: למאזינים צריכה להיות הזדמנות לשאול שאלות "בזרימה" - כלומר, כאן ועכשיו. הרי רבים מגיעים לכנס כדי לקבל תשובות לשאלותיהם. וכשה"רכבת יצאה" (החל עוד דיווח), זה כבר יותר קשה לאדם - אתה צריך להחליף, לכתוב איפשהו בנפרד, ואז לחכות לתשובה, ולחכות עד ש... זה לא ועידה לא מקוונת שבה אתה יכול לתפוס רמקול בהפסקת קפה. לעתים קרובות נותר זמן לשאלות בסוף הנאום, כאשר המנחה משמיע אותן, והדובר עונה. עבודה במקביל - אחד מדווח, השני בצ'אט עונה מיד על שאלות - היא גם אפשרות טובה.

- ציינת שיש לך כבר הרבה ניסיון בהופעה. מה עם מהנדסים אחרים? באיזו תדירות הם מופיעים בפני קהל רחב?

- לגבי ניסיון - מעניין שלהרבה אנשים יש את זה. כי בתוך צוות התמיכה אנחנו כבר רגילים להכין מצגות הדרכה אחד לשני. כל הליך ההכשרה שלנו מבוסס על העובדה שהתמיכה עצמה מוצאת מומחים מרכזיים שמבינים משהו ומספקים הכשרה.

הערה: תוכל לגלות כיצד התמיכה שלנו בנתה את מערכת ההדרכה שלה מאמר על Habré.

זה היה דומה במהלך ההכנה של Vimathon - הרבה אנשים נענו [לקריאה להשתתפות], ובין המון אנשים תמיד יש מישהו עם רעיונות מעניינים. כלומר, אם ניקח רק אדם אחד אחראי לכל דבר, והוא יכין נושאים, אז אדם אחד עלול להיות מוגבל באופקים שלו. וכאשר אנו כוללים אנשים רבים בבת אחת, סיעור מוחות כזה מתרחש, מגיעים רעיונות מעניינים רבים.
אנחנו עושים את ההדרכות שלנו באותו פורמט: יש לנו גם תרגול של הכנת הקלטות וידאו של נאומים, ואנחנו מעבירים הרצאות לעמיתים פשוט במהלך העבודה היומיומית.
ולמרות שגם אני וגם עמית שלי לא נהגנו לדבר מול כמות גדולה של אנשים, אבל כשאתה מדבר למסך (אתה לא רואה את האנשים שיושבים מולך), אתה רק מדמיין שאתה מדבר לכיתה או לקבוצה. וזה עזר לא ללכת לאיבוד, לא להיות עצבני.

פריצה לחיים: אם יש לך דמיון טוב, אתה יכול לדמיין את הקהל. עבור חלק, תמונה עם קהל של עמיתים או סתם תמונה מפורסמת מאוד של הרבה אנשים יעזור:

"שים לב, שאלה!"

- היו שאלות מסובכות שלא יכולת לענות עליהן מיד?

- לא היו שאלות מסובכות ככאלה בנושא, כי הכרנו את הנושאים שלנו מספיק טוב ויכולנו לענות על כל שאלה. אבל מסיבה כלשהי, התעוררו שאלות שלא היו קשורות לחלוטין לנושא. (כלומר, היית צריך לעבוד בראש כמה שניות, למה בכלל מישהו שואל אותך על זה כאן?) אמרנו לאנשים כאלה או לחכות ואחרי הפגישה לבקש תשובה, או שאמרנו שיש זה עוד נושא שמוצג על ידי Imyarek, ולשאלות שלך, אתה יכול ללכת לשם ולשאול מומחה שמבין זאת טוב יותר. הם נתנו כמה קישורים למשאבים משותפים, תיעוד וכו'.
למשל, משום מה, בהדרכה שלי כיצד להתמודד עם המהירות של דיסקים של VMware, שאלו אותי לגבי רישיונות Wim. אני עונה: חבר'ה, הנה קישור למסמך, ואתם יכולים ללכת למצגת על רישיונות, גם יגידו לכם שם.

טיפ מועיל מספר 2: ולדוברים (כמו גם למאזינים) יש צורך בתוכנית ממו של האירוע, עם נושאי כל הדיווחים ולוח הזמנים.

— האם נתקלת בקשיים כלשהם במהלך ההכנה או היישום? מה היה הדבר הכי קשה?

— זו השאלה שהכי קשה לענות עליה :) סיפרו לנו על ההשתתפות באירוע הזה כבר בפברואר. בהתאם, היה לנו הרבה זמן להתכונן: כל השקופיות, הבדיקות, המעבדות, הקלטות הבדיקות נעשו מספר חודשים מראש. למעשה, פשוט לא יכולנו לחכות לעשות את כל זה כדי שנוכל כבר לראות את התוצאות שלנו. כלומר, לא היו קשיים באופן הארגון, כמה זמן נתנו לנו. בסופו של דבר, רק חיכינו ש-VeeamON סוף סוף יקרה. חידדנו הכל כבר 10 פעמים, ניסינו, ולא היו יותר בעיות.

על "נשירה"

- העיקר היה "לא לשרוף"?

- למיטב הבנתי, היה קשה למי שהחליט אם ללכת [להשתתף] או לא אחרי שהתברר שאנחנו לא נוסעים ללאס וגאס. ברגע שהתברר מי נשאר, כל מי שנשאר כבר התעניין ב[אירוע מקוון] הזה.

— כלומר, היו אנשים שרצו ללכת לאירוע הלא מקוון?

- נראה לי שתמיד יש דבר כזה, כי זו חוויה חדשה, תקשורת עם אנשים, נטוורקינג חי... זה יותר מעניין מלשבת ככה ליד המחשב ולדבר על המסך. אבל, כזכור, לא הרבה אנשים "נפלו". כל הדוברים איתם אני אישית מתקשר - כולם נשארו. ואני יכול להסביר למה נשארו כל כך הרבה אנשים. כי ראשית, חבל שכבר הכנת [חומר] - ואני רוצה להראות אותו. ושנית, עדיין רציתי ש-Vimaton יצליח, כדי שזה יחזור על עצמו בשנה הבאה. הכל היה באינטרס שלנו.

— למיטב הבנתי, ההכנות שלך החלו בחורף, כלומר, הקריאה לניירות היו בתחילת השנה?

- כן, רק הסתכלתי על התאריכים - זה היה מזמן מאוד, היה לנו הרבה זמן. במהלך הזמן הזה שברתי את המעבדה שלי שלוש פעמים, שבה ערכתי את הבדיקה. כלומר, היה לי זמן לבדוק הכל במלואו. (אפילו מצאתי לעצמי הרבה דברים שלא כללתי במצגת, זה היה מעניין.)

— האם היו דרישות מיוחדות, הגבלות, ניואנסים כלשהם לגבי הדוחות?

- כן, אני יכול לומר שהדו"חות נבחרו בשיטת ההדרה, שכן היו מועמדים רבים.
יש לנו קבוצה של Veeam Vanguards, הם די מתקדמים. בנוסף מנהלי מוצר וחברים אחרים שמכירים היטב את כיווני החברה. ולכן הם בדקו את הנושאים והתקצירים שלנו כדי להתאים לנושאים של VeeamON.

הנה, למשל, הנאום שלי: היו לי שני נושאים שונים במקום אחד. הם לא היו קשורים לחלוטין. אבל אף אחד מהם לא היה מכוסה עבורי, אף אחד לא אמר לי: "תתמקד רק באחד, אל תעשה את האחרים!" גם שם וגם שם קיבלתי תיקונים מינימליים.

בעצם, הכל הסתכם בסוג של ניהול זמן ומגבלת זמן, כי במשך 20 דקות זה [התוכן] זה יותר מדי - באתי לראשונה עם מספר עצום של רעיונות, רציתי לספר הכל, אבל זה בלתי אפשרי! ובכל זאת, צריך לתת לכולם זמן לדבר.
אז הביקורת שלי התקצרה קצת, בסופו של דבר התמקדתי בדברים ברורים יותר, וזה כנראה עדיף. כי אז אנשים נתנו משוב: "זה מה שחיפשתי! זה משהו שהייתי מעוניין לדעת!" ואם הייתי מדבר על דברים נוספים, לא הייתי יכול לדבר על זה.

בהתאם לכך, קיבלנו כמה המלצות, עזרנו לתקן משהו, אך יחד עם זאת היה לנו חופש די רחב בהכנה.

טיפ מועיל מספר 3: תזמון הוא הכל. כלל אצבע: אם יש 30 שקופיות בדוח למשך 20 דקות, קיים סיכון גבוה לגרור את המצגת ולטפס לזמנו של מישהו אחר. הפוקוס הוא על הדברים החשובים ביותר. צוות עריכה, ואז חזרות. התוצאה, כפי שניתן לראות, משמחת את המאזינים ואת הדובר עצמו.

לגבי תמונות

- אפילו הכנו את השקופיות בעצמנו, ניתנה לנו ההזדמנות לעשות עיצוב משלנו (הדבר היחיד הוא שקיבלנו רקע מסוים וכן הלאה, כלומר נתנו לנו פורמט, תמונות, מפות סיביות שנוכל לצייר ). אף אחד לא הגביל אותנו במה שעשינו שם. אני לא אוהב, למשל, כשאני עושה איזו שקופית פאוור פוינט נושאית מגניבה, ואז צוות העיצוב לוקח את זה ועושה אותו מחדש כך שבסופו של דבר שום דבר לא ברור אפילו לי. כלומר, זה אולי נראה יפה יותר, כמובן - אבל זה לא מובן למהנדס. ובכן, לא היו בעיות בהקשר הזה, הכל היה טוב מאוד.

- כלומר, כל מה שנוגע לעיצוב, עשית בעצמך?

- בעצמנו, אבל עדיין בדקנו עם קארין [ביסט], שהייתה המובילה בכל הפרויקט. היא נתנה לנו המלצות טובות, כי כבר יש לה ניסיון בתחום הזה, היא השתתפה ב- VeeamON יותר מפעם אחת, אז היא עזרה לנו לתקן את זה.

טיפ מועיל מספר 4: תבניות, כמובן, מפשטות מאוד את החיים. אבל אם אתה עושה, למשל, כנס פנימי, אז בהחלט אפשרי לתת לדוברים חופש מסוים של יצירתיות. אחרת, דמיינו לעצמכם 5 דוחות ברצף עם תבניות זהות לחלוטין, אם כי שקופיות יפות. מבחינה ויזואלית, סביר להניח, אף אחד לא "יתחבר".

- קארין, כידוע, פעלה כאידיאולוגית ומעוררת השראה.

- היא בעצם הייתה מארגנת, כן. כלומר, היא בהתחלה עניינה אנשים, משכה אותם, ערכה רשימות והרכיבה מערכת. לא היינו יכולים לעשות את זה בלעדיה. קארין עזרה לנו מאוד.

- ובסוף הכנת עד 2 נאומים.

- כן, סיפרתי שני נושאים שונים לגמרי, והם היו בזמנים שונים. הצגתי אחד במהלך [המפגש עבור] אזור ארה"ב ולאחר מכן עבור אזור ה-APG [אסיה-פסיפיק] (כלומר, אסיה ואירופה שיחקו בו מאוחר יותר), השני נאמר במהלך ה-APG, והוא שוחק עבור ארה"ב . בהתאם לכך, היו לי שתי מצגות בבוקר ובערב. אפילו ישנתי ביניהם.

על הקהל

— האם כבר הרצת את המצגות האלה, הנושאים האלה על עמיתיך, על זוטרים?

- לא. זה היה רעיון כזה: לא הראיתי שום דבר לאף אחד בכוונה, ואז אמרתי: "חבר'ה, תמכו בי!" רציתי שעוד אנשים יבואו להסתכל על VeeamON, והם הודו לי בסוף, הם התעניינו.
אתה יודע איך זה קורה לפעמים: זה נראה כמו איזה אירוע מעניין, אבל אתה עסוק, אין לך זמן [לבוא אליו]. (זו, אגב, שוב שאלה של ניהול זמן.) ואז מי שהתעניינתי בהם הודו לי אחר כך, שכן הם לקחו הפסקה קטנה משגרה כזו ועשו משהו אחר, מעניין.

אז הבאת איתך את קהל היעד שלך?

- ובכן, חלקית כן, כמה מנהלים, עמיתיי ומהנדסי - הם הסתכלו. לא כולם צפו באינטרנט, חלקם צפו בהקלטות. והם גם אישרו שהגלילה מחדש היא באיכות טובה, הסרטון גלוי והכל בסדר. הם יכלו ליהנות מהמצגת שלי בזמן אחר כשהם לא היו כל כך עסוקים.

ליפק לאלו שמתכננים להשתתף באירוע המקוון החי:
כאן אתה יכול וצריך לעשות כמעט הכל כמו בפגישות לא מקוונות: לתכנן זמן להשתתפות, להתכונן ולשאול שאלות, לרשום הערות, לצלם מסך, לדון, לשתף חוויות. ככל שהמעורבות שלך גדולה יותר, כך הריכוז שלך טוב יותר ובהתאם, היתרונות של ההשתתפות. יש גם פרסים לשאלה הטובה ביותר :)

— היו משתתפים רוסים רבים, בנוסף לעמיתיך מסנט פטרבורג? האם היו מאזינים דוברי רוסית?

- היו מבקרים, אבל היו מעט דוברים מרוסיה, ואני רוצה לשפר את זה בשנה הבאה. לפי הבנתי, כמה חבר'ה החמיצו את ההזדמנות להשתתף באירוע השנה. למה? כי בשנים האחרונות, כפי שאמרתי, האירוע הזה נגע למחלקות אחרות, והתמיכה לא הייתה טובה במיוחד. ולא כולם ראו במכתב כל כך ענק על החזקת VeeamON שתהיה גם Vimaton לתמיכה. וכשהתחלנו לחבר בין אנשים, למרבה הצער, חלקם פשוט לא הספיקו להכין את החומר. אבל עכשיו, אחרי שהחבר'ה ראו את זה, כבר יש עוד מתעניינים. ואני בטוח שבשנה הבאה נעסוק בתמיכה (כולל תמיכה רוסית) בנושא הזה בצורה הרבה יותר אקטיבית.

- קיבלת משוב?

— כן, לכל דובר נשלח קובץ אקסל עם תשובות על סמך המצגת שלו, עם משוב אישי (אנונימי כמובן) מכל מי שצפה בה. ומכיוון שהיו שם מאות אנשים, כולם קיבלו תיק ענק.

למיטב ידיעתי ושאלתי בחורים אחרים, כל [המאזינים] היו די מספקים מבחינת הבנת כמה בעיות טכניות (כשהאינטרנט של מישהו צנח, משהו אחר), וכולם היו מאוד מרוצים מהתוכן עצמו.

טיפ מועיל מספר 5: צור תזכורת קצרה למאזינים על פתרון בעיות אפשריות - שאלות נפוצות - שעלולות להתעורר במהלך האירוע. למרות שהם כנראה עדיין ישלחו קריאות עזרה לצ'אט, עדיף לתת הנחיות קצרות לכולם מראש. לספק תמיכה גם לרמקולים, במיוחד במהלך הופעות עם הדגמות חיות (מישהו מקליט סרטון למקרה כזה). חשבו מה יכול להשתבש ומתי, והציעו דרכים לעקוף. עדיף אם התמיכה הטכנית תטופל על ידי אדם נפרד שיעזור, החל מחזרות; דניס דיבר על איך זה היה ב- Veeamathon-e לפני.

- המשוב שזכרנו היה ש-20 דקות זה קצר מכדי לכסות נושא מעניין. כלומר, בשנה הבאה סביר להניח שנצטרך לעשות מפגשים כפולים - למשל לחלק את זה ל-2 חלקים - או להפחית את כמות החומר כדי להקל על אנשים לקלוט אותו. בגלל שאנחנו אנשי טכנולוגיה, אנחנו כבר יודעים הרבה, אנחנו מדברים טכנית, ואולי מישהו היה צריך קצת היכרות או קצת יותר חומר פשוט.

בסך הכל היו הרבה רגעים טובים שדחפו את המארגנים לחשוב על ביצוע פורמט היברידי בשנה הבאה. אז עמיתים מ- Veeam יכולים כעת להתכונן לעובדה שהקריאה למסמכים תהיה לצוותים רבים, לאזורים שונים.

הכינו את המזחלת בקיץ ואת העגלה בחורף

— כשראיתי איך כמה חבר'ה לא הספיקו להירשם להשתתפות, אני יכול להגיד לעוסקים בשיתוף ידע: עדיף לתכנן מראש לשנה הבאה באילו כנסים אתה רוצה לדבר, ולהתכונן מראש. ואז אתה יכול להמתין בשלווה לכנס הזה. זה הרבה פחות מלחיץ מאשר כשאתה בשבוע האחרון של ההכנה.

פעם היה לי העיקרון שאני עסוק בהכל, יש לי לוח שנה. וכשמסרתי דיווחים, כבר התכוננתי לפני האירועים עצמם. אז השנה היה לי הרבה יותר כיף לדעת שהייתי מוכן מבעוד מועד, לאחר שבדקתי ועשיתי הכל. איך אומרים את זה? פשוט עשה זאת. כי הבעיה הרגילה היא איך להצליח לעשות שקופיות וכל השאר. אבל אנחנו יוצרים את הבעיה הזו לעצמנו. זה גם עניין של ניהול זמן. לצערי, אני עצמי לא הבנתי את זה קודם, למרות שעשיתי הרבה עבודה בתחום הזה – ורק עכשיו הבנתי את זה. אולי העצה הזו תעזור למישהו.

טיפ מועיל מס' 6 של דניס: מישהו רוצה להשתתף בכנסים? רעיון טוב מאוד: בסופי שבוע או בזמנך הפנוי, עשה משהו לביצועים שלך לפחות חצי שעה בשבוע. ולא תשים לב כמה מהר החומר יצטבר. זה עוזר מאוד.

- עצה טובה מאוד ואפילו לא קשה ליישום, תודה!

- וגם, אל תלחץ. כי, אני חוזר ואומר, אם יש לכם זמן מראש, אז אתם יכולים להתכונן ברוגע מבלי לדאוג כלל, ויחד עם זאת להיראות הרבה יותר מקצועיים מאלו שעשו זאת ברגע האחרון. לצערי הבנתי את זה רק עכשיו, אחרי וימאטון, כשהתברר שפשוט יש לי הרבה זמן [להתכונן]. והבנתי לאחר מעשה - מה קרה שהיה לי כל כך נעים וכיף לעשות את זה? ומכיוון שאף אחד לא דחק בי, היה לי הרבה זמן, ועשיתי את זה בשלווה. זה היה מאוד מגניב.

- אני יכול רק למחוא כפיים!

- כן, העיקר לנצל כל הזדמנות, והכל יהיה בסדר.

מקור: www.habr.com