יצירת צ'אטים ארגוניים ושיחות ועידה בווידאו עם צוות Zextras

ההיסטוריה של האימייל חוזרת כמה עשורים אחורה. במהלך תקופה זו, תקן זה של תקשורת ארגונית לא רק שלא מיושן, אלא הופך לפופולרי יותר ויותר מדי שנה עקב הכנסתן של מערכות שיתוף פעולה בארגונים שונים, אשר, ככלל, מבוססות במיוחד על דואר אלקטרוני. עם זאת, בגלל חוסר היעילות של הדואר האלקטרוני, יותר ויותר משתמשים נוטשים אותו לטובת שיחות טקסט, שיחות קוליות ווידאו ושיחות ועידה בווידאו. שיטות כאלה של תקשורת ארגונית עוזרות לעובדים לחסוך זמן רב וכתוצאה מכך, להיות יעילים יותר ולהביא יותר כסף לחברה.

עם זאת, השימוש בצ'אטים ובתקשורת וידאו לפתרון בעיות עבודה מוביל לעתים קרובות להופעת איומים חדשים על אבטחת המידע של ארגון. העובדה היא שבהיעדר פתרון תאגידי מתאים, העובדים יכולים להתחיל באופן עצמאי להתכתב ולתקשר בשירותים ציבוריים, מה שעלול להוביל לדליפה של מידע חשוב. מצד שני, הנהלת הארגון לא תמיד מוכנה להקצות כספים להטמעת פלטפורמות ארגוניות לשיחות ועידה בווידאו וצ'אטים, מאחר שרבים בטוחים שהם מסיטים את דעתם של העובדים מהעבודה יותר מאשר מגדילים את היעילות שלהם. מוצא ממצב זה יכול להיות פריסת צ'אט ארגוני ושיחות ועידה בווידאו המבוססות על מערכות מידע קיימות. מי שמשתמש במהדורת קוד פתוח של Zimbra Collaboration Suite כפלטפורמת שיתוף פעולה יכול לפתור את הבעיה של יצירת צ'אט ושיחות ועידה בווידאו עם Zextras Team, פתרון שמוסיף הרבה תכונות חדשות הקשורות לתקשורת מקוונת ארגונית ל-Zimbra OSE.

Zextras Team מגיע בשתי מהדורות: Zextras Team Basic ו-Zextras Team Pro, והן שונות במערך הפונקציות המסופקות. אפשרות המסירה הראשונה היא חינמית לחלוטין ומאפשרת לכם לארגן צ'אטים בטקסט הן בפורמט של אחד על אחד והן בפורמט צ'אט קבוצתי, כמו גם צ'אטים אישיים ושיחות שמע על בסיס Zimbra OSE. במקרה זה, כל הפונקציות הללו יהיו זמינות ישירות מלקוח האינטרנט של Zimbra OSE. בנוסף, משתמשי Zextras Team Basic יכולים להשתמש באפליקציה לנייד, הזמינה בפלטפורמות iOS ואנדרואיד. אפליקציות אלו מאפשרות לך לגשת לצ'אטים פרטיים וטקסטים, ובעתיד יאפשרו לך לבצע שיחות וידאו. נציין מיד שלצ'אט וידאו ושיחות שמע, משתמשי Zextras Team יצטרכו מצלמת אינטרנט ו/או מיקרופון שפועלים כהלכה.

אבל Zextras Team Pro מספק פונקציונליות עשירה הרבה יותר. בנוסף ליכולות שכבר רשומות, למשתמשי Zextras Team תהיה הזדמנות ליצור ועידות וידאו עבור מספר רב של עובדים. זה מאפשר לקיים פגישות בין עובדים הממוקמים גיאוגרפית במקומות שונים ובכך לחסוך זמן שהושקע בעבר באיסוף משתתפי הפגישה בחדר אחד, ולהקדיש אותו ללימוד מעמיק יותר של נושאים או בפתרון משימות עבודה ספציפיות.

Zextras Team Pro מאפשר גם ליצור חללים וירטואליים ופגישות וירטואליות לעובדים. החלל יכול להכיל מספר חדרי ישיבות בו זמנית, בהם יכולים משתתפים שונים בחלל לדון בנושאים משותפים. לדוגמה, חשבו על מיזם שיש לו מחלקת מכירות של 16 אנשים. מתוכם 5 עובדים עובדים במכירות b2c, 5 עובדים מבצעים מכירות b2b ועוד 5 עובדים עובדים ב-b2g. בראש המחלקה כולה עומד ראש מחלקת המכירות.

מכיוון שכל העובדים עובדים באותה מחלקה, יהיה זה חכם ליצור עבורם מרחב משותף לדיון בכל הנושאים המעסיקים כל עובד מכירות. יחד עם זאת, לא פעם עולים נושאים הנוגעים רק למחלקה שעובדת, למשל, עם b2b. כמובן שלעובדי מחלקת המכירות שעובדים בתחומים אחרים אין צורך להשתתף בדיונים בנושאים כאלה, אך על ראש המחלקה לקחת חלק בדיונים של כל מחלקה. לכן ניתן להקצות פגישות וירטואליות נפרדות לכל כיוון בתוך המרחב המוקצה לצרכי מחלקת המכירות, כך שבכל אחת מהן העובדים יוכלו לתקשר זה עם זה ועם ראש המחלקה. במקביל, למנהל עצמו ייאספו בנוחות את כל שלוש הפגישות הוירטואליות בחלל נפרד. ואם אתה מחשיב שכל התקשורת מתרחשת בשרתי החברה והנתונים אינם מועברים מהם לשום מקום, אז צ'אטים כאלה יכולים להיקרא די בטוחים מבחינת בטיחות המידע. מעבר למחלקת המכירות, ניתן ליישם את הרעיון של חללים וחדרי ישיבות וירטואליים על כל הארגון.

בנוסף לפגישות וידאו, שיחות שמע זמינות גם למשתמשים. בנוסף לעובדה שהם מעמיסים הרבה פחות ערוצי תקשורת, עובדים רבים פשוט מתביישים לתקשר בפורמט וידאו ולעיתים קרובות אפילו מכסים את מצלמת האינטרנט במחשב הנייד שלהם.

בנוסף לצ'אטים בווידאו ושיחות שמע עם עובדים, Zextras Team מאפשר ליצור שיחות וידאו ושיחות שמע עם כל משתמש שאינו עובד בארגון על ידי יצירת ושליחת קישור מיוחד להצטרפות לפגישה. מכיוון ש-Zextras Team דורש רק דפדפן מודרני, באמצעות פונקציה זו אתה תמיד יכול לתקשר במהירות עם לקוח או צד שכנגד במקרים שבהם התכתבות רגילה תיקח יותר מדי זמן. בנוסף, Zextras Team תומך בשיתוף קבצים, אותו העובדים יכולים לשלוח אחד לשני ישירות במהלך שיחת וידאו או שיחת טקסט.

אי אפשר שלא להזכיר את אפליקציית המובייל המיוחדת Zextras Team, המאפשרת לעובדים להשתתף בצ'אטים ארגוניים כשהם אינם במקום עבודתם. האפליקציה זמינה עבור פלטפורמות iOS ואנדרואיד, וכרגע מאפשרת למשתמשים:

• ניהול התכתבות על ידי קבלה ושליחת הודעות בסמארטפון שלך
• צור, מחק והצטרף לצ'אטים פרטיים
• צור, מחק והצטרף לצ'אטים קבוצתיים
• הצטרף למרחבים ושיחות וירטואליים, כמו גם צור ומחק אותם
• הזמן משתמשים למרחבים ושיחות וירטואליים, או להיפך, הסר אותם משם
• קבל הודעות דחיפה וצור חיבור מאובטח עם השרת הארגוני.

בעתיד, האפליקציה תוסיף יכולות לתקשורת וידאו פרטית, כמו גם שיחות ועידה בווידאו ופונקציית שיתוף קבצים.

תכונה מעניינת נוספת של Zextras Team היא היכולת לשדר את תוכן מסך המחשב בזמן אמת, וכן להעביר את השליטה בו למשתמש אחר. תכונה זו יכולה להיות שימושית מאוד בעת עריכת סמינרי הדרכה מקוונים, במהלכם יש צורך להכיר לעובדים את הממשק החדש. תכונה זו יכולה גם לעזור למחלקת IT ארגונית לעזור לעובדים לפתור בעיות במחשבים שלהם ללא נוכחות פיזית של איש IT.

לפיכך, Zextras Team הוא פתרון מלא לארגון תקשורת מקוונת נוחה בין העובדים הן בתוך הרשת הפנימית של הארגון והן מחוצה לה. בשל העובדה ש-Zextras Backup מסוגל לגבות לחלוטין את כל המידע שנוצר ב-Zextras Team, מידע משם לא יאבד בשום מקום, ובהתאם לחומרת מדיניות האבטחה, מנהל המערכת יוכל להגדיר באופן עצמאי מגוון הגבלות למשתמשים.

לכל השאלות הקשורות ל-Zextras Suite, ניתן ליצור קשר עם נציגת Zextras Ekaterina Triandafilidi בדואר אלקטרוני [מוגן בדוא"ל]

מקור: www.habr.com