טרנספורמציה דיגיטלית עשה זאת בעצמך של עסקים קטנים

טעות נפוצה של אנשי עסקים מתחילים היא שהם לא מקדישים מספיק תשומת לב לאיסוף וניתוח נתונים, ייעול תהליכי העבודה ומעקב אחר מדדי מפתח. זה גורם לירידה בתפוקה ובזבוז לא אופטימלי של זמן ומשאבים. כאשר התהליכים גרועים, אתה צריך לתקן את אותן שגיאות מספר פעמים. ככל שמספר הלקוחות גדל, השירות מתדרדר, וללא ניתוח נתונים אין הבנה ברורה מה צריך לשפר. כתוצאה מכך, החלטות מתקבלות מתוך גחמה.

כדי להיות תחרותי, עסק מודרני, בנוסף למוצרים ושירותים איכותיים, חייב להיות בעל תהליכים שקופים ולאסוף נתונים אנליטיים. בלי זה, קשה להבין את מצב העניינים האמיתי בעסק ולקבל את ההחלטות הנכונות. לכן, חשוב להחזיק בארסנל את הכלים הדרושים שלא רק נוחים לשימוש, אלא גם מאפשרים לכם לפשט את העבודה וליצור את התהליכים הכי שקופים שאפשר.

כיום יש מספר עצום של כלים ופתרונות. אבל רוב היזמים לא משתמשים בהם כי או שהם לא רואים את הערך בהם, או לא מבינים איך להשתמש בהם, או שהם יקרים, או מסובכים, או 100500 יותר. אבל למי שהבין, מצא או יצר לעצמו כלים כאלה כבר יש יתרון בטווח הבינוני.

במשך יותר מ-10 שנים, אני יוצר מוצרי IT ופתרונות המסייעים לעסקים להגדיל רווחים באמצעות אוטומציה וטרנספורמציה דיגיטלית של תהליכים. עזרתי בהקמת עשרות סטארטאפים ויצרתי עשרות כלים מקוונים המשמשים מאות אלפי אנשים ברחבי העולם.

הנה אחת הדוגמאות הטובות בתרגול שלי שמראה את היתרונות של טרנספורמציה דיגיטלית. עבור משרד עורכי דין אמריקאי קטן אחד, הצוות שלי ואני יצרנו כלי להפקת מסמכים משפטיים, הוא אפשר לעורכי דין להפיק מסמכים מהר יותר. ובהמשך, לאחר שהרחבנו את הפונקציונליות של הכלי הזה, יצרנו שירות מקוון ושינינו לחלוטין את החברה. כעת הם משרתים לקוחות לא רק בעירם, אלא בכל הארץ. במשך שלוש שנים, שווי החברה גדל פי כמה.

במאמר זה אשתף אתכם בניסיון אמיתי ביצירת מערכת שקופה לניטור מדדים עסקיים מרכזיים. אנסה להנחיל את הערך של שימוש בפתרונות דיגיטליים, אראה שזה לא קשה ולא תמיד יקר. אז בוא נלך!

איך הכל התחיל

אם אתה רוצה שיהיה לך משהו שמעולם לא היה לך, תצטרך לעשות משהו שמעולם לא עשית.
קוקו שאנל

לאשתי נמאס להיות בחופשת לידה, והחלטנו לפתוח עסק קטן - חדר משחקים לילדים. מכיוון שיש לי עסק משלי, אשתי דואגת לחדר המשחקים לחלוטין, ואני עוזר בנושאים אסטרטגיים ופיתוח.

הפרטים של פתיחת עסק הם סיפור אחר לגמרי, אבל בשלב איסוף הנתונים וניתוח המתחרים, בנוסף להדגשת הבעיות הספציפיות של העסק הזה, שמנו לב לבעיות של תהליכים פנימיים שרוב המתחרים לא התמודדו איתם. .

להפתעתי, במאה ה-XNUMX כמעט אף אחד לא שמר על CRM בשום צורה; רבים שמרו רישומים בכתב, במחברות. במקביל, הבעלים עצמם התלוננו על כך שעובדים גונבים, עושים טעויות בחישוב והם צריכים להשקיע זמן רב בחישוב מחדש ובדיקה עם רישומים בספר הנהלת החשבונות, נתוני הזמנות והפקדות אובדים, לקוחות עוזבים מסיבות לא ידועות. אוֹתָם.

בניתוח הנתונים שנאספו, הבנו שאנחנו לא רוצים לחזור על הטעויות שלהם ואנחנו צריכים מערכת שקופה שתצמצם את הסיכונים הללו למינימום. קודם כל, התחלנו לחפש פתרונות מוכנים, אבל לא מצאנו כאלה שענו במלואם על הדרישות שלנו. ואז החלטתי ליצור מערכת משלי, אמנם לא אידיאלית, אבל עובדת ולא יקרה (כמעט בחינם).

בבחירת כלי, לקחתי בחשבון את הקריטריונים הבאים: הוא צריך להיות זול, הוא צריך להיות גמיש ונגיש, והוא צריך להיות קל לשימוש. יכולתי לכתוב מערכת מלאה, חזקה ויקרה עבור העסק הזה, אבל היה לנו מעט זמן ותקציב קטן, בנוסף לא הבנו עד הסוף אם הפרויקט שלנו יעבוד, וזה יהיה לא הגיוני להשקיע הרבה משאבים על המערכת הזאת. לכן, בזמן בדיקת ההשערה, החלטתי להתחיל עם MVP (Minimum Viable Product - Minimum viable product) ולעשות גרסת עבודה בזמן הקצר ביותר בהשקעה מינימלית, ועם הזמן לסיים או לעשות מחדש.

כתוצאה מכך, הבחירה שלי נפלה על שירותי גוגל (Drive, Sheets, Calendar). המקור העיקרי למידע קלט/פלט הוא Google Sheets, מכיוון שאשתי יש ניסיון בעבודה עם גיליונות אלקטרוניים, היא יכולה לבצע שינויים בעצמה במידת הצורך. לקחתי בחשבון גם את העובדה שהכלי ישמש גם עובדים שאולי לא ממש טובים בשימוש במחשב, וללמד אותם איך להזין נתונים לטבלה יהיה הרבה יותר קל מאשר ללמד אותם איך לעבוד עם מומחים תוכנית כמו 1C.

הנתונים המוזנים לטבלאות משתנים בזמן אמת, כלומר, בכל עת ניתן לראות את מצב ענייני החברה, האבטחה מובנית, ניתן להגביל את הגישה לאנשים מסוימים.

פיתוח ארכיטקטורה ומבנה נתונים

חדר המשחקים לילדים מספק מספר שירותים בסיסיים.

• ביקור רגיל - כאשר לקוח קונה זמן בילה בחדר המשחקים של ילדיו.
• ביקור בפיקוח - כאשר לקוח קונה זמן בילה בחדר המשחקים של ילדיו ומשלם תוספת עבור השגחה. כלומר, הלקוח יכול לעזוב את הילד וללכת לענייניו, ועובד החדר יצפה וישחק עם הילד בזמן היעדרותו של ההורה.
• יום הולדת פתוח - הלקוח שוכר שולחן נפרד לאורחי האוכל והישיבה ומשלם עבור ביקור רגיל בחדר המשחקים, בעוד החדר פועל כרגיל.
• יום הולדת סגור - הלקוח שוכר את כל המתחם; במהלך תקופת השכירות החדר אינו מקבל לקוחות אחרים.

חשוב לבעלים לדעת כמה אנשים ביקרו בחדר, באיזה גיל הם היו, כמה זמן הם בילו, כמה כסף הם הרוויחו, כמה הוצאות היו (לעיתים קרובות קורה שהמנהל צריך לקנות משהו או לשלם למשהו, למשל משלוח או מים), כמה ימי הולדת היו?

כמו כל פרויקט IT, התחלתי בחשיבה דרך הארכיטקטורה של המערכת העתידית ועיבוד מבנה הנתונים. מאחר שהאישה אחראית על העסק, היא יודעת כל מה שהיא צריכה כדי לראות, לשלוט ולשלוט, אז היא פעלה כלקוחה. יחד ערכנו סיעור מוחות וקבענו דרישות למערכת, שעל בסיסן חשבתי על הפונקציונליות של המערכת ויצרתי את המבנה הבא של קבצים ותיקיות בגוגל דרייב:

מסמך "סיכום" מכיל מידע כללי על החברה: הכנסות, הוצאות, אנליטיקה

מסמך ההוצאות מכיל מידע על ההוצאות החודשיות של החברה. לשקיפות רבה יותר, בחלוקה לקטגוריות: הוצאות משרד, מיסים, הוצאות כוח אדם, הוצאות פרסום, הוצאות אחרות.

הוצאות חודשיות

טבלת סיכום הוצאות לשנה

תיקיית ההכנסה מכילה 12 קבצי Google Sheets, אחד לכל חודש. אלו הם מסמכי העבודה העיקריים שהעובדים ממלאים מדי יום. הם מכילים כרטיסיית לוח מחוונים וכרטיסיות חובה עבור כל יום עבודה. לשונית לוח המחוונים מציגה את כל המידע הדרוש לחודש הנוכחי להבנה מהירה של העניינים, וכן מאפשרת לקבוע מחירים ולהוסיף שירותים.

לשונית לוח מחוונים

כרטיסייה יומית

בתהליך הפיתוח העסקי החלו להופיע צרכים נוספים בדמות הנחות, מנויים, שירותים נוספים ואירועים. גם את כל זה יישמנו לאורך זמן, אבל הדוגמה הזו מציגה את הגרסה הבסיסית של המערכת.

יצירת פונקציונליות

לאחר שהבנתי את האינדיקטורים העיקריים, בדקתי את הארכיטקטורה וחילופי הנתונים בין גופים, התחלתי ליישם. הדבר הראשון שעשיתי היה ליצור מסמך Google Sheet בתיקיית ההכנסה שלי. יצרתי בו שתי לשוניות: לוח מחוונים והיום הראשון של החודש, אליהן הוספתי את הטבלה הבאה.

דף עבודה ראשי

זהו גליון העבודה הראשי שאיתו המנהל יעבוד. הוא רק צריך למלא את השדות הנדרשים (מסומנים באדום), והמערכת תחשב אוטומטית את כל האינדיקטורים הדרושים.

כדי לצמצם שגיאות קלט ונוחות, השדה "סוג ביקור" יושם כרשימה נפתחת של השירותים הניתנים, אותה נוכל לערוך בעמוד לוח המחוונים. לשם כך, אנו מוסיפים אימות נתונים לתאים אלה ומציינים את הטווח שממנו לקחת את הנתונים.

כדי לצמצם טעויות אנוש בחישובים, הוספתי חישוב אוטומטי של השעות שהלקוח שהה בחדר וסכום הכסף המגיע לו.

לשם כך, המנהל צריך פשוט לסמן את זמן ההגעה של הלקוח (עמודה E) ושעת היציאה (עמודה F) בפורמט HH: MM. כדי לחשב את הזמן הכולל שלקוח מבלה בחדר המשחקים, אני משתמש בנוסחה הזו:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

כדי לחשב אוטומטית את סכום הכסף עבור שימוש בשירותים, היינו צריכים להשתמש בנוסחה מורכבת יותר, שכן מחיר השעה יכול להשתנות בהתאם לסוג השירות. לכן, הייתי צריך לאגד את הנתונים לטבלת השירותים בדף לוח המחוונים באמצעות הפונקציה QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

בנוסף לפעולות העיקריות הוספתי פונקציות נוספות להעלמת שגיאות IFERROR או ISBLANK לא רצויות וכן פונקציית ROUNDDOWN – כדי לא להתעסק בדברים הקטנים עיגלתי את הסכום הסופי כלפי מטה, לכיוון הלקוח.

בנוסף להכנסה העיקרית (זמן השכרה), בחדר משחקים לילדים יש הכנסה נוספת בצורת שירותים או מכירת צעצועים, והעובדים עושים כמה הוצאות קטנות, למשל, תשלום עבור מי שתייה או קניית ממתקים עבור מחמאות, כל זה גם צריך להילקח בחשבון.

לכן, הוספתי עוד שתי טבלאות שבהן נרשום את הנתונים האלה:

כדי להקל על העבודה עם השלטים צבעתי אותם והוספתי עיצוב מותנה לתאים.

הטבלאות הראשיות מוכנות, עכשיו אתה צריך להכניס את האינדיקטורים הראשיים לטבלה נפרדת כדי שתוכל לראות בבירור כמה הרווחת ביום וכמה מהכסף הזה נמצא בקופה וכמה יש בכרטיס.

כדי לסמן את הכסף לפי סוג תשלום, השתמשתי שוב בפונקציה QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

בסוף יום העבודה, המנהל צריך רק לבדוק פעמיים את ההכנסות ולא צריך לעשות חישוב ידני מחדש. אנחנו לא מכריחים אדם לעשות עבודה נוספת, והבעלים יכול להסתכל על המצב ולשלוט בו בכל עת.

כל הטבלאות הנחוצות מוכנות, כעת רק נשכפל את הכרטיסייה עבור כל יום, נמנה אותה ונקבל את הדברים הבאים.

גדול! כמעט הכל מוכן, כל שנותר הוא להציג את כל האינדיקטורים העיקריים לחודש בלשונית לוח המחוונים.

כדי לקבל את סך ההכנסה לחודש, ניתן לכתוב את הנוסחה הבאה

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

כאשר D1 הוא התא עם ההכנסה היומית, ו-'1', '2' וכן הלאה הם שם הכרטיסייה. בדיוק באותו אופן אני מקבל נתונים על הכנסות והוצאות נוספות.

לשם הבהירות, החלטתי להציג את הרווחיות הכוללת לפי קטגוריה. לשם כך נאלצתי לבצע בחירה וקיבוץ מורכבים מכל הכרטיסיות, ולאחר מכן לסנן ולהסיר שורות ריקות ומיותרות.

רווחיות לפי קטגוריות

הכלי העיקרי לחשבונאות הכנסה מוכן, כעת רק נשכפל את הקובץ עבור כל חודש בשנה.

לאחר שיצרתי כלי לחשבונאות ומעקב אחר הכנסות, התחלתי ליצור טבלת הוצאות בה ניקח בחשבון את כל ההוצאות החודשיות: שכר דירה, שכר, מיסים, רכישת סחורה והוצאות נוספות.

בתיקיית השנה הנוכחית, יצרתי מסמך Google Sheet והוספתי לו 13 כרטיסיות, לוח מחוונים ושנים עשר חודשים.

לשונית לוח מחוונים

לשם הבהרה, בלשונית הדשבורד ריכזתי את כל המידע הדרוש על הוצאות כספיות לשנה.

ובכל לשונית חודשית יצרתי טבלה בה נעקוב אחר כל הוצאות החברה במזומן לפי קטגוריות.

לשונית חודש

התברר שזה מאוד נוח, עכשיו אתה יכול לראות ולשלוט בכל הוצאות החברה, ואם צריך, להסתכל על ההיסטוריה ואפילו לעשות אנליטיקס.

מאחר ומידע על הכנסות והוצאות נמצא בקבצים שונים ואינו נוח במיוחד לניטור, החלטתי ליצור קובץ אחד בו ריכזתי את כל המידע הרלוונטי הדרוש לבעלים לשליטה וניהול החברה. קראתי לקובץ הזה "סיכום".

טבלת ציר

בקובץ הזה יצרתי טבלה שמקבלת נתונים חודשיים מטבלאות, לשם כך השתמשתי בפונקציה הסטנדרטית:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

שבו אני מעביר את מזהה המסמך כארגומנט הראשון, ואת הטווח המיובא כפרמטר השני.

אחר כך ערכתי את המאזן השנתי: כמה הרווח, כמה הוצא, מה היה הרווח, רווחיות. הדמיינו את הנתונים הדרושים.

ולמען הנוחות, כדי שבעל העסק יוכל לראות את כל הנתונים במקום אחד ולא לרוץ בקבצים, שילבתי את היכולת לבחור כל חודש בשנה ולהציג מדדי מפתח בזמן אמת.

לשם כך, יצרתי קישור בין חודש ומזהה מסמך

לאחר מכן יצרתי רשימה נפתחת באמצעות "נתונים -> אימות נתונים", ציינתי את טווח הקישור והגדרתי את הייבוא ​​עם קישור דינמי למסמך

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

מסקנה

כפי שאתה יכול לראות, שיפור התהליכים בעסק שלך אינו קשה כפי שזה עשוי להיראות, ואתה לא צריך להיות בעל כישורי על כדי לעשות זאת. כמובן שלמערכת הזו יש הרבה חסרונות, וככל שהעסק יגדל אי אפשר יהיה להשתמש בה, אבל עבור עסק קטן או בהתחלה כשבודקים השערה, זה פתרון מצוין.

חדר המשחקים הזה עובד על הפתרון הזה כבר השנה השלישית, ורק השנה, כשאנחנו כבר מבינים בבירור את כל התהליכים, אנחנו מכירים את הלקוח שלנו ואת השוק. החלטנו ליצור כלי ניהול עסקי מקוון מלא. אפליקציית הדגמה בגוגל דרייב

נ.ב.

השימוש ב-Google Sheets לניטור העסק שלך אינו נוח במיוחד, במיוחד מהטלפון שלך. כך עשיתי אפליקציית PWA, המציג את כל האינדיקטורים העסקיים המרכזיים בזמן אמת בפורמט נוח

מקור: www.habr.com