ניהול פיתוח וייצור באסנה

שלום לכולם, שמי קונסטנטין קוזנצוב, אני המנכ"ל והמייסד של RocketSales. בתחום ה-IT, יש סיפור די נפוץ כאשר מחלקת הפיתוח חיה ביקום משלה. ביקום הזה, יש מכשירי אדים בכל שולחן עבודה, חבורה של גאדג'טים וחומרי ניקוי לצגים ומקלדות, וככל הנראה, מערכת ניהול משימות ופרויקטים משלו.

מה יש בפנים?

אולי עבור חלק זה כלום. אבל נתקלנו בבעיה. אנו בונים ואוטומטים מערכות מכירות, מיישמים CRM ויוצרים תשתית ענן לעסקים. בנוסף למחלקות הפיתוח והייצור, פרויקטים של לקוחות כוללים לעתים קרובות משווקים, אנשי מכירות, רואי חשבון ועובדים אחרים. והתחלנו לחשוב איך לארגן תהליך ניהול פרויקטים יעיל.

אם תהליך הפיתוח והייצור מאורגן בפלטפורמה כמו Jira או GitLab, אז אף אחד חוץ מפיתוח לא מבין מה זה מה. כדי לערב עובד צד שלישי בפרויקט, צריך להיפגש איתו, להסביר את ההקשר, להקליט את המשימה במקום כלשהו, ​​ואז לעקוב אחר מידת המוכנות בצ'אטים בעבודה, לקבל את התוצאה דרך הצ'אט ולהזין אותה לתוך Jira. וכך בכל פעם.

הפיתוח מנותק ממחלקות אחרות בחברה, הם לא יודעים לערב אותנו, ואנחנו לא יודעים אם הם צריכים את ההשתתפות שלנו.

לפני כמה שנים גילינו את פלטפורמת Asana. בחומר זה אני רוצה לספר לכם כיצד ארגנו את תהליך הפיתוח והייצור על מנת:

• כל החברה עבדה במערכת אקולוגית אחת,
• לכולם הייתה מספיק פונקציונליות,
• ניתן היה להעריך את העלות של כל פרויקט בשעות ובכסף,
• העבודה מול הלקוחות הייתה ארוכת טווח: לא במסגרת משימה אחת, אלא במסגרת פרויקט שלם עם צבר רעיונות מתמיד.

קצת על היכרות עם אסאנה

ביליתי 10 שנים בחיפוש אחר תוכנה נוחה לניהול פרויקטים. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ועוד עשרות עוקבי משימות לא עברו את מבחן החוזק. ואז מצאתי את אסאנה. והכל הסתדר.

לדעתנו, זוהי הפלטפורמה הטובה והמהירה ביותר לניהול משימות ופרויקטים. כיום, Asana היא המובילה בעולם בפופולריות ושביעות רצון משתמשים. מעיד על כך טבלת דירוג g2.

אנחנו מעריצים של Asana, אפילו קיבלנו הסמכה להיות מסוגלים ליישם את זה עבור הלקוחות שלנו.

אתאר בקצרה את התהליך מהמכירה ועד לביצוע הפרויקט

מכיוון שאנו מוכרים שירותי IT, המשפך שלנו די ארוך ולקראת הסוף הוא נכנס למחלקת הייצור ולעיתים גם לפיתוח.

מחלקת המכירות מבצעת מניפולציות סטנדרטיות: ביקורת, אישור CP, חתימה על הסכם, העברת העסקה לייצור. ההפקה עשויה שלא לקבל את החוזה: עליה לציין את התקציב, מועד ההעברה לייצור ואת קרן הזמן המשוערת לביצוע הפרויקט.

הודות לשילוב amoCRM + Asana, בעת העברת עסקה ממחלקת המכירות לייצור ובחזרה, העבודה אינה מופרעת בשום מקום. כחול מציין את תחום האחריות של מחלקת המכירות, כתום מציין את מחלקת הייצור, ורוד מציין את מחלקת הפיתוח.

חשוב שמחלקת הפיתוח, בניגוד למחלקת העיצוב, לא תהיה מעורבת בכל פרויקט. לפעמים הקמת מערכת אינה דורשת פתרונות מותאמים אישית.

לכן, כאשר המנהל קיבל את הפרויקט להפקה, מנהל המכירות הולך לאסנה בלחיצה אחת (צילום מסך). מ-amoCRM, הפרויקט נוצר אוטומטית באסנה.

משימה (משימה) עם מפת פרויקט והצעות מסחריות נוצרת אוטומטית בלוח הפרויקט המשותף של הלקוח. כל הלקוחות שנמצאים כעת בייצור מוצגים כאן. כאן מונה מנהל אחראי, נקבעים מועדים, נבחר סוג העבודה ושינוי סטטוסי משימות.

המנהל יכול להפעיל כל אחד מהתהליכים העסקיים האוטומטיים המוצעים במשימה:

1. מצא/צור פרויקט לקוח + צרף לשם משימה
2. מלא את המשימה עם מידע עסקה
3. צור עסקה מהמשימה הנוכחית

הפרויקט מלא בכל הנתונים שצוינו ב-amoCRM. בהתאם לסוג השירות, נוצרת מיד קבוצה של משימות משנה כדי ליישם את בלוקי העבודה בפועל. מנהל הפרויקט נשאר לפרק משימות מפורטות, להקצות אחריות ותאריכים.

לוח זה עוזר לקחת על עצמו פרויקטים חדשים. אבל ניטור הסטטוסים הנוכחיים ונוכחותם של פרויקטים בסיכון בו אינו נוח.

כיצד אנו מקבצים את המשימות והפרויקטים של לקוחות

מהדירקטוריון הכללי של כל הפרויקטים, המנהל מוסיף את הפרויקט ל-3 מועצות נוספות:

1. הלוח האישי של הלקוח;
2. תיק לקוחות פעילים;
3. תיק המנהלים.

בואו נבין למה אנחנו צריכים כל אחת מהישויות.

בצילום המסך אתה רואה הלוח האישי של הלקוח.

למה הלוח הזה?

בעבר חשבנו במונחים של משימות. השלמתי את המשימה והלכתי לעשות עוד משימה. התברר שעשינו עבור הלקוח בדיוק את כמות העבודה שהוא ביקש. אבל רצינו לבנות קשרים ארוכי טווח, אז התרחקנו מעבודה עם משימות לעבודה עם לקוחות.

אנו מקפידים לרשום עבור הלקוח את כל הרעיונות לשיפורים. גם אם זו מחשבה שנזרקה בטעות לאוויר על ידי הלקוח, אנחנו מתקנים אותה ומסיימים אותה. כך נוצר צבר משימות, העבודה מול הלקוח לא מסתיימת.

מה יש בלוח הזה?

האסאנה שלנו מחוברת למספר שירותים:

• מערכת CRM (לאינטראקציה עם מחלקת המכירות),
• TimeDoctor (למעקב אחר זמן),
• מערכת ERP (לצבירת כל הנתונים בממשק אחד).

הצגנו פאנל בקרה מהיר של משאבים באסנה. אתה מצביע על הלוח שמעל המשימה ורואה מי עבד על המשימה וכמה זמן, ואיזה בונוס הם הרוויחו.

עבודת מחלקת הייצור מוערכת לפי שעה, ולכן היה חשוב לנו לעקוב בקפדנות כמה זמן כל עובד השקיע בפתרון בעיות של לקוחות.

מהם היתרונות בשימוש בלוח?

כתוצאה מכך, במערכת ה-ERP אנו רואים דו"ח פרוייקט. סטטוס העסקה, משתתפי הפרויקט, תקציב הפרויקט, מספר שעות העבודה ומועדים.

אנחנו יכולים לחזות את העלות של פרויקטי פיתוח דומים, חישובי KPI הופכים לשקופים לחלוטין ואין מקום לאשליות שהפיתוח לוקח רק כמה שעות. במידת הצורך, תמיד יש לנו ממשק שנוכל להציג ללקוח לצורך דיווח.

מזוודות אסאנה

פונקציונליות זו מיושמת באסנה במשך זמן רב. אבל לא הערכנו את זה מיד. בהתחלה פשוט אספנו את כל הפרויקטים של המנהלים שלנו לתיקים. התברר כי בתקופתו בחברה עבד דניס קיסלב עם 61 לקוחות.

זה מגניב לדעת, אבל לא מספיק כדי להצדיק את הזמן המושקע באיסוף זה. וקלענו על תיקים. הכל השתנה כאשר השווינו פרויקט באסנה לעסקה אחת במערכת ה-CRM.

בעבר, המנהל נרשם לכל הפרויקטים וקיבל הודעות על כל השינויים בתיבת הדואר הנכנס (פיד הודעות). כל עדכון סטטוס ותגובה חדשה הוצגו בפיד, החל מהחדשה ביותר. ביום שני, המנהל התיישב והשלים משימות מתיבת הדואר הנכנס ברצף. לא דיברו על סדרי עדיפויות, ולפעמים לא הושגו משימות חשובות.

כעת יש תיק עובדים ותיק מחלקת פרויקטים. בראשון, המנהל מנהל את הפרויקטים שלו, השני נותן למנהל פונקציונליות שליטה לגבי עומס העבודה הנוכחי של כל העובדים.

תיק עבודות של מחלקת העיצוב

בצילום המסך ניתן לראות פרויקטים ממוינים לפי עובדים.

אחת לשבוע מנהל הפרויקט מעדכן את הסטטוס של כל פרויקט. כותב מה נעשה בשבוע שעבר ומה מתוכנן לשבוע הבא. מגדיר אחד משלושת התגים: בשליטה, בסיכון, יש בעיות.

המנהל יכול להעריך במהירות:

• כמות הלקוחות הנוכחית במחלקת העיצוב,
• מספר פרויקטים בעבודה עבור כל מנהל,
• מספר משימות באיחור בפרויקטים,
• נוכחות של בעיות והצורך להיות מעורב בפרויקטים,
• מועדי הפרויקט, הזמן שהושקע, שלב המשפך ועדיפות הפרויקט.

תיקים גם עוזרים לנו בדיווח. לאחר עדכון סטטוס הפרויקט, נשלח אוטומטית לצ'אט הלקוח דוח על העבודה שהושלמה ומתוכננת.

תיק העובד

אפילו לראש מחלקת העיצוב יש תיק עבודות משלו. אם, פה-פה-פה, הוא יסיר את סמכותו, האדם החדש יראה את כל הפרויקטים שבשליטתו, שעליו להמשיך ולפקח עליהם.

עובדי ליין העריכו גם את הנוחות של תכנון עומס בתיק. בלשונית "טעינה", Asana מנתחת את נפח המשימות תוך התחשבות במועדים ומזהירה אם עובד תכנן כמות משימות מוגזמת. אתה יכול לשנות מועדים ולהתאים פרטים מבלי לצאת מהכרטיסייה הזו.

פתרון באגים ופיתוח מותאם אישית

יש לנו צוות נפרד שאחראי לפיתוח. כחלק מתהליך עסקי הוא מקבל משימות משני סוגים:

1. חרק,
2. פיתוח חדש.

באגים נבדקים, מוערכים בקריטיות ומועברים לעבודה על ידי שירות התמיכה הטכנית.
משימות הפיתוח מגיעות מצבר המוצרים הפנימי של החברה או ממנהל הפרויקט אם יש בקשה מתאימה מהלקוח.

תהליך הפיתוח, באופן כללי, נראה כך.

המשימות נופלות על לוח הפיתוח באסנה. הנה היא.

מנהל המשימות בוחר את סוג "באג" או "תכונה", קובע את מידת הקריטיות, מציין את הלקוח ואת המחלקות הפנימיות של החברה שהמשימה משפיעה עליהן. כאשר המשימה עומדת בכל דרישות התקנון הפנימי, המנהל לוחץ על סמל הברק בסרגל העליון מעל המשימה ומשיק את התהליך העסקי האוטומטי "הערכה בפיתוח".

ראש מחלקת הפיתוח מקבל הודעה על משימה חדשה להערכה, והמשימה עצמה מועברת ללוח נפרד באותו שם למשך ההערכה.

לאחר הערכה, המנהל מעביר את המשימה לספרינט המתאים לחודש ההשלמה המתוכנן. המשימות תמיד נמצאות במספר לוחות בו-זמנית:

• בלוח האישי של מנהל הפרויקט,
• בלוח התמיכה הטכנית,
• בלוח הפיתוח.

כל המשתתפים והעובדים שעוקבים אחר המשימה רואים את התקדמות המשימה, מקבלים הודעות ומנהלים דיונים ישירות בהערות למשימה. כאשר משימה הושלמה, מנהל הפרויקט או מומחה התמיכה הטכנית האחראי "לוקח" אותה לצדם כדי להמשיך לעבוד על הפרויקט.

מה קרה כשהחזרנו את מחלקות הפיתוח והייצור לסביבה אחת עם הצוות?

ראשית, פרויקטים של לקוחות הפכו לטווח ארוך יותר. בשל הצבר המתחדש כל הזמן, החשבון הממוצע גדל.

שנית, איכות הפרויקטים השתפרה מאוד, שכן מחלקת הפיתוח יכלה לשאול שאלות לשיווק, מכירות, הנהלת חשבונות וכו' בכל עת. הצלחנו לחבר בזמן את היכולות הדרושות של הצוות ולהציע פתרונות ברמה אחרת לגמרי.

שלישית, עובדים, מנהלים ולקוחות קיבלו שקיפות מלאה במשימות שתוכננו והושלמו. למדנו איך לנהל פרויקטים והבנו שזהו תהליך טכני לחלוטין שאפשר לסלק ממנו כמעט לחלוטין את הגורם האנושי.

הרביעית, הצוות נעשה מאוחד יותר. בעבר, לעובדים היה מושג קלוש מה עושות מחלקות הפיתוח והייצור המיתולוגיות.

כעת, רואים את תהליך הפיתוח והתצורה הטכנית של מערכות:

• מחלקת המכירות מוצאת בה רעיונות והשראה כיצד למכור,
• משווקים לוקחים באופן קבוע תוכן שימושי לפוסטים, מאמרים, מיצוב וטקסטים פרסומיים,
• מנהלים מנתחים את צרכי הלקוחות והתנהגותם, תוך התאמת אסטרטגיה.

התוצאה הייתה מהפך של win-win-win שבו אנחנו, הלקוחות שלנו והשותפים שלנו נהנו. אשמח אם תחלוק את דעתך בהערות: האם היה משהו שימושי במאמר שלי ובאילו שיטות ניהול פרויקטים אתה משתמש בפיתוח!

מקור: www.habr.com