17 רגעי IT. ניסיון אישי של ארגון עצמי מטעם ראש המחלקה

למה 17, אתם שואלים? כי המסע שלי ב-IT התחיל בדיוק לפני 17 שנים. במקביל, בעשור האחרון אני עובד בחברת Jet Infosystems, שם התרחש ההתפתחות המקצועית שלי. אבל היום אני לא אדבר על העליות והמורדות של חיי החברה, אלא על חינוך עצמי וספרות שעזרה לי כל השנים.

הצורך הראשון בארגון עצמי מודע התעורר כשעוד עבדתי כאנליסט עסקי בתחילת שנות ה-2012. בשלב מסוים היו לי מספר רב מאוד של משימות, ופניתי לייעוץ לעמית אחד שתמיד נשא יומן. בתגובה, הוא הציע לי ספר על ניהול זמן. כך נתקלתי בספר "Time Drive" של גלב ארכנגלסקי ב-XNUMX. גלב מתאר בפירוט מספיק כיצד לנהל זמן ומציע מערכת משלו לניהול ותכנון זמן. הייתי הראשון שקראתי על "צפרדעים" שאתה צריך "לאכול" בבוקר. "צפרדע" הוא (או אולי מישהו לפניו) כינה משימות שאינן נעימות עבורך, אבל לאחר שעשית משימה אחת כזו בבוקר ואז מבין שכבר אין לך משימות כאלה, תחוו הנאה מדהימה. הוא אמר לי ש"פיל חייב להיאכל לחתיכות": כלומר, אם יש לך משימה ענקית, אתה צריך לחתוך אותו לחתיכות ו"לאכול אותו עם סטייקים". כך הופיעו על שולחני יומני נייר (לא להתבלבל עם פנקסים, הם תמיד היו שם ועכשיו), ויש בהם פתקים.



ב-2014 החל פיתוח פעיל מאוד, הייתה עבודה רבה, החברה מיהרה כמו טיל. כשהיו לי מצבי חירום, עדיין השתמשתי בשיטות שזכרתי איכשהו - "צפרדעים", "פילים", כתיבת משימות על פיסות נייר. יום אחד, עמיתי ויטלי הציע לי להקדיש יום אחד כדי להישאר מאוחר בעבודה ולסדר את כל מה שיש לי. אני לא יודע אם הוא קרא את הספרים, אבל אינטואיטיבית הוא השתמש בצעד אחד שכבר ראיתי בכמה ספרים: זו "סקירה שבועית". או, למשל, אשתי מחזיקה כל הזמן רשימה אלקטרונית של המשימות שלה באייפון, והיא לא שוכחת כלום (לצערי =( ). שמירת רשימות כאלה היא שיטה פופולרית (מפתח) נוספת.

בשנת 2015, נאלצתי לעזור לעמיתים שלי במשך זמן מה - הייתי צריך לבדוק פונקציונליות ולשבת לצד הלקוח. טווח האחריות הלך וגדל: בדקתי, ניתחתי שגיאות, תיאמתי כמה צוותים, החלטתי לאן נעלמו השגיאות, שמרתי כל מיני רישומים עבור אלה, עבור החבר'ה האלה, וגם עבור החבר'ה האלה שם. בפברואר 2016 יצא עמיתי לחופשה ארוכה, והוצע לי לתפקיד רכז בין שתי חטיבות בחברה. הסכמתי ובכך נגזרתי על עצמי לחפש הזדמנויות חדשות לארגון עצמי.

עדיין שמרתי את יומני הנייר שלי (ומחברות), אבל התחלתי להגיע למסקנה שאני צריך כלי אלקטרוני אחר. הבחירה נפלה על EverNote. הכל שם בערך כמו בצורת נייר, רק שקל יותר לחפש מידע, והוא נגיש ממכשירים רבים. כאשר EverNote הפכה בתשלום בכל הפלטפורמות, עברתי ל-OneNote, שעדיין חי איתי - אך ורק כתחליף לנייר להערות, בנוסף לאחסון מידע עזר שאני משתמש בו כל הזמן. היתרונות העיקריים שלו הם היותו חוצה פלטפורמות, חינמי ומסתנכרן היטב, למרות העובדה שמדובר במוצר של מיקרוסופט. וגם מעונן.

בשנת 2017, התחלתי ללמוד איך להסביר בבירור את המחשבות שלי באמצעות כלים חזותיים - לא כל כך ללמוד לצייר, אלא להשתפר בציור. ציירתי תמונות על התוכנית שלי להיום - זה עובד טוב וזה מצחיק.

בשנת 2018, המשימות הפכו לגדולות באופן קטסטרופלי (קבוצה הופיעה בהנהגה). פניתי שוב לחברים שלי לייעוץ, ועמית שלי מ-Jet Infosystem Masha המליץ ​​לי על ספר מגניב - "טכניקות ג'די" מאת מקס דורופייב. למעשה, כמו גלב ארכנגלסקי, מקס דורופייב מציע מערכת משלו לניהול זמן, עצמו ומשימותיו. מקס היה הראשון שאמר לי שבעצם הייתי במתח רב כי שמרתי את כל המשימות בראש (למרות נוכחותם של מחברות, יומנים ועוד דברים). הוא מציע טכניקות פשוטות לפרוק את עצמך, למשל, "משיכת מסמר הלילה" - כשאתה הולך לישון, במקום להירדם כרגיל, אתה מתחיל להיזכר: "אוי, שכחתי לעשות את זה!" הוא מציע להקדיש חמש דקות לשבת ולעבור את כל היום שלך לאחור. ברגע הגלילה הזו תזכרו מה רציתם לעשות ולא רשמתם. אם אתה זוכר, רשום את זה במערכת הארגון העצמי שלך, שם אתה מנהל משימות, או סתם על פיסת נייר. וכך אתה צריך ללכת עד סוף היום. זה ממש עוזר (נסה את זה, אל תתעצל).

בנוסף, המחבר מדגיש את בעיית הדחיינות: הוא מציע ליצור משימות בצורה של הצעדים הראשונים שצריך לעשות, וכמה שיותר פשוטים ומובנים. המחבר גם מסביר את המשימות בצורה חכמה: עבור כל משימה אתה צריך לענות על השאלות "מה? בשביל מה? למה? מתי? כמה?" והכי חשוב, לגבש את הפעולה הפיזית הראשונה שצריך לעשות כדי להשיג מטרה (השלמת משימה, פרויקט). הוא מדבר על למה אנחנו עצלנים, כמו גם על המוזרויות של מוטיבציה, ונותן עצות שימושיות רבות על ריכוז. אחד העצות שיישמתי הוא לסמן את כל ההודעות הנכנסות בדואר כנקראו כדי שהן לא יסיחו את דעתך, אלא לקרוא אותן ברגע שאתה צריך. בעבר, מיילים חדשים היו מושכים אותי כל הזמן מהמשימות שעבדתי עליהן. גם בעצת מקס, כיביתי את כל ההתראות וזה היה מפחיד! הייתי צריך להכריח את עצמי. אמרתי לעצמי: "רומא, אם משהו באמת יקרה, קודם כל ישלחו לך SMS, ובמצב חמור יותר יתקשרו אליך". ממש הרגשתי את ההבדל: זה הפיג את הגל הראשון של מתח ממני. יתר על כן, התחלתי ליישם פרקטיקות אחרות שעזרו לשחרר את המוח שלי לחשוב על החיים ברמה גבוהה יותר של תפיסה. אבל הדרך ל"הארה" עוד לפניי.

בנוסף לספרים שכבר רשומים, אני יכול להמליץ ​​על הספרים: "Never Ever", "Life Hack for Every Day", "איך לעשות סדר בדברים" ו-"Unfuck Yourself". תדאג פחות, תחיה יותר". הם מבהירים כמה נושאים ספציפיים ותומכים במוטיבציה אישית.
בזמן האחרון למדתי להתמודד עם זרימת המשימות, אמנם הן לא הולכות ופוחתות, אבל אני עדיין מרגישה צורך בהתפתחות נוספת.

מה עוזר לך להתמודד עם העומס ולהיות במצב רוח טוב? אודה לעצתך.

רומן גריבקוב, ראש קבוצת פרויקטי שירות ב-Jet Infosystems


מקור: www.habr.com