איך לארגן האקתון כתלמיד 101. חלק ראשון

שלום לכולם, כבר נתקלתי בכתבות על האקתונים מספר פעמים: למה אנשים הולכים לשם, מה עובד, מה לא. אולי אנשים יתעניינו לשמוע על האקתונים מהצד השני: מהצד של המארגן. שימו לב שאנחנו מדברים על בריטניה הגדולה; ייתכן שלמארגנים מרוסיה יש דעה מעט שונה בעניין זה.

קצת רקע: אני סטודנט שנה ג' באימפריאל קולג' בלונדון, מתכנת, אני גר כאן כבר 3 שנים (ייתכן שאיכות הטקסט הרוסי נפגע), השתתפתי באופן אישי ב-7 האקתונים, כולל זה שנעשה. לדבר על עכשיו. בכל האירועים השתתפתי באופן אישי, אז יש קצת סובייקטיביות. בהאקתון המדובר הייתי משתתף 6 פעמים ומארגן פעם אחת. זה נקרא IC Hack, נוצר על ידי מתנדבים סטודנטים וצרך 2-1 שעות מהזמן הפנוי שלי השנה. הנה אתר הפרויקט וכמה תמונות.

האקתונים מאורגנים בדרך כלל או על ידי חברות (גודל החברה עצמה לא משנה כאן) או על ידי אוניברסיטאות. במקרה הראשון, יש פחות שאלות לגבי ארגון באופן ניכר. החסויות ניתנות על ידי החברה עצמה, בדרך כלל שוכרים סוכנות לארגון האירוע (לעיתים העובדים עצמם מעורבים בארגון ב-100%), חבר השופטים מגויס מעובדים ולעיתים מקבל נושא עליו מוצע לעשות פרויקט. עניין אחר לגמרי הוא האקתונים של אוניברסיטאות, שגם הם מחולקים לשתי קטגוריות. הראשון מעניין אוניברסיטאות קטנות עם ניסיון מועט בניהול אירועים כאלה. הם מאורגנים באמצעות MLH (Major League Hacking), שלוקחת אחריות כמעט על כל התהליך.

MLH הוא זה שמטפל בחסות, תופס את רוב מושבי המושבעים ומלמד את התלמידים כיצד להפעיל האקתונים בתהליך. דוגמאות לאירועים כאלה כוללות HackCity, Royal Hackaway ואחרים. היתרון העיקרי הוא יציבות. כל ההאקתונים המאורגנים בצורה זו דומים מאוד זה לזה, הם פועלים לפי אותו תרחיש, יש להם ספונסרים דומים ואינם דורשים הכנה מיוחדת מהתלמידים המנהלים את האירועים הללו. החסרונות ברורים: האירועים לא מאוד שונים זה מזה, אפילו עד לקטגוריות הפרסים. חיסרון נוסף הוא כמות המימון הקטנה (מהאתר הרשמי של Royal Hackaway 2018 ניתן לראות שספונסר זהב מביא להם 1500 GBP) ומבחר דל מאוד של "סוואג" (סחורה חינם שמביאה חברות נותנות חסות). מניסיוני אני יכול לומר שאירועים כאלה לא מאוד גדולים בגודלם, ידידותיים למתחילים וכמעט תמיד אפשר להשיג להם כרטיסים (חשבתי ללכת או לא ל-3 ימים, אבל אפילו חצי מהכרטיסים לא נמכרו ) ולעתים קרובות יש להם צוותים מתחרים דומים (70-80% מכלל הפרויקטים קשורים ליישומי אינטרנט). לכן, לא מאוד קשה לצוותים "היפסטרים" לבלוט מהרקע שלהם.

PS כרטיסים הם כמעט תמיד בחינם; מכירת כרטיס להאקתון נחשבת בצורה גרועה.

כעת, לאחר שדיברתי בקצרה על האלטרנטיבות, נחזור לנושא המרכזי של הפוסט: האקתונים שמאורגנים על ידי חובבי סטודנטים עצמאיים. מלכתחילה, מי הם התלמידים הללו, ומה בדיוק היתרון בארגון אירוע כזה? רוב האנשים האלה עצמם משתתפים תכופים בהאקתונים, הם יודעים מה עובד טוב ומה לא עובד טוב, והם רוצים האקתון עם העדפה וחוויה אידיאלית למשתתפיו. היתרון העיקרי כאן הוא ניסיון, כולל השתתפות/זכייה אישית בהאקתונים אחרים. הגילאים והניסיון נעים בין שנה א' לתואר ראשון ועד שנה שלישית לדוקטורט. גם הפקולטות שונות: יש ביוכימאים, אבל לרוב הם מתכנתים סטודנטים. במקרה שלנו הצוות הרשמי מנה 1 איש, אבל בפועל היו לנו עוד 3-20 מתנדבים שעזרו במשימות קטנות ככל האפשר. עכשיו שאלה מעניינת יותר: איך אפשר לארגן אירוע בקנה מידה דומה להאקתונים שנערכו על ידי ענקיות התעשייה (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - אלו הם חלק מאותם האקתונים שבהם השתתפתי באופן אישי, וארגונים עצומים נעשתה שם עבודה)?

נתחיל מהבעיה הברורה הראשונה: תקציב. ספוילר קטן: ארגון אירועים כאלה אפילו באוניברסיטה משלכם (בה שכר הדירה נמוך/אין שכר דירה) יכול לעלות בקלות 50.000 GBP ולמצוא סכום כזה קשה מאוד. המקור העיקרי של הכסף הזה הוא ספונסרים. הם יכולים להיות פנימיים (קהילות אוניברסיטאות אחרות שרוצות לפרסם ולגייס חברים חדשים) או ארגוניים. התהליך עם ספונסרים פנימיים הוא די פשוט: מכרים, פרופסורים ומדריכים שמנהלים את הקהילות הללו. למרבה הצער, התקציב שלהם קטן ובמקרים מסוימים מייצג שירותים (מניחים חטיפים בארון, השאלת מדפסת תלת מימד וכו') במקום כסף. לכן, אנחנו יכולים רק לקוות לחסות תאגידית. מה היתרון לחברות? למה הם רוצים להשקיע כסף באירוע הזה? גיוס עובדים מבטיחים חדשים. במקרה שלנו, 3 משתתפים, שזה שיא לבריטניה. מתוכם, 420% הם סטודנטים של אימפריאל קולג' (כיום אוניברסיטה מספר 75 בדירוג העולמי).

חברות רבות מציעות התמחות קיץ/שנה לסטודנטים וזו הזדמנות מצוינת למצוא אנשים שכבר יש להם ניסיון ורצון לעבוד בענף זה. כפי שאמר הנשיא שלנו: למה לשלם לסוכנויות גיוס יתר 8000 עבור 2-3 מועמדים פוטנציאליים כאשר אתה יכול לשלם לנו 2000 עבור 20 מועמדים חדשים ישירות? המחירים תלויים בגודל ההאקתון, במוניטין של המארגנים ובגורמים רבים נוספים. שלנו מתחילים מ-1000 GBP עבור סטארט-אפים קטנים, ומגיעים עד 10.000 GBP עבור נותן החסות הראשי. מה בדיוק נותני החסות יקבלו תלוי לחלוטין בכמה הם מוכנים להציע: ספונסרים מברונזה יקבלו לוגו באתר, אפשרות לנאום בפתיחה, גישה לקורות החיים של כל המשתתפים ואפשרות לשלוח לנו את הסחורה שלהם עבורנו לחלק למשתתפים. כל הסטטוסים החל מכסף מספקים את ההזדמנות לשלוח את המהנדסים שלך לגייס במקום, ליצור קטגוריית פרסים משלך וסדנה למשתתפים כבונוס לכל הטבות הברונזה. מניסיון אישי אני יכול לומר שאחת החברות ברמת כסף גייסה 3 אנשים (2 לקיץ ואחד למשרה קבועה) ממש במהלך ההאקתון, ואפילו לא ספרתי כמה עוד הם יכולים להעסיק אחרי הדיוור בסופו של דבר. יצירת קטגוריית פרס משלך מאפשרת לך למצוא מי שעושה פרויקטים דומים למוצרי החברה. או לראות מי יכול לענות על שאלה מאוד פתוחה בצורה היצירתית ביותר (Most Ethical Hack מופעל על ידי Visa למשל). תלוי בחברה. בכל שנה אנו אוספים 15-20 נותני חסות, כולל פייסבוק, מיקרוסופט, סיסקו, בלומברג ואחרים. אנחנו עובדים עם כולם: מסטארטאפים ועד ענקיות בתעשייה, הכלל העיקרי הוא רווח לסטודנטים שלנו. אם נצטרך לסרב לתת חסות בגלל שהסטודנטים שלנו לא השאירו את הביקורות הטובות ביותר על התמחות/עבודה קבועה בחברה זו, סביר להניח שנסרב.

איך אנחנו מוצאים ספונסרים? זהו תהליך שראוי למאמר קצר, אבל הנה אלגוריתם קצר: מצא מגייס בלינקדאין / מצא אדם עם איש קשר בחברה זו; להסכים עם הוועדה המארגנת מה גודל החברה, עד כמה המוניטין שלה טוב (אנחנו משתדלים לא לעבוד עם מי שיש לו שם רע בחוגי סטודנטים, בין אם זה יחסם למתמחים או ניסיון לחסוך בשכרם) ומי תהיה נקודת המגע העיקרית. להלן ויכוח ארוך על כמה החברה הזו יכולה להציע לנו ונשלחת אליה הצעה מסחרית. יש לנו מערכת חסות מאוד גמישה ולכן המשא ומתן יכול להימשך זמן רב מאוד: נותן החסות צריך להבין על מה הוא משלם ולכן אנו שומרים לעצמנו את הזכות להוסיף/להסיר כמה פריטים מההצעה אם נותן החסות מאמין שהם יצליחו. לא מביאים הרבה רווחים לחברה. לאחר משא ומתן, אנחנו מסכמים עם האוניברסיטה על הסכום, חותמים על חוזה ומזמינים אותם לפגישת המארגנים כדי לדון מה בדיוק הם רוצים לקבל מהאירוע ואיך בדיוק הם רוצים לפרסם את עצמם לסטודנטים. ישנם מקרים בהם חברות שילמו פחות מ-3000 ליש"ט וקיבלו תריסר עובדים פוטנציאליים לעבודה במשרה מלאה לאחר סיום הלימודים.

למה אנחנו צריכים את הכסף הזה בכלל? האם אתה חמדן מכדי לדרוש 3000 עבור חסות? למעשה, מדובר בסכום צנוע ביותר בסטנדרטים של האירוע. דרוש כסף למספר עצום של צורך (צהריים x2, חטיפים, ארוחת ערב x2, פיצה, ארוחת בוקר ושתייה לכל 48 השעות) ולא כל כך הכרחי (וופלים, תה מבעבע, השכרת קונסולות, שכירות לשלוש שעות של בר , קריוקי וכו') דברים. אנחנו מנסים לדאוג שכולם יזכרו את האירוע רק עם דברים טובים, אז אנחנו קונים המון אוכל טעים (ננדוס, דומינוס, פרט אאנג'ר), כמות עצומה של חטיפים ושתייה, ומוסיפים כל שנה בידור חדש. השנה הקפצתי פופקורן ל-500 איש, בשנה שעברה הכנתי צמר גפן מתוק. התקציב לכך, בהתחשב ב-420 משתתפים, 50 מארגנים ו-60 נותני חסות, יכול בקלות לעלות על 20.000 ליש"ט.

ויש גם חשמל, אבטחה, פרסים (טובים מאוד בסטנדרטים של סטודנטים: PS4 למשל) לכל חברי הצוות. וזה מקסימום 5 אנשים בדקה. מה להלן הוא "סוואג" מהספונסרים ומנו. חולצות טריקו, ספלים תרמיים, תיקי גב ועוד המון חפצי בית שימושיים. בהתחשב בקנה המידה, אתה יכול בקלות להוציא עוד כמה אלפים. למרות שאנו מארחים את IC Hack בקמפוס, אנו משלמים שכר דירה. פחות מחברת צד שלישי, אבל עדיין. בנוסף עלות הטבחים לארוחת הצהריים (האוניברסיטה אוסרת על קיום ארוחת צהריים לבד, ומי יודע למה), השכרת מקרן (שכן העלות שלו גבוהה פי כמה מעלות ההאקתון עצמו) ועוד עלויות שרבים לא חושבים על אודות. רוב קטגוריות הפרסים הומצאו על ידינו והפרסים נבחרים ונרכשים על ידינו (עוד על כך בחלק הבא). הפעם תקציב הפרסים עלה על 7000 ליש"ט. אני לא יכול לתת את הסכום המדויק, אבל אני אגיד שהשנה העלויות עלו בקלות על 60.000 ליש"ט. הנה התמונות של הזוכים.

הכסף נאסף, התקציב סוכם, פרסים ואוכל הוזמנו. מה הלאה? גיהנום מוחלט ומעשה סדום, הידוע גם בתור הנחת הבמה. כל היופי הזה מתחיל חודשיים לפני ההאקתון. יש להעביר כמות עצומה של רהיטים, למלא הערכות סיכונים, לקבל עומסים, לחתום על תוכניות וכדומה. הרשימה ענקית. לכן אנו קוראים למספר עצום של מתנדבים לעזור לנו בתהליך ההתארגנות. ואפילו הם לא תמיד מספיקים. אבל זה נושא למאמר הבא.

זה החלק הראשון של הסיפור שלי על ארגון IC Hack. אם יש מספיק עניין, אשחרר עוד 2 חלקים על הבעיות והחסימות העיקריות בארגון האתר עצמו ואדבר קצת על הפרסים, הקטגוריות והניסיון של נותני החסות, המארגנים והמשתתפים (כולל דיווח חי של BBC מהמקום). אם אתה מעוניין ללמוד על IC Hack ביתר פירוט, אנא שלח לי דוא"ל [מוגן בדוא"ל], או אם אתה מעוניין לתת חסות להאקתון הגדול ביותר בבריטניה, אתה מוזמן. אני חוזר פעם נוספת למטה המארגנים.

מקור: www.habr.com