איך לארגן האקתון כתלמיד 101. חלק שני

שוב שלום. זהו המשך למאמר על ארגון האקתון סטודנטים.
הפעם אספר לכם על הבעיות שהופיעו ממש במהלך ההאקתון וכיצד פתרנו אותן, האירועים המקומיים שהוספנו לתקן "קודם הרבה ואוכל פיצה" וכמה טיפים לאילו יישומים להשתמש בצורה הכי קלה לארגן אירועים בסדר גודל כזה.

לאחר השלמת כל ההכנות הפיננסיות, מתחיל השלב המעניין ביותר: הכנת האתר. כאן אתה יכול למצוא את המספר הגדול ביותר של בעיות ובעיות שאתה אפילו לא חושב עליהן. נתחיל בהזמנת חטיפים וציוד שונים. זה מוביל מיד לשתי בעיות עיקריות: מי יקבל אותן ואיפה לשים את הכל? הרשו לי להזכיר לכם שוב שכל המארגנים הם סטודנטים, וההאקתון עצמו התקיים ב-26-27 בינואר, שזה בדיוק באמצע השליש. עבור כל הזמנה היינו צריכים 4-5 אנשים (בהתחשב בהיקף האירוע, יכולנו לקבל בקלות 20-30 קופסאות שתייה בכל פעם) והאפשרות היחידה שלנו הייתה לחפש מתנדבים בין שאר הקורסים. אתה יכול, כמובן, להשתמש בקבוצות פייסבוק כדי למצוא אותן, אבל סלאק הוא המועמד של האנשים שלנו. ניתן ליצור ערוץ נפרד לכל מסירה, לשלב אותם ב-Trello (אפליקציה ליצירת רשימות פעולות) ואז להוסיף את מי שהסכים לעזור ולהקליט את כל מה שהתקבל ב-Trello. אז, הכל התקבל, אפילו נניח שהמשלוח היה לבניין האוניברסיטה הנכון (כמה פעמים הם העבירו אותו לבניינים אחרים, ובסדר, האימפריאל היה כמעט כולו בדרום קנזינגטון, הם היו יכולים להימסר ל- אוניברסיטת לונדון בטעות) ושיש לנו מספיק אנשים וכמה עגלות להובלת מטענים כבדים במיוחד, מה הלאה? לאן צריך ללכת כל המטען הזה? לכל קהילת אוניברסיטה גדולה יש מחסן קטן משלה לאירועים כאלה. לרוע המזל, כנראה שהכל לא יתאים לחדר 2x3. זה המקום שבו ספונסרים באוניברסיטאות הגיעו לעזרתנו. מספר טונות (!) של משקאות וחטיפים נמסרו לשותף שלנו מאגודת הסטודנטים. סטייה קטנה. לכל פקולטה יש איגוד משלה: הנדסי, רפואי, מדעי וגיאולוגי. למחלקת ההנדסה שלנו יש בערך 2 חדרים פנויים (אבל שששש, אני לא יודע עד כמה זה בכלל עומד בכללי האוניברסיטה) הוסבו לחלוטין (!) למחסנים לאירוע אחד. הבא יהיה פרק זמן של איך הוצאנו את הדברים האלה משם. הגב שלי לא הודה לי בכלל לאחר מכן. קשר

קשה מאוד למצוא היכן לשמור את כל הדברים הללו, ועוד יותר קשה להפיץ אותם נכון. לעיון: ישנם 3 אזורים בסך הכל. האקתונים תחתונים ו-2 עליונים. הגדלים שווים בערך ובאופן כללי אין בעיות בהפצה. עד שיופיעו אנשים עם העדפות תזונתיות מיוחדות. טבעונים, צמחונים ועוד רבים. אנחנו תמיד שולחים שאלון מראש כדי שנדע כמה להזמין. באופן טבעי, מיילים נשכחים ואובדים. לכן אנחנו תמיד מוסיפים 20% להזמנה הראשית בצורת אופציות מיוחדות, כמו מרגריטות עם בצק ללא גלוטן. יָקָר? בְּלִי סָפֵק. אבל הדבר האחרון שאנחנו צריכים זה טבעונים לוחמניים שלא יכולים לקבל מספיק מאוכל נטול בעלי חיים. בעיות מודרניות דורשות פתרונות מודרניים.

בוא נגיד שהכל מתאים באורח פלא. קסם, לא פחות. אפילו שהכל נישא למקומו בן לילה. מה הלאה? זוכר מה אמרתי על "סוואג"? כן, ודרך אגב, לכל נותן חסות יש אחד. וכולם מיועדים ל-200 איש לפחות, ולנותני חסות גדולים זה בדרך כלל ל-300. זה גם צריך להיות מאוחסן, אבל זה לא העיקר. אמרתי גם שיש לנו "סוואג" משלנו. והנה זה עבור 500 איש. והבעיה היא הפיצול שלו. דברים רבים הגיעו בערב שלפני ההאקתון, ולא היה סיכוי להיות מוכנים אליו. יתרה מכך, את כל הדברים הללו יש לארוז בקפידה בשקיות. 500 חתיכות. 500, קארל. אז היינו צריכים לארגן מסוע מאולתר: היו שוברים למשקאות אלכוהוליים בבר, חולצות, סטים עם משחה ומברשת, ספלים, מדבקות ואני אפילו לא זוכר כמה דברים אחרים. ולמרות שהזמנו את היופי הזה מספקים שונים וכולם הגיעו בזמנים שונים. הייתי צריך לעבוד קשה כדי שכבונוס לארגון האירוע עצמו עבדתי גם במשרה חלקית במפעל. ספוילר: סיימנו את ההכנה ב-4 בבוקר, והתחלנו ב-8:30. נשארתי רק עד חצות כדי שאוכל להיות במשמרת לשארית הלילה. ואז מגיע החלק המשעמם למדי של סידור שולחנות, סידור כבלים מאריכים ושאר זבל חובה.

שעת ה-X הגיעה. נותני החסות באים מוקדם, מתמקמים, פורסים באופן טקטי את ה"סוואג" שלהם כדי למשוך תלמידים נוספים. זכור: חברה אחת במהלך הפתיחה אמרה שיש שני סוגים של מעסיקים. מי שמשלם היטב מכבד את העובדים שלו ומאפשר להם להתפתח בצורה יצירתית. כגון (שם החברה). וכל נותני החסות האחרים יכולים לספר על האחרונים באמצעות דוגמה משלהם. ביטוי זה הפך למועמד לפרס עבור המם הטוב ביותר (על הפרס שלו ממש בסוף המאמר האחרון). התלמידים מגיעים מוקדם ככל האפשר כדי לתפוס כמה שיותר דברים בחינם. הנה כמה מילים על איך אנחנו מכניסים אותם. כרטיסים נרכשים מחברת Eventbride ולכל המארגנים יש אפליקציית סריקה. הבעיות מתחילות כאשר המשתתפים לא קוראים את התנאים: גיל המינימום הוא 18 שנים, למשל, או להביא את הדרכון איתך, או אפילו לא ניתן להעביר כרטיסים לאחר המועד האחרון (שלושה ימים לפני ההאקתון). לרבים, למרבה הצער, יש לסרב. אבל ממה שאני זוכר: שניים ששכחו את הדרכונים שלהם מלונדון, אז הם פשוט הלכו הביתה ולקחו אותם איתם. אפשרנו למי שניתנו הכרטיסים לעבור אחרי כולם, הם סרקו את הכרטיסים כדי שבהמשך הבעלים שלהם לא ינסה לחמוק עם בונוס.

עכשיו קצת על הבעיות עם הכרטיסים עצמם: יש רק כ-400. ועוד כמה לבוגרים, כמתנת פרידה. בתחילה שמרנו אותם באתר האוניברסיטה, אבל זה ירד בהתמדה 10 דקות לפני תחילת המכירות עד 30 דקות לאחר ההתחלה, והם חולקו באופן אקראי לחלוטין בין המשתתפים. אני כבר שותק לגבי תנאי המירוץ שבגללם מכרנו בממוצע 20-30 יותר ממה שהיינו צריכים. הפתרון היה אתר Eventbride. הוא מתמודד עם העומס בצורה מושלמת, כרטיסים בממוצע עפים תוך 1-3 שניות לכל אצווה, והם מונפקים בדיוק לפי לוח הזמנים. אבל כאן מתעוררת בעיה נוספת: כנות המשתתפים. מהקישור הראשון של גוגל אתה יכול להוריד ולהגדיר את הבוט, ובאופן אידיאלי אנחנו מנסים להפחיד אנשים חכמים כאלה לבטל את הכרטיסים שלהם. במציאות, כמעט בלתי אפשרי להוכיח שלא השתמשת/השתמשת בבוט. הכרטיסים, בתורם, מחולקים לאימפריאלי/כל האחרים ו(אפליה קלה) עבור התלמידים שלנו יש מעט יותר מהם. כדי שהמחלקה תעזור, אלה הכללים.

בהמשך יש בעיות הכנה ספציפיות יותר. אחד האירועים שאנו עורכים קרוב יותר לחצות הוא בר פתוח. באופן טבעי, בתרבות ההאקתון ובחוסר שינה, זה לא תמיד רעיון טוב. לכן מעט אנשים מבקרים. אבל מי שמגיע תמיד שמח, המשקאות בחינם (עד 5 ליש"ט כולל), היצע די גדול של שוברים, בנוסף זו דרך מצוינת להירגע אחרי יום שלם של האקתון ללא הפסקה. החסרונות סבירים יותר עבור המארגנים: רבים, בשקט, בעוד שהמארגנים עייפים מלראות הכל, מצליחים להשתכר למדי. כמובן, זה תלוי בנו להתמודד איתם. אבל זה מעולם לא הגיע לבעיות רציניות. חשוב לציין שבדומה להאקתון, גם לבר הערב יש ספונסר. והשנה הם נהנו, קנו "פצצות יגר" לכל הנוכחים. היה קשה מאוד להסביר (שאני בעד, תשפוך עוד) שהמשתתפים המתים למחצה בקמפוס הם קצת שונים מאלה שהם רוצים לשכור לחברה שלהם ולעצור את הכאוס הזה בערך בקוקטייל ה-30. אחרי זה היה משלוח העוף האגדי של ננדוס.

זה אגדי כי בעלי המסעדות המקומיות הגיעו יחד עם המשלוחים שלהם כדי לראות מי החליט להוציא כמה אלפים על עוף במוצאי שבת. בסך הכל לקח לנו שעתיים ו-2 מתנדבים לפרוק הכל ולחלק אותו בין האזורים. מצורפות תמונות. אל תשכחו לצעוק "טבעונים כאן", אחרת הם יאכלו אוכל צמחוני במקום אוכל טבעוני ואז יקללו אתכם. עוד אירוע בלתי נשכח היה קריוקי. כולם כבר חגגו שם, כולל אנחנו. רק תארו לעצמכם: 30 אנשים כובשים אולם הרצאות ב-200 לפנות בוקר, שרים שירים אקראיים לחלוטין (שרתי Let It Go, אחותי תהיה גאה). זה היה נפלא, אבל שוב בעיות אופייניות: להביא ציוד, להקים אותו, לנהל משא ומתן עם האבטחה והספרייה (מוצאי שבת היא שעת ביקור פופולרית מאוד) כדי שלא יעיפו אותנו. האבטחה התבקשה לשיר, אך הם סירבו.

הכל כיף, כמובן. אבל. ההאקתון נמשך יומיים: המשתתפים יכולים לבוא וללכת. המארגנים לא. בסך הכל ישנתי 3.5 שעות ביומיים ו-5 שעות ביום הקודם. וזה בגלל שמתנדבים אחרים הכריחו את זה (וההליכה לבר עשתה את עצמה). אתה יכול לישון בחדר נפרד עם מחצלות יוגה, או בכל מקום שאתה יכול. ישנתי על כיסא, זה לא אסור בחוק, אני ישן איפה שאני רוצה. העיקר שיהיו 3 אנשים ערים עבור כל hackzone. משימה נוספת הייתה לבדוק מדי פעם את המקרן, מכיוון שהוא עלול להתחמם יתר על המידה ובהחלט לא היה לנו כסף נוסף לתיקונים. כדי להעמיד אותו, היינו צריכים 6 אנשים ו-2 עגלות. באופן כללי, השקדים היו תפוסים כמעט כל הזמן. בשלב מסוים התחלנו לחלק פופקורן וצמר גפן מתוק, שוב, אנחנו היינו אלה שעשינו את הבישול. דירוג בטיחות האש ירד משמעותית כאשר הוצאתי את הפופקורן בזמן החימום "כי עכשיו הם הולכים לעוף פנימה ולא יישאר לי".

חלק זה עבר בעיות רבות בארגון ופתרונותיהן. מהנדסים אחרי הכל. אבל מספר עצום של דברים נותרו מאחורי הקלעים: אילו בעיות היו במהלך ההאקתון עצמו, בחירת הפרסים והפרסים, איך פעלה ההצבעה ה"חכמה", ביקורות של נותני חסות ואיך התמודדנו עם ניקיון המקום שבוע לאחר מכן האירוע. וגם גמישות קטנה: זהו האקתון הסטודנטים הראשון שזוכה לסיקור ב-BBC. אכתוב על זה גם בפרק הבא של סאגת ההאקתון הזו. אני אתחיל לכתוב בקרוב, אבל לעת עתה הנה המייל שלי: [מוגן בדוא"ל] ואתר הפרויקט: ichack.org.

מקור: www.habr.com