איך להשלים 70 משימות ביום: החיים במעקבי משימות הם חיים טובים

ניסיתי לנהל משימות באופן שיטתי כנראה 20-25 פעמים. וכל ניסיון נכשל, כפי שהבנתי כעת, משתי סיבות.

ראשית, על מנת להקדיש זמן להשלמת משימות, עליך להבין מדוע זה נעשה.
אתה מתחיל לנהל משימות, להשקיע בהן זמן, לעשות פחות משימות, הכל מתחיל להצטבר – בשביל מה?

כל עבודה קשה לעשות כשאתה לא מבין למה. "לסדר את חייך" היא לא המטרה המתאימה ביותר, שכן "חיים מסודרים" היא תופעה מעורפלת למדי. אבל "להפחית את רמת החרדה על ידי הפחתת רמת אי הוודאות" היא מטרה הרבה יותר ספציפית וטובה יותר, שניתן בקלות להשקיע בה שעה ביום.

שנית, כל המתודולוגיות שקראתי מתארות מיד את המצב הסופי של התהליך. "אתה צריך לקחת את ToDoIst, לפרק אותו לפרויקטים, להשתלב עם לוח השנה, לבדוק משימות לשבוע, לתעדף אותם..." קשה להתחיל לעשות את זה מיד. כמו בפיתוח תוכנה, אני מאמין שאתה צריך להשתמש שיטת jpeg מתקדמת - באופן איטרטיבי.

לכן, אני אעבור על ה"איטרציות" שלי, ואולי באותה צורה זה יהיה שימושי עבורך. אחרי הכל, מהי סיבה טובה לנצל את חגי מאי כדי לחזור לעבודה תוך שימוש בפרדיגמה חדשה (יחסית)?

אתה יכול לקרוא איך הגעתי לזה כאן.

טרלו, כמה רשימות

אנו יוצרים רק 4 רשימות, משתמשים ביישומים שולחניים וניידים.

רשימות:

• מטלות - רשמו כאן את כל המשימות שעולות לכם בראש. ורשום אותם ברגע שהם עולים לראש. "לזרוק את האשפה" זו משימה. "לשטוף כלים" זו משימה. "תזמן פגישת תכנון" היא משימה. ובכן, וכן הלאה. אפילו הדברים הברורים ביותר או החשובים ביותר יכולים להישכח אם משהו בלתי צפוי קורה או שפשוט היה לך יום קשה.
• מטלות להיום - כל ערב אני מעביר דברים מלוח ה"מטלות" ללוח ה"מטלות להיום". אם חלק מהעבודה שלך נשארת שם בערב, זה נורמלי; עוד על כך בהמשך. עם הזמן, מתחילים להבין כמה משימות יכולות להיות ברשימה, כך שניתן יהיה לבצע את רובן ביום המתוכנן.
• נוצר היום. לוח זה הוא הדרך העיקרית להפחית את החרדה מ"לא הספקתי היום כלום" ודרך טובה לרפלקציה נוספת לגבי ארגון עצמי. אני רושם כאן את כל המשימות שעשיתי היום, גם אלו שלא ברשימה המתוכננת. "התקשרתי לוואסיה לגבי המסמכים", הוא רשם את זה. "הם ביקשו ממני לחתום על ניירות", רשמתי. "שוחחנו על ההסכם עם אנטון", הוא כתב. כך, עד סוף היום, תבינו על מה בעצם בזבזתם את זמנכם ומה יכולתם להשאיר מחוץ למשימות הללו רק בשביל השלמת התוכנית.
• בוצע - רשימה של כל המשימות שהושלמו. בתחילת או בסוף היום, אני מעביר אותם מ"בוצע היום" ל"סיום". בעיקרו של דבר, זהו פח אשפה שבו אתה יכול פשוט למצוא משימות שהושלמו, ולכן צריך ניקוי קבוע.

טרלו, "מיני לוח שנה"

בשלב מסוים, מתברר שחלק מהמשימות מוגבלות בדיוק בזמן, ואתה לא רוצה לשכוח אותן במהלך השבוע, כדי לא לתכנן משהו אחר לזמן הזה. תמיד היה לי קשה עם לוח השנה, אז הוספתי כמה לוחות עם השמות "מטלות ליום שני", "מטלות ליום שלישי" וכו', שלתוכם התחלתי לרשום את הזמן שנקבע ל- דוס.

לכן, כשאנשים שואלים אותי, "אפשר לדבר ביום חמישי בשעה 16:00?" - אני פשוט הולך ללוח המתאים ורואה מה רשמנו שם להפעם. ואסור לשכוח להעביר משימות בין רשימות בזמן במהלך השבוע: למשל, "מטלות ליום חמישי" בבוא יום חמישי - ל"מטלות להיום".

למה לא לוח שנה? בשבילי, זה נורא קשה להשתמש בשני כלי עזר בו זמנית. אם אני משתמש בלוח שנה בשביל זה, אצטרך להיכנס אליו, למלא אותו, לבדוק אותו באופן קבוע כדי לבדוק אם שכחתי משהו...

בשלב זה הגעתי לגבולות של Trello. הבעיה העיקרית הייתה שיותר מ-50 משימות נרשמו ביום, והיה מאגר גדול למדי של משימות הקשורות הן לרשימה הכללית והן לרשימות הקשורות לימים. איך אני מבין שכבר רשמתי את המשימה שאני צריך לעשות? החלו להופיע כפילויות. כיצד לתעדף בו זמנית את כל המשימות עבור אחד הפרויקטים? איך לתת לאנשים אחרים את ההזדמנות לראות את תוכניות היומן שלך?

הייתי צריך מערכת שתוך כדי שמירה על קלות יחסית:

1. יכולתי לקבץ משימות לפי פרויקטים.
2. צור קישור ליומן (עשה זאת מחר), והעבר את זה אוטומטית למשימות להיום, בבוא היום.
3. ישתלב עם יומן גוגל.

כאן חזרתי ל-ToDoist, ובשלב זה התברר שזה הפתרון המתאים ביותר.

שרשור נוכחי ב-ToDoist

תיבת הדואר הנכנס

אני כותב כל משימות נכנסות ל-Inbox, אותן אני מנסה לסדר מיד. ניתוח פירושו:

• קביעת התאריך שבו תושלם המשימה (למשימות קצרות, אני לרוב מגדיר את היום, ועד הערב אני מבין מתי, למעשה, אפשר לעשות זאת).
• קביעת הפרויקט אליו ניתן לייחס את המשימה (לסטטיסטיקה וליכולת לשנות איכשהו את העדיפות של כל המשימות בפרויקט).

משימות שעולות בראש ושאין צורך לבצע בזמן הקרוב נכנסות לפרויקטים אישי לא מסווג ("להכניס מחזיקי כוסות למכונית") ו עבודה לא מסווגת ("חשבו מתי נוכל לארגן פגישת יחסי ציבור אסטרטגית"). ToDoist מאפשר לך להקצות משימות חוזרות, כך שבכל סוף שבוע יש לי משימה שנקראת "אישי לא מסווג" וכל יום שני "עבודה לא מסווגת".

שילוב לוח שנה
ToDoist משתלב בצורה מושלמת עם יומן גוגל, בשני הכיוונים. אני משתף את היומן שלי עם עמיתיי כדי שיוכלו לראות מתי הם בהחלט לא יכולים להשיג אותי.

במקביל, משימות מהלוח מועברות בכיוון ההפוך: אני יכול להגיד "Seryoga, תסתכל על הזמן שלי ליום שישי ורשום שם פגישה", שתופיע גם בלוח השנה וגם ב-ToDoist. אז, למעשה, התחלתי להשתמש בלוח שנה בפעם הראשונה בלי צורך ליצור בו אירועים.

עיבוד משימות נכנסות שאינן פועלות

אני בכוח לא ממהר לבצע משימות מיד, למעט אותן משימות שבהן האש ברורה. "אנחנו צריכים לפנות בדחיפות להנהלת חברת ABC, מכיוון שהשרת מושבת ואין תגובה מהעובדים שלו" זו כמובן משימה דחופה שאי אפשר לדחות, אבל "ז'ניה, אפשר להתקשר אליך עכשיו לדבר על פרויקט חדש" הופך ל"לוח זמנים מתי אתה יכול לדבר עם X על Y", מה שכבר יהפוך למשימה "תגיד ל-X שנוכל לדבר אז" ולמשימה "דבר עם X על Y", כבר מוגבלת בזמן. כמעט כל משימה נכנסת הופכת תחילה ל"לוח זמנים...".

תעדוף משימות
לא ניתן להשלים את כל המשימות הכלולות ביום. בהתבוננות בעצמי הבנתי את הדברים הבאים (כל מספר יהיה שונה, אבל העיקר להגיע למסקנות).

1. על כל יום אני רושם כ-50-70 משימות.
2. אני יכול לבצע עד 30 משימות בנוחות (מבלי להרגיש עייפות מוחלטת בסוף היום).
3. לאחר השלמת עד 50 משימות, אני אתעייף, אבל לא בצורה קריטית.
4. אני יכול להשלים 70 משימות, אבל אחרי זה יהיה לי קושי לצאת מ"זרימת התמכרות לעבודה", אתקשה להירדם ובאופן כללי אהיה קצת חברתי.

על סמך זה, אני מחליט מה לעשות היום. ל-ToDoist יש סדר עדיפויות של כל משימה, אז בבוקר אני בוחר את המשימות הקריטיות לביצוע, ומשלים את השאר על סמך היכולות והרצונות שלי. כל יום אני מעביר כ-40-20 משימות למשימות הבאות: מה שמעניין הוא שהמשימות של היום שלמחרת שוב הופכות ל-60-70.

שמירה על סטטיסטיקה

אני מאוד רוצה להבין באופן כללי כמה זמן הושקע היום בעניינים הקשורים לעבודה, ועל אילו. בשביל זה אני משתמש באפליקציה RescueTime, שנמצא גם בטלפון וגם במחשב הנייד, והיסטוריית המיקומים של מפות גוגל (כן, אני לא פרנואיד).

אנחנו גרים מחוץ לעיר, כך שניתן לנצל את הזמן המושקע בדרכים בחוכמה. עכשיו, כשאני לא עייף, אני מאזין לספרי שמע תוך כדי תנועה כדי שאוכל איכשהו לנצל את 40 הדקות האלה.

אני עדיין לא אוסף את הנתונים, ויוצר סוג של Data Lake אישי; כשיגיע הזמן, אני אגיע לזה.

לא תהיה מסקנה

1. חייו של אדם מודרני הם זרם גדול של משימות נכנסות. לא ניתן יהיה לצמצם אותו; עלינו ללמוד לנהל את הזרימה הזו.
2. רוב החרדה נובעת מהלא נודע של העתיד. אם נבין מה מצפה לנו בימים הקרובים, תהיה פחות חרדה משמעותית.
3. מסיבה זו, אתה יכול להקדיש זמן לארגון היום שלך. אני יודע מה יקרה היום, מה יקרה מחר, ואני לא שוכח את המשימות האלה שהייתי שוכח מהן.
4. ביצוע מעקב אחר משימות אינו מטרה בפני עצמה, אלא, אם תרצה, דרך לחינוך עצמי. דברים שבעבר התעצלת מכדי לעשות או דברים שמעולם לא הספקת לעשות הופכים להרבה יותר קלים לביצוע. אנשים רבים (כולל אני) מרגישים בדרך כלל טוב יותר כאשר משימות מוגדרות מהעולם החיצון. מעקב אחר משימות הוא דרך להגדיר לעצמך משימות וללמוד לחיות לפי הרצונות שלך.
5. עבודה היא לא מטרה בפני עצמה. המטרה היא לארגן את לוח הזמנים של העבודה שלך כך שיהיה לך זמן פנוי צפוי, שבו תוכל לדאוג לעצמך, למשפחתך ולתחומי העניין שלך.

מקור: www.habr.com