הדרכת עובדים במתכונת נסיונית

יש לי חבר שמתעניין בפעילות די מוזרה: הוא כותב טקסטים למנהלים ולעובדים בחברה שלו. אני לא יודע איך לסווג אותם נכון - הם לא מדריך, ולא מדריך לפעולה, ולא הוראה, ולא תהליך. רק טקסט, בקיצור.

הוא לקח את הרעיון, למרבה הפלא, מבוריס ברזובסקי. איפשהו, פעם, הוא קרא שברזובסקי, עוד כשעבד ברוסיה, כתב מדריך לעובדי החברה שלו. ובכן, החלטתי לנסות את זה.

לטענתו, הטקסטים הללו מביאים יתרונות מוחשיים לחברה. בעיקר בגלל שהם לא כתובים בצורה פורמלית, וללא הפרדה מההקשר. זה על המציאות שאופפת אותם כל יום. ובאמצעות טקסטים הוא מלמד את העובדים כיצד להתמודד עם המציאות הזו.

אני לא מתחייב לשפוט אם הוא צודק או לא, ולכן אני מגיש את הטקסטים לשיפוטכם. הוא נתן לי שני פרקים קצרים לפרסום שמסבירים שני עקרונות ניהול. אל תשימו לב לאופן ההגשה - לא עשיתי מחדש כדי לא לאבד את הטעם.

מעניין אותי דעתך הן על הטקסט והן על הז'אנר - תרגום אמיתות ספרים להקשר מסוים.

שליטה

העיקרון החשוב ביותר של ניהול תפעולי שכדאי לשלוט בו, לשלוט בו וליישם הוא שליטה. כל השאר הם שיטות עזר להגברת יעילות השליטה.

אציין בשורה נפרדת: זה לא משנה אם אתה מנהל צוות או את עצמך. רק מספר אובייקטי הבקרה משתנה, אבל המהות נשארת זהה. אתה כן מבין שבכל חברה אתה 90 אחוז המנהל של עצמך?

שליטה היא ניהול המבוסס על מספרים.

תארו לעצמכם שהבקרה מתבצעת על ידי מכשיר אוטומטי. למשל בקרת אקלים במכונית. זה עובד בפשטות. מטרת המכשיר היא לשמור על טמפרטורה מסוימת בתא הנוסעים, למשל, 20 מעלות צלזיוס. הטמפרטורה בתא הנוסעים מושפעת מגורמים רבים - השמש, הטמפרטורה בחוץ, מספר האנשים ברכב, ניקיון המסננים, יעילות המזגן, מצב פעולת המנוע (כולל המנוע עלול להיות כבוי. ).

בקרת אקלים שני כלים עיקריים: תנור חימום ומזגן עם מצבי פעולה שונים, כולל כיוון זרימת האוויר. לדוגמה, בעת קירור, הוא מנסה לנשוף לתוך המסיטים העליונים, ובעת חימום, לתוך התחתונים, שנמצאים מתחת לרגליים.

כאן מתחיל הניהול. בקרת אקלים מודדת את הטמפרטורה בתא הנוסעים - כלומר. מקבל נתון המשקף את מצב העניינים האמיתי. משווה את המספר האמיתי עם היעד (20 מעלות), ומקבל החלטה מה לעשות.

אם זה +40 בתא הנוסעים, אז בקרת האקלים מפעילה את המיזוג לכל היותר, כולל. סוגר את הבולם כדי למנוע את השפעת הסביבה החיצונית. אם זה -20 בתא הנוסעים, בקרת האקלים מפעילה את תנור החימום למקסימום כדי להשיג במהירות את המטרה.

בקרת אקלים עוסקת בשליטה – ניהול על בסיס מספרים. זו המטרה הישירה, העיקרית והכמעט היחידה שלו. אבל הכיף מתחיל בשלב הבא.

בקרת אקלים מנטרת כל הזמן את התוצאה ומשנה את עוצמת פעולת הבקרה ולעיתים גם את מבנה פעולת הבקרה. הוא יכול להגביר את עוצמת הקירור אם יבין ששום דבר לא עובד. יכול לפתוח את הבולם כדי להכניס אוויר צח אם המטרה קרובה. יכול להפעיל חימום במקום קירור אם מתחיל לרדת גשם והטמפרטורה יורדת בחדות.

בעיקרו של דבר, בקרת האקלים עוקבת הן אחר השגת המטרה והן את יעילות פעולות הבקרה שלה. הוא מנהל גם את המערכת המופקדת וגם את עצמו. ניהול עצמך על בסיס מספרים נקרא בדרך כלל שליטה עצמית.

עכשיו תארו לעצמכם שלבקרת האקלים, כאלמנט בקרה, חסר אלמנט כלשהו של שליטה.

לדוגמה, אין חיישן טמפרטורה, מה שאומר שאין מספרים. מכיוון שאין מספרים, לא ברור מה לעשות. זה בלתי אפשרי לנהל. יש שתי אפשרויות - או לעשות כלום בכלל, כלומר. לא להדליק לא את הכיריים ולא את המזגן, או להעלות הכל לעוצמה מלאה, עדיף - במקביל, כדי שכולם יחשבו שבקרת האקלים עובדת ושולטת במצב. לפעמים זה נקרא IBD - חיקוי של פעילות נמרצת.

מצב דומה יתעורר אם חיישן הטמפרטורה יפעל, אך בקרת האקלים אינה משתמשת בקריאות שלה. המספרים אומרים שצריך לקרר אותו, אבל בקרת האקלים מפעילה את תנור החימום במלואו. אם הוא היה גבר, הוא היה מוסיף "אני יודע טוב יותר, יש לי שיטות משלי!"

אפשרות מעניינת היא שכאשר חיישן הטמפרטורה פועל, הוא מייצר מספרים, אך לעתים רחוקות. פעם בחצי שעה למשל. נכנסתם לרכב, בקרת האקלים קבעה - כן, צריך לקרר אותו, ובדחיפות. הוא מדליק את המזגן במלואו ומתיישב בחיבוק ידיים, ממתין לפגישת התקשורת הבאה עם חיישן הטמפרטורה. כבר 15 מעלות בתא הנוסעים, אתה קופא, אתה לא יכול לנשום כי הבולם סגור, אבל - פוף... בקרת האקלים מקבלת נתונים אחת לחצי שעה, ולא יכולה לספק פעולת בקרה בתדירות גבוהה יותר.

עד שבקרת האקלים תקבל את הנתונים ותבין שהיא עשתה את הדבר הלא נכון בעשרים הדקות האחרונות, זה יהיה מאוחר מדי. כבר הגעת לאן שרצית, ובמצב רוח מגעיל, מקללת את האוטומציה המטורפת הזו, הלכת לעבודה. מנהל בקרת האקלים במצב כזה הוא זבל מוחלט.

אם הייתה לו תודעת בקרת אקלים, וללא מספרים בזמן, הוא היה מסתדר כמו רוב המנהלים האנושיים - על סמך מידע עקיף.

למשל, התמקדות לא במידת השגת המטרה, אלא במצב הרוח של הלקוח. במכונית, הלקוח הוא אתה. בעבודה יש ​​לפחות שני לקוחות - הלקוח והבוס שלך. בקרת האקלים יכולה, למשל, להסתכל על עור הפנים שלך. אם הפנים שלך אדומות, עליך לקרר אותן. אם הוא כחול, כנראה שהגיע הזמן להגביר את החום. אם אתה כלקוח בכלל לא שם לב לטמפרטורה - למשל, אתה נסחף בתקשורת עם נוסעים, אז בקרת האקלים נושמת לרווחה ולא עושה כלום.

כעת יישם את דוגמה בקרת האקלים על העבודה שלך.

ראשית, יש לך מטרה? בדרך כלל כן. למשל, תוכנית לפתרון בעיות או מכירות.
שנית, האם יש לך מספרים שמראים את מצב העניינים האמיתי כרגע? ובכן לא באמת. משהו נכנס למערכת הנהלת החשבונות, משהו בראש שלי, משהו ב-WIP, משהו ששכחתי.

שלישית, מהי תדירות עדכון הנתונים הללו? דוגמה טריוויאלית: יש לך משימה ל-40 שעות. נניח שאתה לא מתקדם עד שתסיים את המשימה. זה אומר שאתה תחיה ללא נתונים עדכניים במשך שבוע. המשמעות היא שלא תוכל לנהל את הפעילויות שלך במשך שבוע, כי... לא תבין בבירור את עמדתך ביחס למטרה.

רביעית, האם אתה מנהל לפי מספרים? הָהֵן. האם אתה מפעיל שליטה בכלל? או, כמו בקרת אקלים, האם אתה לוקח בחשבון רק את מצב הרוח של הממונים עליך?

למשל, יש לך תוכנית של 120 שעות, זה אמצע החודש, זה סגור ב-20. מה צריך לעשות? ההיגיון מכתיב שאנחנו צריכים להאיץ. מצא לעצמך עבודה ועשה אותה מהר. זו פעולת הבקרה שצריך ליישם.

האם תגרום לזה לקרות? תגביר את המזגן ואת הכיריים? או "זה יצליח"?

במהותה, פעולת שליטה היא שינוי. אם הכל הולך לפי התוכנית, אין צורך לשנות דבר. אם התוכנית תושלם באמצע החודש, אתה יכול לעשות שינוי "זהו, אני הולך הביתה." אם התוכנית משתבשת, אתה צריך לעשות שינוי: "לעזאזל, זהו, אני אשב לעבוד כרגיל."
מצד אחד, הכל מאוד פשוט, אתה חייב להסכים. מצד שני, זה קשה באופן בלתי מובן. שליטה היא דיסציפלינה. משמעת ניהול.

לשמור על מספרים, להסתכל עליהם כל יום, לקבוע את עמדתך, להמציא וליישם שינויים זה מאוד קשה.

הרבה יותר קל לעסוק בניהול פונדקאות, עליו אדון בהמשך.

לשליטה יש גבולות סבירים. אתה לא צריך לקחת בחשבון כמה אינדיקטורים בבת אחת - קל להתבלבל ולהתחיל לייצר השפעות סותרות. זו טכניקה אחרת, ניהול זרימה, סוג של שליטה בקרה.

העיקר הוא האיזון בתדירות המספרים והשליטה. בדרך כלל המספרים מגיעים לעתים רחוקות מדי.

יש כאן כלל פשוט: אתה לא יכול להפעיל פעולת שליטה לעתים קרובות יותר מאשר אתה מקבל מספרים. אנחנו, כמובן, מדברים על השפעות נאותות, ולא "אה, יצורים, בואו נעבוד כרגיל!"

אם אתה יודע את המספרים פעם בחודש, אתה מסתדר פעם בחודש. כי תקופת הדיווח שלנו היא חודש, ואז במצב הדברים הזה אתה כבר לא מנהל, אלא פתולוג. החודש נגמר, אי אפשר לעשות כלום, הביאו לך גוף - תוצאות העבודה. תפתחו ותהנו, לא נשאר כלום.

אם המתכנתים שלך תורמים התקדמות למערכת פעם בשבוע, אז אתה מנהל פעם בשבוע. בגדול, אתה הקפטן של הספינה, אבל אתה יכול לבוא להגה רק 4 פעמים בחודש.

יש עוד קיצון - שליטה יתרה, כאשר אתה דורש מספרים כל 5 דקות. בתחנת כוח גרעינית, או בבקרת אקלים, זה מוצדק, אבל אתה רק אדם. אתה לא מסוגל להוציא פקודות מתאימות כל 5 דקות, אז אתה לא צריך לענות אנשים למען האגו שלך.

לכל אחד לפי יכולתו - קבל מספרים בתדירות שתצליח. זה איך זה לנהל. זה חייב להיעשות, יש לזה גם עלויות עבודה, קשיים ואיכות.

ניהול התקווה

תארו לעצמכם שאתם מנהלים מודיעין בחזית המלחמה הפטריוטית הגדולה. יש לך כמה קבוצות סיור בפיקודו. המשימה שלך היא לשלוח את האנשים חסרי הפחד האלה מאחורי הקו הקדמי לבצע משימות שונות. נניח שזה 1943. אין טלפונים ניידים, אימייל או מברק. יש מכשירי קשר, אבל אף אחד לא נושא אותם במשימות סיור - זה כבד מדי.

איך תיבנה ההנהלה? בזמן שקבוצת הסיור נמצאת בבסיס, אתם מכינים בקפידה את הפעולה. יחד עם החבר'ה, הסתכלו על המפה, דנו בהזדמנויות הטובות ביותר להגיע למטרה ולחזור, בחרו כלי נשק ותחמושת, הסכימו על נקודות בקרה, חשבו מה יכול להשתבש ומה לעשות בנידון. ואז הגיעו היום והשעה לתחילת הניתוח.

החבר'ה זחלו בשקט מעבר לקו הקדמי, ואתה נשארת מאחור. תן לי להזכיר לך, אין קשר. אתה לא יכול להפעיל שום השפעות שליטה - מלבד אולי לארגן הפגזה ארטילרית מסיחה כדי להקל על קבוצת הסיור להגיע לעורף האויב.

עכשיו נותר רק לקוות שהכל יהיה בסדר. אין שום דבר שאתה יכול לעשות. אתה רק מחכה ומקווה שהכל יסתדר. אתה מודאג אם הניתוח בוצע בפירוט. אמרת כל מה שיכולת, ידעת ורצית? נתת מספיק תחמושת? איחדתם את האנשים הנכונים לקבוצה? פספסת משהו?

כל מה שנותר לך הוא תקווה, ועל פיה אתה חי. אתה מסתדר לעתים רחוקות. כמעט כל הזמן שלך עסוק בתקווה.

עכשיו חזור אחורה ודמיין שאתה המנהיג של משהו. קבוצת פיתוח, פרויקט, מחלקת תמיכה, מחלקה, משרד - זה לא משנה.

האנשים שלך לא יוצאים למשימות סיור. הם בדרך כלל לא נעלמים להרבה זמן. הם כמעט תמיד בקשר, דרך מספר ערוצים בו זמנית. כולל מילוליים. הם יושבים ליד, בקיצור.

אבל אתה מתנהג כאילו אתה מנהל קבוצות סיור.

אתה מחלק משימות, מקצה מועדים, אחראים ו... אתה עוזב. שעה, שעתיים, יום, שתיים - ועדיין אתה לא שם. אתה יושב איפשהו ומקווה שהכל יהיה בסדר, בעיות ייפתרו, נעמוד בזמנים, אנשים לא יאכזבו אותך.

אתה יוצר הזדמנויות התפתחות - ציונים, קורסים, אומר לכולם ללמוד מסגרות, לשפר את כישוריו ו... אתה עוזב. לא עניין אותך איך זה מתקדם כבר חודשים? אתה פשוט יושב, מתעסק בעניינים שלך ומקווה שאנשים רק חושבים על איך להגשים את המסר שלך.

אתה אומר למתכנת - בצע את המשימה הזו, המוערכת ב-40 שעות, תוך 20 או 30. נסה, אין שם שום דבר מסובך. ואתה שוב עוזב. אתה לא בתהליך. אתה פשוט יושב שם ומקווה שהמתכנת שואב השראה מהבקשה שלך.

אתה מגדיר יעד לחודש - להגדיל את הייצור, או המרה, או משהו אחר. אתה נותן הוראות, שיטות, דוגמאות ושוב נעלם. אתה יושב חודש ומקווה שהכל יקרה. ואז אתה בא ומבין שתקוותיך היו לשווא.

זה הכל ניהול תקווה. לא מסתדר עם תקווה, אלא מסתדר עם תקווה. כמובן, קישטתי את זה.

לעתים קרובות אין תקווה. המנהל פשוט נתן את הפקודה, עזב ושכח מזה. לא אכפת לו אם זה יצליח או לא. תפקידו להגדיר משימה ולציין אם היא הושלמה או לא. את כל. אבל זה, כמובן, לא קשור אליך. לפחות יש לך תקווה.

כפי שאמר מקור לא ידוע: מנהלי הביניים מודאגים לגבי "האם זה נעשה בעבר" ו"מה אנשים יחשבו". לטובים, חשוב שהבעיה תיפתר.

כדי לא לעסוק בניהול תקווה, צריך לעסוק בשליטה - ראה את הטקסט למעלה. מקווה שהניהול הוא פונדקאית. אפילו לא ניהול, למען האמת.

הבת שלי עוסקת בניהול תקווה. יום אחד היא שאלה למה אני מרוויח כל כך מעט (הייתי אז מנהל IT). אני אומר שאני לא יודע. היא שאלה - מה אתה עושה בעבודה? עניתי - אני כותב תוכניות, מכתבים, מנהל אנשים. היא לא הבינה הכל - רק שעבדתי מול המחשב.

והיא נתנה פעולת שליטה מצוינת ברוח ניהול התקווה: אבא, פשוט לחץ על הכפתורים מהר יותר ותרוויח יותר.

זה לא עזר, לצערי. ההפך עזר - הקש פחות על כפתורים, תקשר יותר עם אנשים, כולל. - הפעלת שליטה. אבל זה כנראה לא משנה לבת. זה ניהול של תקווה.

מקור: www.habr.com