全てにおいて良い日！ 今日は、Microsoft SharePoint、PowerApps、Power Automate、Teams 製品を使用して、新入社員の退職要求を作成するプロセスを自動化する小さな例を共有したいと思います。 このプロセスを実装する場合、PowerApps と Power Automate のユーザー プランを個別に購入する必要はなく、Office365 E1/E3/E5 サブスクリプションで十分です。 SharePoint サイトにリストと列を作成し、PowerApps がフォームの作成を支援し、Power Automate がビジネス プロセスのロジックをカスタマイズする機会を提供します。 最終プロセスを MS Teams チームに接続します。 時間を無駄にせず、何が起こるか見てみましょう。
最初の段階では、リストと詳細を作成します。 リストが必要です:
- 従業員の退職要求
- ユニット
- 部門別人事
- 管理者
それぞれのリストが将来その役割を果たすことになるので、どれがどれになるか見てみましょう。 詳細を作成し、ナビゲーション メニューを構成します。
パワー・アプリ
それでは、PowerAppsを使用して「従業員退職届」リストのフォームを作成してみましょう。 最終的な形式では次のようになります。
「従業員」欄はOffice 365ユーザーの一覧から選択、「退職日」はカレンダーから、「部門」は部門名簿から、「人事」は「部門別人事」から選択します。ディレクトリ：
ただし、選択可能な人事リストがフォームに指定された部門によってフィルターされていることを確認する必要があります。 数式を使用して PowerApps でデータをフィルターしてみましょう。 「HR」フィールドの「Items」プロパティについては、次のように記述します。
さらに、フォームのステータス フィールドのデフォルト値を微調整することができます。 「ステータス」フィールドの「デフォルト」プロパティについては、次のように記述します。
要素を作成するフォームが開くと、値「新規」が「ステータス」フィールドに書き込まれます。それ以外の場合は、現在の要素の SharePoint 列の値がフォーム上のステータス フィールドに置き換えられます。
PowerApps の問題の XNUMX つは、SharePoint グループからデータを簡単に取得できないことです。 このため、ユーザーが SharePoint グループのメンバーであることに依存する場合、フォーム上のフィールドまたはオブジェクトの表示/可用性を簡単に構成することはできません。 しかし、回避策を作ることはできます。 特にこの目的のために、事前に管理者のリストを作成しました。
このリストには、フォーム上にのみ表示される「ユーザーまたはグループ」タイプの「従業員」フィールドと、リストビューのみに表示される、選択した従業員の名前が書き込まれる「名前」フィールドが含まれています。 ここで、PowerApps でちょっとしたトリックを試してみましょう。 たとえば、現在のユーザーが管理者リストに含まれている場合、任意のフィールドを使用できるかどうかを構成できます。 「リリース日」フィールドの「表示モード」プロパティを見つけて、次のように書きます。
この式によると、ログインが現在のユーザーのログインと一致する従業員が管理者リストに少なくとも XNUMX 人いる場合、フィールドは編集可能になり、そうでない場合は表示可能になります。 信頼性を高めるために、ログインを小文字に減らします。そうしないと、あらゆる種類のケースが発生する可能性があります。
フォームのヘッダーに「アプリケーションのアクション」ボタンがあることに気づいたかもしれません。
このボタンは別の画面に移動します。便宜上、アプリケーション上で可能なすべてのアクションが集められています。
各ボタンをクリックすると、追加のアクション ウィンドウが開きます。たとえば、「アプリケーションをキャンセル」アクションを選択すると、コメントを入力できる追加のウィンドウが開きます。
[確認] ボタンをクリックすると、アプリケーションのステータスが変更されます。これは、Power Automate フローを起動しなくても行うことができます。 ボタンの「OnSelect」プロパティに「Patch」関数を使用してみましょう。
Patch 関数を使用して、現在のアイテムの ID でフィルターして注文リストのアイテムを更新します。 「ステータス」フィールドの値を変更し、メイン画面に進みます。 他のアクション ボタンの場合もロジックは同様です。
残っているのは、承認フローを構成することだけです。 最も単純な形式でやってみましょう。
パワー自動化
チケットが作成されると、承認フローが自動的に実行されます。 実行中にアプリケーションのステータスが変更され、部門長がそれを受け取り、新しいアプリケーションの電子メール通知が部門長に送信されます。 リーダーを決定するために、「部門」ディレクトリがあります。
Power Automate フローを作成します。
このフローの実行中に、部門長は新しいアプリケーションの作成に関する電子メール通知を受け取り、リンクに従ってボタンをクリックして決定を下すことができます。
[同意する] または [拒否] ボタンをクリックすると、Power Automate フローも起動され、アプリケーションのステータスが変更され、HR スペシャリストに電子メール通知が送信されます。
プロセスの準備が完了しました。
チーム
そして最後の仕上げは、このプロセスとのコラボレーションの組織化です。 これを行うには、プロセスを MS Teams コマンドに接続します。
これで、MS Teams チームのすべてのメンバーが、別のタブで新しい従業員のサインアウト プロセスにアクセスできるようになりました。
もちろん、フロー ロジックで複数ステップの承認を提供できるほか、承認コンポーネントを使用して Power Automate タスクを割り当てることもできます。 レポートをカスタマイズし、Microsoft Teams チャットボットに送信される通知を生成することもできます。 ただし、それについては今後の記事で詳しく説明します。 ご清聴ありがとうございました。皆様、良い一日をお過ごしください!
出所： habr.com