数百人からなる分散チームをどのようにして SAAS に移管したか

従来のオフィス ツールにとってコラボレーションは問題点です。 XNUMX 人が同時に XNUMX つのファイルで作業している場合、編集ではなく、変更内容とその作成者の検索により多くの時間と労力が費やされます。 必ずしも互換性があるとは限らないアプリケーションが多数あるため、これは複雑です。 この問題を解決する XNUMX つの方法は、クラウドベースのオフィス スイートに移行することです。 その数はそれほど多くありませんが、私たちがどのようにして Forex Club 従業員の保守主義を克服し、XNUMX のオフィスを持つ分散型企業をわずか XNUMX、XNUMX か月で G Suite に移行することができたのかをお話しします。

なぜ移行しようと思ったのですか?

Forex Club は通常、外国為替レートに関するオンライン取引の文脈で思い出されます。 しかし、この会社は世界のさまざまな国で数種類の通貨商品を扱っています。 このため、クライアント向けに独自のプラットフォームを備えた非常に複雑な IT インフラストラクチャを備えています。

私たちが出会った当時、その会社のバックオフィスはいくつかの異なるプラットフォームとアプリケーションを使用していました。 ほとんどの従業員にとっての主な作業ツールは、Microsoft オフィス スイートと Zimbra のメールでした。 何よりも、これは追加のストレージ、バックアップ、ウイルス対策、多数のコネクタと統合、そして定期的な監査を伴う Microsoft と Zimbra のライセンス管理の上部構造でした。

Forex Club の IT 部門がこのシステムを維持するには費用がかかりました。 複雑なインフラストラクチャでは、多数のサーバーのレンタル、これらのサーバーのシャットダウンやインターネット接続障害に備えた DRP 計画、およびバックアップが必要でした。 問題のない運用を保証するために、時間の経過とともに特別な管理部門が設立され、引き続きライセンス監査の任務を担当しました。

さまざまなプログラムが豊富にあるため、外国為替クラブの一般従業員の間で問題が発生しました。 文書のバージョン追跡がなければ、一部の改訂の作成者やテキストや表の最終バージョンを見つけるのは困難でした。 

メンテナンスコストを削減するために、Forex Club は同じ問題を解決するより簡単な方法を探していました。 ここから私たちの交流が始まりました。

代替手段を見つける

本格的なコラボレーションを実現するには、ローカル ストレージからクラウドへ移行するというアプローチ自体を変える必要がありました。 Forex Club は、すべてのオフィス アプリケーションに共通のクラウド ソリューションを探し始めました。 候補は Office 365 と G Suite の XNUMX つでした。 

Microsoft ライセンスの多くは Forex Club から購入されていたため、Office 365 が優先されました。 ただし、Office 365 がクラウドにもたらすのは、オフィス スイートの機能の一部だけです。 ユーザーは依然として個人アカウントからアプリケーションをダウンロードし、それを使用して古いスキームに従ってドキュメントを操作する必要があります。つまり、バージョン インデックス付きのコピーを送信して再保存します。

Google Cloud の G Suite はより多くのコラボレーション機能を備えており、価格も安価です。 Microsoft 製品の場合は、エンタープライズ契約を使用する必要がありますが、これは (購入したソフトウェアを考慮しても) まったく異なるレベルの支出となります。 そして私たちの支援により、G Suite の導入は Google プログラムに基づいて行われ、大規模顧客に対して同社のサービスへの切り替えコストを補償しました。

従業員が使用するサービスのほとんどを G Suite に移行することが計画されていました。

• カレンダーと電子メール (Gmail と Google カレンダー)。
• メモ (Google Keep);
• チャットとオンライン会議 (チャット、ハングアウト)。
• オフィス スイートとアンケート ジェネレーター (Google ドキュメント、Google フォーム)。
• 共有ストレージ (GDrive)。

ネガティブな感情を克服する

最も便利なツールであっても、ツールの実装は常にエンド ユーザーからの否定的な反応に直面します。 主な理由は保守主義です。人々は何も変えたくなく、新しい仕事のアプローチに慣れたがらないからです。 状況は、非 IT 従業員によく見られる、Web の存在を単にサイト上を歩いている (ただし、サイト上で作業しているわけではない) と認識していることによって複雑になりました。 彼らはそれをどのように扱うのか理解していませんでした。

Forex CLub側では、Dmitry Ostroverkhovがプロジェクトの実装を担当しました。 彼は実装段階を監視し、ユーザーからのフィードバックを収集し、タスクに優先順位を付けました。 共同での準備や社員アンケート、社内ルールの説明などもあり、スムーズにスタートすることができました。

このプロジェクトにおける Softline の主なタスクは、ユーザーとシステム管理者をトレーニングし、最初の段階で技術サポートを提供することでした。 一連のトレーニングを通じて、製品がどのように機能するかを説明しました。 合計 15 回のトレーニングを 4 時間ずつ実施しました。 XNUMX つ目はパイロットの前で、変革の基礎を準備していたシステム管理者向けです。 それ以降は一般従業員向けです。 

主要なトレーニング プログラムの一環として、エンド ユーザーが新しいツールに慣れるのが難しいという点を補う利点を強調しました。 また、各トレーニングの終わりには、従業員が独自の質問を考えることができ、仕事の開始時の落とし穴がなくなりました。

Forex Club は自社の顧客向けにトレーニング セミナーを実施していますが、必要な能力を備えた教師が不足しているため、同社は独自に G Suite のトレーニングを立ち上げることができませんでした。 トレーニングの効果を評価するために、Forex Club はトレーニング前とトレーニング後しばらくして学生アンケートを実施しました。 最初の調査では、今後の変化に対してほとんど否定的な認識が示されました。 XNUMXつ目は、逆に、ポジティブな気持ちが高まったことです。 人々は、これが自分たちの仕事にも当てはまることに気づき始めました。

パイロットオフィス

このプロジェクトは、2017 人のシステム管理者が G Suite に切り替えた 2018 年末に始まりました。 これらの人々は、ソリューションの長所と短所を特定し、変革の準備を整える先駆者になる必要がありました。 私たちは彼らのフィードバックと推奨事項を考慮し、XNUMX 年 XNUMX 月に非 IT 従業員の最初の試験的な移行のために、地元のシステム管理者がいる中規模の支店を選択しました。

移行も同時に行われました。 はい、人々が新しいツールに切り替えるのは難しいため、クラウド ソリューションとデスクトップ アプリケーションのどちらかを選択する場合、ユーザーはより使い慣れたデスクトップに傾き、グローバル アップグレード計画が遅くなるでしょう。 そのため、パイロット オフィスのトレーニングが完了すると、すぐに全員を G Suite に移行しました。 最初の数週間は多少の抵抗がありましたが、現地のシステム管理者が説明し、難しい点をすべて示してくれました。

パイロットオフィスに続き、Forex Club の IT 部門全体を G Suite に完全に移行しました。

支店ネットワークの変更

パイロット プロジェクトの経験を分析した後、Forex Club の IT 部門と協力して、社内の他の部門向けの移行計画を作成しました。 当初、このプロセスは XNUMX 段階で行われることが計画されていました。 第 XNUMX 段階では、製品に対して最も忠実な Forex Club の従業員のみをトレーニングし、オフィスでプロジェクトを推進し、第 XNUMX 段階の一環として同僚が新しいプラットフォームに移行するのを支援することを望んでいました。 社内の「エバンジェリスト」を選出するためにアンケートを実施したところ、FXクラブ全体の約半数が回答するという予想を上回る結果が得られました。 そこで私たちはプロセスを長引かせないことに決め、「従業員による実装」の段階をスキップしました。

パイロット プロジェクトと同様に、本社が最初に移行され、そこにはローカルのシステム管理者がおり、新たな問題への対処を手伝ってくれました。 各オフィスでは、新しいツールへの移行に先立ってトレーニングが行われました。 トレーニングは、さまざまなタイムゾーンや勤務スケジュールを考慮した柔軟なスケジュールに従って計画する必要がありました。 たとえば、カザフスタンと中国のオフィスでは、トレーニングをモスクワ時間の午前 5 時に開始する必要がありました (ちなみに、G Suite は中国では何があってもうまく機能します)。

本社に続き、支社ネットワークも G Suite に切り替えました (約 100 ポイント)。 プロジェクトの最終段階の特徴は、これらの支店には主にスプレッドシートを扱う営業担当者が配置されていることです。 データ転送を支援するために、XNUMX 週間のトレーニングを実施しました。

同時に、G Suite への移行直後、予想通りテクニカル サポートへの電話件数が増加したため、当社のスペシャリストは Forex Club 自体のサポートの「後方」で働きました。 リクエストのピークは支店ネットワークの移行中に発生しましたが、徐々にリクエストの数は減少し始めました。 オフィス製品や電子メール、ソフトウェアのライセンス管理、サーバーやネットワーク機器の操作、バックアップ通信チャネルなどのリクエストが特に減少しました。 つまり、この実装により、サポートとバックオフィスの第一線の負荷が軽減されました。

オフィスの移転には合計約 2018 か月かかりました。XNUMX 年 XNUMX 月に本社部門での作業が完了し、XNUMX 月には支店ネットワーク全体での作業が完了しました。

落とし穴

電子メールの移行速度が大きな問題になっています。 IMAP Sync を使用して、1 つの電子メールを Zimbra から Gmail に転送するのに 700 秒かかりました。 約 2 人の従業員が XNUMX の Forex Club オフィスで働いており、それぞれのオフィスには数千通の手紙があります (合計で XNUMX 万人以上の顧客にサービスを提供しています)。 そこで、移行を迅速化するために、G Suite 移行ツールを使用しました。これを使用すると、メールのコピー プロセスが速くなりました。 

カレンダーやタスクからデータを転送する必要はありませんでした。 古いインフラストラクチャにはいくつかのソリューションがありましたが、従業員はそれらを十分に活用していませんでした。 たとえば、企業カレンダーは Bitrix 上のポータル形式で実装されていましたが、不便だったため、従業員が独自のツールを持ち、データ移行を従業員が独自に実行していました。

また、運用ドキュメントの転送はユーザーの手に委ねられていました (ここで話しているのは現在の作業に関するデータのみです。会社のナレッジ ベースには別のソリューションが使用されています)。 ここでは質問はありませんでした。 ただ、ある時点で管理上の境界線が引かれ、ローカルに保存された情報に対する責任はユーザー自身に移される一方、Google ドライブ上のデータの安全性はすでに IT 部門によって監視されていました。 

残念ながら、G Suite ですべてのワークフローに類似するものを見つけることはできませんでした。 たとえば、Forex Club の従業員が使い慣れている一般的なメールボックスには Gmail のフィルターがないため、特定の文字を見つけるのが困難です。 Google Chat の SSO 認証にも同様の問題がありましたが、この問題は Google サポートにリクエストすることで解決されました。

ユーザーにとっての主な問題は、Google サービスには、Skype や Office 365 などの競合他社の機能の一部がまだ備わっていないという事実に関連していました。ハングアウトでは電話をかけることしかできず、Google チャットには引用機能がなく、Google スプレッドシートにはサポートがありませんでした。 Microsoft Excel マクロ用。

さらに、Microsoft と Google Cloud 製品では、テーブル編集ツールへのアプローチが異なります。 表を含む Word ファイルを Google ドキュメントで開くと、形式が正しくない場合があります。

新しいインフラストラクチャに慣れるにつれて、いくつかの問題は別のアプローチで解決されました。 たとえば、スプレッドシートのマクロの代わりにスクリプトが使用されますが、Forex Club の従業員はこれがさらに便利であると感じました。 1C レポート (スクリプトや複雑なフォーマットを使用) を扱う Forex Club の財務部門にのみ類似するものを見つけることはできませんでした。 そこで彼は共同作業の場合のみ Google スプレッドシートに切り替えました。 その他のドキュメントについては、引き続きオフィス パッケージ (Excel) が使用されます。 

合計すると、Forex Club は Microsoft Office ライセンスの約 10% を保持していました。 これは、このようなプロジェクトでは通常のことです。少数の従業員がオフィス スイートの高度な機能を使用しているため、残りの従業員は置き換えを容易に受け入れます。

インフラストラクチャの残りの部分では大規模な変更は行われていないことに注意してください。 Forex Club は、運用タスクのために Google Keep を導入しましたが、Jira と Confluence を放棄したわけではありません。 Jira と Confluence を G Suite と統合するために、データを迅速に転送できるプラグインをデプロイしました。 監視システムは維持され、Trello、Teamup、CRM、Metrics、AWS などの多くの追加ツールも維持されています。当然のことながら、システム管理者はブランチに残りました。

Chromebook の実験

コストを削減する方法を模索していた Forex Club は、Chromebook を搭載したモバイル ワークステーションに全員を移行することを構想しました。 デバイス自体は非常に安価であり、クラウド サービスを利用することでワークステーションをすぐに導入することができました。

私たちは、営業部門の 25 人からなる小規模なユーザー グループを対象にモバイル ワークステーションをテストしました。 この部門の従業員には、Web 経由のみでの作業を妨げるようなタスクはなかったため、この移行はスムーズに行われたはずです。 しかし、テストの結果によると、安価な Chromebook のハードウェアでは、すべての Forex Club 企業アプリケーションを正しく動作させるには不十分であることが判明しました。 そして、技術的パラメータに適合するより高価なモデルは、コストが従来の Windows ベースのラップトップと同等であることが判明しました。 その結果、彼らはプロジェクトを断念することを決定した。

G Suite の登場で何が変わったのか

あらゆる偏見や不信に反して、トレーニングからすでに 3 か月が経過した時点で、従業員の 80% が G Suite のおかげでドキュメントの操作が本当に簡単になったとアンケートで回答しています。 移行後、従業員の機動性が高まり、ウェアラブル デバイスを使用して仕事をすることが増えました。

Forex Clubによるモバイルデバイスの使用統計

Google フォームは非常に人気があります。 部門内では、これまで郵送を使用して手動で結果を収集する必要があったアンケートを迅速に実施できるようになります。 Google Chat と Hangouts Meet への移行は、一般的に機能が少ないため、最も多くの質問や苦情を引き起こしましたが、それらを使用することで社内の多くのインスタント メッセンジャーを放棄することが可能になりました。

プロジェクトの結果は、私たちが協力したドミトリー・オストロバーホフによって次のようにまとめられました。「このプロジェクトにより、Forex Club の IT インフラストラクチャのコストが削減され、サポートが簡素化されました。 これらの問題は Google 側で解決されるため、プロセス メンテナンス タスクの層全体がなくなりました。 現在では、すべてのサービスをリモートで設定できるようになり、数人の Google 管理者によってサポートされるようになり、IT 部門は時間とリソースを他のことに費やせるようになりました。」

出所： habr.com