MIPC における会計業務の変革にどのように貢献したか

私たちのテクノロジーがどのように役立つかについては何度か書いてきました。 さまざまな団体 とさえ 州全体 あらゆる種類の文書からの情報を処理し、会計システムにデータを入力します。 今日は私たちがどのように実装したかを説明します ABBYY フレキシキャプチャー в モスクワ・ユナイテッド・エネルギー・カンパニー (MOEK) – モスクワ最大の熱と温水の供給者。

自分が普通の会計士の立場になったと想像してみてください。 これが簡単ではないことは理解していますが、とにかく試してみてください。 毎日、膨大な数の紙の請求書、請求書、証明書などを受け取ります。 そして特に多いのは、報告前の数日間です。 すべての詳細と金額を迅速かつ慎重にチェックし、再入力して会計システムに入力し、手動で取引を実行し、文書をアーカイブに送信して、内部監査人、税務署、関税局に検証のために速やかに提出できるようにする必要があります。規制当局など。 難しい？ しかし、これは多くの企業に存在する長年の商習慣です。 MOEK と協力して、この骨の折れる作業を簡素化し、より便利にしました。 どうだったのか興味のある方は、猫へようこそ。

写真は、ヨーロッパ最大の熱エネルギー生産会社であるモスクワCHPP-21を示しています。 このステーションで生成された熱は、MOEK によってモスクワ北部の 3 万人の住民に供給されます。 写真ソース.

MOEK はモスクワに 15 軒半の支店を持っています。 同社は、811 km の暖房ネットワーク、94 か所の火力発電所とボイラーハウス、10 か所の加熱ポイント、000 か所のポンプ場にサービスを提供しており、また、新しい熱供給システムの構築と設置も行っています。 会社は事業活動のためにさまざまな機器やサービスを購入します。 年間約2000件の購入。 購入を開始する各部門での文書の準備は、特別な従業員、つまり契約監督者によって実行されます。

大企業では契約はどのように機能するのでしょうか? キュレーターが契約を結ぶとき、納品書、サービス提供証明書、請求書、証明書など、多くの重要な紙文書を取引相手から受け取ります。通常、キュレーターはビジネス書類をスキャンし、そのスキャン結果をエンタープライズ リソース内の注文に添付します。マネジメントシステム。 財務管理者はすべてのデータを手動でチェックします。 その後、学芸員は原本を会計部門に持ち込んでいきます。 または、宅配便業者がこれを行う場合、書類の移動には数時間から数日ほど時間がかかる場合があります。

すべてがうまくいくはずですが、他の多くの企業と同様に、次のようになります。

• 報告書が提出される数日前に書類が経理部門に届く場合もあります。 そうなると会計士は昼も夜も職場で過ごさなければなりません。 すべての請求書や請求書などが正しく入力されているかどうかを手動で確認する必要があり、すべてが正しい場合は、従業員が会計システムにデータを再入力して転記します。 同時に、会計担当者の時間の 90% は、詳細、金額、日付、品目番号などのデータの再印刷に費やされます。 このため、間違いを犯す危険性があります。
• 書類に誤りがある場合があります。 また、請求書や証明書が紛失している場合もあります。 場合によっては、報告書が提出される数日前にこのことが明らかになることがあります。 このため、書類承認のタイミングが遅れる場合がございます。
• 会計士は入力後、請求書、請求書、および行為を別の紙と電子アーカイブに保管します。 なぜこれが難しいのでしょうか? たとえば、MOEK は関税に従って業務を行っているため、そのコストを行政当局に定期的に報告する義務があります。 そして、次に州や税務の監査が会計部門に来ると、従業員は長時間書類を検索しなければなりません。

MOEK の会計部門のかつての様子は次のとおりです。


MOEK は、取引を迅速に完了して報告書を提出し、調達における市場の変化をより適切に評価し、財務戦略を計画するために、エネルギー業界で最初にこのスキームの再構築と簡素化を決定しました。 長年続いてきた経理部門の業務システムを単独で変えるのは容易ではなかったため、同社はパートナーであるABBYYと協力して変革することにした。

否や言うほどない

ABBYY の専門家チームが MOEK にインテリジェントな情報処理のためのユニバーサル プラットフォームを実装しました ABBYY フレキシキャプチャー そして構成されました:

• 文書処理のための柔軟な記述 (データ抽出テンプレート)。 それが何であるか、そしてそれがハブレで何が必要であるかについて詳しく話しました ここで и ここで。 このソリューションを使用して、MOEK は 30 種類を超える文書 (設置された機器の証明書や代理店手数料の証明書など) を処理し、そこから 50 を超える属性 (文書番号、VAT を含む合計金額、購入者の名前、販売者の名前、契約者、商品の数量など。）;
• チェックを実行してデータをアップロードするためのコネクタ。ABBYY FlexiCapture、SAP、OpenText を接続しました。 コネクタのおかげで、各種ディレクトリを利用した注文や契約のデータを自動で確認できるようになりました。 これについては以下で説明します。
• OpenText に基づく電子アーカイブへのドキュメントのエクスポート。 すべてのドキュメント スキャンが XNUMX か所に保存されるようになりました。
• SAP ERP の会計エントリのドラフト。文書のスキャン画像へのリンクが含まれます。

そこで、ABBYY と MOEK の従業員は、会計士が電子アーカイブ内のあらゆる属性に基づいて重要な口座を数秒で見つけて税務調査に提出できるように、検索フォームを開発しました。

検索は 26 の異なる基準を使用して可能です (画像はクリック可能です)。

MOEK はシステム全体のテストに成功した後、運用を開始しました。 承認、明確化、改善を含むプロジェクト全体は 10 か月で完了しました。

ABBYY FlexiCapture 実装後の作業スキーム:


何も変わっていないように感じますか？ はい、ビジネス プロセスは同じままですが、ほとんどの機能がマシンによって実行されるようになっただけです。

配線、完了！

今はどうですか？ 契約の管理者が、火力発電所用のポンプの供給や、たとえば暖房ネットワークの建設に関する取引に関する一連の主要文書を受け取ったとします。 専門家は、書類の完全性と内容を自分で確認したり、宅配業者に電話したり、書類の原本を会計部門に送ったりする必要がなくなりました。 キュレーターは署名された一次文書セットをスキャンするだけで、その後はテクノロジーが引き継ぎます。

従業員は、ネットワーク スキャン システムを使用して、スキャン結果を TIFF または PDF 形式でホット フォルダまたは電子メールに送信します。 次に、ABBYY FlexiCapture Web 入力ステーションを開き、処理するドキュメント セットのタイプを選択します。 たとえば、「仲介手数料を伴う作品/サービスの購入」、「材料および技術リソース（MTR）の受領」、「資産会計」などです。

セットのタイプによって、システムが分類、認識、検証する必要がある必要なドキュメントとデータの数とタイプが決まります。

キュレーターは認識のためにスキャンをアップロードします。 システムはすべての書類の存在、各書類の内容を自動的にチェックし、サーバーは契約日、金額、住所、納税者番号、チェックポイント、その他のデータの詳細を認識します。 ちなみに、MOEKはこのアプローチを採用したロシア初のエネルギー会社です。

管理者がすべての文書をアップロードしていない場合、または一部の請求書にすべてのデータが含まれていない場合、システムはこれを認識し、従業員にただちにエラーを修正するよう求めます。

システムはエラーを出し、不足しているドキュメントを追加するように求めます (以下、スクリーンショットはクリック可能です)。

システムはドキュメントの有効期限が切れていることを認識しました。

したがって、従業員は、文書が正しく作成されているかどうかを判断する必要がなくなりました。 すべてが正しい場合、ほとんどのデータ チェックは Web エントリ ステーションで自動的に行われます。 SAP ERP で指定された注文番号を入力するだけで十分です。 この後、認識されたデータは、SAP で処理された情報 (取引相手の TIN と KPP、契約番号と金額、VAT、製品またはサービスの命名法) と比較されます。 XNUMX つの文書の処理とチェックには数分しかかかりません。

詳細 (INN および KPP) を使用して、ディレクトリから目的の会社を選択できます。

請求書または請求書にエラーがある場合、ドキュメントをアーカイブにエクスポートすることはできません。 たとえば、文書が正しく編集されていないか、文字の XNUMX つが正しく認識されていない場合、システムはそのことを示し、従業員にすべての不正確さを修正するよう求めます。 以下に例を示します。

システムは、Vasilek CJSC が MOEK サプライヤーのリストに含まれていないことを検出しました。

これにより、従業員は文書が経理部門に届く前にエラーを追跡できるようになります。

すべてのチェックが正常に完了すると、ワンクリックで文書のスキャンされたコピーが OpenText 電子アーカイブに送信され、リンクとそのメタデータを含むカードが SAP に表示されます。 会計士やキュレーターは、電子アーカイブ内で、必要な順序の文書のリストと、文書を誰が、どのような期間で、どのような結果で処理したかに関する情報をいつでも閲覧できます。

ピョートル・ペトロヴィッチは電子アーカイブを調べた...

...注文番号 1111 の文書をアップロードした人を確認します。

ABBYY FlexiCapture から SAP にデータとスキャンをアップロードすると、事前に入力されたデータとスキャンされたドキュメントの画像へのリンクを含む下書きトランザクションが表示されます。

ドラフト配線:

その後、会計士は完成した草稿とスキャンへのリンクが記載された電子メール通知を受け取ります。 専門家はもう紙と格闘する必要はありません。 彼がしなければならないのは、スキャンした取引総額、印鑑と署名の有無を確認し、取引を行うことだけです。 会計士がこれに費やす時間は XNUMX 分もかかりません。

プロジェクトの結果

• MOEK は ABBYY テクノロジーを使用して、会計だけでなく財務管理も簡素化し、加速しました。 投稿を行うために、従業員は元の書類を持って宅配業者を待つ必要はなくなりました。電子アーカイブからワンクリックで確認済みのデータを含むスキャンを受け取るだけで済みます。 確かに、紙の文書は依然として必要です。 しかし今では、後でそれを経理部門に送信できるようになりました。 それが到着すると、従業員は会計システムの「原本を受け取りました」ボックスにチェックを入れます。
• 従業員はスキャンから取引に関する必要なすべてのデータを即座に受け取り、時間通りに取引を行い、報告用のすべての文書を事前に準備します。 今では内部検査も外部検査も恐れることはありません。
• 会計士は金融取引を 3 倍早く実行し、MOEK は報告期間を 10 日早く締め切ります。
• MOEK のすべての支店は、会計文書を単一の電子アーカイブに保管します。 このおかげで、請求書、契約書、完了行為、およびそれらの属性 (金額、VAT、製品またはサービスの範囲) を以前より 4 倍の速さで見つけることができます。
• このソリューションは年間 2,6 万ページを超えるドキュメントを処理します。

代わりに、結論の

MOEK が使用する ABBYY フレキシキャプチャー 2 年間にわたって統計を収集してきました。 会計士は、草案を変更せずに入力の 95% を行っていることが判明しました。 これは、今後、そのような投稿を完全に自動的にスキップできることを意味します。 偶然にも、この製品は実際に同社のビジネス プロセスに「人工知能」の要素を導入するための最初のステップでした。MOEK は対応するプログラムを開発中です。

他のロシア企業も会計業務の自動化を進めており、会計業務をよりシンプルかつ便利にしている。 たとえば、ABBYY テクノロジーを使用した財務管理サービス「フレブプロム» 重要なビジネス情報を 2 倍の速さで受け取り、必要な請求書や納品書の検索にかかる時間を 20% 削減します。 インテリジェントな情報処理テクノロジーは、ホールディングスの経理部門の従業員を支援します。」さび» 一斉税務調査中に必要な財務書類を即座に見つけることができます。 2019 年には、同社の専門家は約 10 万ページの文書を処理する予定です。

MOEK と ABBYY プロジェクトについてもっと知りたいですか? 3月11日午前00時、MOEK情報技術センター副所長のウラジミール・フェオクチストフ氏が無料講演会で事件の詳細について話す予定だ。 ウェビナー「人工知能テクノロジーがエネルギー業界の企業の発展にどのように役立つか」。 質問したい場合は参加してください。

エリザベタ・ティタレンコ
ABBYY コーポレートブログ編集者

出所： habr.com