検疫中のABBYYオフィスの運営を技術的に保証する方法

ハブル、こんにちは！私の名前はオレグです。ABBYY グループ企業の IT サービスの責任者です。 2 か月以上前、世界中の ABBYY 従業員が自宅のみで働き、生活するようになりました。オープンスペースや出張はもう必要ありません。私の仕事は変わりましたか？いいえ。一般的にはそうですが、3〜13年前に変わりました。そして今では、以前と同じ方法で XNUMX か国のオフィスの運営を技術的に保証しています。ただ、今では私たちは家にいて、キッチン、ソファ、バルコニーなどに座ってそれを行っていますが、オフィスでは勤務している人はXNUMX人だけです。ちなみに、これは次のとおりです。

今日は、ABBYY IT サービスが現在どのような問題を解決しなければならないか、オフィス アテンダントがどのように私たちを救ってくれるか、なぜ MS Teams と Zoom が私たちのすべてになっているのかなどについてお話します。猫さんへようこそ。

遠い昔、隔離される前…

5 ～ 7 年前、ABBYY は社内インフラの開発に重点を置いた会社でした。私たちはクラウド製品をほとんど使用していませんでした。アプリケーションを社内にデプロイしようとしたため、外部からそれらにアクセスするのは困難でした。しかし、時代は変わりました...

クラウド製品はより迅速に開発され、より柔軟で多様な機能を提供しました。そして今では、オンプレミス機能を備えた類似品を見つけることは単純に不可能なことがよくあります。

従業員は機動性を必要としていました。営業担当者やマーケティング担当者は常に出張したり、世界中を旅したり、会議に出席したりしています。彼らは、いつでもどこでも企業システムにアクセスする必要があるだけです。

人々の世代も変わりました。若い新入社員は、コワーキング スペース、カフェ、または自宅で働くことを好みます。彼らにとって機動性は重要です。したがって、私たちは日常生活に存在するものと同様の作業環境を技術的に作成しました。オフィスと別の作業場所を切り替える必要がなくなると、同僚ははるかに快適になります。

現在、ABBYY の国際オフィスは米国からオーストラリアまで 13 か国に開設されています。また、内部サービスによって特定の場所に「結び付けられる」よりも、共通のクラウド インフラストラクチャを使用する方がはるかに便利です。

数年前、私たちは戦略を見直し、業務にクラウド アプリケーションを積極的に使用し始めました。たとえば、私たちは Office 365 パッケージ (MS Teams、OneDrive、SharePoint など) をとても気に入っています。

これは、すべての従業員がクラウド ソリューションに依存していることを意味するものではありません。 ABBYY には豊富な内部インフラストラクチャがあり、たとえば、開発者はローカルの施設を使用してニューラル ネットワークをトレーニングしています。私たちは、クラウド製品と独自の社内インフラストラクチャをほぼ 50/50 で使用していると言えます。

RDPの人気について

私たちは常に内部ネットワークをリモートで操作することを許可しており、誰もが自分にとって都合の良い方法を選択していました。オフィスにいることが多い人は、RDP (リモート デスクトップ) を好みます。原則として、誰もが家に自分の機器を持っています。それは常に強力であるとは限らず、家族全員がそれを使用できます。そして職場には、あらゆるものに設定され接続されている最新のコンピューターがあります。したがって、自宅から RDP に接続して、パソコンの内容を気にせずに作業できる方が便利です。

モスクワにあるオフィス (R&D センター、ABBYY ロシアおよび ABBYY 新興市場のオフィスがここにあります) の場合、通常はリモート接続用に常に XNUMX つのリモート デスクトップ ゲートウェイ (RD ゲートウェイ) があり、対応していました。しかし今では、この接続方法が非常に普及しています。負荷のバランスをとるために、IT サービスは XNUMX つの追加のゲートウェイを導入しました。おそらくこれが、XNUMX 月以降に行われた唯一のインフラストラクチャ変更です。

ここでは 800 人以上の従業員が働いており、データが最も示唆に富んでいるため、ABBYY のモスクワ オフィスに関する統計を以下に提供します。

VPN

VPN の使用に慣れている同僚がいます。現在、多くの人が会社の機器を自宅に持ち帰っています。ほとんどの場合、ラップトップとモニターを持ち歩きました。常にリモートで作業する場合は、別の大きなモニターの方がはるかに便利です。従業員のために追加の機器を購入しませんでした。

アテンダント

隔離期間中であっても、オフィスに人がいない状態でいることは不可能です。私たちは、Yura と Stas という 10 人のシステム管理者を当番に任命しました。彼らはそれぞれ、19週間はオフィスで働き、XNUMX週間は自宅で働きます。彼らは通常のスケジュールを持っています - XNUMX時からXNUMX時まで。

これらは、従業員が直面する技術的な問題のトラブルシューティングに役立ちます。設備がたくさんありますが、故障することもあります。多くの場合、誰かのコンピュータがフリーズします。週に数回、ハードドライブが故障したり、何かが焼き切れたりして、交換または修理が必要になります。

停電が発生した例は数件あり、従業員がリモートからコンピュータを再起動することができないため、誰かがコンピュータを再起動する必要があります。一般に、時間の 90% はオフィス機器の電源を入れておくことに費やされます。

当直職員が検疫中に実行し始めた珍しい任務もいくつかある。

1. プリンターに用紙を挿入し、印刷された文書を取り出します。これは、受信したドキュメントを処理し、自宅のコンピュータから職場のプリンタで印刷する従業員に必要です。彼らはオフィスに戻ると、100500 ページを印刷するのではなく、すぐにすべての書類を受け取ります。もちろん、これを後で行うことも可能でしたが、私たちは同僚が通常のプロセスを変更しないように支援します。今では非常に多くの異常なことが起こっています。
2. 私たちはスキャナーとプリンターを梱包して、仕事に必要な同僚に届けました。ダーチャにこもっていた従業員の XNUMX 人が、安定したインターネットを利用できるようにケーブルを接続するのを手伝ってくれました。

   ちなみに、ABBYY FineScanner AI モバイル アプリケーションは、ドキュメントのスキャン、ドキュメント内のテキストの認識、署名の追加、12 の一般的な形式へのファイルの変換などにも役立ちます。 31月XNUMX日まで 私たちは与えます ABBYY FineScanner AI へのプレミアム アクセス。

週末はどうですか？

週末にはオフィスに従業員はいません。私たちは、オトラドニー（私たちのオフィスがある場所）に住んでいるシステム管理者と、何か起こったら彼が来て助けてくれるということで合意しました。そして彼の助けが役に立ちました。週末には停電が数件発生し、機器の動作を回復する必要がありました。

パス

XNUMX月に遡ると、私たちは隔離期間中にオフィスに来る必要があるすべての従業員にmos.ruへのパスを発行しました。現在では、出勤する必要がある場合には、従業員が QR コード付きのパスを発行します。しかし、オフィスに来られるからといって、同僚が毎日オフィスに行くわけではありません。通常、建物内に勤務する人は XNUMX 人だけです。残りの人は緊急の場合にのみ来ることができます。

他国のオフィスでも

ABBYY の他のオフィスもほぼ同様の状況です。オフィスは閉鎖されており、従業員は在宅勤務し、同じツールを使用しています。たとえば、アメリカのオフィスには当直職員さえいません。現地のシステム管理者は隔離前に倉庫から一部の機器を持ち出し、新しい従業員が到着したら、設定済みのラップトップを郵送するだけです。

つながりを保つ方法

現在では、オフィスで働いていた時代と比べて、コミュニケーション チャネルの負荷はさらに低下しています。ファイルのダウンロードやビデオの視聴などの主なトラフィックは現在、ホームプロバイダーを経由しています。今年計画していましたが、チャネルを拡大する必要はありませんでした。

隔離中に私たちが最初に行ったのは、通信を回復するための規制を慎重に検討することでした。いくつかの監視テストを追加し、バックアップ チャネルに切り替えるスキームを考案し、負荷分散ルールを検討しました。

リモートでのセキュリティをどのように確保しましたか?

間違いなく、最も重要なことはセキュリティの確保でした。しかし、私たちはこれにも備えてきました。 XNUMX 年前、二要素認証が導入されました。これは、人々が企業環境の外で頻繁に働く場合、必須の事項の XNUMX つだと思います。そして、これはすぐにインストールできない類のものです。現在、企業リソースにアクセスするには XNUMX つの要素が必要です。誰かがリモートワークに切り替える予定がある場合、これは情報セキュリティの観点から必須です。

詐欺師がどのように活動的になり、認証情報を入手しようとしているかがわかります。これらは主にフィッシング攻撃です。また、電子メールは保護されていますが、フィッシングを技術的に完全に防ぐことはできません。従業員自身が、不審なリンクをクリックしたり、予期しないメッセージのファイルを開いたりすべきではないことを理解することが重要です。そのために、従業員向けにウェビナーを開催し、そのような状況で何をすべきかを思い出させました。今は、このようなウェビナーを開催するのに非常に良い時期です。なぜなら、人々は、異常な状況に置かれているため、情報を収集し、集中し、よりオープンに情報を受け入れ、よりよく認識できるからです。

また、在宅勤務の簡単なルールにも注意を払いました。たとえば、作業セッションをオフにする必要があること、退勤時にコンピュータをロックすること、別のアカウント（あなたは XNUMX つのアカウントで仕事をし、子供は別のアカウントで遊ぶなど）の必要性などです。これは非常に重要です。なぜなら、子供はお父さんやお母さんがキーボードを叩いているのを見て、自分もやりたいと思うからです。彼はノックしに来ますが、そこで何をノックするのか、どのプログラムでデータを削除または置き換えるのかはわかりません。

また、同僚に、自宅のインターネットがどのように構成されているか、パスワードは何なのか、そもそもパスワードがあるのか​​どうかを確認するように依頼しました。もちろん、彼らは予約しました。人が何をすべきかを理解していない場合は、それをしないほうが良いです。つながりを維持することの方がはるかに重要です。従業員には自宅のWi-Fiルーターもチェックするよう求めた。古い機器を使用していて現在のプロバイダーの速度では動作できないため、別のものを購入するよう勧められた人もいます。

最も人気のあるリモート アプリケーションについて

おそらく、これらがコミュニケーション ツールであることはすでに想像されているでしょう。当社では Office 365 を使用しているため、従業員は Teams メッセンジャーを介して従業員同士や外部の人々と通信しています。彼は自分自身を非常にうまく証明しました。

すべてのオフィスの従業員によって Teams で送信されるグループ メッセージの数が増加しました。

• 21 月 20 日から 689 月 XNUMX 日までに、XNUMX 万 XNUMX 件を超えるメッセージを送信しました。
• 21 月 19 日から 1 月 XNUMX 日までに、XNUMX 万件を超えるメッセージを送信しました。

通話（XNUMX 対 XNUMX）の数も増加しました。

• 21月20日から11,5月XNUMX日までにXNUMX千人がいた。
• 21月19日から16月XNUMX日まで – >XNUMX。

Teams に加えて、Zoom も使用しています。このサービスの音声とビデオの品質は市場で最高のサービスの XNUMX つであるためです。さらに、Zoom では会議に「コールイン」して電話で接続することもできます。

15 月 100 日までは、Zoom ミーティングの数は XNUMX 日あたり XNUMX 件を超えることはほとんどありませんでしたが、ABBYY では月の後半からこのサービスをより積極的に使用し始めました。

100 月には、ほぼ毎日の営業日に XNUMX 件以上の会議が Zoom で行われました。

現在、Zoom の信頼性の低さについてインターネット上で多くの報告が行われています。最も人気のある楽器が現在これほどの注目を集めていることは、まったく驚くべきことではありません。私たちはZoomの代表者と連絡を取りており、同社がすべての調査結果をどれほど真剣に受け止めているかを確認しています。私たちもいくつかの対策を講じました。その中で最も単純かつ効果的なのは、会議の録画をクラウド ストレージに保存することを禁止することです。

インターネットのセキュリティは、まず従業員自身の注意力によって決まります。私たちはZoomが対処してくれると信じており、この状況はこのサービスをさらに強化するだけです。

グラフは、XNUMX 月後半から Zoom ミーティングの参加者数が増加し始めたことを示しています。分数も同様です。

この傾向は XNUMX 月も続き、ウェビナーや Zoom ミーティングに参加する従業員がますます増えました。

私たちにとって、Zoom と Teams は互いに重複するサービスです。しかし、通信にかかる負荷は膨大であるため、通信用ツールを XNUMX つ持つことはおそらく必須となっているでしょう。最も不適切な瞬間にサービスの XNUMX つが障害を起こし始め、その後従業員がすぐに別のサービスを呼び出して作業を続行するケースがありました。

また、これらはコミュニケーションのツールでもあります。今は人々がつながりを保つことが重要です。 ABBYY への通話のほとんどは、カメラがオンになった状態で行われます。オフィスで仕事をしていたときはカメラをオンにしていなかったと思います。さて、どんな形態であっても、常にオンにします。ほとんどいつも。

代わりに、結論の

企業のリモートワークへの技術的な準備は、数日でできるものではありません。これについては事前に準備しておくと良いでしょう。当社は従業員のモバイル化を支援したいと考え、かなり前からクラウド サービスへの移行を開始しました。しかし、結局のところ、この機動性は隔離が発表された状況でも役立ちます。

おそらく今では、インフラストラクチャを内部から外部への移行と変更に費やした人件費はすべて回収できているでしょう。なぜなら、人々は機器を持ち去り、オフィスを去り、自宅やダーチャに行ったからです...そして何も変わっていません。

この投稿の写真を提供してくれたシステム管理者の Yura Anikeev に感謝します。

出所： habr.com