離れて働きながら一緒に働く方法

メディアは疫学的な状況や自己隔離の推奨に関するニュースで溢れています。

しかし、ビジネスに関する単純な推奨事項はありません。 企業の管理者は、生産性への損失を最小限に抑えながら従業員をリモートに配置し、すべてが「以前と同じ」になるように仕事を構築する方法という新たな課題に直面していました。

オフィスでうまくいったことが、リモートではうまくいかないことがよくあります。 分散したチームは、チーム内外で効果的なコラボレーションとコミュニケーションをどのように維持できるでしょうか?

一般に、モバイル通信、高速インターネット、便利なアプリケーション、その他の最新テクノロジーの利用は、多くの障壁を克服し、パートナーや同僚と生産的な仕事を構築するのに役立ちます。

しかし、準備が必要です。

すべては計画通りに進みます。 もし彼がそうなら

リモートワークでは、内部プロセスとコミュニケーションに特別な構築が必要です。 そして、準備段階では、多くの疑問や問題が発生する前に取り除くことができます。

オフィスでもリモートワークでも、すべては XNUMX つの柱に基づいて構築されています。

• 計画
• 組織
• コントロール
• 動機

まず第一に、あなたとあなたのチームは正しい目標を設定し、レポート システムを再構築し、チーム内の非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションを正しく組み合わせる必要があります。 非同期コミュニケーションには、手紙、チャット、最新のレポート、および即時応答を必要としないコミュニケーション オプションが含まれます。 同期通信は、高速フィードバックを伴うリアルタイム通信です。

リモートで作業する場合、計画には規則性が必要であることを覚えておくことが非常に重要です。 戦略的タスクと運用上のタスクのバランスを維持し、優先タスクの作業ペースを毎週または毎日設定する必要があります。 適切な計画と目標設定により、仕事が明確になり、従業員の燃え尽き症候群を防ぐことができます。 彼らはプロセスから孤立していると感じることはありません。

ビデオ会議: ナンバーワンのツール

リモート従業員の孤立は、社会的なものよりも情報的なものです。 彼らは誰かの隣に座ることをそれほど懐かしくはなく（個人差はありますが）、情報への迅速なアクセスや同僚とのコミュニケーションの欠如を主に心配しています。 彼らには、同僚に質問してすぐに答えを得たり、小さな勝利や報告会を祝ったり、ブレインストーミングをしたり、週末の計画について雑談したりする機会がありません。

この赤字はビデオ会議サービスによって部分的に補われています。

ビデオ会議では、XNUMX 人以上の人が電話またはオンライン ビデオ会議プラットフォームを通じてリアルタイムで会話できます。 通話は同期コミュニケーション チャネルですが、たとえば、グループに対して XNUMX 人だけが話している場合にも使用できます。 ウェビナー。 そのようなサービスの例: MegaFon の OVKS、Zoom、BlueJeans、GoToMeeting。

利点：

1. ビデオ通話は対話者のイントネーション、感情、顔などの言語信号を伝え、それによって対話者の気分を明確にして理解するのに役立ちます。
2. 情報を追加すると、メッセージがより明確になり、感情的な内容が追加され、つながりと信頼の構築に役立ちます。

短所：

1. 時間をかけて調整します。 通話はリアルタイムでのみ行われるため、異なるタイムゾーンにまたがるチームにとってコミュニケーションが困難になります。
2. コミュニケーションの過程はいかなる形でも文書化されていません。 チャレンジは書面による結果を残しません。
3. 解釈。 コミュニケーションの質は、すべての人にとって最適なものではありません (特に国内で自主隔離している人にとって)。 言葉は常に正しく認識されるわけではありません。

ビデオ会議をいつ使用するか?

• 定期的なミーティング（XNUMX対XNUMXとグループの両方）
• チームミーティング
• 計画とブレインストーミング (ビデオを使用するのが最適)
• 他のチャネル (電子メール、チャットなど) から誤解を解決したり、エスカレートした状況や感情的な状況に対処したりする

リモートでのチームワークが十分に生産的ではないと思われる場合は、時間を無駄にせず、状況を変えるように努めてください。

1. チームとの毎日のチェックインを導入します。
2. 会議のタイミングと目標を厳密に守り、それらを招待状に書き留め、最初に思い出させてください。
3. 宿題をしてください。 会議の準備をし、どのようなアイデアがこの会議に持ち込まれたのか、参加者からどのような期待を持っているのか、参加者はあなたに何を期待しているのかを紙に書き出してください。
4. 参加者に役割を分担してもらいます (メモをとる、情報を提示する、会議の司会者を務めるなど)。
5. 大人数のチーム (8 人以上) で会議を開催しないでください。
6. 会議を参加者のタイムゾーンと同期させることを忘れないでください。

全員が集まるとき: 一般的な社内会議の開催方法

全社員が参加するミーティングは、情報交換の場として広く行われています。

それらを整理する最適な方法については、いくつかのヒントがあります。

1. 時間。 ロシアの企業にとって、このような会議は正午11時から12時に開催するのが最善です。 できるだけ多くの従業員にとって都合の良い時間を選択するようにしてください。 会議は必ず録音してください。 MegaFon を含む多くのプラットフォームでは、これをワンクリックで実行し、mp4 形式でアップロードできます。
2. ライブストリーム。 これは小規模な企業には必要ないかもしれませんが、支店が分散したネットワークを持つ大規模な企業の場合、ライブ ブロードキャストを実施することは理にかなっています。
3. 質問と回答。 事前に参加者に気になる質問をしてもらい、聴衆に関連する情報を準備することができます。
4. ユーモアも忘れずに。 これは学校でのラインナップではありませんが、個人的なつながりを提供し、分散したチーム間で信頼関係を構築するのに役立つ機会です。

ブレーンストーミング: 混乱を解消する

ブレーンストーミングに関しては、分散したチームが共通のデジタル ツールを使用することが重要です。 ブレーンストーミング中にアイデアを収集、グループ化、分類することができます。

効果的にストームを行うための重要なヒントをいくつか紹介します。

1. リモート チームは、Trello など、多くのチームがすでに使い慣れているカンバン ボード機能をサポートする共同プロジェクト管理ツールを選択する場合があります。
2. 代替手段は、プラットフォームによって提供されるものである可能性があります。 ウェビナー このツールは、誰もが見ることができ、参加者であれば誰でも編集できるお絵描きボードです。
3. 投票オプションを使用して、どのアイデアを実装するのが最も興味深いかを評価します。 すべての統計は、後で csv または xlsx 形式でダウンロードできます。

   
   
   

4. 経験上、従業員がアイデアを考える時間を確保できるように、従業員に暴行について事前に警告する方が良いことがわかっています。 グループが集まると、参加者は手ぶらで来ることはなくなります。

ビデオ通話などの同期コミュニケーションは、正しく使用すれば、チームワークを実施し、その結果を追跡し、チームメンバー全員に精神的なサポートを提供するための優れたツールとなります。 また、非同期ツールと組み合わせることで、プロセスに分散している参加者がオフィスにいる同僚と同じくらい (場合によってはそれ以上) 生産性を高めることができます。

出所： habr.com