「ウダレンカ」を再び素晴らしいものに: 4 段階で会社全体をリモートワークに移行する方法

コロナウイルスが地球上に蔓延し、トイレが株式市場をリードし、国全体が隔離される中、ますます多くの企業が従業員をリモートワークに切り替えることを余儀なくされています。 私たち RUVDS も例外ではなく、社内全体のリモート ワークフローを組織した経験を Habr 氏と共有することにしました。 すぐに言及しておきたいのは、この記事には「家にいるならパンツを履きなさい」といった船長のアドバイスは含まれず、厳しい現実と行動指針のみが含まれるということだ。

従業員をリモートワークに移行した結果生じる耐え難い苦痛を避けるために、私たちはプロセス全体を小さな段階に分割しました。

ステージ 1: 会社をグループ/方向性に分割する

当社の会社は小規模 (最大 20 名) なので、部門や部門の数が多くなく、人を分割する小さな単位もないため、この点では容易です。 合計で、RUVDS は 5 つの条件グループ/方向を区別できます。

• テクニカルサポート;
• システム管理者;
• 開発者;
• 金融サービス (会計、支払い、書類の流れ);
• 管理およびマーケティングサービス。

私たちの場合、管理とマーケティングの場合のように、構造的に異なる人々のグループが同様のアクセス権を必要とするため、この部門は条件付きです。 私たちは、5 つではなく、さらに多くのグループを持っている人々に同情します。各グループには独自のレベルのアクセスが必要です。

ステージ 2: グループ/指示の作業ニーズを決定し、アクセスを設定する

• 効率を維持するために、当社が XNUMX 時間体制でサポートしているテクニカル サポートの担当者は、社内チケット システム (OTRS) にアクセスし、顧客に迅速に対応できる必要があります。つまり、職場からの電話を従業員の携帯電話番号に転送する必要があります。 。 良い意味で、サポートが有能で迅速である限り、TP の場所はまったく問題ではありません。
  どこからでもチケット システムに接続できるように、チケット システムは仮想サーバーの XNUMX つに基づいており、別のデータ センターに複製されており、オフィスには何もありません。 XNUMX 台のサーバーがダウンしても、XNUMX 台目のサーバーは XNUMX 分以内に復旧しますが、作業員は交換が行われたことに必ずしも気づくわけではありません。
• システム管理者は、オフィスに接続されていないサーバーで直接作業するため、在宅勤務への移行は最も簡単です。 さらに、当社のすべてのサーバーには、従来の KVM よりもはるかに機能的な特別な管理インターフェイスが装備されています。 私たちのインターフェースを使用すると、管理者は南極からでもサーバーを操作できます (これは実際の経験です) 最近).
• 開発者は常にリモートで作業することができ、在宅勤務に移行しても生産性にまったく影響しません。
• 支払い、会計、文書の流れは、リモートでの転送という点でおそらく最も混乱しますが、ここでも独自の仮想サーバーを使用するソリューションが多数あります。
  したがって、個人の確認が必要な支払いは、XNUMX つのデータ センターにあるサービス仮想マシンでチェックされます。 クライアントの銀行への接続が必要な法人から受け取った支払いは、データ センターの XNUMX つにある仮想マシンで収集され、再度処理されます。 小切手はオンラインで処理され、オフィスやデータセンターに依存せず、仮想サーバーの XNUMX つで手動で繰り返し返却されます。

  会計データベースは、複合防衛施設の敷地内にあるコロレフのデータセンター（元防空壕内）のサーバーに置かれており、信頼性を高めるために、M9 データセンター（ロシア全土にとって戦略的に重要なオブジェクト）に複製されています。 ）。 特定の時点でコピーが行われるため、サーバーの XNUMX つが失われた場合でも、最小限のコストで会計部門の作業を迅速に継続できます。

• また、文書フローも自動化しました。個人アカウントでは、クライアントは契約書と印鑑入りの調整明細書を自分でダウンロードできます。通常、個人の場合はこれで十分です。 しかし、私たちの顧客のほとんどは原本を必要とする法人です。 この場合、経理部門は必要なものをすべて自宅で印刷し、郵送または宅配便でどこにでも送信します。 受信したすべての通信はセキュリティによって収集され、署名のために会計部門に宅配便で送信され、その後文書は差出人のオフィスに返送されます。 まあ、念のため、経営陣の一人が週に数回オフィスに来ています。 それでも、紙の書類が関係する場合、オフィスを訪問することは絶対に不可能です。
• リモートワークを行う最も簡単な方法は、ラップトップで作業する管理部門とマーケティング部門にとって、会社のリソースにアクセスするための証明書をロールアウトするだけで完了です。

ステージ 3: リスク、情報、鉄に対する保険をかける

リモートで作業する際の主な問題の XNUMX つはデータ漏洩であり、これが多くのセキュリティ専門家にとって苦痛となる理由です。 リモートでもオフィスと同じルールを適用します。機密リソースへのアクセスは、証明書とログイン/パスワードを使用した XNUMX 要素認証を通じて提供されます。 このようにして、特定の従業員の証明書を取り消すことで、その従業員へのアクセスを即座に拒否できます。

よく言われるように、後悔するより安全である方が良いため、私たちはこのような困難な時期を理由に、インフラストラクチャの「ハードウェア」の予定外の強度テストを実施しました。 DC での可用性には、XNUMX 時間常勤のエンジニア、テクニカル サポート、システム管理者の XNUMX つのサービスが関与しています。

当社のデータセンターのすべてのキーノードは、通信機器や電源など、Tier III 以上の規格に準拠した N+1 方式に従って予約されています。 電力供給を制限するには一般的な隔離よりもさらに深刻な事態が発生する必要がありますが、それでも私たちはデータセンターの電力をディーゼル発電機に切り替える訓練を実施しました。 彼らへの燃料供給に関する契約により、主力のRUCLOUDデータセンターは、電力網から長期的に切断された場合でも自律的に稼働できるようになる。 同時に、新しいコンポーネントの納品時に問題が発生した場合に備えて、すべての修理キットの監査を実施しました。 

コロナウイルスのパンデミックはすでに不可抗力として認識されており、義務を履行できない可能性があるため、どの取引相手がこれを利用して困難な瞬間に失敗する可能性があるかを確認しました。

中国とイタリアの経験に基づくと、特に各データセンターには相互に重複する少なくとも 2 つの独立した通信チャネルがあるため、病気が広範囲に蔓延しても、インターネット プロバイダーには直接的な影響はないと言えます。

ステージ 4: リモートで作業するためのルールを規定する

このルールにより、チームはリラックスせずに仕事の質を損なうことなくリモートワークに切り替えることができます。 私たちは自分たちで小さなリストを作成しました。

• 仕事はプロセスではなく結果に焦点を当てているという事実を考慮した上で、労働時間の遵守。 これは、XNUMX 時間対応する必要があるテクニカル サポートにとって特に重要です。 労働時間は、誰もが互いにコミュニケーションできる一定の時間です。
• すべての重要な問題についての主なコミュニケーションの場所 (チーム チャット) を決定します。 従来、これは仕事用の Slack です。 Slack は好きだけど寄付するのは好きじゃないという人は、オープンソースの Mattermost を試してみてください。
• 複雑なタスクやディスカッションにはビデオ通話を使用します (Zoom には競合他社がありません)。 ビデオ通話中に合意された内容はすべて記録し、一般的なチーム チャット、または通話の詳細に関係するメンバーが所属するチャット スレッドに投稿する必要があります。 この固定により、チーム全体が XNUMX つの情報フィールドに集中できるようになります。
• 長期にわたるリモートワークの状況では、定期的なチーム会議や XNUMX 対 XNUMX のビデオ会議を実施する必要があります。 たとえば、週に XNUMX 回、タスクのステータスの概要を確認します。 これも、誰が何をしているのかを理解するために必要です。

リストは可能な限り統一されていますが、これを基礎として、業務の詳細に基づいて調整や追加を行うことができます。

結論として、リモートワークの傾向は停滞しているのではなく、環境の変化に積極的に適応した者だけが生き残る進化であることに注意したいと思います。 したがって、オフィスで常に管理されずに仕事をすることを学んだ人は、費やした時間ではなく結果に焦点を当てるようになり、現在の状況から利益を得るだけになります。

あなたのチームや会社ではリモートワークに切り替えるためにどのような手順が取られていますか? おそらく私たちはお互いから学ぶべきことがあります。

出所： habr.com