中小企業: 自動化するか否か?

2007 人の女性が同じ通りにある隣の家に住んでいます。 彼らはお互いのことを知りませんが、楽しい共通点が 4 つあります。それは、二人ともケーキを作るということです。 12人はXNUMX年に注文を受けてから調理する試みを始めた。 ある人は自分のビジネスを持っていて、注文を分配する時間がなく、コースを開き、常設のワークショップを探しています。彼女のケーキはおいしいですが、平均的なカフェのような標準的なものです。 XNUMX 人目は、信じられないほどおいしい自家製の料理を作りますが、同時に彼女は XNUMX 年間でわずか XNUMX 件の売り上げしかあげられず、結局料理するのは家族のためだけです。 それは年齢、良心、SES からの訪問の問題ではありません。 実際のところ、最初のシステムでは生産と販売の完全な自動化に対応できましたが、XNUMX 番目のシステムでは対応できませんでした。 これが決め手となりました。 本当に、日常の単純な例でしょうか？ また、XNUMX 人規模の広告代理店から大企業まで、あらゆる規模に拡張できます。 自動化は本当に重要ですか? 話し合いましょう。

PS: 熱心な読者のために、カットの下に別の紹介があります:)

なんてこった。 来て。 どうでも！

女の子が嫌いな人のための代替紹介（コメントに続きます）友人 2 人は、カートリッジの補充とプリンターの修理というビジネスを始めることにしました。 それぞれの事業を同時にスタートさせ、最初の20ヶ月で法人顧客と22件の契約を結ぶことができました。 最初の人はすべてを自分で行い、勤勉で、顧客のところへ出張し、仕事をこなしました。 しかし、ここに問題があります。 XNUMX回目の契約では、彼はどこでも遅刻するようになり、顧客との会議を忘れ、時間通りに機器を修理する時間がなくなり、顧客を混同して間違ったカートリッジを渡したことさえありました。

XNUMX番目の子は怠け者で、自分自身を走りたくなかったので、金魚を呼びました。 魚は彼を見て感謝し、作業を自動化することを申し出ました。 広告でリードを獲得するには、Web サイトにアクセスし、個人アカウントのフォームに記入してクライアントになります。 そして、サイトから情報そのものが CRM に取り込まれます。このシステムは、オフィス機器の配送のためにドライバーにタスクを自動的に割り当てるシステムであり、さらに良いことに、CRM 自体がルート シートを作成し、契約書を印刷し、さらには規制期限の順守を監視し、機器が到着すると、保証部門に注文を出します。 まあ、おとぎ話はおとぎ話です！ そこで、彼の金魚は、RegionSoft CRM を実装しました。 実装しました、実装しました。 突然、すべてが飛び回り、回転し、ビジネスマンはストーブの上に座って全員にタスクを分配し、その実行を監督しています。 そして、彼はビジネスをするのがとても好きで、すべてがうまくいき始めたので、ビジネスを拡大し、さまざまな都市に支店を開設し、すべての管理を単一の統合システムに統合することに決めました。 おとぎ話って言うんですか？ はい、そこにヒントがあります...賢い仲間のためのレッスンです!

企業活動の中心となる 7 つの要素

私たちは開発を進めています ユニバーサルRegionSoft CRM 13 歳で、多くの経験を積み、自動化のさまざまな側面についてすでに繰り返し書いていますが、一般化したことはありません。自動化は社内の各プロセスや従業員のグループに何をもたらしますか? つまり、広く愛されている広告の「効率性、生産性の向上、そして最終的には収益の増加」の原因は何でしょうか? そうでない場合は、修正する必要があります。 先延ばしにしないで、すべてを順番に話しましょう。

では、中小企業における企業の存続に欠かせない「材料」とは何でしょうか？

1. 従業員は最も重要な要素であり、従業員なしでは会社自体が存在しません。 彼らは管理する必要があり、単調なルーティンに囚われないよう、クライアントや開発などに関連するタスクに労力を再配分できるように、仕事をできるだけ簡単にする必要があります。
2. 経営陣も従業員ですが、特別な要件があります。戦略がどのような結果をもたらすか、指標のダイナミクスは何か、従業員の効果 (KPI) を確認することが重要です。 経営者には、問題を迅速かつ簡潔に分析して簡単に解決できるツールが必要です (たとえば、リードを分離したり、顧客からの苦情の際に問題のある電話に耳を傾けたりするなど)。
3. クライアント - 私たちは意図的にクライアントを製品よりも上位に置いています。なぜなら、あなたの製品がどれほどクールで非常に洗練されているとしても、それを売る相手がいなければ、そこから何も得られないからです（クライアントの仕事を熟考する格別な喜びを除いて）。あなたの手/脳、しかしあなたはこの特別な美学にうんざりすることはありません）。 彼らは優れた、迅速な、そして今ではパーソナライズされたサービスを必要としています。
4. 制作は、クライアントからのお金と交換するために製品、作品、サービスを作成する最も重要なプロセスです。 顧客の要件に従ってジャストインタイムで生産できるように、すべてのプロセスを統合できることが重要です。
5. データは単なる「新しい石油」ではなく、放置すべきではない貴重なものです。企業の努力が大砲から雀を打ち出すのではなく、大打撃を与えるために、必要かつ関連する情報を収集、処理、解釈することが重要です。正確にターゲットを定めます。  
6. 管理モデルは、企業内で確立された関係と相互接続のシステム、またはビジネス プロセスの網の目です。 継続的な更新が必要であり、透明かつ明確でなければなりません。
7. 資産とリソースはすべて、それなしではビジネスが存在できない他のツール、生産手段、その他の資本です。 これには、経済的な意味での有形資産、特許、ノウハウ、ソフトウェア、インターネット、さらには時間も含まれます。 一般に、会社内に存在するすべての環境。

7 つの要素からなる印象的なリスト。それぞれが独立した巨大なシステムです。 それでも、7 つの要素はすべて、どんなに小さな企業であっても存在します。 彼らには自動化が必要です。 CRM の使用例を使用してそれを見てみましょう (ここでは、コメントを予想して、CRM について私たちの立場、つまり会社全体の自動化タスクをカバーする普遍的で包括的な製品として話していることを留保します) 「販売プログラム」としてではありません）。

ということで、本題です。

自動化はこれらすべての人々やデータにどのように役立ち、また妨げとなるのでしょうか?

スタッフ

それはどのように役立ちますか?

• 作業を整理してスピードアップします。 CRM/ERP へのデータ入力は従業員の時間を奪う追加作業であるという意見を繰り返し読んだり聞いたりしてきました。 もちろん、これはまったくの詭弁です。 はい、従業員は顧客とその会社に関するデータの入力に時間を費やしますが、商業提案、技術提案、すべての主要文書、請求書の作成、連絡先の検索、電話番号のダイヤル、手紙の送信などのデータを継続的に保存します。 これは大幅な節約になります。簡単な例を次に示します。 フォームに記入して小規模な行為と請求書を手動で生成するには、10 分ほどかかります。 リージョンソフト CRM — 商品や作品の数に応じて1〜3分。 文字通り、システム運用の最初の数日から加速が起こります。
• クライアントとのコミュニケーションを簡素化します。すべての情報が手元にあり、履歴を簡単に確認でき、最初のコンタクトから 10 年後でもクライアントに名前で連絡できます。 で、それは何ですか？ そうです、マーケティング用語の「ロイヤルティ」は、誰もが好む「収入」という言葉を形成しています。
• すべての従業員を義務的かつ時間厳守者にします。計画、通知、リマインダーのおかげで、最もぼんやりしたマネージャーの注意を引くタスクや電話は XNUMX つもありません。 そして、突然マネージャーが非常に怠惰な態度をとるようになった場合は、彼を捕まえて、カレンダーに鼻を突っ込み、通知を受け取らない理由を尋ねることができます (そんなことはしないでください、邪悪なことをしないでください)。
• 印刷用のドキュメントの作成と準備という、最も面倒な作業を迅速、正確、完璧に行うのに役立ちます。 もちろんすべてではありませんが、大規模な CRM では、最初のフォーム全体を簡単に生成し、以前に入力したデータに基づいて数回クリックするだけで美しく正確な印刷フォームを準備できます。 さらに少ないシステムでも、契約書や商業提案書を作成できます。 開発中です リージョンソフト CRM 最後まで行きましょう。私たちを使えば、複雑だが非常に必要な文書であるTCP（技術的および商業的提案）さえも計算して作成できます。
• 計画ツールのおかげで、チーム内の作業負荷を分散するのに役立ちます。 これにより、カレンダーにアクセスして、会社全体または部門全体の忙しさを確認し、XNUMX 回のクリックでタスクを割り当てたり、会議をスケジュールしたりできるため、作業がはるかに簡単になります。 本当に時間のかかる通話、会議、その他のコミュニケーションは必要ありません。

さらに十数の機能を列挙することもできますが、最も重要な機能、つまり自動化の最も熱烈な反対者でさえも評価する機能を挙げました。

何があなたを妨げているのでしょうか？

あらゆる自動化により、従業員は職場で仕事をしたり、仕事をしたりすることができなくなります。つまり、顧客、取引、契約など、ほぼ独自の独立したビジネスを組織して、自分のことを行うことができなくなります。 同じ CRM によって、顧客ベースは個々の従業員の資産ではなく会社の資産になります。従業員が会社から給与とボーナスを受け取っていることを考えると、これは公平であることにあなたも同意します。 そうしないと、警官が銃を与えたと思って振り向いたというジョークのようになります。

ガイド

それはどのように役立ちますか?

全社員対象の上記ポイントに加え、管理者向けの特典も別途ございます。

• 意思決定のための強力な分析 - 非常に平凡なソフトウェアを使用している場合でも、収集、分析、使用できる情報が蓄積されます。 データ主導の管理はプロフェッショナルなアプローチですが、インスピレーションによる管理は中世のようなものです。 さらに、あなたの上司が優れた直感を持っている場合、おそらく彼は分析システムかタブレットの秘密カタログのようなものを持っているでしょう。
• システム内の作業内容や従業員のログを見るだけでも、実際の作業に基づいて従業員を評価できます。 そして、たとえば、私たちはクールな KPI コンストラクターを作成しました。RegionSoft CRM では、最も複雑で複雑な主要指標システムを、それを適用できるすべての人に向けてセットアップできます。
• あらゆる運用情報に簡単にアクセスできます。
• 初心者の素早い適応とトレーニングのための知識ベース。
• 苦情や紛争が発生した場合でも、簡単に作業を確認し、その品質を評価できます。

何があなたを妨げているのでしょうか？

自動化ツールが経営に干渉するのは、まさに XNUMX つのケースです。それは、料金を支払う必要がある (またはすでに一度支払われている) 場合であり、同時にアイドル状態にある場合、従業員によってボイコットされている場合、または見せしめのために存在している場合です。 お金が失われ、ソフトウェアや肉体労働自動化システムへの投資は報われません。 当然、そのような資産は​​処分する必要があります。 または、何が間違っているのかを理解し、できるだけ早く状況を修正します。

クライアント

それはどのように役立ちますか?

クライアントは、あなたが CRM を持っているかどうかを決して考えません。サービスのレベルに基づいてそれを肌で感じ、これに基づいて、あなたに支払うか、完全に自動化されている競合他社に支払うかを決定します。

• 自動化により顧客サービスの速度が向上します。彼があなたの会社に電話をかけてきたとき、あなたは彼に、これはヴォログダのイワン・イワノビッチです、1年前にあなたからコンバインハーベスターを購入し、その後播種機を購入し、今は播種機が必要であることを伝える必要はありません。トラクター。 マネージャーは背景全体を見て、すぐに明確にして、イワン・イワノビッチ、あなたには何が必要ですか、コンバインとシーダーに満足していますか、と言いました。 クライアントは満足し、時間が節約され、新しい取引を行う可能性が + XNUMX 増加します。
• 自動化によるパーソナライズ - CRM、ERP、さらにはメール自動化システムのおかげで、特定のニーズ、経費、履歴などに基づいて各クライアントに連絡できます。 そして、もしあなたがパーソナライズされているなら、あなたは友人なのですから、なぜ友人から購入しないのでしょうか? 少し誇張して簡略化してありますが、おおよそこんな感じです。
• クライアントは、仕事の納品、電話、会議、発送など、すべてが時間どおりに行われることを好みます。 CRM や BPM のワークフローを自動化することで、よりスムーズな運用を実現できます。

何があなたを妨げているのでしょうか？

自動化がクライアントに干渉するのは、自動化が存在しない場合、または完全に自動化されていない場合のみです。 簡単な例: ウェブサイトでピザを注文したところ、支払いはカードで、配達は 17:00 までに必要であることがわかりました。 そして、ピッツェリアのマネージャーがあなたに折り返し電話したところ、彼らは現金のみを受け入れ、マネージャーは「この情報をアプリケーションに転送しない」ため、あなたが配達時間を指定したことに気づきませんでした。 その結果、次回は、すべてがスムーズに機能するピザ屋にオンラインでピザを注文する可能性が高くなります。ただし、もちろん、最初のピザ屋でピザ自体があまり美味しくなく、他の細かい点を無視できる場合は別です。

生産と倉庫

それはどのように役立ちますか?

• リソース管理 - 生産と倉庫管理の適切に調整された自動化により、在庫は常に時間どおりに補充され、ダウンタイムなしで作業が行われます。
• 倉庫自動化は、商品の移動、償却、仕分けを管理し、商品の関連性と需要を評価するのに役立ちます。したがって、倉庫を持つ企業の XNUMX つの最も恐ろしいトラブル、つまり盗難と過剰在庫を最小限に抑えることができます。
• サプライヤーのディレクトリ、命名法、および価格リストを維持すると、製品のコストと価値を迅速かつ正確に計算し、クライアントへの技術的および商業的な提案を作成するのに役立ちます。

何があなたを妨げているのでしょうか？

従来の生産管理システムとエンタープライズ ソフトウェアを統合するときに衝突が発生することがあります。そのような場合は、コネクタを作成してもハリネズミとヘビを交差させることが推奨される場合がありますが、多くの場合は単純に XNUMX つのシステムを使用する方がよいでしょう。XNUMX つは自動制御としてです。システム、もう XNUMX つは運用作業 (注文、文書化、倉庫会計など) 用です。 ただし、中小企業ではこのような衝突はまれで、ほとんどの場合、管理、生産、倉庫タイプの包括的なシステムが構築されています。 リージョンソフト CRM エンタープライズ.

データ

それはどのように役立ちますか?

自動システムはデータを収集する必要があります。これを行わない場合、それはすでに卑劣な名前が付いた別のものになります。

• CRM、ERP、BPM のデータは、原則として統合され、重複が除去され、処理と分析のために正規化されます (比較的に言うと、マネージャーが過労になって「価格」フィールドに 12 ルーブルではなく 900% と入力した場合、システムは呪いをかけ、間違いを許しません）。 こうすることで、たとえば Excel での面倒な並べ替えや書式設定に時間を無駄にする必要がなくなります。
• データは、既製のレポートのおかげで最大限の深さで保存されます。 リージョンソフト CRM XNUMX 以上）、フィルターはあらゆる期間およびあらゆるコンテキストで利用できます。
• ソフトウェアからのデータは、気付かれずに盗んだり侵害したりすることが非常に困難であるため、ソフトウェアは情報セキュリティの重要なインフラストラクチャ要素でもあります。  

何があなたを妨げているのでしょうか？

ソフトウェア自体にデータ制御方法 (入力マスクや正規表現を使用したチェックなど) がない場合、データは非常に混沌としており、分析には適さない可能性があります。 このようなソフトウェアには多くのメリットを期待しないでください。

経営モデル

それはどのように役立ちますか?

• ソフトウェアでプロセスを自動化できる場合は、大当たりをしたと考えてください。やるべきことは XNUMX つあります。それは、プロセスを理解し、不要なものをすべて削除し、ベンダーと協力して段階的な自動化を開始することです。 そうすれば、社内の各ルーチンプロセスには、独自の責任者、期限、マイルストーンなどが設定されます。 これは非常に使いやすく、中小企業がプロセス設計者を恐れる理由はありません (たとえば、RegionSoft CRM には表記法がありません。人間が理解できるシンプルなネイティブ プロセス エディターとプロセス マスターです)。
• 正しく構成されている場合、CRM や ERP などの自動化システムは管理モデルをコピーし、プロセスから余分なもの、不必要なもの、古いものをすべて排除できるようになります。 CRM システムを見ているだけであっても、会社を外から見るのは素晴らしいことです。

何があなたを妨げているのでしょうか？

混乱を自動化すると、自動化された混乱が生じます。 これはすべての CRM 開発者の聖なる信念です。

自動化が必要ないのはどのような場合ですか?

はい、自動化が必要ない、または実行すべきでない場合があります。

• 自動化のコストが潜在的な収入よりも高い場合: ビジネスの収益性がどの程度であるか、自動化に投資する準備ができているかどうかを理解するまでは、導入に着手すべきではありません。
• 顧客の数が非常に少なく、ビジネスの特性上、少数のトランザクションが必要な場合 (複雑なテクノロジー産業、運営サイクルの長い国営企業など)。
• 効果的な自動化を提供できない場合は、ライセンスの購入だけでなく、実装、変更、トレーニングなども必要になります。
• あなたのビジネスが再構築の準備をしている場合。
• プロセスがどのように機能するか、確立された人間関係を理解し​​ておらず、この混乱した企業の中ですべてに満足している場合は、 状況を変えたい場合は、プロセスの自動化が有利になります。

一般に、企業の自動化は常に利点ですが、条件が XNUMX つあります。つまり、自動化に取り組む必要があるということです。自動化は魔法の杖や「最善を尽くす」ボタンではありません。

自動化する方法: 簡単なヒント

記事のフッターには、CRM システムの実装のさまざまな側面に関する詳細な記事のリストが表示されます。原則として自動化に役立つ多くの情報を学ぶことができます。 ここでは、有能な自動化の原則の非常に短いチェックリストを提供します。 十の戒めがあるとします。

1. 自動化の準備をする必要があります。社内のプロセスを見直し、従業員や部門の要件を収集し、ワーキング グループを作成し、IT インフラストラクチャを見直し、社内の専門家を選び、市場のオファーを精査します。
2. ベンダーと協力して自動化する必要があります。開発会社を信頼し、彼らの意見に耳を傾けてください。彼らは豊富な経験を持っており、場合によっては、企業にとって大惨事のように思われる事態を本当に無視してくれることもあります。
3. 急ぐ必要はありません。徐々に自動化してください。
4. トレーニングを節約することはできません。これはベンダーの価格表の中で最も高価なサービスではないため、過大評価することは困難です。 訓練を受けた従業員 = 恐れを知らず、素早く働く従業員。
5. 技術仕様 (TOR) なしでは作業しないでください。これは、あなたとベンダーがお互いを正しく理解し、同じ言語を話すことを保証するものです。 ワゴンいっぱいの神経が節約されました - 100%。
6. セキュリティに注意する: システムの提供方法を​​確認し、セキュリティ方法についてベンダーに問い合わせ、システム セクションへの従業員のアクセス レベルが最低レベルで分離されているかどうかを確認します。
7. 導入前にプロセスを合理化します。作業がどれほど速くなり、より透明性が高くなるかがわかります。
8. 自動化を継続的に行う: インストールされているソフトウェアを更新し、社内で行われたすべての変更を加え、特定のビジネス要件がある場合は変更を注文します。
9. 試合をケチらないでください。 導入プロジェクトを開始している場合は、必要な機能をすべて活用してください。ニーズを理解するのが遅いとコストがかかる可能性があります。
10. バックアップを作成します。 場合によっては、これが会社全体の命を救うこともあります。

あらゆるビジネス、特に中小規模のビジネスには自動化が必要です。自動化は社内ソフトウェアだけでなく、クライアントとの協働における大きな進歩による競争上の優位性となります。 結局のところ、もし馬車がすべての人を満足させていたら、自動車はほとんど発明されなかったでしょう。 展望は進化中です。

10月23日からXNUMX月XNUMX日までキャンペーンを実施します «13 年間、RegionSoft CRM に携わりました。 迷信は忘れてください - 信頼していただきありがとうございます!」 有利な購入条件と割引が付いています。

私たちの役立つ記事

RegionSoft CRM について

CRM++
制作においても良いことがある。 RegionSoft CRM 7.0 をリリースしました

CRMの導入

CRM システム: 完全な実装アルゴリズム
CRM システムの導入に失敗するにはどうすればよいでしょうか?
中小企業向け CRM: 導入成功の秘訣
CRM システムが好きではありませんか? あなたはただそれらを調理する方法を知らないだけです
CRMシステムを導入していますか? バラ色の眼鏡を外して
自動化しないでください: 悪いビジネス上のアドバイス
奥地の広告代理店の実話: 浮き沈みと CRM の導入

案件のKPIについて

社内のKPIシステム: XNUMX文字を選ばない方法
KPI - つまずきの XNUMX 文字

その他興味深い

CRM システム: 保護か脅威か?
中小企業向けの CRM。 それが必要ですか？
CRMシステム：ビジネス向けツール 80レベル
CRMに関する40の「愚かな」質問

出所： habr.com