さあ、ご覧ください - 2. オンライン会議の準備のためのライフハック

学校の授業からハイファッションウィークまで、オンラインイベントは今後も続くようです。 オンライン形式に切り替えるのに大きな困難はないようです。大勢の聴衆の前ではなく、ウェブカメラの前で講義を行い、時間通りにスライドを切り替えるだけです。 しかし、そうではありません:) 結局のところ、オンライン イベントには、たとえ小規模なカンファレンスや社内交流会であっても、ベスト プラクティス、役立つヒント、ライフハックという独自の「XNUMX つの柱」があります。 今日は、ルーマニアのブカレストにある Veeam テクニカル サポート チームのチーム リーダー、デニス チュラエフとの会話の中でそれらについて話します (ただし、在宅勤務の世界では、これはそれほど重要ではありません)。

— デニス、今シーズン、あなたと同僚は、新しい Veeamthon イベントである VeeamON 2020 オンライン カンファレンスに参加しました。 どういうことだったのか、もう少し詳しく教えてください。

— 当社のテクニカル サポート エンジニアには、問題 (トラブルシューティング) や構成タスクを解決するために、ある程度の知識や非標準的なことを行う能力を実証するための限られた時間が与えられていました。 つまり、よく知られているタスクに加えて、Veeam 製品で他に何ができるのか、そして当社のスタッフがいかに優れているかを示すために、サポートに対するこのような電撃が起こりました。

当初、（ヴィーマソンのアイデアは）ウイルスによる国境閉鎖がなくなり、私たち全員が現地に行ってその場でこのような興味深いショーを開催したいと考えていたため、少し明るく見えました。 しかし最終的にはオンライン形式に移行し、非常にうまくいきました。

-そしてどうやってそれをやったのですか？ これらの講演はオンラインデモでしたか、それとも録画されたデモでしたか?

— すでに述べたように、このプロジェクトにはエンジニアが関与していました。 原則として、サポートはクライアントとのコミュニケーションに問題はありません。当社のスタッフは技術的に非常に精通しており、[外国語] を上手に話します。しかし、中には大勢の人の前で自分自身を表現するのが苦手な人もいます。教えてくれた人が見てくれました（その後、録画されて再表示されることもあります）。

したがって、誰かがライブ録画を準備して編集し、結果に満足したら、単に投稿するだけでした。 つまり、ストリームであるかのように見えますが、実際には録音でした。 しかし同時に、レポートの作成者はストリーム自体に参加しており、チャットで人々が彼に質問すると、彼は答えました。

そして、ライブで発表するという形式もありました。 例えば、私の場合です。第一に、ビデオ撮影の準備と編集に十分な時間がなかったこと、第二に、自分のスピーキング能力に十分な自信があったため、直接話しました。

頭がXNUMXつあるのは良いですが、XNUMXつの方が良いです

— Teams の例を見てみましょう (デニスはすでに彼のことを話しました 言及された - 約。 編。） - これはサンクトペテルブルク出身の私の同僚、イーゴリ・アルハンゲルスキーでした（彼と私は一緒にレポートの作成に取り組みました）。 ライブでもパフォーマンスを披露した。

そして最終的に、私たち XNUMX 人は互いに助け合うことになりました。私の側では、これは VMware と ESXi の問題を解決することでした。いわば彼は私の協力者であり、質問に答え、私がライブ部分を主導しました。 そしてその逆も同様です。つまり、彼は Teams の復元と何をバックアップできるかについて話しました。その瞬間、私はクライアントや録画を見ていた人々からのチャットの質問に答えました。

――そんなタンデムをしていたんですね。

- はい。 各プレゼンテーションの持ち時間はわずか 20 分で、ほとんどのプレゼンテーションには少なくとも 2 人が含まれていました。これは、メイン スピーカーの注意をストーリーから逸らしたくなかったが、同時に質問に可能な限り完全に答えたかったからです。 そのため、事前にトピックについて同期し、詳細を調べ、どのような質問があるかを考えました。そして、配信中、プレゼンテーション中に、XNUMX 人目の人も最初の人に劣らない回答をする準備ができていました。

役立つヒント #1: 聞き手は「流れの中で」、つまり今ここで質問する機会を持つべきです。 結局のところ、多くの人が自分の質問に対する答えを得るためにカンファレンスに来ます。 そして、「電車が出発した」（別のレポートが始まった）とき、人にとってそれはすでにさらに困難です-彼は切り替えて、どこか別の場所に書いて、それから答えを待つ必要があります、そしてあなたは待ちますか...これは問題ではありませんコーヒーブレイク中に講演者を聞くことができるオフライン会議。 多くの場合、スピーチの最後に質問の時間が残されており、そこで司会者が発言し、講演者が回答します。 並行して作業する (XNUMX 人は報告し、XNUMX 人目はチャットで質問にすぐに答える) ことも良い選択肢です。

――すでに演奏経験も豊富だとおっしゃっていましたが。 他のエンジニアはどうですか？ 彼らは多くの聴衆の前で演奏することが多いですか?

— 経験について – 多くの人が経験しているのは興味深いですね。 なぜなら、サポート チーム内では、お互いにトレーニング プレゼンテーションを準備することにすでに慣れているからです。 私たちのトレーニング手順全体は、サポート自体が何かを理解し、トレーニングを提供する主要な専門家を見つけ出すという事実に基づいています。

注意: 弊社のサポートがどのようにトレーニング システムを構築したかについては、こちらをご覧ください。 ハブレに関する記事.

ヴィマトンの準備中も同様でした。多くの人が（参加の呼びかけに）応じてくれました。大勢の人の中には、常に興味深いアイデアを持った人がいます。 つまり、すべての責任を XNUMX 人だけにして、その人が話題を用意してしまうと、XNUMX 人の視野が制限されてしまう可能性があります。 一度に多くの人を参加させると、そのようなブレインストーミングが発生し、多くの興味深いアイデアが生まれます。
研修も同様の形式で行っており、スピーチの動画を作成したり、日々の業務の中で同僚に講義をしたりしています。
そして、同僚も私も大勢の前で話すという習慣はありませんでしたが、スクリーンを使って話すと（目の前に座っている人が見えません）、自分が代表して話していると想像するだけです。クラスでもグループでも。 そのおかげで、道に迷うことも、緊張することもなくなりました。

ライフハッキング： 想像力が豊かであれば、聴衆を想像することができます。 一部の人にとっては、大勢の同僚が写った写真や、多くの人が写った有名な画像が役に立ちます。

「注意、質問です！」

— すぐには答えられないような難しい質問はありましたか？

— 私たちは自分たちのテーマを十分に知っており、どんな質問にも答えることができたので、このテーマに関して難しい質問はありませんでした。 しかし、どういうわけか、主題とはまったく関係のない質問が生じました。 （つまり、頭の中で数秒かけて考えなければなりませんでしたが、なぜその人はここでこのことについてあなたに質問するのでしょうか？）私たちはそのような人たちには、セッションの後に答えを待って尋ねるように言いました。あるいは、次のように言いました。 Imyarek が提示する別のトピックがあります。質問に関しては、そこに行って、これをよりよく理解している専門家に尋ねることができます。 一般的なリソース、ドキュメントなどへのリンクがいくつか提供されています。
たとえば、VMware ディスクの速度を理解する方法に関するトレーニング セッション中に、何らかの理由で、Vim ライセンスについて質問されました。 私は答えます。皆さん、ここに文書へのリンクがあります。ライセンスに関するプレゼンテーションにアクセスできます。そこでも説明されます。

役立つヒント #2: そして、講演者にとっても（リスナーにとっても同様に）、すべてのレポートのトピックとスケジュールを含む、イベントのメモプログラムが必要です。

――準備や実施中に苦労した点はありましたか？ 一番大変だったことは何ですか？

— これは答えるのが最も難しい質問です:) 私たちがこのイベントへの参加について知らされたのは10月でした。 したがって、準備には多くの時間がかかりました。すべてのスライド、テスト、ラボ、テストの記録は数か月前に作成されました。 実際、私たちはこれらすべてを実行して結果を確認するのが待ちきれませんでした。 つまり、開催方法や与えられた時間に問題はありませんでした。 結局のところ、私たちは VeeamON がついに実現するのを待つだけでした。 すでにXNUMX回すべてを磨き、試しましたが、それ以上の問題はありませんでした。

「中退」について

――一番大事だったのは「燃え尽きないこと」ですか？

「私が理解しているように、ラスベガスに行かないことがわかった後、（参加する）かどうかを決めた人たちにとっては困難だったと思います。 誰が残るかが明らかになるやいなや、残った全員がすでにこの[オンラインイベント]に興味を持っていました。

――つまり、オフラインイベントに行きたい人がいたということですか？

— これは常に起こることだと思います。なぜなら、それは新しい経験、人々とのコミュニケーション、ライブネットワーキング... コンピューターの前に座って画面に向かって話すよりも興味深いからです。 しかし、私の記憶によれば、「落ちた」人はそれほど多くありませんでした。 私が個人的にコミュニケーションをとっている講演者全員が、全員留まりました。 そして、これほど多くの人が留まった理由も説明できます。 なぜなら、第一に、あなたがすでに[資料]を準備していたことが残念だったからです - そして私はそれを見せたいと思っています。 そして第二に、私はやはりヴィマトンが成功して、来年も同じことができるようにしたいと思っていました。 これはすべて私たちの利益のためでした。

――準備を始めたのは冬、つまり年明けからでしたね。

- はい、日付を見ただけです - とても昔のことだったので、時間はたくさんありました。 この間、私は研究室をXNUMX回壊してテストを実施しました。 つまり、すべてを完全にチェックする時間がありました。 （プレゼンには載せていないことも自分なりに発見できて面白かったです。）

— レポートに関して特別な要件、制限、ニュアンスはありましたか?

――はい、応募者が多かったので消去法でレポートを選ばせていただいたと言えます。
私たちには Veeam Vanguard のグループがあり、彼らは非常に先進的です。 それに加えて、会社の方向性をよく知っているプロダクトマネージャーやその他の仲間たち。 そこで彼らは、私たちのトピックと要約が VeeamON トピックに準拠しているかどうかをチェックしました。

たとえば、これが私のスピーチです。私には XNUMX つではなく XNUMX つの異なるトピックがありました。 彼らはまったく無関係でした。 しかし、それらのどれも私にはカバーされず、誰も私に「XNUMXつだけに集中して、他のものはやらないでください！」とは言いませんでした。 あちこちで最小限の修正を受けました。

基本的に、すべてはある種の時間管理と時間制限に帰着しました。なぜなら、この [コンテンツ] が 20 分では多すぎるからです。最初に膨大な数のアイデアが思いつき、すべてを伝えたかったのですが、それは不可能です。 それでも、全員に話す時間を与える必要がある。
そのため、私のレビューは少し短くなり、より明確なものに焦点を当てることになり、おそらくその方が良いでしょう。 それは、人々が「これこそ私が探していたものです！」というフィードバックをくれたからです。 それは私が知りたいことなのです！」 それ以上のことを話したら、話せなくなってしまいます。

したがって、彼らは私たちにいくつかの推奨事項を与え、私たちが何かを修正するのを助けてくれましたが、同時に私たちは準備に関してかなり広い自由を与えられました。

役立つヒント #3: 私たちにとってはタイミングがすべてです。 経験則: 30 分のレポートに 20 枚のスライドがある場合、プレゼンテーションが長引いて他の人の時間を侵害するリスクが高くなります。 最も重要なことに焦点を当てます。 編集チーム、その後リハーサル。 結果はご覧のとおり、聞き手と話し手自身を満足させます。

写真について

— スライドも自分たちで作成しましたし、独自のデザインを作成する機会も与えられました（唯一のことは、特定の背景などを与えられたということです。つまり、描画するためのフォーマット、画像、ビットマップが与えられました） ）。 私たちがそこで何をしたかを制限する人は誰もいませんでした。 たとえば、私がパワーポイントでテーマ別のクールなスライドを作成したあと、デザインチームがそれを受け取って作り直し、最終的には私にとっても何も明確にならないというのは好きではありません。 つまり、もちろん見た目はより美しくなるかもしれませんが、エンジニアには理解できません。 まあ、この点に関しては何も問題はなく、すべてが非常に良かったです。

――デザインはすべてご自身でされたんですね？

— 私たち自身も確認しましたが、それでもプロジェクト全体の主導者であるカリン [ビセット] に確認しました。 彼女はこの分野ですでに経験があり、VeeamON にも複数回参加したため、私たちに適切なアドバイスをくれました。そのため、調整を手伝ってくれました。

役立つヒント #4: もちろん、テンプレートを使用すると作業がはるかに簡単になります。 しかし、たとえば社内カンファレンスを開催する場合、講演者に創造的な自由を与えることは十分に可能です。 それ以外の場合は、たとえ美しいスライドであっても、まったく同じテンプレートを使用した 5 つのレポートが連続していると想像してください。 視覚的には、おそらくどれも「キャッチ」されません。

— 私が知っているように、カリンはイデオロギー学者であり、インスピレーションを与える人として行動しました。

— 彼女は本質的にオーガナイザーでしたね。 つまり、彼女は最初に人々に興味を持ち、惹きつけ、リストをまとめ、システムを組み立てました。 彼女なしでは私たちはそれを成し遂げることができなかったでしょう。 カリンは私たちをとても助けてくれました。

――そして最終的にはスピーチを2つも用意したんですね。

- はい、私は XNUMX つのまったく異なるトピックを話しました。それらは異なる時期に行われました。 XNUMX つは米国リージョンの [セッション] で提示し、次に [アジア太平洋] APG リージョンで提示しました (つまり、後でアジアとヨーロッパでプレイされました)。もう XNUMX つは APG 中に伝えられ、米国向けにプレイされました。 。 したがって、午前と夕方のXNUMX回のプレゼンテーションを行いました。 私も彼らの間に寝ました。

観客について

— これらのプレゼンテーションやトピックを同僚や後輩に対してすでにテストしましたか?

- いいえ。 それはまさにそのようなアイデアでした。私は意図的に誰にも何も見せずに、「皆さん、私をサポートしてください！」と言いました。 もっと多くの人に VeeamON を見てもらいたかったのですが、最終的には興味を持ってくれたと感謝の言葉をいただきました。
何か興味深いイベントのように思えても、忙しくて時間がない、ということが時々起こるのです。 （ところで、これもまた時間管理の問題です。）そして、私が興味を持った人たちは、そのような日常から少し休憩して、何か別の興味深いことをしたので、後で私に感謝してくれました。

— ターゲット層を連れてきたんですね？

- そうですね、一部はそうです、数人のマネージャー、私の同僚、エンジニア - 彼らは見ました。 全員がオンラインで視聴したわけではなく、録画で視聴した人もいました。 また、再スクロールの品質が高く、ビデオが表示され、すべてが正常であることも確認されました。 彼らは、それほど忙しくない別の時間に私のプレゼンテーションを楽しむことができました。

ライフハック ライブオンラインイベントへの参加を予定している方へ:
ここでは、オフライン ミーティングと同じように、参加時間を計画し、準備して質問し、メモを取り、スクリーンショットを撮り、ディスカッションし、経験を共有するなど、ほぼすべてのことを実行できますし、実行する必要があります。 関与が高まるほど集中力が高まり、それに応じて参加のメリットも得られます。 最優秀質問には賞品もあります:)

— サンクトペテルブルクの同僚以外にもロシア人の参加者も多かったですか？ ロシア語を話すリスナーもいましたか?

— 来場者はありましたが、ロシアからの講演者は少なかったので、来年はこの点を修正したいと思います。 今年はイベントに参加する機会を逃した選手もいたと思います。 なぜ？ なぜなら、私が言ったように、過去数年間、このイベントは他の部門に関係していましたが、それほど多くの支援はありませんでした。 そして、VeeamON に関する巨大な手紙の中で、Vimaton もサポートする予定だということを誰もが理解したわけではありません。 そして、私たちが人々を結び付け始めたとき、残念なことに、資料を準備する時間がまったくない人もいました。 しかし今では、みんながそれを見た後、すでに興味を持っている人が増えています。 そして来年、私たちはこの問題にもっと積極的に支援（ロシアの支援を含む）を巻き込むことになると確信しています。

――フィードバックはありましたか？

— はい、各講演者には、プレゼンテーションに基づいた回答と、それを見た全員からの個人的なフィードバック (もちろん匿名) が記載された Excel ファイルが送信されました。 そこには何百人もの人がいたので、全員が巨大なファイルを受け取りました。

私が知る限り、また他の人に聞いた限りでは、[リスナー] 全員がいくつかの技術的な問題 (誰かのインターネットがダウンしたときなど) を十分に理解しており、全員がコンテンツ自体に非常に満足していました。

役立つヒント #5: イベント中に発生する可能性のある問題 (FAQ) のトラブルシューティングについて、リスナー向けに短いリマインダーを作成します。 おそらくチャットに助けを求める叫び声が送られるでしょうが、事前に全員に短い指示を与える方が良いでしょう。 特にライブデモでのパフォーマンス中は、講演者にもサポートを提供します (そのような場合は、誰かがビデオを録画します)。 いつ何が問題になる可能性があるかを考え、回避策を考え出します。 テクニカル サポートは、リハーサルから始めて支援してくれる別の人が担当するのが最善です。 デニスはヴィーマソン e での様子について語った 前.

— 印象に残っているフィードバックは、興味深いトピックを取り上げるには 20 分では短すぎるというものでした。 つまり、来年はおそらく 2 回のセッションを行うか (たとえば XNUMX つの部分に分けるなど)、人々が吸収しやすいように教材の量を減らすかのどちらかが必要になるでしょう。 私たちは技術者なので、すでに多くのことを知っており、技術的に話しますが、おそらく誰かが少しの紹介やもう少し簡単な資料を必要としているでしょう。

全体として、主催者が来年ハイブリッド形式で開催することを検討するきっかけとなる良い瞬間がたくさんありました。 そのため、Veeam の同僚は、論文の募集がさまざまな地域の多くのチームに対して行われるという事実に備えることができます。

夏にはそり、冬にはカートの準備をしましょう

— 参加登録をする時間がなかった人たちの様子を見て、知識共有に携わっている人たちに言えるのは、来年どのカンファレンスで講演したいかを事前に計画し、事前に準備したほうがよいということです。 そして、落ち着いてこの会議を待つことができます。 最後のXNUMX週間の準備期間に比べて、ストレスはかなり軽減されます。

私は以前、何事にも忙しい、カレンダーを持っているという原則を持っていました。 そして、私が報告をするとき、私はすでにイベント自体の前に準備をしていました。 そのため、今年は事前にすべてを確認して実行し、準備ができていたことがわかり、とても楽しかったです。 どのようにこれを言うのですか？ やるだけ。 なぜなら、通常の問題は、スライドやその他すべてをどうやって作成するかということだからです。 しかし、この問題は私たち自身で作り出しているのです。 これも時間管理の問題です。 残念ながら、私自身もこの分野で多くの仕事をしてきたにもかかわらず、これまでこのことに気づきませんでした。そして今になって初めて気づきました。 もしかしたら、このアドバイスは誰かの役に立つかもしれません。

デニスからの役立つヒント #6: カンファレンスに参加したい人はいますか？ とても良いアイデアです。週末や自由時間に、少なくとも週に XNUMX 分はパフォーマンスのために何かをしてください。 そして、物質がどれほど早く蓄積されるかに気づくことはありません。 これはとても役に立ちます。

— 非常に良いアドバイスであり、実装するのも難しくありません。ありがとうございます。

—そして、ストレスを感じないでください。 なぜなら、繰り返しますが、事前に時間があれば、まったく心配することなく落ち着いて準備をすることができ、同時に最後の瞬間に準備をした人よりもはるかにプロフェッショナルに見えるからです。 残念ながら、私がこのことに気づいたのは、Vimaton の後、単に（準備する）時間がたくさんあっただけだと判明したときでした。 そして、事後になって気づいたのですが、これをすることが私にとってとても楽しくて楽しかったのは一体何が起こったのでしょうか？ 誰からも促されなかったので、時間がたっぷりあったので、落ち着いてやりました。 とてもかっこよかったです。

- 拍手するしかありません！

- はい、重要なのはあらゆる機会を最大限に活用することです。そうすればすべてうまくいきます。

出所： habr.com