従業員は新しいソフトウェアを望んでいません。彼らは先導に従うべきでしょうか、それとも自分たちの方針を貫くべきでしょうか?

ソフトウェアのリープフロッグは、間もなく企業にとって非常に一般的な病気になるでしょう。些細なことでソフトウェアを別のソフトウェアに変更したり、テクノロジーからテクノロジーに飛び移ったり、実際のビジネスを実験したりすることが標準になりつつあります。同時に、本当の内戦がオフィスで始まります。導入に対する抵抗運動が形成され、パルチザンが新しいシステムに対して破壊活動を行い、スパイが新しいソフトウェアで素晴らしい新世界を促進し、装甲車からの管理が行われます。企業ポータルでは、平和、労働、KPI について放送しています。革命は通常、一方の側の完全な失敗に終わります。

私たちは実装についてほぼすべてを知っているので、革命を進化に変え、実装をできるだけ便利かつ苦痛なく行う方法を考えてみましょう。少なくとも、その過程で何が起こるかについては説明します。

新しいソフトウェアに対する従業員の受け入れ状況を理想的に視覚化します。出典 - Yandex.Images

外国のコンサルタントは、この記事を次のように始めるでしょう。「従業員の仕事を改善し、パフォーマンスに定性的な影響を与える高品質のソフトウェアを提供すれば、新しいプログラムやシステムの採用は自然に起こるでしょう。」しかし、私たちはロシアにいるので、不審で好戦的な従業員の問題は非常に重要です。企業メッセンジャーやソフトフォンなどの最小限のソフトウェアを使用した場合でも、自然な移行は機能しません。

問題の原因はどこから来たのでしょうか?

今日、どの企業も、プロジェクト管理システム、CRM/ERP、電子メール クライアント、インスタント メッセンジャー、企業ポータルなど。これには、ブラウザーからブラウザーへの移行さえも例外なくチーム全体で実行する企業があるという事実は考慮されていません (完全に Internet Explorer Edge に基づいているチームもあります)。一般に、この記事が役立つ可能性がある状況がいくつかあります。

• いくつかのタスク グループの一次自動化プロセスがあります。最初の CRM/ERP の導入、企業ポータルの開設、テクニカル サポート システムのインストールなどです。
• あるソフトウェアが何らかの理由で別のソフトウェアに置き換えられる: 陳腐化、新しい要件、スケーリング、アクティビティの変更など。
• 既存のシステムのモジュールは、開発と成長を目的として構築されています (たとえば、ある企業が運用を開始し、既存のシステムから切り替えることを決定した場合など) リージョンソフト CRM プロフェッショナル на リージョンソフト CRM エンタープライズ プラス 最大限の機能を備えています)。
• 主要なインターフェイスと機能ソフトウェアのアップデートが行われています。

もちろん、最初の 2 つのケースはより急性で典型的な症状なので、特に注意してください。

したがって、チーム (すぐに変更が行われることをすでに疑っている) と作業を開始する前に、ソフトウェアを変更する本当の理由は何なのか、また変更がそれほど必要であることに同意するかどうかを理解するように努めてください。

• 古いプログラムは扱いが難しく、高価で、不便で、機能しない、要件を満たさなくなっている、規模に適していないなどがあります。これは客観的な必要性です。
• ベンダーがシステムのサポートを停止したか、サポートと変更が際限なく承認と資金の流出を繰り返すことになりました。コストが大幅に増加し、将来さらに増加することが約束されている場合は、待つ必要はなく、削減する必要があります。確かに、新しいシステムにも費用がかかりますが、最終的には最適化の方がそのようなサポートよりも費用は安くなります。
• ソフトウェアの変更は、1 人の個人または従業員グループの気まぐれによって行われます。たとえば、CTO はロールバックを望んでおり、より高価な新しいシステムの導入を求めてロビー活動を行っています。これは大企業でよく起こります。別の例: プロジェクト マネージャーは、Asana を Basecamp に変更し、次に Basecamp を Jira に、複雑な Jira を Wrike に変更することを主張します。多くの場合、そのような移住の唯一の動機は、自分たちの忙しい仕事を誇示して、その地位を維持することです。このような場合には、必要性の程度、動機、正当性を判断し、原則として変更を拒否する強い意志が必要となります。

私たちが話しているのは、あるソフトウェアから別のソフトウェアに移行する理由についてであり、主要な自動化についてではありません。自動化がアプリオリに必要であるという理由だけです。あなたの会社が何かを手動かつ日常的に行っているが、自動化できる可能性がある場合は、時間、お金、そしておそらく貴重な企業データを無駄にしているだけです。自動化しましょう！

大跳躍か、それともうずくまる虎か、どうやって渡ることができるでしょうか？

世界の慣例では、新しいソフトウェアに切り替えてそれに適応するための主な戦略が 3 つあります。これらは私たちにとって非常に適しているように思えます。したがって、車輪の再発明はやめましょう。

ビッグ・バン

「ビッグバン」方式を使用した導入は、正確な日付を設定して古いソフトウェアを 100% 無効にする急激な移行を実行する場合、最も困難な移行となります。

プロたち

+ 全員が 1 つのシステムで作業するため、データを同期する必要がなく、従業員が 2 つのインターフェイスを同時に監視する必要もありません。
+ 管理者の簡素化 - 1 つの移行、1 つのタスク、1 つのシステム サポート。
+ 起こり得るすべての変化はある時点で発生し、ほぼ即座に目立ちます。生産性、開発速度、売上などに何がどのような割合で影響を与えたかを分離する必要はありません。

コンズ

— チャット、企業ポータル、インスタント メッセンジャーなどの単純なソフトウェアでのみ正常に動作します。プロジェクト管理システム、CRM/ERP、その他の重要なシステムは言うまでもなく、電子メールですらすでに障害が発生する可能性があります。
— 大規模システムから別のシステムへの爆発的な移行は、必然的に混乱を引き起こします。

この種の新しい職場環境への移行で最も重要なことはトレーニングです。

並行走行

ソフトウェアへの並行適応は、両方のシステムが同時に機能する期間が設定される、より柔軟でより汎用的な移行方法です。

プロたち

+ ユーザーは、古いソフトウェアで素早く作業しながら新しいソフトウェアに慣れ、類似点を見つけ、インターフェイスとの対話の新しいロジックを理解するのに十分な時間があります。
+ 突然の問題が発生した場合、従業員は古いシステムで働き続けます。
+ ユーザートレーニングはそれほど厳密ではなく、一般的に安価です。
+ 従業員からの否定的な反応はほとんどありません。結局のところ、従業員は通常のツールややり方を奪われませんでした (初めて自動化が行われた場合)。

コンズ

— 管理上の問題: 両方のシステムのサポート、データ同期、2 つのアプリケーションの同時セキュリティ管理。
— 移行プロセスは際限なく続きます。従業員は、自分の残り時間はほぼ永遠であることに気づき、使い慣れたインターフェイスの使用をもう少し延長できるようになります。
- ユーザーの混乱 - 2 つのインターフェイスは混乱を招き、操作エラーやデータ エラーを引き起こします。
- お金。両方のシステムの料金を支払います。

段階的な導入

段階的な適応は、新しいソフトウェアに切り替えるための最も柔軟なオプションです。移行は、指定された期間内に部門ごとに機能的に実行されます (たとえば、1 月 20 日からは新しい顧客のみを新しい CRM システムに追加し、1 月 30 日からは新しいシステムで取引を実行し、XNUMX 月 XNUMX 日まではカレンダーを移行します) 「XNUMX 月 XNUMX 日までに移行を完了する」という説明は非常に大まかですが、一般的には明確です)。

プロたち

+ 組織的な移行、管理者と社内専門家間の負荷の分散。
+ より思慮深く、より深い学習。
+ 変化はできるだけ穏やかに起こるため、変化に対する抵抗はありません。

コンズ - 平行遷移の場合とほぼ同じです。

では、今は段階的に移行するだけでしょうか？

論理的な質問には、あなたも同意するでしょう。スケジュールを立て、明確な計画に従って行動できるのに、なぜ余計な手間がかかるのでしょうか。実際、すべてがそれほど単純なわけではありません。

• ソフトウェアの複雑さ: 複雑なソフトウェアについて話している場合 (たとえば、 CRMシステム)、その場合は位相適応の方が適しています。ソフトウェアが単純な場合（メッセンジャー、企業ポータル）、適切なモデルは、日付を発表し、指定された日に古いソフトウェアを無効にすることです（運が良ければ、従業員は必要な情報をすべて引き出す時間があります）運に頼らない場合は、技術的に可能であれば、古いシステムから新しいシステムに必要なデータを自動的にインポートする機能を提供する必要があります)。
• 企業のリスクの程度: 実装のリスクが高いほど、実装の速度は遅くなるはずです。一方で、遅延はリスクでもあります。たとえば、ある CRM システムから別の CRM システムに切り替える場合、移行期間中は両方のシステムの料金を支払う必要があり、その結果、新しいシステムの導入コストが増加します。投資回収期間が延長されることを意味します。
• 従業員数: 多数のユーザー プロファイルを拡張および構成する必要がある場合、Big Bang は明らかに適していません。ただし、超高速実装が大企業にとってメリットとなる場合もあります。このオプションは、多くの従業員が使用するシステムに適している可能性がありますが、カスタマイズが意図されていないため、要件がない場合があります。しかし、繰り返しになりますが、これはエンド ユーザーにとってはビッグバンであり、同じ IT サービス (たとえば、請求やアクセス システム) にとっては膨大な段階的な作業です。
• 選択したソフトウェアの実装の特徴 (リビジョンなど)。場合によっては、実装は最初は要件の収集、改良、トレーニングなどを伴う段階ごとに行われます。例えば、 CRMシステム これは常に段階的に実装されます。誰かが「3 日または 3 時間で実装と構成を完了する」と約束した場合は、この記事を思い出して、そのようなサービス (インストール ≠ 実装) を回避してください。

繰り返しになりますが、リストされたパラメータを知っていても、どちらかの経路を確実に選択することはできません。企業環境を評価します。これは、力のバランスを理解し、どのモデル (またはその要素のいくつかの組み合わせ) が自社に適しているかを判断するのに役立ちます。

影響力のある主体: 革命または進化

まず最初に注意しなければならないのは、新しいソフトウェアの導入によって影響を受ける従業員です。実は、現在検討している問題はあくまで人的要因であるため、従業員への影響を分析することは避けられません。それらのいくつかはすでに上で説明しました。

• 企業のリーダーは、新しいソフトウェアが一般にどのように受け入れられるかを決定します。そして、ここはプロモーションや激しいスピーチをする場所ではありません。変化の必要性を正確に示し、これは古いラップトップを交換するのと同じように、よりクールで便利なツールを選択しているだけであるという考えを伝えることが重要です。このような状況における経営者の最大の間違いは、自ら手を洗って身を引くことです。経営者が会社の自動化を必要としないのであれば、なぜ従業員が自動化に関心を持つ必要があるのでしょうか。プロセスに参加してください。
• 部門長（プロジェクトマネージャー）は中間的な役割を果たし、すべてのプロセスに参加し、不満を管理し、同僚のあらゆる反対を押し切って意志を示して取り組み、質の高い綿密なトレーニングを実施する必要があります。
• IT サービス (ま​​たはシステム管理者) - 一見すると、これらは最も順応性が高く順応性が高い初期の人材ですが、... 違います。多くの場合、特に中小企業では、システム管理者が IT インフラストラクチャの変更 (強化) に反対しますが、これは技術的な正当化によるものではなく、怠惰と作業への消極的な理由によるものです。私たちの中で、仕事を避ける方法を探したことがない人はいないでしょうか?しかし、これが会社全体に不利益をもたらすことのないようにしてください。
• エンドユーザーは、一般に、うまく、便利に働きたいと願う一方で、他の生きている人間と同様に、変化を恐れます。彼らの主な議論は正直で単純です。なぜ導入/変更するのか、制御の限界は何か、作業はどのように評価されるのか、何が変更されるのか、そしてリスクは何か (ところで、全員がリスクを評価する必要があります -私たちはベンダーであるにもかかわらず CRMシステムただし、すべてが常にスムーズに進むとは言いません。ビジネス内のどのプロセスにもリスクは存在します)。
• 社内の「権威」とは、他の従業員に影響を与えることができる党派的な存在です。これは、必ずしも高い地位や豊富な経験を持つ人物である必要はありません。ソフトウェアを扱う場合、「権威」は、たとえば、Habr を再読して威圧し始める高度な知識人である可能性があります。すべてがどれほど悪化するかについてみんな。彼には導入や移行のプロセスを台無しにするという目標さえなく、単なる見栄と抵抗の精神があるだけかもしれないが、従業員は彼の言うことを信じるだろう。そのような従業員と協力する必要があります。説明し、質問し、特に難しい場合には結果をほのめかす必要があります。

ユーザーが本当に何かを恐れているかどうか、または賢明なリーダーが率いる集団被害妄想に陥っているかどうかを確認するための普遍的なレシピがあります。不満の理由や懸念事項について尋ねます。これが個人的な経験や意見ではない場合、3 ～ 4 つの明確な質問の後に議論が殺到し始めます。

「抵抗運動」をうまく乗り越えるために重要な2つの要素。

1. ベンダーおよび社内向けのトレーニングを提供します。トレーニングのレベルに関係なく、従業員がすべてを本当に理解し、習得し、仕事を始める準備ができていることを確認してください。トレーニングの必須属性は、印刷された電子的な指示 (規定) と、システムに関する最も完全な文書です (自尊心のあるベンダーは、ソフトウェアと一緒にリリースし、無料で提供します)。
2. サポーターを探してインフルエンサーを選びましょう。社内の専門家と早期導入者がサポート システムとなり、教育と疑問の払拭を行います。原則として、従業員自身も喜んで同僚を助け、新しいソフトウェアを紹介します。あなたの仕事は、彼らを一時的に仕事から解放するか、新しい仕事量に対して適切なボーナスを与えることです。

何に注意を払う必要がありますか？

1. 従業員は変更の影響をどの程度受けていますか? (相対的に言えば、明日彼らが新しい会計プログラムを発明したとしても、50 歳以上の女性がいる会計部門に鼻を突っ込み、1C からの移行を提案することを神は禁じます。あなたは生きて帰れないでしょう)。
2. ワークフローはどの程度影響を受けますか? 100 人規模の企業でメッセンジャーを変更することと、社内の主要なプロセスに基づいた新しい CRM システムを導入することは別のことです (これは販売だけではありません)。 RegionSoft CRMの導入 上級エディションでは、生産、倉庫、マーケティング、およびチームとともに自動化されたビジネス プロセスを構築するトップ マネージャーに影響します)。
3. トレーニングは提供されましたか?またそのレベルは何ですか?

企業の思考体系における唯一の論理的移行

新しいソフトウェアの移行/実装を節約するには何が必要ですか?

新しいソフトウェアに快適に移行するための重要なポイントを説明する前に、1 つの点に注目してください。絶対にやってはいけないことがあります。従業員にプレッシャーをかけたり、ボーナスや行政上の制裁や懲戒処分を剥奪して「やる気を出させる」必要はありません。これによってプロセスが改善されるわけではありませんが、従業員の態度は悪化します。彼らがあなたに強制した場合、それは彼らが私たちの利益を尊重していないことを意味します。もし彼らがそれを強制的に課すなら、それは彼らが私たちと私たちの仕事を信頼していないことを意味します。したがって、私たちは、プレッシャーや不必要な強制をせずに、規律正しく明確かつ有能な方法ですべてのことを行います。

詳細な行動計画を立てる必要がある

他のすべては存在しないかもしれませんが、計画は存在するはずです。さらに、この計画は調整可能であり、更新可能であり、明確かつ必然的であると同時に、議論が容易であり、関心のあるすべての従業員にとって透明性があります。午前8時から午前10時までに偉業があり、16時にイギリスとの戦争が始まることを直接伝えることは不可能であり、計画全体を大局的に見ることが重要です。

計画には、エンド ユーザーとなる従業員の要件が必ず反映されている必要があります。これにより、各従業員は、希望する機能とその機能をいつ使用できるかを正確に知ることができます。同時に、移行計画や実行計画は、ある種の不変の一枚岩ではなく、計画を完成させ、その属性を変更する可能性を残しておく必要があります（ただし、編集や新しい「要望」が無限に続く形ではありません）。期限が常に変更されるという形ではありません）。  

計画には何を含めるべきですか?

1. 移行の主なマイルストーン (段階) - 何を行う必要があるか。
2. 各段階の詳細な移行ポイント - それをどのように行うべきか。
3. 重要なポイントとそれに関する報告（時間の調整） - 行われたことをどのように測定するか、誰が管理点に立つべきか。
4. 責任感のある人は、あなたが相談したり質問したりできる人です。
5. 締め切りは、各段階の始まりと終わり、そして全体としてのプロセス全体です。
6. 影響を受けるプロセス - ビジネス プロセスでどのような変更が発生するか、実装/移行に伴って何を変更する必要があるか。
7. 最終的な評価は、発生した実装/移行の評価に役立つ一連の指標、指標、さらには主観的な評価です。
8. 運用の開始日は、全社が更新された自動化プロセスに参加し、新しいシステムで作業する正確な日付です。

私たちは、赤線がアドバイスである実装者のプレゼンテーションに遭遇しました。つまり、強制的に実装する、反応を無視する、従業員と話をしない。私たちはこのアプローチに反対しています。その理由は次のとおりです。

下の写真を見てください。

新しいマウス、新しいキーボード、アパート、車、さらには仕事さえも、楽しくて楽しい出来事であり、中には成果さえも含まれます。そして、ユーザーはYandexに慣れて適応する方法を見つけるためにYandexに行きます。新しいアパートに入り、それが自分のものであることを理解し、初めて蛇口をひねり、お茶を飲み、初めて寝る方法。ハンドルを握って、自分の新しい車と友達になる方法ですが、これまでのところあまりにも異質です。職場での新しいソフトウェアも、ここで説明した状況と何ら変わりません。従業員の仕事は決して同じではありません。したがって、新しい効果的なソフトウェアを実装し、適応させ、成長させます。そしてこれは、「ゆっくり急いでください」と言える状況です。

出所： habr.com