中小企業のデジタル変革を自分で行う

初心者のビジネスマンによくある間違いは、データの収集と分析、作業プロセスの最適化、主要指標の監視に十分な注意を払わないことです。その結果、生産性が低下し、時間とリソースが最適とは言えません。プロセスが悪い場合、同じエラーを何度も修正する必要があります。顧客数が増えるとサービスが低下し、データ分析がなければ何を改善すべきかが明確にわかりません。その結果、意思決定は気まぐれに行われます。

現代のビジネスが競争力を維持するには、高品質の製品とサービスに加えて、透明性のあるプロセスを備え、分析データを収集する必要があります。これがなければ、ビジネスの実際の状況を理解し、正しい意思決定をすることは困難です。したがって、使いやすいだけでなく、作業を簡素化し、可能な限り透明性の高いプロセスを作成できる必要なツールを備えておくことが重要です。

現在、膨大な数のツールやソリューションがあります。しかし、ほとんどの起業家は、それらに価値が見出されないか、使用方法が理解できないか、高価であるか複雑であるか、または 100500 ドル以上かかるため、それらを使用しません。しかし、それを理解し、そのようなツールを自分で見つけ、作成した人は、中期的にはすでに優位性を持っています。

10 年以上にわたり、私はプロセスの自動化とデジタル変革を通じて企業の利益増加を支援する IT 製品とソリューションを作成してきました。私は数十のスタートアップ企業の設立を支援し、世界中の何十万人もの人々が使用する数十のオンライン ツールを作成してきました。

これは、デジタル変革のメリットを示す、私の実践における良い例の 1 つです。アメリカの小さな法律事務所のために、私のチームと私は法的文書を作成するツールを作成しました。これにより、弁護士は文書をより迅速に作成できるようになりました。その後、このツールの機能を拡張し、オンライン サービスを作成し、会社を完全に変革しました。現在、彼らは自分たちの都市だけでなく、全国の顧客にサービスを提供しています。 3 年間で、会社の資本金は数倍に増加しました。

この記事では、主要なビジネス指標を監視するための透明なシステムを構築した実際の経験を共有します。私はデジタル ソリューションを使用する価値を浸透させ、それが難しいことではなく、必ずしも費用がかかるわけではないことを示します。じゃ、行こう！

それがどうして始まったのか

持ったことのないものを手に入れたいなら、やったことのないことをしなければなりません。
ココシャネル

妻は産休にうんざりしていたので、子供用プレイルームという小さなビジネスを始めることにしました。私は自分のビジネスを持っているので、妻がゲーム ルームを完全に管理し、私は戦略的な問題や開発を手伝います。

開業の詳細は全く別の話ですが、データ収集や競合分析の段階では、この事業特有の問題点を浮き彫りにするだけでなく、競合他社があまり苦労していない社内プロセスの問題点にも注目しました。 。

驚いたことに、21 世紀には CRM を何らかの形で管理している人はほとんどおらず、多くの人が文書やノートに記録を残していました。同時にオーナー自身も、従業員が窃盗をしたり、計算ミスをしたり、再計算や会計帳簿の記入内容との確認に多くの時間を費やさなければならない、予約や入金に関するデータが失われる、顧客が不明な理由で退職するなどの不満を訴えた。彼ら。

収集したデータを分析したところ、私たちは彼らの間違いを繰り返したくなく、これらのリスクを最小限に抑える透明性の高いシステムが必要であることがわかりました。まず、既製のソリューションを探し始めましたが、要件を完全に満たすものは見つかりませんでした。そして、理想的ではないものの、実用的で安価 (ほぼ無料) の独自のシステムを作成することにしました。

ツールを選択するときは、次の基準を考慮しました。それは、安価であること、柔軟性がありアクセスしやすいこと、そして使いやすいことです。このビジネス向けに、本格的で強力で高価なシステムを作成することもできましたが、時間も予算も限られており、さらにプロジェクトが機能するかどうかも完全に理解していなかったので、多くのリソースを費やすのは不合理でした。このシステム。そのため、仮説検証の時点ではMVP（Minimum Viable Product - 実行可能な最小限の製品）から始めて、最小限の投資で最短時間で実用的なバージョンを作成し、時間をかけて完成または作り直すことにしました。

結果として、私の選択は Google サービス (ドライブ、スプレッドシート、カレンダー) になりました。入出力情報の主なソースは Google スプレッドシートです。妻はスプレッドシートを使用した経験があるため、必要に応じて自分で変更を加えることができます。また、このツールはコンピューターの使い方があまり得意ではない従業員にも使用されるため、テーブルにデータを入力する方法を教える方が、専門的なツールを使用して作業する方法を教えるよりもはるかに簡単であるという事実も考慮しました。 1Cのようなプログラム。

テーブルに入力されたデータはリアルタイムで変化します。つまり、会社の状況をいつでも確認でき、セキュリティが組み込まれており、特定の人へのアクセスを制限することができます。

アーキテクチャとデータ構造の開発

子供用プレイルームでは、いくつかの基本的なサービスを提供しています。

• 標準訪問 —クライアントが子供の遊び場で過ごす時間を買ったとき。
• 監督付き訪問 - 顧客が子供のプレイルームで過ごす時間を買い、監督に追加料金を払った場合。つまり、クライアントは子供を預けて自分の仕事をすることができ、ルームワーカーは親の不在中に子供を見守り、一緒に遊ぶことができます。
• オープンバースデー — クライアントは食事と着席用に別のテーブルを借り、ゲーム ルームへの通常の訪問料金を支払いますが、部屋は通常通り営業しています。
• 休業日の誕生日 — 顧客は敷地全体を賃貸し、レンタル期間中はその部屋は他の顧客を受け入れません。

所有者にとって、部屋を訪れた人数、年齢、費やした時間、稼いだお金、出費がどれだけあったかを把握することが重要です (管理者が何かを購入したり、支払いをする必要があることがよくあります)配達や水などの何かの場合）、誕生日は何人ありましたか?

他の IT プロジェクトと同様に、私は将来のシステムのアーキテクチャを徹底的に考え、データ構造を検討することから始めました。妻はビジネスの責任者であるため、見るべきこと、管理すべきこと、支配すべきことをすべて知っているため、顧客の役割を果たしました。私たちは一緒にブレインストーミングを実施し、システムの要件を作成しました。それに基づいてシステムの機能を検討し、Google ドライブに次のようなファイルとフォルダーの構造を作成しました。

「概要」文書には、収入、支出、分析など、会社に関する一般的な情報が含まれています。

経費文書には、会社の毎月の経費に関する情報が含まれています。透明性を高めるため、事務費、税金、人件費、広告費、その他の経費に分けて表示しています。

毎月の費用

年間支出の概要表

Income フォルダーには、月ごとに 12 つずつ、合計 XNUMX 個の Google スプレッドシート ファイルが含まれています。これらは従業員が毎日記入する主な作業文書です。これらには、必須のダッシュボード タブと営業日ごとのタブが含まれています。ダッシュボード タブには、今月の状況をすばやく理解するために必要な情報がすべて表示され、価格の設定やサービスの追加も可能です。

ダッシュボードタブ

デイリータブ

ビジネスの発展の過程で、割引、サブスクリプション、追加サービス、イベントなどの形で追加のニーズが現​​れ始めました。これらすべても時間をかけて実装してきましたが、この例はシステムの基本バージョンを示しています。

機能の創造

主な指標を理解し、アーキテクチャとエンティティ間のデータ交換を検討した後、実装を開始しました。最初に行ったのは、Income フォルダーに Google Sheet ドキュメントを作成することでした。その中にダッシュボードと月の最初の日という 2 つのタブを作成し、そこに次の表を追加しました。

メインワークシート

これは、管理者が作業するメインのワークシートです。必要なフィールド (赤でマーク) を入力するだけで、システムが必要な指標をすべて自動的に計算します。

入力エラーを減らし利便性を高めるために、「訪問タイプ」フィールドは提供されるサービスのドロップダウン リストとして実装されており、ダッシュボード ページで編集できます。これを行うには、これらのセルにデータ検証を追加し、データを取得する範囲を示します。

人的計算ミスを減らすために、クライアントが部屋で過ごした時間と支払われる金額の自動計算を追加しました。

これを行うには、管理者はクライアントの到着時刻 (列 E) と出発時刻 (列 F) を HH:MM の形式でマークするだけです。クライアントがゲーム ルームで費やす合計時間を計算するには、次の式を使用します。

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

サービスの種類によって 1 時間当たりの料金が異なるため、サービス利用の金額を自動的に計算するには、より複雑な計算式を使用する必要がありました。したがって、QUERY 関数を使用してデータをダッシュ​​ボード ページのサービス テーブルにバインドする必要がありました。

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

メインのアクションに加えて、不要な IFERROR または ISBLANK エラーを排除するための関数と、ROUNDDOWN 関数を追加しました。細かいことに煩わされないようにするために、クライアントに向けて最終的な金額を切り捨てました。

子供用プレイルームでは、主な収入（レンタル時間）に加えて、サービスやおもちゃの販売という形で追加収入があり、従業員は、たとえば、飲料水の代金を支払ったり、お世辞にキャンディを買ったりするなど、少額の支出を行います。これらすべても考慮に入れる必要があります。

したがって、このデータを記録するテーブルをさらに 2 つ追加しました。

記号の操作を容易にするために、記号に色を付け、セルに条件付き書式を追加しました。

メインテーブルの準備ができました。次に、1 日にいくら稼いだのか、そのお金のうちレジにいくらあるのか、カードにいくらあるのかを明確に確認できるように、メイン指標を別のテーブルに配置する必要があります。

支払いタイプごとに金額を合計するために、もう一度 QUERY 関数を使用しました。

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

管理者は、営業日の終わりに収益を再確認するだけでよく、手動で再計算する必要はありません。人に追加の作業を強制することはなく、オーナーはいつでも状況を確認し、コントロールすることができます。

必要なテーブルがすべて準備できたので、毎日のタブを複製し、番号を付けて、以下を取得します。

素晴らしい！ほぼすべての準備が完了しました。残っているのは、その月のすべての主要な指標をダッシュ​​ボード タブに表示することだけです。

その月の合計収入を取得するには、次の式を書くことができます。

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

ここで、D1 は日次収益を示すセルで、「1」、「2」などはタブの名前です。まったく同じ方法で、追加の収入と支出に関するデータを取得します。

わかりやすくするために、カテゴリごとの合計収益性を表示することにしました。これを行うには、すべてのタブから複雑な選択とグループ化を行ってから、空の行や不要な行をフィルタリングして削除する必要がありました。

カテゴリー別収益性

主要な収入計算ツールの準備ができたので、あとは 1 年の各月のファイルを複製するだけです。

収入を会計および監視するためのツールを作成した後、家賃、給与、税金、商品の購入、その他の支出など、毎月のすべての支出を考慮する支出表の作成に取り掛かりました。

現在の年のフォルダーに Google スプレッドシート ドキュメントを作成し、13 個のタブ、ダッシュボード、および XNUMX か月を追加しました。

ダッシュボードタブ

わかりやすくするために、ダッシュボード タブに、その年の財務支出に関する必要な情報をすべてまとめました。

そして、各月ごとのタブで、会社のすべての現金支出をカテゴリー別に追跡する表を作成しました。

「月」タブ

これは非常に便利であることがわかり、会社のすべての経費を確認して管理できるようになり、必要に応じて履歴を確認したり、分析を行ったりすることもできます。

収入と支出に関する情報は別のファイルにあり、監視するのがあまり便利ではないため、所有者が会社を管理および管理するために必要なすべての関連情報をまとめた 1 つのファイルを作成することにしました。このファイルに「概要」という名前を付けました。

集計テーブル

このファイルでは、テーブルから毎月のデータを受け取るテーブルを作成しました。このために、標準関数を使用しました。

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

ここで、最初の引数としてドキュメント ID を渡し、2 番目の引数としてインポートされた範囲を渡します。

それから私は年間収支をまとめました。つまり、いくら稼いだのか、いくら使ったのか、利益はいくらなのか、収益性はどうなったのか、ということです。必要なデータを可視化しました。

また、ビジネス オーナーがファイルを確認せずにすべてのデータを 1 か所で確認できるように、利便性を考慮して、一年の任意の月を選択し、主要な指標をリアルタイムで表示する機能を統合しました。

これを行うために、月とドキュメント ID の間にリンクを作成しました。

次に、「データ -> データ検証」を使用してドロップダウン リストを作成し、リンクの範囲を指定し、ドキュメントへの動的リンクを使用してインポートを設定しました。

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

まとめ

ご覧のとおり、ビジネスのプロセスを改善することは思っているほど難しくなく、それを行うために特別なスキルを持っている必要はありません。もちろん、このシステムには欠点も多く、ビジネスが成長するにつれて使用できなくなりますが、小規模なビジネスや仮説を検証する最初の段階では、これは優れたソリューションです。

このゲームルームはこのソリューションに取り組んで 3 年目ですが、今年になって初めて、すべてのプロセスをすでに明確に理解しており、クライアントと市場を理解しています。私たちは本格的なオンライン ビジネス管理ツールを作成することにしました。 Google ドライブのデモ アプリケーション

PS

Google スプレッドシートを使用してビジネスを監視することは、特に携帯電話からはあまり便利ではありません。それで私はそうしました PWAアプリケーション、すべての主要なビジネス指標を便利な形式でリアルタイムに表示します。

出所： habr.com