Asana での開発と生産管理

皆さん、こんにちは。私の名前はコンスタンチン・クズネツォフ、RocketSales の CEO 兼創設者です。 IT 分野では、開発部門が独自の世界に住んでいるというよくある話があります。 この世界では、すべてのデスクトップに加湿器があり、モニターやキーボード用のガジェットやクリーナーがたくさんあり、そしておそらく独自のタスクおよびプロジェクト管理システムがあります。

何が入ってるの？

おそらく、一部の人にとっては何でもないことです。 しかし、問題が発生しました。 営業システムの構築と自動化、CRMの導入、ビジネス向けのクラウドインフラの構築を行います。 クライアントのプロジェクトには、開発部門や生産部門に加えて、マーケティング担当者、営業担当者、会計士、その他の従業員が含まれることがよくあります。 そして、効果的なプロジェクト管理プロセスを組織する方法について考え始めました。

開発および生産プロセスが Jira や GitLab などのプラットフォームで組織されている場合、 開発以外の誰も何が何であるかを理解していません。 プロジェクトにサードパーティの従業員を参加させるには、その従業員と会って状況を説明し、タスクをどこかに記録してから、作業チャットで準備の度合いを監視し、チャットを通じて結果を取得して、それを Jira に入力する必要があります。 そして毎回そうです。

開発部門は会社の他の部門から切り離されており、彼らは私たちをどのように関与させればよいのかわかりません。また、私たちの参加が必要かどうかもわかりません。

数年前、私たちは Asana プラットフォームを発見しました。 この資料では、次の目的で開発および生産管理プロセスをどのように組織したかについて説明したいと思います。

• 会社全体が単一のエコシステムで動作し、
• 誰もが十分な機能を持っていました、
• 各プロジェクトのコストを時間と金額で見積もることができました。
• クライアントとの仕事は長期にわたるものでした。つまり、XNUMX つのタスクの枠組み内ではなく、常にアイデアが溜まっているプロジェクト全体の枠組みの中で行われました。

Asana について少し知る

私はプロジェクト管理に便利なソフトウェアを探して 10 年を費やしました。 Trello、Jira、Planfix、Megaplan、Bitrix24、その他多数のタスク トラッカーは強度テストに合格しませんでした。 そこでアサナを見つけました。 そしてすべてがうまくいきました。

私たちの意見では、これはタスクとプロジェクトの管理に最適かつ最も急速に成長しているプラ​​ットフォームです。 現在、Asana は人気とユーザー満足度において世界のリーダーです。 これは、g2 評価チャートによって証明されています。

私たちは Asana のファンであり、クライアントに Asana を導入できる認定も取得しました。

販売からプロジェクト実行までの流れを簡単に説明します

当社は IT サービスを販売しているため、ファネルは非常に長く、最後には生産部門、場合によっては開発部門にも入ります。

営業部門は、監査、CP の承認、契約の署名、トランザクションの生産への転送などの標準的な操作を実行します。 プロダクションが契約を受け入れることはできません。契約には、予算、プロダクションへの移行日、およびプロジェクトの実行にかかる推定時間資金が示されている必要があります。

amoCRM と Asana の組み合わせのおかげで、トランザクションを営業部門から本番環境に転送したり、その逆に転送したりする際に、作業が中断されることはありません。 青は営業部門、オレンジは生産部門、ピンクは開発部門の担当範囲を示しています。

開発部門は、設計部門とは異なり、すべてのプロジェクトに関与しているわけではないことが重要です。 システムのセットアップにカスタム ソリューションが必要ない場合もあります。

そのため、マネージャーが制作プロジェクトを承認すると、営業マネージャーは 1 クリックで Asana に移動します (スクリーンショット)。 amoCRM から、Asana にプロジェクトが自動的に作成されます。

クライアント共通のプロジェクトボード上に、プロジェクトマップとコマーシャル提案書を備えたタスク（タスク）が自動作成されます。 現在運用中のすべてのクライアントがここに表示されます。 ここでは、責任あるマネージャーが任命され、期限が設定され、作業の種類が選択され、タスクのステータスが変更されます。

マネージャーは、タスク内で提案された自動ビジネス プロセスのいずれかを起動できます。

1. クライアントプロジェクトを検索/作成 + そこにタスクを添付
2. タスクにトランザクション情報を入力します
3. 現在のタスクから取引を作成する

プロジェクトには、amoCRM で指定されたすべてのデータが格納されます。 サービスの種類に応じて、実際の作業ブロックを実装するためのサブタスクのセットが即座に作成されます。 プロジェクトマネージャーは、詳細なタスクを分解し、責任と期限を割り当てます。

このボードは、新しいプロジェクトに取り組むのに役立ちます。 しかし、現在のステータスやリスクにさらされているプロジェクトの存在を監視するのは不便です。

クライアントのタスクとプロジェクトをグループ化する方法

マネージャーは、すべてのプロジェクトの一般ボードから、プロジェクトをさらに 3 つのボードに追加します。

1. クライアントの個人ボード。
2. アクティブな顧客のポートフォリオ。
3. マネージャーのポートフォリオ。

それぞれのエンティティがなぜ必要なのかを考えてみましょう。

スクリーンショットに表示されているのは、 クライアントの個人掲示板。

なぜこの板なのか？

以前はタスクという観点から考えていました。 タスクを完了し、別のタスクを実行することにしました。 私たちはクライアントのために、彼が要求した量の仕事を正確に行っていたことが判明しました。 しかし、私たちは長期的な関係を築きたかったので、タスクを扱うことからクライアントと働くことに移行しました。

私たちはクライアントのための改善のためのアイデアをすべて書き留めるようにしています。 たとえそれがクライアントの偶然の思いつきであっても、修正して仕上げます。 このようにしてタスクのバックログが形成され、クライアントとの作業は終了しません。

この掲示板には何があるの？

私たちの Asana はいくつかのサービスに接続されています。

• CRMシステム（営業部門とのやり取り用）、
• TimeDoctor (時間追跡用)、
• ERP システム (すべてのデータを単一のインターフェイスに集約するため)。

Asana にクイック リソース コントロール パネルを導入しました。 タスクの上にあるプレートを指さすと、誰がどのくらいの時間そのタスクに取り組み、どのようなボーナスを獲得したかがわかります。

生産部門の作業は時間単位で見積もられるため、各従業員がクライアントの問題解決にどれだけの時間を費やしたかを厳密に監視することが重要でした。

ボードを使用するメリットは何ですか?

その結果、ERP システムでは次のことがわかります。 プロジェクトレポート。 取引ステータス、プロジェクト参加者、プロジェクト予算、作業時間数、期限。

同様の開発プロジェクトのコストを予測することができ、KPI の計算は完全に透明になり、開発に数時間しかかからないという幻想が入る余地はありません。 必要に応じて、クライアントにレポート用に表示できるインターフェースを常に用意しています。

アサナ ブリーフケース

この機能は長い間 Asana に実装されてきました。 しかし、私たちはそれをすぐには評価しませんでした。 最初は、マネージャーのすべてのプロジェクトを単純にポートフォリオに集めました。 デニス・キセレフ氏は、同社在籍中に61人の顧客と仕事をしていたことが判明した。

知ることは素晴らしいことですが、それを収集するのに費やした時間を正当化するには十分ではありません。 そして我々はブリーフケースで得点した。 Asana のプロジェクトを CRM システムの XNUMX つのトランザクションとみなしたとき、すべてが変わりました。

以前は、マネージャーはすべてのプロジェクトをサブスクライブし、すべての変更の通知を受信箱 (通知フィード) で受け取りました。 各ステータス更新と新しいコメントは、最新のものから順にフィードに表示されます。 月曜日、マネージャーは着席し、受信トレイにあるタスクを順番に完了しました。 優先順位についての話し合いはなく、重要なタスクに到達しないこともありました。

現在、従業員のポートフォリオとプロジェクト部門のポートフォリオが存在します。 XNUMX つ目ではマネージャーが自分のプロジェクトを管理し、XNUMX つ目ではマネージャーに全従業員の現在の作業負荷に関する制御機能を提供します。

デザイン部門のポートフォリオ

スクリーンショットでは、従業員ごとに並べ替えられたプロジェクトが表示されます。

プロジェクト マネージャーは週に XNUMX 回、各プロジェクトのステータスを更新します。 先週やったことと来週の予定を書きます。 XNUMX つのタグのいずれかを設定します。 コントロール下にあり、危険にさらされており、問題があります。

マネージャーは以下をすぐに評価できます。

• デザイン部門の現在のクライアント数、
• 各マネージャーが取り組んでいるプロジェクトの数、
• プロジェクトの期限を過ぎたタスクの数、
• 問題の存在とプロジェクトに参加する必要性、
• プロジェクトの期限、費やした時間、目標到達プロセスの段階、プロジェクトの優先順位。

ポートフォリオはレポート作成にも役立ちます。 プロジェクトのステータスを更新すると、完了および計画された作業に関するレポートがクライアント チャットに自動的に送信されます。

従業員のポートフォリオ

デザイン部門の責任者ですら自分のポートフォリオを持っています。 パ、パ、パ、彼が権限を削除すると、新しい人は自分の管理下にあるすべてのプロジェクトを見ることになり、引き続き監視する必要があります。

ライン従業員も、ポートフォリオにおける負荷計画の利便性を高く評価しました。 「負荷」タブでは、Asana は期限を考慮してタスクの量を分析し、従業員が過剰な量のタスクを計画している場合は警告します。 このタブを離れることなく、期限を変更したり、詳細を調整したりできます。

バグ解決とカスタム開発

私たちは開発を担当する別のチームを持っています。 ビジネス プロセスの一部として、次の XNUMX 種類のタスクを受け取ります。

1. バグ、
2. 新しい展開。

バグはチェックされ、重大度が評価され、テクニカル サポート サービスによって作業に転送されます。
開発タスクは、社内の製品バックログから、またはクライアントからの対応する要求がある場合はプロジェクト マネージャーから行われます。

開発プロセスは大まかに次のようになります。

タスクは Asana の開発ボードに置かれます。 彼女が来た。

タスクディレクターは、「バグ」または「機能」タイプを選択し、重要度を設定し、タスクが影響する顧客および社内部門を示します。 タスクが社内規定の要件をすべて満たしている場合、ディレクターはタスクの上の上部バーにある稲妻アイコンをクリックし、自動ビジネス プロセス「開発中の評価」を起動します。

開発部門の責任者は、評価のための新しいタスクに関する通知を受け取り、タスク自体は評価期間中、同じ名前の別のボードに移動されます。

評価後、マネージャーはタスクを完了予定月に対応するスプリントに移動します。 タスクは常に複数のボードに同時に存在します。

• プロジェクトマネージャーの個人掲示板で、
• テクニカルサポート掲示板で、
• 開発ボード上で。

タスクを監視しているすべての参加者と従業員は、タスクの進行状況を確認し、通知を受け取り、タスクへのコメントで直接ディスカッションを行うことができます。 タスクが完了すると、プロジェクト マネージャーまたは責任あるテクニカル サポート スペシャリストは、それを自分の側に「持ち帰り」、プロジェクトの作業を継続します。

開発部門と生産部門をチームの単一環境に戻したらどうなったでしょうか?

まず、 クライアントのプロジェクトはより長期化しています。 バックログが常に補充されるため、平均請求額が増加しました。

第二に、 開発部門がいつでもマーケティング、営業、経理などに質問できるようになったため、プロジェクトの品質が大幅に向上しました。 私たちはチームに必要な能力をタイムリーに結びつけ、まったく異なるレベルのソリューションを提供することができました。

第三に、 従業員、マネージャー、クライアントは、計画されたタスクと完了したタスクについて完全な透明性を得ることができました。 私たちはプロジェクトを管理する方法を学び、これは完全に技術的なプロセスであり、人的要因をほぼ完全に排除できることに気づきました。

第四に、 チームの団結力が高まった。 以前は、従業員は神話上の開発部門と生産部門が何をしているのかほとんど知りませんでした。

ここで、システムの開発プロセスと技術構成を見てみましょう。

• 営業部門はそこから販売方法に関するアイデアやインスピレーションを見つけます。
• マーケティング担当者は定期的に投稿、記事、ポジショニング、広告テキストとして有用なコンテンツを取得します。
• マネージャーは顧客のニーズと行動を分析し、戦略を調整します。

その結果、Win-Win-Win の変革が実現し、当社、クライアント、パートナーに利益がもたらされました。 コメントでご意見を共有していただければ幸いです。私の記事で何か役に立ったか、開発でどのようなプロジェクト管理方法を使用していますか。

出所： habr.com