学生としてハッカソンを企画する方法 101. パート XNUMX

またあったね。 学生ハッカソンの開催に関する記事の続きです。
今回は、ハッカソン中に発生した問題とその解決方法、定番の「たくさんコードを書いてピザを食べる」に追加したローカルイベント、そしてどのアプリケーションを使うのが最も簡単かについてのヒントについてお話します。この規模のイベントを企画します。

すべての財務上の準備が完了すると、最も興味深い段階であるサイトの準備が始まります。 ここでは、あなたが考えもしないような問題や問題の最大数を見つけることができます。 まずはさまざまな軽食や器具を注文しましょう。 これはすぐに 26 つの大きな問題につながります。それは誰が受け取るのか、そしてすべてをどこに置くのかということです。 もう一度言っておきますが、主催者は全員学生で、ハッカソン自体はちょうど学期の真ん中の27月4日と5日に開催されました。 注文ごとに 20 ～ 30 人が必要で (イベントの規模を考えると、一度に 2 ～ 3 箱のドリンクを簡単に受け取ることができます)、他のコースの中からボランティアを探すしか方法はありませんでした。 もちろん、Facebook グループを使用してそれらを見つけることもできますが、Slack が私たちの候補です。 配信ごとに個別のチャネルを作成し、それらを Trello (アクション リストを作成するアプリケーション) に統合して、支援に同意した人を追加し、Trello で受信したすべての内容を記録できます。 それで、すべてが受け取られました。配送が正しい大学の建物に行われたと仮定しても（何度か他の建物に配送しましたが、インペリアル号はほぼ完全にサウスケンジントンにあり、大学に配送された可能性があります）ロンドン大学の間違い）そして、特に重い荷物を運ぶのに十分な人員と数台のカートがあるとわかったら、次は何をするでしょうか？ この荷物はどこへ行けばいいのでしょうか？ 各大規模な大学コミュニティには、そのようなイベント用に独自の小さな倉庫があります。 残念ながら、2xXNUMX の部屋にはすべてが収まらないでしょう。 ここで大学のスポンサーが私たちを助けてくれました。 学生組合から数トン（！）の飲み物と軽食が私たちのパートナーに届けられました。 ちょっとした余談。 工学、医学、科学、地質学の各学部には独自の組合があります。 私たちの工学部には XNUMX 部屋ほどの空き部屋があります (でも、これが大学の規則にどの程度準拠しているのかはわかりません) が、あるイベントのために完全に (!) 倉庫に改造されました。 次に、これらのものをどのようにして取り出したかをタイムラプスで説明します。 その後、私の背中は私にまったく感謝しませんでした。 リンク

これらすべてを保管する場所を見つけるのは非常に難しく、それらを正しく配布するのはさらに困難です。 参考：ハッカソンは下段と上段3つの計2ゾーンあります。 サイズはほぼ同じであり、一般に分散に問題はありません。 特別な食の好みを持つ人が現れるまで。 ビーガン、ベジタリアン、その他多くの人。 事前に必ずアンケートをお送りするので、どれくらいの金額を注文するかが分かります。 当然のことながら、メールは忘れられたり紛失したりするものです。 そのため、グルテンフリーの生地を使用したマルガリータなどの特別オプションとして、メインの注文に常に 20% を追加しています。 高い？ 間違いなく。 しかし、私たちが最も必要としていないのは、動物性のない食品を十分に摂取できない戦闘的なビーガンです。 現代の問題には最新の解決策が必要です。

奇跡的にすべてが一致したとしましょう。 魔法も同様です。 すべてが一晩で所定の位置に運ばれたことさえ。 次は何ですか？ 「盗品」について私が言ったことを覚えていますか? はい、ちなみに、すべてのスポンサーが持っています。 そして、それらはすべて少なくとも 200 人用に設計されており、大規模なスポンサーの場合は通常 300 人用です。保管する必要もありますが、それが重要ではありません。 私たちには独自の「盗品」があるとも言いました。 そしてこちらが500名様分です。 そして問題はその断片化です。 ハッカソンの前夜には多くのものが到着しましたが、準備を整える余裕はありませんでした。 さらに、これらのものはすべて慎重に袋に詰める必要があります。 500個。 500、カール。 そこで、私たちは即席のコンベヤーを組織する必要がありました。バーでのアルコール飲料の引換券、T シャツ、ペーストとブラシのセット、マグカップ、ステッカー、そして他にいくつあったのかさえ覚えていません。 そして、この美しさをさまざまなサプライヤーに注文し、すべて異なる時期に到着したという事実にもかかわらず。 大変だったのでイベント運営のおまけとして工場でアルバイトもしました。 ネタバレ：午前4時に準備を終え、8時半にスタートしました。 私は深夜までしか滞在しなかったので、残りの夜は勤務することができました。 次に、テーブルの配置、延長コード、その他の義務的なゴミの配置に関するかなり退屈な部分が続きます。

X 時間の到来。スポンサーは早めに来て、落ち着いて、より多くの学生を引き付けるために戦術的に「グッズ」を配置します。 記憶に残るのは、開会中にある企業が、雇用主には18つのタイプがあると述べたことです。 給料が高い人は従業員を尊重し、従業員が創造的に成長できるようにします。 （会社名）など。 そして、他のすべてのスポンサーは、後者について自分の例を使って伝えることができます。 このフレーズは最優秀ミーム賞の候補となりました（受賞については前回の記事の最後にあります）。 学生はできるだけ早く到着して、できるだけ多くのものを無料で手に入れます。 ここでは、彼らをどのようにして受け入れたのかについていくつか説明します。 チケットはEventbrideから購入され、すべての主催者はスキャンアプリを持っています。 問題は、参加者が条件を読まないときに始まります。たとえば、最低年齢は XNUMX 歳であること、パスポートを持参すること、期限 (ハッカソンの XNUMX 日前) を過ぎるとチケットさえ譲渡できないことなどです。 残念なことに、多くは拒否されなければなりません。 しかし、私が覚えている限りでは、XNUMX人はロンドンからパスポートを忘れたので、そのまま家に帰ってパスポートを持って行きました。 私たちはチケットを渡された人たちに他の人の後に通過することを許可しました。彼らはチケットをスキャンして、後で所有者がボーナスを持って通り抜けようとしないようにしました。

ここで、チケット自体の問題について少し説明します。チケットは約 400 枚しかなく、さらに卒業生向けに餞別に数枚あります。 当初は大学のホームページに掲載していましたが、販売開始10分前から販売開始30分後までどんどん減っていき、参加者に完全ランダムで配布されました。 私はすでに、必要以上に平均して 20 ～ 30 個多く販売した競合状況については沈黙しています。 解決策は Eventbride の Web サイトでした。 負荷を完璧に処理し、チケットはバッチごとに平均 1 ～ 3 秒で飛び立ち、スケジュールどおりに正確に発行されます。 しかし、ここで別の問題が発生します。それは参加者の誠実さです。 最初の Google リンクからボットをダウンロードして設定できます。理想的には、そのような賢い人々を脅してチケットをキャンセルさせようとします。 実際には、ボットを使用していない/使用したことを証明することはほぼ不可能です。 チケットは、インペリアル/その他のチケットに分かれており、(わずかな差別ですが) 学生の場合はチケットが若干多くなります。 部門が支援するためのルールです。

次に、より具体的な準備問題です。 深夜近くに開催されるイベントのひとつがオープンバーです。 当然のことながら、ハッカソン文化と睡眠不足では、これは常に良い考えとは限りません。 そのため訪れる人も少ないのです。 しかし、来る人はいつも幸せで、飲み物は無料 (5 GBP まで) で、かなり大量のクーポンが提供されます。さらに、これは 30 日休みなく行われたハッカソンの後にリラックスするのに最適な方法です。 デメリットは主催者側にある可能性が高く、主催者は何もかも見飽きているのに、静かに過ごしていると、なんとかかなり酔っぱらってしまう人が多いのです。 もちろん、それらに対処するのは私たち次第です。 しかし、深刻な問題に発展することはありませんでした。 ハッカソンと同様に、夜のバーにはスポンサーが付いていることに注意することが重要です。 そして今年は、出席者全員に「イェーガー爆弾」を買って大騒ぎしました。 キャンパス内で半死状態の参加者は、彼らが会社に雇いたいと思っている人々とは少し違うということを説明するのは非常に困難でした（カクテルXNUMX杯目くらいでこの混乱を止めてください）。 その後、伝説のナンドスチキンの配達がありました。

地元のレストランのオーナーが配達員を連れて、土曜日の夜にチキンに数千ドルを費やすことに決めた人を確認するためにやって来たという伝説的な出来事です。 すべてを降ろしてゾーン間で分配するのに、合計 2 時間と 30 人のボランティアがかかりました。 写真が添付されています。 「ここはビーガンだ」と叫ぶことを忘れないでください。そうしないと、彼らはビーガン料理の代わりにベジタリアン料理を食べて、あなたを罵ることになります。 もうひとつの思い出に残るイベントはカラオケでした。 私たちを含め、誰もがすでにそこでパーティーをしていました。 想像してみてください。午前 200 時に 2 人の人々が講堂を占拠し、まったくランダムな歌を歌っていました (私が「レット・イット・ゴー」を歌ったら、妹は誇りに思うでしょう)。 素晴らしかったですが、やはり典型的な問題がありました。用具の持ち込み、セットアップ、追い出されないように警備員や図書館と交渉すること（土曜日の夜は非常に人気の訪問時間です）。 警備員に歌うよう求められたが拒否された。

もちろん、これはすべて楽しいことです。 しかし。 ハッカソンは 3.5 日間続きます。参加者は行き来できます。 主催者はそうではありません。 5日間合計で3時間半、前日は6時間睡眠でした。 それは他のボランティアがそれを強制したからです（そしてバーに行くこと自体がそう感じさせられました）。 ヨガマットのある別の部屋で寝ることも、可能な限りどこででも寝ることもできます。 私は椅子で寝ましたが、法律で禁止されているわけではないので、好きな場所で寝ます。 重要なことは、各ハックゾーンで 2 人が起きている必要があるということです。 もう XNUMX つのタスクは、プロジェクターが過熱する可能性があり、修理のための余分なお金が絶対にないため、プロジェクターを定期的にチェックすることでした。 設置するにはXNUMX人でカートXNUMX台必要でした。 一般に、扁桃腺はほぼ常に忙しくしていました。 ある時点から、私たちはポップコーンと綿菓子を配るようになり、再び私たちが調理を担当しました。 ウォーミングアップ中にポップコーンを取り出したとき、防火評価は大幅に低下しました。「今ではポップコーンが飛んできて、もう残らないからです。」

この部分では、組織内の多くの問題とその解決策が検討されました。 やっぱりエンジニア。 しかし、舞台裏では膨大な数の事柄が残されていました。ハッカソン自体中にどのような問題があったのか、賞品と賞の選択、「スマート」投票の仕組み、スポンサーからのレビュー、そして XNUMX 週間後の会場の清掃にどのように対処したかなどです。行事。 これは、BBC で報道される初めての学生ハッカソンです。 これについては、このハッカソンの次のエピソードでも書きます。 すぐに書き始めますが、今のところ私のメールは次のとおりです。 [メール保護] そしてプロジェクトのウェブサイト: ichack.org。

出所： habr.com