「炎上を止める方法」、あるいは現代人の入ってくる情報の流れの問題について

20世紀、人々の生活と仕事は計画通りに進みました。 職場（単純化して言えば、工場を想像してみてください）では、人々は週、月、来年の明確な計画を立てていました。 単純化すると、20 個のパーツを切り出す必要があります。 誰も来て、細部を切り取る必要があるなどと言う人はいないでしょう 37。さらに、なぜこれらの細部の形状が正確にそのとおりであるのか、できれば昨日のことについての考察を含む記事を書くことはありません。

日常生活においても、人々はほぼ同じであり、不可抗力はまさに不可抗力でした。 携帯電話はなく、友人はあなたに電話して「問題を解決するためにすぐに来てください」と頼むこともできず、あなたはほぼ一生同じ場所に住んでおり（「火のように移動」）、一般的に次のように考えていました。両親が「XNUMX月にXNUMX週間来る」のを手伝いましょう。

このような状況では、すべてのタスクを完了すると満足するという文化的コードが形成されます。 そしてそれは本物だった。 すべてのタスクを完了できないことは、標準からの逸脱です。
今ではすべてが異なります。 知性は労働の道具となっており、作業プロセスでは知性をさまざまな装いで使用する必要があります。 現代のマネージャー (特にトップマネージャー) は、XNUMX 日を通して何十もの異なる種類のタスクを実行します。 そして最も重要なことは、人は「受信メッセージ」の数を管理できないということです。 新しいタスクは古いタスクをキャンセルしたり、優先順位を変更したり、古いタスクの設定そのものを変更したりできます。 このような状況では、事前に計画を立てて段階的に実行することは事実上不可能です。 「税務署から緊急の依頼が来ているので、今日中に答えないとペナルティがあります」というタスクに対して、「来週に計画します」とは言えません。

仕事以外の生活のための時間を確保するにはどうすればよいでしょうか? そして、いくつかの作業管理アルゴリズムを日常生活に適用することは可能でしょうか? 3 か月前、私は目標を設定し、それを監視するシステム全体を根本的に変更しました。 どのようにしてこれに至ったのか、そして最終的にはどうなったのかをお話したいと思います。 劇は2つの部分に分かれています。最初の部分は、いわばイデオロギーについて少し話します。 そしてXNUMXつ目は完全に練習に関するものです。

私たちにとっての問題は、タスクがはるかに多いことではないようです。 問題は、私たちの社会文化的規範が依然として「今日予定されているすべてのタスク」を実行するように設定されていることです。 私たちは計画が崩れると心配し、計画したことをすべて達成できないと心配します。 同時に、学校や大学は依然として以前の規範の枠組みの中で機能しています。つまり、一連の授業があり、明確に計画された家庭課題があり、子どもの頭の中に、生活が続くことを前提としたモデルが形成されています。このような。 難しいバージョンを想像すると、実際には、英語のレッスンで地理について話し始め、XNUMX 番目のレッスンは XNUMX 分ではなく XNUMX 時間半かかり、XNUMX 番目のレッスンはキャンセルされ、XNUMX 番目のレッスンではレッスンの途中で、お母さんから電話があり、食料品を買って家に持って帰るようにと緊急に頼まれました。
この社会文化的規範は、人に流入する流れを変えることができる、そしてそうすることで自分の生活を改善できるという希望を抱かせますが、そこには明確な計画がないため、上記の生活は正常ではありません。

これが主な問題です。 受信メッセージの数を制御することはできず、制御できるのはその処理方法と受信メッセージの実際の処理方法のみであることを理解し、受け入れる必要があります。

計画変更のリクエストがどんどん届いているという事実を心配する必要はありません。私たちはもう機械で作業することはありません（まれな例外を除いて）。手紙は月ごとに届くことはありません（そうです、私は楽観主義者です）、そして固定電話は時代錯誤になる。 したがって、メッセージを処理するプロセスを変更し、現在の生活をそのまま受け入れ、古い社会文化的規範が機能しないことを認識する必要があります。

簡単にするにはどうすればよいでしょうか? 「良い Web サイトを作る」ことは非常に難しいですが、技術的なタスクが明確であれば (または、少なくとも当面のタスクの説明が明確であれば)、適切な結果を達成すること (そして一般的には、少なくともある程度の結果は得られます）。

最も良い例が私なので、私の欲望を分解してみます。 私は、人生や仕事の計画の処理の何が問題なのかを明確に理解しています。今は「悪い」状態ですが、それが「良い」状態になってほしいと思っています。

分解の「高い」レベルでの「悪い」と「良い」とは何でしょうか?

悪い点: 他の人や自分自身に約束したことをすべて実行できるかどうかが不確かなため、不安を感じます。長い間計画していたことが達成できずにイライラします。延期された、または燃えているタスクのため、またはそれらに取り組むのが難しすぎる。 仕事と生活にほとんどの時間が取られるので、興味のあることすべてを行うことはできません。家族やレクリエーションに時間を費やすことができないので、それは悪いことです。 別の点: 私は、多くの点で上記のすべてが発生する定常コンテキスト切り替えモードではありません。

良い点: 近い将来何をするか分かっているので不安を感じません。不安がなくなることで自由時間をより良く過ごすことができます。定期的な疲労感を感じません。 「一定」は私には適していません。単に定期的です）、着信通信にぴくぴくして切り替える必要はありません。

一般に、私が上で説明したことの多くは、「不確実性と不確実性を減らす」という簡単な言葉に要約できます。

したがって、技術的なタスクは次のようなものになります。

• コンテキストが切り替わるように受信タスクの処理を変更します。
• 少なくとも時事問題やアイデアが忘れられず、いつか処理されるように、タスク設定システムを使用して作業します。
• 明日の予測可能性を設定します。

何かを変更する前に、何が変更でき、何が変更できないのかを理解する必要があります。

難しくて大きな仕事は、入ってくる流れ自体を変えることはできないこと、そしてこの流れは私が自分の自由意志で選んだ私の人生の一部であることを理解して認識することです。 この人生の長所は短所を上回ります。

おそらく、問題を解決する最初のレベルで、あなたはこう考える必要があります。人生の中で自分がいる場所が欲しいのか、それとも何か別のものが欲しいのか? そして、あなたが何か他のことを望んでいるように見えるなら、おそらく、心理学者/精神分析者/心理療法士/教祖/彼らをどんな名前で呼んでも、これを正確に解決する価値があるかもしれません-この質問は非常に深くて深刻なので、私はここには行きません。

だから、私は今いる場所にいます、それが好きです、私は100人の会社を経営しています（私はいつもビジネスをしたいと思っていました）、私は興味深い仕事をしています（これは仕事の目標を達成することを含む人々との交流です - そして私は常にそうでした） 「ソーシャル エンジニアリング」とテクノロジーに興味があり、「問題解決」に基づいて構築されたビジネスです (そして私はいつも「フィクサー」になるのが好きでした)。私は家で快適に感じています。 「悪い」部分に挙げられている「副作用」を除けば、私はここが気に入っています。

これが私の好きな生活であることを考えると、受信ストリームを変更することはできません (後述するタスクの委任を除く) が、その処理方法は変更できます。
どうやって？ 私は、少ない状態から多い状態へ移行する必要があるという概念を支持しています。まず最も苦痛を伴う問題を解決し、一方で単純な変更で解決できる問題を解決し、より大きな変化に向けて一歩を踏み出します。

私が加えたすべての変更は XNUMX つの方向に要約できます。 (私にとって) 単純な変更から複雑なものまでリストします。

1. タスクの処理と保存。

私はこれまで、紙の日記を適切に付けたり、書き留めたり、タスクを策定したりすることができませんでした（そして今もできません）。これは私にとって非常に難しい作業であり、定期的にタスクトラッカーのようなものを使用することは非常に困難です。

私はそれを受け入れました。私の主なコンセプトは、頭の中にあることが最も重要であるということでした。

私のタスクは次のように処理されました。

• 私が覚えている仕事は、手が伸びたらすぐにそれを完了することです。
• 入ってくるタスク - すぐに完了する場合は受け取ったらすぐに完了し、長時間かかる場合は私がそれを実行すると約束します。
• 忘れていたタスク - 思い出したときにのみ実行します。

これは、「忘れていたタスク」が問題になるまで、ある程度の期間は多かれ少なかれ普通のことでした。

これは次の XNUMX つの点で問題になります。

• ほぼ毎日、今日やらなければならない忘れられたタスクが届いた（私が最後までやり遂げた最も重要なことは、米国に飛ぶ前に交通警察の罰金の口座からお金を帳消しにするという執行吏からのSMSであり、それが今日完了しているかどうかを緊急に確認する必要があるというものだった）全然飛ばせてくれるよ）。
• 非常に多くの人が、リクエストについて再度尋ねて放置するのは間違っていると考えています。 それが個人的な依頼であれば、何かを忘れると人々は腹を立てますが、それが仕事の依頼であれば、最終的には今日やらなければならない火事に変わります（ポイント XNUMX を参照）。

これについては何かをしなければなりませんでした。

どんなに特殊なケースであっても、私はすべてのケースを書き留め始めました。 一般的に、すべてです。 私自身がそれを思いついたのは幸運でしたが、一般的に、アイデア全体はコンセプトに非常に似ています GTD.

最初のステップは、すべてのケースを頭の中から最も単純なシステムに降ろすことでした。 彼女は判明した Trello: インターフェイスは非常に高速で、タスクを作成する手順は最小限で済み、電話にはシンプルなアプリがあります (その後 Todoist に切り替えましたが、これについては XNUMX 番目の技術的な部分で詳しく説明します)。

ありがたいことに、私は 10 年間、何らかの形で IT 管理を行ってきましたが、「アプリケーションを作成する」ということは、「医者に行く」のと同じように運命の仕事であることを理解しています。 そこで、タスクをアクションの形で分解したタスクに分割し始めました。

私は、ポジティブなフィードバックに非常に依存している人間であることをはっきりと理解しています。ポジティブなフィードバックは、「今日はどれくらいできたか見てください」というフィードバックの形で自分自身に与えることができます（もしそれが見られたら）。 したがって、「医者に行く」という作業は、「どの医者に行くかを選ぶ」「医者に行ける時間を選ぶ」「電話して予約を取る」という作業に変わります。 同時に、私は自分自身に負担をかけたくありません。各タスクは曜日のいずれかに実行でき、そのタスクのある段階をすでに通過したことで満足できます。

キーポイント: タスクを分解し、短いアクションの形でタスクを記録する。

そのタスクが頭の中にある限り、いつかは完了しなければならないと考えている限り、人は落ち着くことができません。

それがまだ書き留められておらず、忘れてしまっている場合、それを思い出し、忘れていたことを思い出したときに苦しむことになります。

これは家庭のことも含め、あらゆる事柄に当てはまります。仕事に出かける途中で、ゴミを捨て忘れたことを思い出すのは、まったくクールではありません。

こうした経験はまったく不必要です。 それで私はすべてを書き留め始めました。

目標は、すべての（絶対にすべての）ケースを任意のトラッカーにアップロードするように自分自身を訓練した後、次のステップは、記録されたケースについて頭の中で考えるのをやめ始めることです。
自分がやろうと思ったことはすべて書き留めておいて、遅かれ早かれそれを実行できると理解すると、個人的には不安が消えます。

日中、廊下の電球を交換したかった、従業員と話したかった、または文書を書きたかったことを思い出したという事実からけいれんが止まります（そしてすぐにそれを書き始めます）。
忘れられた (この文脈では、記録されていない) タスクの数を最小限に抑えることで、最も忘れられていたタスクを思い出したときに生じる不安を最小限に抑えます。

すべてを書き留めて覚えておくことはできませんが、以前にそのようなタスクが 100 個あったとしても、ある瞬間までにそれらは 10 個になり、不安の「出来事」が単に減少します。

キーポイント: 覚えていると確信している場合でも、すべてを、一般的にすべて書き留めます。
すべてを思い出すことはできません。どんなにばかげているように聞こえるとしても、「犬の散歩」に至るまで、すべてを書き留めます。

私はこのように何を決めたのでしょうか？ 何かを忘れることを常に恐れていたという事実による不安が頭の中で減り（計画を見直したり、タスクを約束したりするなど）、全体的に「他に何を約束できるかを考える」という頭の中の不必要な切り替えがなくなりました。消えた。

2. 反応性の低下。

流入を減らすことはできませんが、流入への対応方法を変えることはできます。

私はいつも反応的な人間で、それから話題を集め、電話で何かをしてほしいという人の要求にすぐに答え、人生や日常生活で設定されたタスクをすぐに完了しようとしました、一般的に、私はできるだけ早く実行しました、このことから活気を感じました。 それは問題ではありませんが、そのような反応が本能に変わると問題になります。 今、自分が本当に必要とされている場所と、人々が待っていられる場所を区別できなくなります。

問題は、そこからネガティブな感情も生まれてくることです。まず、何かをする時間がなかったり、返事をする約束を忘れたりすると、またとても腹が立ちましたが、これは個人的には重要ではありませんでした。 直感的に即座に対応したいタスクの数が、それを実行できる物理的な可能性を超えた瞬間に、それは重要になりました。

私は物事にすぐに反応してはいけないことを学び始めました。 最初は純粋に技術的な解決策でした。「やってください」、「助けてください」、「会いましょう」、「電話しましょう」という受信リクエストに対して、私が最初のタスクになりました。この受信リクエストとスケジュールを単純に処理するだけです。いつ完成するのか。 つまり、トラッカーの最初のタスクは、頼まれたことを実行するタスクではなく、「ワーニャが電報に書いたことを明日読んで、それができるかどうか、いつできるか、できるかどうかを理解する」というタスクです。 」 ここで最も難しいのは、本能と戦うことです。デフォルトで膨大な数の人が素早い反応を求めますが、そのような反応のリズムで生活することに慣れていると、その人の質問にすぐに答えないと不快に感じます。リクエスト。

しかし、奇跡が起こりました。「昨日」何かをしてほしいと頼んだ9人中10人は、「明日やる」とだけ伝えた場合、自分のケースにたどり着くまで「明日」まで待つ可能性があることがわかりました。 これに加えて、物事を書き留めたり、そこに到達するという約束を守ると、人生がとても楽になり、自分が体系化された計画の中で生きているように感じられるようになります（そしておそらく実際にそうしているのかもしれません）。 もちろん、多くの訓練が必要ですが、実際、そのようなルールを自分で採用した状況では、これをすぐに学ぶことができます。 そして、これにより、コンテキストの切り替えや設定された計画の実行の失敗の問題が大幅に解決されます。 新しいタスクはすべて明日に設定するようにしています。また、反応したすべてのリクエストも明日に設定します。そして、「明日」の朝には、いつ何ができるかを考えます。 「今日」の予定が浮かばなくなります。

3. 突然のケースに優先順位を付けて解決します。
冒頭で述べたように、私は毎日のタスクの流れが自分の処理できる量を超えていることを自分自身に認めました。 リアクティブなタスクのセットはまだ残っています。 したがって、私は毎朝、今日設定されたタスクに取り組みます。どのタスクを今日本当に行う必要があるのか​​、どのタスクを明日の朝に移動してもよいのか、いつ実行するべきなのか、どのタスクを委任すべきなのか、そしてどのタスクを委任すべきなのかを決定します。丸ごと捨てられる。 しかし、問題はこれに限定されません。

夕方になって、今日予定されていた重要なタスクを完了していないことに気づくと、大きなフラストレーションが生じます。 しかし、多くの場合、これは今日予定外の問題が発生し、対応を遅らせるために最大限の努力をしたにもかかわらず、今日対応する必要があったために起こります。 私は今日やったことをすべて、やった直後に書き留め始めました。 そして夕方、完了したタスクのリストを確認しました。 弁護士が話をしに来ました - 彼はそれを書き留め、クライアントが電話をかけました - 彼はそれを書き留めました。 対応する必要がある事故が発生しました - 書き留めてください。 私はカーサービスに電話して、日曜日までに修理できるように今日車を持ってくるように言いました - 私はそれを書き留めました。 これにより、今日設定したタスクに到達できなかった理由を理解し、それを心配する必要がなくなります (突然のタスクにそれだけの価値がある場合)。また、受信したタスクをあまり反応せずに処理できる箇所を修正できます (サービスに次のことを伝えます)。私はうまくいかず、明日だけ車を持ってくるつもりですが、日曜日までにそれが可能であることがわかり、明日返却することもできます）。 私は、「経理部門からの XNUMX 枚の書類に署名した」ことや同僚との XNUMX 分間の会話に至るまで、行った作業をすべて書き留めるようにしています。

4. 委任。
私にとって最も難しいテーマです。 そしてここでは、アドバイスを与えるよりも受け取った方がさらに嬉しいです。 私はちょうどそれを正しく行う方法を学んでいるところです。

委任の問題は、委任プロセスの構成にあります。 これらのプロセスが構築されている場所では、タスクを簡単に転送できます。 プロセスがデバッグされていない場合、委任は長すぎるように見えます (タスクを自分で実行する場合と比較して) か、単に不可能に見えます (このタスクを確実に完了できるのは私以外に誰もいません)。

このプロセスの欠如が私の頭の中にブロックを作り、タスクを委任することが可能であるという考えすら思いつきません。 ほんの数週間前、Trello から Todoist に切り替えることにしたとき、他の人ができるとは思わず、あるシステムから別のシステムにタスクを XNUMX 時間も転送していた自分に気づきました。

私にとって今の主な実験は、人々が同意しないと確信している場合、またはそれを行う方法がわからない場合に、人々に何かをするように頼むという私自身のブロックを克服することです。 時間をかけて説明してください。 物事が完了するまでに時間がかかることを受け入れてください。 あなたの経験を共有していただければ、とても嬉しいです。

トラップ

上記のすべての変更は、ソフトウェアを使用するための非常に技術的な推奨事項によって説明されています。これについては、次のパートとこのパートの結論で、人生のこの再編成中に私が陥った XNUMX つの罠について書きます。

疲労の概念。
私たちが肉体的にではなく精神的に働いているという事実を考慮すると、疲れ始めた瞬間を理解し、捉えるという大きな予期せぬ問題が生じます。 これにより、時間内に休憩を取ることが可能になります。

機械の背後にある条件付きワーカーには、原則としてそのような問題はありませんでした。 まず、肉体的な疲労感は子供の頃から理解できますが、それに加えて、体に能力がないときに肉体的に何かを続けることは非常に困難です。 ジムで10セット行った後、「必要だから」さらに5セット行うことはできません。 この動機は明らかな生物学的理由により機能しません。

思考の場合は状況が多少異なります。私たちは思考を停止しません。 私はこの領域を越えたことはありませんが、一般的に次のような仮説があります。

• 絶えず熱狂している人は、精神的な疲労にすぐには気づきません。 それは「もう考えられない、横になる」という形では起こりません。最初に感情のスペクトル、思考能力、次に知覚に影響を及ぼしますが、ここのどこかでのみ、何が起こったかを感じることができます。
• 流れからスイッチを切るには、ただ仕事をやめるだけでは十分ではありません。 たとえば、仕事をやめて、横になって電話を見つめたり、本を読んだり、見たりしても、脳は働き続けていて、疲労が抜けないことに気づきました。 横になって何もしない（電話をいじるなど）ことを自分に強制するのは非常に効果的です。 最初の 10 分間は、活動の流れから抜け出すのが非常に困難です。次の 10 分間は、すべてを正しく行う方法について無数のアイデアが頭に浮かびますが、その後はすでにきれいになっています。

脳を休めることは重要であり、必要ですが、この瞬間を捉えるのは非常に難しいため、定期的に行う必要があります。

休息/生活/家族の時間。

すでに書いたように、私はポジティブなフィードバックに依存する人間ですが、それを自分で生み出すことができます。これは利点でもあり、問題でもあります。

すべてのタスクを追跡し始めた瞬間から、完了したタスクについて自分を褒めています。 ある時点で、私は「仕事生活に落ち着いた」という状態から、「今ではスーパーヒーローになったので最大限のことができる」という状態になり、60 日あたりのタスクが XNUMX 件に達しました。

私は仕事と家事のバランスをとり、毎日のリストに家事を含めるようにしましたが、問題はそれが家事であるということです。 そして、休息や家族のための時間も必要です。
労働者は6時に店から追い出され、起業家も仕事をすると騒がしくなる。 これは、「精神的疲労」の瞬間を捉えることができないのとほぼ同じ問題であることが判明しました。完了したタスクの高揚感の中で、実際に生きなければならないことを忘れてしまいます。
すべてがうまくいき、流れからの話題をキャッチしたときに流れから落ちるのは非常に困難であり、自分自身を強制する必要もあります。

疲労は「横になりたい」という願望から来るのではなく、感情の乱れ（「朝からすべてがイライラする」）、情報を知覚することの複雑さ、状況を切り替える能力の低下から生じます。

たとえそれが非常に残念だったとしても、休息のための時間を割り当てることが非常に重要です。 これが後で影響を及ぼさないことが重要です。 XNUMXか月間パフォーマンスを楽しんだのに、その後すべてが台無しになり、人々に会えない状態になるのはクールではありません。

結局のところ、私たちは生産性のためだけに生きているわけではなく、世界には興味深く素晴らしいことがたくさんあります 😉

一般に、このような考慮事項は、作業プロセスと非作業プロセスを (再) 組織する価値があります。 後半では、これに使用したツールと、どのような結果を達成できたかについて説明します。

PS このトピックは私にとって非常に重要であることが判明したので、この問題について自分の考えを共有する別の電報チャンネルを立ち上げました。参加してください。 t.me/eapotapov_channel

出所： habr.com