70 日に XNUMX のタスクを完了する方法: タスク トラッカーを使用した生活は良い人生です

私はおそらく 20 ～ 25 回、体系的にタスクを管理しようと試みました。 そして、私が今理解しているように、それぞれの試みは XNUMX つの理由で失敗しました。

まず、タスクの完了に時間を費やすには、なぜこれが行われるのかを理解する必要があります。
タスクを管理し始め、それに時間を費やし、タスクの数を減らしていくと、すべてが蓄積され始めます。何のためでしょうか?

理由が分からないとどんな仕事でもやりにくくなります。 「規則正しい生活」というのはかなり漠然とした現象であるため、「生活を規則正しくする」ということは最も適切な目標ではありません。 しかし、「不確実性のレベルを減らすことで不安のレベルを減らす」ということは、より具体的でより良い目標であり、これには XNUMX 日 XNUMX 時間を簡単に費やすことができます。

第二に、私が読んだすべての方法論は、プロセスの最終状態を即座に説明しています。 「ToDoIst を取得し、それをプロジェクトに分割し、カレンダーと統合し、その週のタスクを確認し、優先順位を付ける必要があります...」これをすぐに始めるのは困難です。 ソフトウェア開発と同様に、次を使用する必要があると思います。 プログレッシブJPEG方式 — 繰り返し。

したがって、私は私の「反復」を見ていきますが、おそらく同じ形式でそれがあなたの役に立つでしょう。 結局のところ、XNUMX 月の休暇を利用して、（比較的）新しいパラダイムを使用して仕事に戻る正当な理由は何でしょうか?

私がどのようにしてこれに至ったかを読むことができます ここで.

Trello、いくつかのリスト

リストは 4 つだけ作成し、デスクトップ アプリケーションとモバイル アプリケーションを使用します。

リスト:

• To-Dos - 思いついたすべてのタスクをここに書き留めます。 そして、思いついたことをすぐに書き留めてください。 「ゴミを捨てる」というのは仕事です。 「皿を洗う」というのは仕事です。 「計画会議をスケジュールする」はタスクです。 まあ、などなど。 最も当たり前のことや重要なことでも、予期せぬことが起こったり、大変な一日を過ごしたりすると、忘れてしまうことがあります。
• 今日のやるべきこと - 毎晩、「やるべきこと」ボードから「今日のやるべきこと」ボードに物事を移動します。 夕方になっても仕事の一部が残っている場合は正常です。これについては以下で詳しく説明します。 時間が経つにつれて、リストにどれだけのタスクを登録すれば、ほとんどのタスクを予定通りに完了できるかがわかります。
• 今日作りました。 このボードは、「今日は何もできなかった」という不安を軽減する主な方法であり、自己組織化についてさらに深く考えるための良い方法です。 計画リストに載っていないものも含め、今日行ったすべてのタスクをここに書き留めます。 「書類についてヴァシャに電話しました」と彼は書き留めた。 「書類にサインするように言われました」と私は書き留めました。 「私たちはアントンと合意について話し合った」と彼は書き留めた。 こうすることで、XNUMX 日の終わりまでに、実際に何に時間を費やしたのか、計画を完了するためだけにこれらのタスクのうち何を省略しておけばよかったのかがわかるようになります。
• 完了 - 完了したすべてのタスクのリスト。 一日の初めか終わりに、「今日完了」から「完了」に移動します。 本質的には、完了したタスクを見つけるだけのゴミ箱であるため、定期的に掃除する必要があります。

Trello「ミニカレンダー」

ある時点で、一部のタスクには期限が厳密に設定されていることが明らかになり、その週のうちにそのタスクを忘れて、この時間に別のことを計画しないようにする必要があります。 私はいつもカレンダーを扱うのが苦手だったので、「月曜日のやるべきこと」、「火曜日のやるべきこと」などの名前のボードをいくつか追加し、そこに期限付きのものをリストし始めました。ドス。

したがって、人々が私に「木曜日の午後 16 時に話せませんか?」と尋ねると、「木曜日の午後 00 時に話せませんか?」 - 適切な掲示板に行って、今回そこに書き込まれた内容を確認します。 また、平日は時間通りにリスト間でタスクを転送することを忘れてはなりません。たとえば、「木曜日のやるべきこと」を木曜日になったら「今日のやるべきこと」に移すなどです。

なぜカレンダーではないのでしょうか？ 私にとって、XNUMX つのユーティリティを同時に使用するのは非常に困難です。 これにカレンダーを使用すると、カレンダーに記入し、忘れ物がないか定期的に確認する必要があります...

この時点で、Trello の限界に達しました。 主な問題は、50 日あたり XNUMX を超えるタスクが記録され、一般リストと日にちに関連付けられたリストの両方にかなり大きなタスクが関連付けられていたことでした。 やるべきタスクがすでに書き留められていることをどのように理解すればよいでしょうか? 重複が現れ始めました。 XNUMX つのプロジェクトのすべてのタスクに同時に優先順位を付けるにはどうすればよいでしょうか? 他の人にあなたのカレンダーの計画を見る機会を与えるにはどうすればよいですか?

比較的簡単でありながら、次のようなシステムが必要でした。

1. タスクをプロジェクトごとにグループ化できます。
2. カレンダーのリンク (明日実行) を用意し、その日が来ると、これを今日のタスクに自動的に転送します。
3. Googleカレンダーと連携する予定です。

ここで ToDoist に戻りましたが、この段階ではそれが最適な解決策であることがわかりました。

ToDoist の現在のスレッド

受信トレイ

受信したタスクはすべて受信箱に書き込み、すぐに整理するようにしています。 解析とは次のことを意味します。

• タスクが完了する日付を決定します（短いタスクの場合、私はほとんどの場合「今日」を設定します。夕方までに実際にいつ完了できるかがわかります）。
• タスクがどのプロジェクトに属するかを決定します (統計と、プロジェクト内のすべてのタスクの優先順位を何らかの方法で変更する機能のため)。

思いついたタスクや、近い将来実行する必要のないタスクはプロジェクトに入れられます。 未分類の個人 （「カップホルダーを車に持ち込んでください」）そして 未分類の作品 （「戦略的な PR セッションをいつ開催できるかを考えてください」）。 ToDoist では定期的なタスクを割り当てることができるので、毎週末には「未分類の個人用」、毎週月曜日には「未分類の仕事」というタスクを割り当てています。

カレンダーの統合
ToDoist は Google カレンダーと双方向で完全に統合されます。 私はカレンダーを同僚と共有しているので、確実に連絡が取れない時期を同僚が確認できるようにしています。

同時に、カレンダーのタスクは逆方向に転送されます。「セリョガ、金曜日の時間を見て、そこに会議を書いてください」と言うと、カレンダーと ToDoist の両方に表示されます。 そこで、実際に、カレンダーにイベントを作成せずに、初めてカレンダーを使い始めました。

動作しない受信タスクの処理

私は火事が明らかなタスクを除いて、無理に急いでタスクを実行しないようにしています。 「サーバーがダウンしており、従業員からの応答がないため、ABC 会社の経営陣に緊急に連絡する必要があります。」は明らかに先延ばしにすることのできない差し迫った仕事ですが、「ジェーニャ、今から電話して相談してもいいですか？」 「新しいプロジェクト」は「いつ X に Y について話せるかをスケジュールする」に変わり、これはすでに時間制限のある「X にその時話してもいいと伝える」タスクと「Y について X に話す」というタスクに変わります。 ほとんどすべての受信タスクは、最初に「スケジュール...」に変わります。

タスクの優先順位付け
その日に含まれるすべてのタスクを完了することはできません。 自分自身を観察して、次のことに気づきました（それぞれの数字は異なりますが、重要なのは結論に達することです）。

1. 毎日、約 50 ～ 70 個のタスクを書き留めます。
2. 最大 30 件のタスクを快適に実行できます (XNUMX 日の終わりに完全に疲れを感じることはありません)。
3. 最大 50 個のタスクを完了すると、疲れますが、致命的ではありません。
4. 70 個のタスクを完了することはできますが、その後は「仕事中毒の流れ」から抜け出すのが難しくなり、眠りにつくのが難しくなり、一般に少し社交的になります。

これをもとに今日何をするかを決めます。 ToDoist では各タスクに優先順位が設定されているため、朝、完了すべき重要なタスクを選択し、残りは自分の能力と希望に基づいて完了します。 毎日、約 40 ～ 20 のタスクを次のタスクに転送します。興味深いのは、翌日のタスクが再び 60 ～ 70 になることです。

統計の維持

今日は仕事関連の事柄にどれだけの時間が費やされたのか、そしてどの事柄にどれだけの時間が費やされたのかを全体的に知りたいと思っています。 このために私はアプリケーションを使用します RescueTimeの、携帯電話とラップトップの両方にあり、Googleマップのロケーション履歴（はい、私は偏執的ではありません）。

私たちは市外に住んでいるので、移動に費やす時間を賢く使うことができます。 今は、疲れていないときは、外出先でオーディオブックを聞いて、この 40 分を何とか使えるようにしています。

まだデータを集約しておらず、一種の個人用データ​​レイクを作成しています。 時間が来たら、取り掛かります。

結論は出ないでしょう

1. 現代人の生活は、大量のタスクが入ってくるものです。 それを減らすことは不可能でしょう。 私たちはこの流れを管理する方法を学ばなければなりません。
2. 不安のほとんどは、未来が見えないことから生じます。 今後数日間に何が私たちを待っているかを理解できれば、不安は大幅に軽減されるでしょう。
3. このため、時間をかけて一日を整理することができます。 今日何が起こるか、明日何が起こるかを知っており、以前は忘れていたタスクを忘れません。
4. タスク追跡を行うこと自体が目的ではありませんが、自己教育の手段としても機能します。 以前は面倒すぎてできなかったことが、ずっと簡単にできるようになります。 多くの人（私も含めて）は一般に、外の世界からタスクが設定されると気分が良くなります。 タスク追跡は、自分でタスクを設定し、自分の欲望に従って生きる方法を学ぶ方法です。
5. 仕事はそれ自体が目的ではありません。 目標は、自分自身、家族、自分の興味に集中できる自由時間を予測できるように仕事のスケジュールを調整することです。

出所： habr.com