Kolaborasi minangka titik nyeri saka alat kantor tradisional. Nalika sepuluh wong nggarap file ing wektu sing padha, luwih akeh wektu lan gaweyan ora digunakake kanggo suntingan, nanging kanggo nggoleki owah-owahan lan penulise. Iki rumit amarga akeh aplikasi sing ora mesthi kompatibel. Salah sawijining cara kanggo ngatasi masalah iki yaiku pindhah menyang suite kantor berbasis awan. Ora akeh, lan kita bakal pitutur marang kowe carane ngatasi konservatisme karyawan Forex Club lan bisa nransfer perusahaan sing disebarake kanthi satus kantor menyang G Suite mung sawetara wulan.
Napa sampeyan mutusake kanggo nggawe transisi?
Klub Forex biasane dikenang ing konteks dagang online ing kurs mata uang asing. Nanging perusahaan iki nggarap sawetara jinis instrumen mata uang ing macem-macem negara ing donya. Amarga iki, duwe infrastruktur IT sing rumit banget kanthi platform dhewe kanggo klien.
Nalika kita ketemu, kantor mburi perusahaan nggunakake sawetara platform lan aplikasi sing beda. Alat kerja utama kanggo umume karyawan yaiku suite kantor Microsoft lan surat ing Zimbra. Ndhuwur kabeh iki minangka superstruktur panyimpenan tambahan, serep, antivirus, akeh konektor lan integrasi, uga manajemen lisensi Microsoft lan Zimbra kanthi audit berkala.
Iku larang kanggo departemen IT Klub Forex kanggo njaga sistem iki. Infrastruktur kompleks dibutuhake nyewa akeh server, rencana DRP yen server mati utawa gagal sambungan Internet, lan gawe serep. Kanggo mesthekake operasi tanpa masalah, liwat wektu, departemen khusus administrator dibentuk, sing isih ditugasake kanggo audit lisensi.
Amarga macem-macem program, masalah muncul ing antarane karyawan Forex Club biasa. Tanpa pelacakan versi dokumen, angel nemokake panulis sawetara revisi lan versi pungkasan saka teks utawa tabel.
Ing upaya kanggo nyuda biaya pangopènan, Forex Club nggoleki cara sing luwih gampang kanggo ngatasi masalah sing padha. Iki ngendi interaksi kita wiwit.
Nggoleki alternatif
Kanggo ngleksanakake kolaborasi lengkap, perlu kanggo ngganti pendekatan kasebut dhewe - pindhah saka panyimpenan lokal menyang awan. Klub Forex wiwit nggoleki solusi awan umum kanggo kabeh aplikasi kantor. Ana rong calon: Office 365 lan G Suite.
Office 365 minangka prioritas, amarga akeh lisensi Microsoft sing dituku saka Forex Club. Nanging Office 365 mung nggawa bagean saka fungsionalitas suite kantor menyang awan. Pangguna isih kudu ndownload aplikasi saka akun pribadhi lan digunakake kanggo nggarap dokumen miturut skema lawas: ngirim lan nyimpen salinan kanthi indeks versi.
G Suite Google Cloud nduweni fitur kolaborasi luwih akeh lan luwih murah. Ing kasus produk Microsoft, sampeyan kudu nggunakake Perjanjian Perusahaan, lan iki minangka tingkat belanja sing beda banget (malah njupuk piranti lunak sing dituku). Lan kanthi bantuan kita, implementasine G Suite ditindakake miturut program Google, sing menehi kompensasi marang para pelanggan gedhe kanggo biaya ngalih menyang layanan perusahaan.
Direncanakake kanggo mindhah umume layanan sing digunakake karyawan menyang G Suite:
- Tanggalan lan email (Gmail lan Google Calendar);
- Cathetan (Google Keep);
- Ngobrol lan konferensi online (Chat, Hangouts);
- Suite kantor lan generator survey (Google Docs, Google Forms);
- Panyimpenan bareng (GDrive).
Ngatasi negatif
Implementasine alat apa wae, malah sing paling trep, tansah ngadhepi reaksi negatif saka pangguna pungkasan. Alesan utama yaiku konservatisme, amarga wong ora pengin ngganti apa-apa lan bisa digunakake kanggo pendekatan anyar kanggo kerja. Kahanan kasebut rumit amarga persepsi tartamtu babagan ngarsane web minangka mung mlaku-mlaku ing situs (nanging ora bisa digunakake ing situs kasebut), umume ing antarane karyawan non-IT. Dheweke mung ora ngerti carane nggarap.
Ing sisih Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov tanggung jawab kanggo implementasine proyek kasebut. Dheweke ngawasi tahap implementasine, ngumpulake umpan balik pangguna lan prioritas tugas. Persiapan bebarengan, survey karyawan, lan panjelasan aturan perusahaan nggawe luwih gampang kanggo miwiti.
Tugas utama Softline ing proyek iki yaiku nglatih pangguna lan administrator sistem lan menehi dhukungan teknis ing tahap pisanan. We nerangake carane produk kudu bisa liwat seri saka latihan. Total, kita nindakake 15 latihan saben 4 jam. Pisanan - sadurunge pilot - kanggo administrator sistem sing nyiapake lemah kanggo transformasi. Lan sabanjure kanggo karyawan biasa.
Minangka bagΓ©an saka program latihan utama, kita nandheske keuntungan, kang menehi ganti rugi kanggo kangelan pangguna pungkasan ing njaluk digunakake kanggo alat anyar. Lan ing pungkasan saben latihan, karyawan bisa teka karo pitakonan dhewe, kang mbusak pitfalls ing awal karya.
Sanajan Klub Forex nganakake seminar pelatihan kanggo klien dhewe, perusahaan ora bisa miwiti latihan G Suite dhewe amarga kekurangan guru kanthi kompetensi sing dibutuhake. Kanggo ngevaluasi pengaruh latihan kita, Forex Club nganakake survey siswa sadurunge latihan lan sawetara wektu sawise. Survei pisanan nuduhake persepsi sing umume negatif babagan owah-owahan sing bakal teka. Kapindho, ing nalisir, munggah ing positif. Wong wiwit nyadari yen iki ditrapake kanggo karyane.
Kantor pilot
Proyek kasebut diwiwiti ing pungkasan taun 2017, nalika sepuluh administrator sistem ngalih menyang G Suite. Wong-wong iki kudu dadi pionir sing nemtokake pro lan kontra saka solusi kasebut lan nyetel panggung kanggo transformasi. We njupuk saran lan Rekomendasi menyang akun lan ing Januari 2018 kita milih cabang medium-ukuran karo administrator sistem lokal kanggo transisi nyoba pisanan karyawan non-IT.
Transisi kasebut ditindakake bebarengan. Ya, angel kanggo wong ngalih menyang alat anyar, mula diwenehi pilihan ing antarane solusi awan lan aplikasi desktop, pangguna bakal condong menyang desktop sing luwih akrab lan alon-alon rencana upgrade global. Dadi sawise rampung latihan kantor pilot, kita cepet-cepet transisi kabeh wong menyang G Suite. Sajrone sawetara minggu pisanan, ana sawetara perlawanan, nanging administrator sistem lokal ngatasi, nerangake lan nuduhake kabeh titik sing angel.
Sawise kantor pilot, kita rampung nransfer kabeh departemen IT Forex Club menyang G Suite.
Ngganti jaringan cabang
Sawise nganalisa pengalaman proyek percontohan, bebarengan karo departemen IT Forex Club, kita ngembangake rencana transisi kanggo perusahaan liyane. Wiwitane direncanakake yen proses kasebut bakal ditindakake ing rong tahap. Ing tahap pisanan, kita pengin nglatih mung karyawan Forex Club sing paling setia marang produk kasebut, sing bakal ningkatake proyek kasebut ing kantor lan mbantu rekan kerja pindhah menyang platform anyar minangka bagian saka tahap kapindho. Kanggo milih "penginjil" ing perusahaan, kita nganakake survey, asile ngluwihi kabeh pangarepan: kira-kira setengah saka kabeh Klub Forex nanggapi. Banjur kita mutusake ora nyeret proses kasebut lan ngliwati tahapan "implementasi liwat karyawan".
Kaya ing proyek pilot, kantor pusat dipindhah dhisik, ing ngendi ana administrator sistem lokal - dheweke mbantu ngatasi masalah sing muncul. Ing saben kantor, transisi menyang piranti anyar didhisiki latihan. Latihan kudu direncanakake miturut jadwal sing fleksibel sing njupuk zona wektu lan jadwal kerja sing beda-beda. Contone, kanggo kantor ing Kazakhstan lan China, latihan kudu diwiwiti jam 5 ing wektu Moskow (kanthi cara, G Suite kerjane apik ing China, apa wae).
Sawise kantor pusat, jaringan cabang pindhah menyang G Suite - udakara 100 poin. Keanehan tahap pungkasan proyek kasebut yaiku cabang-cabang kasebut utamane ditindakake dening para sales sing kerjane akeh karo spreadsheet. Kita nganakake latihan kanggo dheweke sajrone rong minggu kanggo mbantu nransfer data.
Ing wektu sing padha, spesialis kita kerja "ing mburi" kanggo ndhukung Klub Forex dhewe, amarga langsung sawise transisi menyang G Suite, jumlah telpon menyang dhukungan teknis tambah kaya sing dikarepake. Puncak panjalukan dumadi nalika transisi jaringan cabang, nanging kanthi bertahap jumlah panjalukan wiwit suda. Panjaluk produk kantor lan e-mail, manajemen lisensi piranti lunak, nggarap server lan peralatan jaringan, uga saluran komunikasi serep utamane wis suda. Yaiku, implementasine wis nyuda beban ing baris pertama dhukungan lan kantor mburi.
Secara total, transfer kantor njupuk kira-kira rong sasi: ing Februari 2018, karya rampung ing departemen kepala, lan ing Maret - ing kabeh jaringan cabang.
pitfalls
Kacepetan migrasi email wis dadi masalah utama. Butuh 1 detik kanggo nransfer siji email saka Zimbra menyang Gmail nggunakake IMAP Sync. Udakara 700 karyawan kerja ing satus kantor Forex Club, lan saben wong duwe ewonan surat (kanthi total padha nglayani luwih saka 2 yuta klien). Dadi, kanggo nyepetake migrasi, kita nggunakake Alat Migrasi G Suite; karo iku, proses nyalin email dadi luwih cepet.
Ora perlu nransfer data saka tanggalan lan tugas. Sanajan ana sawetara solusi ing infrastruktur lawas, nanging ora digunakake kanthi lengkap dening karyawan. Contone, tanggalan perusahaan dileksanakake ing wangun portal ing Bitrix, sing ora trep, mula karyawan duwe alat dhewe, lan karyawan nindakake transfer data dhewe.
Uga, transfer dokumen operasional ana ing tangan pangguna (kita mung ngomong babagan data babagan karya saiki - solusi sing beda digunakake kanggo basis pengetahuan perusahaan). Ora ana pitakonan ing kene. Mung ing sawetara titik garis administratif ditarik - tanggung jawab kanggo informasi sing disimpen sacara lokal diterusake menyang pangguna dhewe, dene keamanan lan keamanan data ing Google Drive wis dipantau dening departemen IT.
Sayange, ora bisa nemokake analog ing G Suite kanggo kabeh alur kerja. Contone, kothak layang umum, sing digunakake karyawan Forex Club, ora duwe saringan ing Gmail, mula angel golek layang tartamtu. Ana kangelan padha karo wewenang SSO ing Google Chat, nanging masalah iki ditanggulangi liwat panjalukan kanggo dhukungan Google.
Masalah utama kanggo pangguna ana gandhengane karo kasunyatan manawa layanan Google durung duwe sawetara fungsi pesaing, contone, Skype utawa Office 365. Hangouts mung ngidini sampeyan nelpon, Google Chat ora duwe kutipan, lan Google Sheets ora duwe dhukungan. kanggo makro Microsoft Excel.
Kajaba iku, produk Microsoft lan Google Cloud nyedhaki alat panyuntingan tabel kanthi beda. File Word sing ngemot tabel kadhangkala dibukak ing Google Docs kanthi format sing salah.
Nalika kita wis biasa karo infrastruktur anyar, sawetara kesulitan dirampungake kanthi pendekatan alternatif. Contone, tinimbang makro ing spreadsheet, skrip digunakake, sing ditemokake karyawan Forex Club luwih trep. Ora bisa nemokake analog mung kanggo departemen finansial Forex Club, sing ngurusi laporan 1C (karo skrip, format rumit). Dadi dheweke pindhah menyang Google Sheet mung kanggo kolaborasi. Kanggo dokumen liyane, paket kantor (Excel) isih digunakake.
Total, Forex Club nahan udakara 10% lisensi Microsoft Office. Iki minangka praktik normal kanggo proyek kasebut: minoritas karyawan nggunakake fungsi canggih suite kantor, supaya liyane gampang nampa panggantos.
Perlu dicathet yen ora ana transformasi skala gedhe sing ditindakake ing infrastruktur liyane. Klub Forex ora ninggalake Jira lan Confluence, sanajan wis ngetrapake Google Keep kanggo tugas operasional. Kanggo nggabungake Jira lan Confluence karo G Suite, kita masang plugin sing ngidini sampeyan nransfer data kanthi cepet. Sistem ngawasi wis dilestarekake, uga akeh alat tambahan: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etc. Alami, administrator sistem tetep ana ing cabang kasebut.
Eksperimen Chromebook
Nggolek cara kanggo nyuda biaya, Forex Club mbayangake mindhah kabeh wong menyang stasiun kerja seluler sing didhukung Chromebook. Piranti kasebut arang banget murah, lan kanthi nggunakake layanan maya bisa kanthi cepet nyebarake workstation kasebut.
Kita nguji workstation seluler ing klompok cilik pangguna 25 wong ing departemen dodolan. Karyawan ing departemen iki ora duwe tugas sing bakal nyegah dheweke bisa kerja mung liwat web, mula migrasi iki mesthine lancar kanggo dheweke. Nanging adhedhasar asil tes, ternyata hardware saka Chromebook sing murah ora cukup kanggo operasi sing bener saka kabeh aplikasi perusahaan Forex Club. Lan model sing luwih larang sing cocog karo paramèter teknis dadi bisa dibandhingake karo laptop berbasis Windows klasik. Akibaté, padha mutusaké kanggo nilar project.
Apa sing wis diganti karo tekane G Suite
Beda karo kabeh prasangka lan ora percaya, wis 3 wulan sawise latihan, 80% karyawan nyathet ing survey manawa G Suite pancen nggampangake dheweke nggarap dokumen. Sawise transisi, mobilitas karyawan saya tambah lan wiwit kerja luwih akeh nggunakake piranti sing bisa dipakai:
Statistik panggunaan piranti seluler miturut Forex Club
Google Formulir wis entuk popularitas gedhe. Ing departemen, dheweke bisa nindakake survey kanthi cepet sing sadurunge mbutuhake panggunaan surat, ngumpulake asil kanthi manual. Transisi menyang Google Chat lan Hangouts Meet nyebabake paling akeh pitakonan lan keluhan, amarga umume duwe fungsi sing luwih sithik, nanging panggunaane bisa nglirwakake akeh utusan cepet ing perusahaan.
Asil proyek kasebut dirumusake dening Dmitry Ostroverkhov, sing kerja bareng: "Proyek kasebut nyuda biaya Forex Club kanggo infrastruktur IT lan nyederhanakake dhukungan. Lapisan kabeh tugas pangopènan proses wis ilang, amarga masalah kasebut dirampungake ing sisih Google. Saiki kabeh layanan bisa dikonfigurasi saka jarak jauh, didhukung dening sawetara administrator Google, lan departemen IT wis mbebasake wektu lan sumber daya kanggo liyane.
Source: www.habr.com