Kita wis nulis kaping pirang-pirang babagan carane teknologi mbantu lan malah ngolah informasi saka sembarang jinis dokumen lan ketik data menyang sistem akuntansi. Dina iki kita bakal pitutur marang kowe carane kita dileksanakake Π² - panyedhiya panas lan banyu panas paling gedhe ing Moskow.
Mbayangno dhewe ing panggonan akuntan biasa. Kita ngerti iki ora gampang, nanging coba wae. Saben dina sampeyan nampa invoice kertas, invoice, sertifikat lan liya-liyane. Lan utamane akeh - ing dina sadurunge ngirim laporan. Kabeh rincian lan jumlah kudu cepet lan kasebut kanthi teliti, dicenthang, retyped lan mlebu menyang sistem accounting, nindakake transaksi kanthi manual lan dikirim menyang arsip, supaya mengko bisa diajukake kanggo verifikasi kanggo auditor internal, layanan tax, panguwasa regulasi tarif. lan liya-liyane. angel? Nanging iki minangka praktik bisnis sing wis suwe ana ing pirang-pirang perusahaan. Bebarengan karo MIPC, kita wis nyederhanakake karya painstaking iki lan nggawe luwih trep. Yen sampeyan kasengsem ing carane iku, welcome under cat.
Digambarake yaiku Moscow CHPP-21, produser energi termal paling gedhe ing Eropa. Panas sing diasilake ing stasiun iki diwenehake dening MIPC kanggo 3 yuta warga ing sisih lor Moscow. .
MIPC duwe rolas lan setengah cabang ing Moskow. Padha nglayani 15 km jaringan pemanas, 811 stasiun termal lan omah boiler, 94 titik pemanasan lan 10 stasiun pompa, lan uga mbangun lan nyetel sistem pasokan panas anyar. Perusahaan tuku macem-macem peralatan lan layanan kanggo kegiatan bisnis: . Dokumen ing saben subdivisi-inisiator tuku ditangani dening karyawan khusus - kurator kontrak.
Kepiye cara eksekusi kontrak ing perusahaan gedhe? Nalika kurator mlebu persetujuan, dheweke nampa akeh dokumen kertas penting saka mitra: waybills, tumindak layanan, invoice, sertifikat, lan liya-liyane. Biasane, kurator mindai kertas bisnis lan banjur nempelake pindai menyang urutan ing sistem manajemen sumber daya perusahaan. Kontrol keuangan kanthi manual mriksa kabeh data. Sawise iku, kurator njupuk dokumen asli menyang departemen akuntansi. Utawa kurir nindakake iki, banjur transfer dokumen bisa luwih suwe - saka sawetara jam nganti sawetara dina.
Lan kabeh bakal apik, nanging, kaya ing akeh perusahaan liyane:
- Makalah bisa teka menyang departemen akuntansi sawetara dina sadurunge nglaporake. Banjur akuntan kudu awan lan wengi ing papan kerja. Sampeyan kudu mriksa kanthi manual apa kabeh invoice, invoice, lan liya-liyane wis diisi kanthi bener. Ing wektu sing padha, 90% wektu akuntan digunakake kanggo nyetak ulang data - rincian, jumlah, tanggal, nomer item, lsp. Amarga iki, ana risiko nggawe kesalahan.
- Dokumen bisa uga ana kesalahan. Lan kadhangkala sawetara invoice utawa sertifikat ilang. Kadhangkala kedadeyan ing dina-dina pungkasan sadurunge nglaporake. Amarga iki, syarat persetujuan dokumen bisa uga ditundha.
- Sawise nggawe entri, akuntan nyimpen invoice, invoice lan tumindak ing kertas lan arsip elektronik sing kapisah. Kok angel? Contone, MIPC nggarap tarif, mula kudu rutin nglaporake biaya kasebut menyang panguwasa eksekutif. Lan nalika audit negara utawa pajak sabanjure teka ing departemen akuntansi, karyawan kudu nggoleki dokumen kanggo wektu sing suwe.
Kepiye skema kerja departemen akuntansi MIPC katon kaya sadurunge:
MIPC minangka sing pisanan ing industri energi kanggo ngrancang ulang lan nyederhanakake skema iki supaya bisa nutup transaksi lan ngirim laporan kanthi luwih cepet, luwih apik netepake owah-owahan pasar ing pengadaan lan ngrancang strategi finansial. Mandiri, piyambak, ora gampang kanggo ngganti rencana long-term diadegakΓ© saka karya accounting, supaya perusahaan mutusakΓ© kanggo ndandani iku bebarengan karo partner - ABBYY.
Ora let suwe diomongke
Tim spesialis ABBYY ngetrapake platform universal kanggo pangolahan informasi cerdas ing MIPC lan diatur:
- deskripsi fleksibel (cithakan ekstraksi data) kanggo pangolahan dokumen. Babagan apa iku lan kanggo apa, kita ngomong kanthi rinci babagan HabrΓ© ΠΈ . MIPC ngolah luwih saka 30 jinis dokumen nggunakake solusi kasebut (umpamane, tumindak peralatan sing diinstal utawa tumindak kanthi biaya agensi) lan ngekstrak luwih saka 50 atribut saka wong-wong mau (nomer dokumen, jumlah total karo PPN, jeneng panuku, bakul, kontraktor, jumlah barang, lsp);
- konektor kanggo nindakake mriksa lan upload data, kang nyambung ABBYY FlexiCapture, SAP lan OpenText. Thanks kanggo konektor, sampeyan bisa kanthi otomatis mriksa data saka pesenan lan kontrak marang macem-macem direktori. Kita bakal ngomong babagan iki ing ngisor iki;
- ekspor dokumen menyang arsip elektronik adhedhasar OpenText. Saiki kabeh scan dokumen disimpen ing sak panggonan;
- konsep entri akuntansi ing SAP ERP kanthi pranala menyang gambar dokumen sing dipindai.
Banjur karyawan ABBYY lan MIPC ngembangake formulir telusuran supaya akuntan bisa nemokake invoice penting kanthi atribut apa wae ing arsip elektronik sajrone sawetara detik lan ngirimake kanggo inspeksi pajak.
Panelusuran bisa ditindakake kanthi 26 kritΓ©ria sing beda (gambar bisa diklik):
Sawise MIPC kasil dites kabeh sistem, iku sijine menyang operasi. Kabeh proyek, kalebu persetujuan, klarifikasi lan perbaikan, ditindakake sajrone 10 wulan.
Skema kerja sawise ngetrapake ABBYY FlexiCapture:
Apa sampeyan rumangsa ora ana sing owah? Ya, proses bisnis tetep padha, mung akeh fungsi sing saiki ditindakake dening mesin.
Wiring, ayo!
Piye kabare saiki? Upaminipun kurator kontrak nampa pesawat saka dokumen utami kanggo menehi hasil kanggo sumber pumps kanggo pembangkit listrik termal, utawa, contone, construction saka jaringan panas. Spesialis ora perlu maneh mriksa kelengkapan lan isi dokumen dhewe, nelpon kurir lan ngirim dokumen asli menyang departemen akuntansi. Kurator mung mindai set dokumen utama sing wis ditandatangani, banjur teknologi njupuk alih.
Nggunakake sistem mindhai jaringan, pegawe ngirim scan ing format TIFF utawa PDF kanggo awake dhewe ing folder panas utawa liwat mail. Dheweke banjur mbukak ABBYY FlexiCapture Capture Web Station lan milih jinis dokumen sing bakal diproses. Contone, "tuku karya/layanan kanthi ragad agensi", "panrima sumber daya material lan teknis (MTR)", utawa "akuntansi kanggo properti".
Jinis set nemtokake jumlah lan jinis dokumen lan data sing dibutuhake sistem kudu klasifikasi, ngenali lan verifikasi.
Kurator upload scan kanggo pangenalan. Sistem kanthi otomatis mriksa kasedhiyan kabeh dokumen, isi saben kertas, lan rincian diakoni ing server - tanggal kontrak, jumlah, alamat, TIN, KPP lan data liyane. Miturut cara, MIPC minangka perusahaan energi pisanan ing Rusia sing nggunakake pendekatan iki.
Yen kurator ora ngunggah kabeh dokumen utawa sawetara invoice ora ngemot kabeh data, sistem bakal weruh iki lan langsung njaluk karyawan kanggo mbenerake kesalahan kasebut:
Sistem sambat lan njaluk nambahake dokumen sing ilang (sabanjure gambar bisa diklik):
Sistem weruh yen dokumen wis kadaluwarsa:
Mangkono, karyawan ora perlu maneh nemtokake manawa dokumen kasebut wis dieksekusi kanthi bener. Yen kabeh wis bener, umume pamriksan data kanthi otomatis ditindakake ing stasiun input web. Cukup ngetik nomer pesenan sing ditemtokake ing SAP ERP. Sawise iku, data sing diakoni dibandhingake karo informasi sing diproses ing SAP: TIN lan KPP saka mitra, nomer kontrak lan jumlah, PPN, nomenklatur barang utawa layanan. Ngolah lan mriksa siji dokumen mung butuh sawetara menit.
Miturut rincian - TIN lan KPP - sampeyan bisa milih perusahaan sing dikarepake saka direktori:
Yen ana kesalahan ing invoice utawa waybill, mula ora ngidini dokumen kasebut diekspor menyang arsip. Contone, yen dokumen salah digambar munggah utawa salah siji saka karakter salah dikenali, sistem bakal nuduhake iki lan takon pegawe kanggo mbenerake kabeh sing ora akurat. Iki contone:
Sistem kasebut nemokake manawa CJSC Vasilek ora kalebu ing dhaptar pemasok MIPC.
Iki ngidini karyawan nglacak kesalahan sanajan sadurunge dokumen kasebut mlebu departemen akuntansi.
Yen kabeh mriksa kasil liwati, banjur ing siji klik, salinan scan scan dikirim menyang arsip elektronik OpenText, lan link lan kertu karo metadata katon ing SAP. Akuntan utawa kurator bisa tansah katon ing arsip elektronik kanggo dhaptar dokumen kanggo urutan sing dibutuhake lan informasi babagan sapa, ing wektu apa, lan apa asil diproses dokumen.
Pyotr Petrovich nyawang arsip elektronik, ...
β¦kanggo ndeleng sapa sing ngunggah dokumen kanggo pesenan #1111.
Sawise ngunggah data lan pindai saka ABBYY FlexiCapture menyang SAP, draf transaksi katon kanthi data sing wis diisi lan pranala menyang gambar dokumen sing dipindai.
Draf kabel:
Banjur akuntan nampa kabar email kanthi link menyang draf rampung lan pindai. Spesialis ora perlu nandhang sangsara maneh karo kertas. Kabeh sing kudu dilakoni yaiku mriksa jumlah pungkasan transaksi ing pindai, ananΓ© segel, teken lan nggawe transaksi. Akuntan saiki mbuwang kurang saka menit.
Asil proyek
- Kanthi bantuan teknologi ABBYY, MIPC wis nyederhanakake lan nyepetake ora mung akuntansi, nanging uga kontrol finansial. Kanggo nggawe kabel, karyawan ora perlu ngenteni kurir karo dokumen asli - cukup kanggo nampa scan karo data sing wis diverifikasi saka arsip elektronik ing siji klik. Bener, dokumen kertas isih dibutuhake. Nanging saiki bisa dikirim menyang akuntansi mengko. Nalika tekan ing kana, pegawe bakal menehi tandha ing kothak centhang "Original ditampa" ing sistem akuntansi.
- Karyawan langsung nampa kabeh data sing dibutuhake babagan transaksi saka pindai, nggawe transaksi ing wektu lan nyiapake kabeh dokumen kanggo laporan luwih dhisik. Saiki dheweke ora wedi karo pemeriksaan internal utawa eksternal.
- Akuntan nindakake transaksi finansial kaping 3 luwih cepet, lan MIPC nutup periode laporan 10 dina sadurunge.
- Kabeh cabang MIPC nyimpen dokumen akuntansi ing siji arsip elektronik. Thanks kanggo iki, sampeyan bisa nemokake invoice, kontrak utawa sertifikat rampung, uga atribut apa wae (jumlah, PPN, nomenklatur barang utawa layanan) 4 kaping luwih cepet tinimbang sadurunge.
- Solusi kasebut ngolah luwih saka 2,6 yuta kaca dokumen saben taun.
Tinimbang kesimpulan
MIPC migunakake kanggo 2 taun lan sak iki aku diklumpukake statistik. Ternyata akuntan nggawe 95% postingan tanpa nggawe owahan ing draf. Lan iki tegese postingan kasebut ing mangsa ngarep bisa dilewati kanthi otomatis. Kedaden produk iki bener-bener dadi langkah pisanan perusahaan ing cara ngenalake unsur "intelijen buatan" menyang proses bisnis perusahaan: MIPC ngembangake program sing cocog.
Perusahaan Rusia liyane uga ngotomatisasi karya akuntansi: nggawe luwih gampang lan luwih trep. Contone, nggunakake teknologi ABBYY, layanan kontrol finansial "Β» Nampa informasi bisnis penting kaping 2 luwih cepet lan mbuwang 20% ββwektu kurang kanggo nggoleki invoice lan cathetan pangiriman sing dibutuhake. Teknologi pangolahan informasi cerdas mbantu karyawan departemen akuntansi holding "Β»Enggal golek dokumen finansial sing dibutuhake sajrone audit pajak massal. Ing 2019, spesialis perusahaan ngrancang ngolah udakara 10 yuta halaman dokumen.
Apa sampeyan pengin sinau luwih lengkap babagan proyek MIPC lan ABBYY? Tanggal 3 April jam 11:00, Vladimir Feoktistov, Wakil Kepala Pusat Teknologi Informasi MIPC, bakal ngomong babagan rincian kasus kasebut kanthi gratis. . Gabung yen sampeyan pengin takon.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY editor blog perusahaan
Source: www.habr.com