Kesalahan umum para pengusaha pemula yaiku ora menehi perhatian sing cukup kanggo ngumpulake lan nganalisa data, ngoptimalake proses kerja lan ngawasi indikator utama. Iki nyebabake nyuda produktivitas lan mbuwang wektu lan sumber daya sing ora optimal. Nalika pangolahan ala, sampeyan kudu mbenerake kesalahan sing padha kaping pirang-pirang. Nalika jumlah klien saya tambah, layanan kasebut saya rusak, lan tanpa analisa data ora ana pangerten sing jelas babagan apa sing kudu ditingkatake. AkibatΓ©, kaputusan digawe ing whim.
Kanggo dadi kompetitif, bisnis modern, saliyane produk lan layanan sing berkualitas, kudu duwe proses transparan lan ngumpulake data analitis. Tanpa iki, angel ngerti kahanan nyata ing bisnis lan nggawe keputusan sing bener. Mulane, penting kanggo duwe alat sing dibutuhake ing arsenal sing ora mung trep kanggo digunakake, nanging uga ngidini sampeyan nyederhanakake karya lan nggawe proses sing paling transparan.
Dina iki ana akeh alat lan solusi. Nanging akeh pengusaha ora nggunakake amarga padha ora weruh regane, utawa ora ngerti carane nggunakake, utawa lagi larang, utawa rumit, utawa 100500 liyane. Nanging wong-wong sing wis ngerti, nemokake utawa nggawe alat kasebut kanggo awake dhewe wis duwe kauntungan ing jangka menengah.
Luwih saka 10 taun, aku wis nggawe produk lan solusi IT sing mbantu bisnis nambah bathi liwat proses otomatisasi lan transformasi digital. Aku wis mbantu nemokake puluhan startup lan nggawe puluhan alat online sing digunakake dening atusan ewu wong ing saindenging jagad.
Iki minangka salah sawijining conto sing apik ing praktikku sing nuduhake keuntungan transformasi digital. Kanggo siji firma hukum Amerika cilik, aku lan tim nggawe alat kanggo ngasilake dokumen legal, ngidini pengacara bisa ngasilake dokumen luwih cepet. Lan mengko, sawise nggedhekake fungsi alat iki, kita nggawe layanan online lan ngganti perusahaan kanthi lengkap. Saiki dheweke nglayani pelanggan ora mung ing kuthane, nanging ing saindenging negara. Swara telung taun, kapitalisasi perusahaan saya tambah kaping pirang-pirang.
Ing artikel iki, aku bakal nuduhake pengalaman nyata nggawe sistem transparan kanggo ngawasi indikator bisnis utama. Aku bakal nyoba nandurake nilai nggunakake solusi digital, aku bakal nuduhake yen ora angel lan ora mesthi larang. Dadi, ayo padha lunga!
Cara kabeh mulai
Yen sampeyan pengin duwe apa sing durung tau duwe, sampeyan kudu nindakake apa sing durung tau dilakoni.
Coco Chanel
Bojoku kesel amarga cuti ibu, lan kita mutusake kanggo mbukak bisnis cilik - kamar dolanan bocah. Awit aku duwe bisnis dhewe, bojoku njupuk care saka kamar game tanggung, lan aku bantuan karo masalah strategis lan pembangunan.
Rincian mbukak bisnis minangka crita sing beda banget, nanging ing tahap ngumpulake data lan nganalisa pesaing, saliyane nyoroti masalah khusus bisnis iki, kita menehi perhatian marang masalah proses internal sing paling akeh pesaing ora berjuang. .
Aku kaget, ing abad XNUMX meh ora ana sing nyimpen CRM ing wangun apa wae; akeh sing nyimpen cathetan kanthi nulis, ing notebook. Ing wektu sing padha, pamilik dhewe ngeluh yen karyawan nyolong, nggawe kesalahan nalika ngitung lan kudu nglampahi akeh wektu kanggo ngitung maneh lan mriksa entri ing buku akuntansi, data babagan leladen lan celengan ilang, klien ninggalake amarga alasan sing ora dingerteni. wong-wong mau.
Nganalisa data sing diklumpukake, kita ngerti manawa kita ora pengin mbaleni kesalahane lan kita butuh sistem transparan sing bakal nyuda risiko kasebut kanthi minimal. Kaping pisanan, kita wiwit nggoleki solusi sing wis siap, nanging ora bisa nemokake sing cocog karo kabutuhan. Banjur aku mutusake kanggo nggawe sistem dhewe, sanajan ora becik, nanging bisa digunakake lan murah (meh gratis).
Nalika milih alat, aku njupuk kritéria ing ngisor iki: kudu murah, kudu fleksibel lan bisa diakses, lan kudu gampang digunakake. Aku bisa nulis sistem lengkap, kuat lan larang kanggo bisnis iki, nanging kita ora duwe wektu sethithik lan budget cilik, plus kita ora ngerti kanthi lengkap apa proyek kita bakal bisa, lan iku ora cukup kanggo nglampahi akèh sumber daya ing sistem iki. Mulane, nalika nyoba hipotesis, aku mutusake kanggo miwiti MVP (Produk Minimal Viable - produk minimal) lan nggawe versi sing bisa digunakake ing wektu paling cendhak kanthi investasi minimal, lan liwat wektu, rampung utawa gawe maneh.
AkibatΓ©, pilihanku ana ing layanan Google (Drive, Sheets, Calendar). Sumber utama informasi input / output yaiku Google Sheets, amarga bojoku duwe pengalaman nggarap spreadsheet, dheweke bisa ngganti dhewe yen perlu. Aku uga nyathet kasunyatan manawa alat kasebut uga bakal digunakake dening karyawan sing bisa uga ora bisa nggunakake komputer, lan ngajari carane nglebokake data menyang tabel bakal luwih gampang tinimbang ngajari cara kerja karo sawetara spesialis. program kaya 1C.
Data sing dilebokake ing tabel owah-owahan ing wektu nyata, yaiku, sawayah-wayah sampeyan bisa ndeleng kahanan perusahaan, keamanan dibangun, sampeyan bisa mbatesi akses menyang wong tartamtu.
Pangembangan arsitektur lan struktur data
Kamar dolanan bocah nyedhiyakake sawetara layanan dhasar.
- Kunjungan standar - nalika klien tuku wektu ngginakaken ing playroom anak kang.
- Kunjungan sing diawasi - nalika klien tuku wektu ngginakaken ing playroom anak lan mbayar ekstra kanggo pengawasan. Tegese, klien bisa ninggalake bocah kasebut lan nglakoni bisnise, lan buruh kamar bakal nonton lan muter karo bocah nalika ora ana wong tuwa.
- Bukak ulang tahun - klien nyewa meja kapisah kanggo pangan lan lelenggahan tamu lan mbayar riko standar kanggo kamar game, nalika kamar makaryakke minangka biasanipun.
- Ditutup ulang tahun - klien nyewa kabeh papan; sajrone wektu nyewa kamar ora nampa klien liyane.
Sing nduweni iku penting kanggo ngerti carane akeh wong sing ngunjungi kamar, umur pira, pira wektu sing ditindakake, pira dhuwit sing ditampa, pira biaya sing ana (asring kedadeyan yen administrator kudu tuku utawa mbayar. kanggo soko, contone, pangiriman utawa banyu), Carane akeh ulang padha ana?
Kaya proyek IT, aku miwiti kanthi mikir babagan arsitektur sistem masa depan lan nggarap struktur data. Amarga garwane ngurus bisnis, dheweke ngerti kabeh sing kudu dideleng, dikontrol lan diatur, mula dheweke dadi pelanggan. Bebarengan, kita nindakake brainstorming lan nggawe syarat kanggo sistem kasebut, kanthi dhasar aku mikir babagan fungsi sistem kasebut lan nggawe struktur file lan folder ing Google Drive ing ngisor iki:
Dokumen "Ringkesan" ngemot informasi umum babagan perusahaan: penghasilan, biaya, analytics
Dokumen Beban ngemot informasi babagan biaya saben wulan perusahaan. Kanggo transparansi sing luwih gedhe, dipΓ©rang dadi kategori: biaya kantor, pajak, biaya personel, biaya iklan, biaya liyane.
Biaya saben wulan
Tabel ringkesan biaya kanggo taun
Folder Income ngemot 12 file Google Sheets, siji saben wulan. Iki minangka dokumen kerja utama sing diisi karyawan saben dina. Dheweke ngemot tab lan tab dashboard wajib kanggo saben dina kerja. Tab dashboard nampilake kabeh informasi sing perlu kanggo sasi saiki kanggo pangerten cepet saka urusane, lan uga ngijini sampeyan kanggo nyetel prices lan nambah layanan.
Tab dasbor
Tab saben dina
Ing proses pangembangan bisnis, kabutuhan tambahan wiwit katon ing bentuk diskon, langganan, layanan tambahan, lan acara. Kita uga ngleksanakake kabeh iki liwat wektu, nanging conto iki nuduhake versi dhasar saka sistem.
Nggawe fungsi
Sawise aku ngerti pratondho utama, nggarap arsitektur lan pertukaran data antarane entitas, aku miwiti implementasine. Kaping pisanan, aku nggawe dokumen Google Sheet ing folder Penghasilan. Aku nggawe rong tab ing: dashboard lan dina pisanan sasi, ing ngendi aku nambahake tabel ing ngisor iki.
Lembar kerja utama
Iki minangka lembar kerja utama sing bakal digarap Administrator. Dheweke mung kudu ngisi kolom sing dibutuhake (ditandhani nganggo abang), lan sistem bakal kanthi otomatis ngetung kabeh indikator sing dibutuhake.
Kanggo nyuda kesalahan input lan kepenak, lapangan "Jenis Kunjungan" dileksanakake minangka dhaptar gulung mudhun layanan sing disedhiyakake, sing bisa diowahi ing kaca dashboard. Kanggo nindakake iki, kita nambahake verifikasi data menyang sel kasebut lan nuduhake kisaran saka ngendi kanggo njupuk data kasebut.
Kanggo ngurangi kesalahan manungsa ing petungan, Aku nambah pitungan otomatis jam klien ngginakaken ing kamar lan jumlah dhuwit amarga.
Kanggo nindakake iki, Administrator mung kudu menehi tandha wektu rawuh klien (kolom E) lan wektu budhal (kolom F) kanthi format HH: MM. Kanggo ngetung total wektu klien nglampahi ing kamar game, Aku nggunakake rumus iki:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Kanggo ngitung jumlah dhuwit kanthi otomatis kanggo nggunakake layanan, kita kudu nggunakake rumus sing luwih rumit, amarga rega jam bisa beda-beda gumantung saka jinis layanan. Mulane, aku kudu ngiket data menyang tabel layanan ing kaca dashboard nggunakake fungsi QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Saliyane tumindak utama, aku nambahake fungsi tambahan kanggo ngilangi kesalahan IFERROR utawa ISBLANK sing ora dikarepake, uga fungsi ROUNDDOWN - supaya ora ngganggu perkara-perkara cilik, aku ngubengi jumlah pungkasan, menyang klien.
Saliyane penghasilan utama (waktu nyewa), ing kamar dolanan bocah ana tambahan penghasilan arupa layanan utawa dodolan dolanan, lan karyawan nggawe sawetara biaya cilik, contone, mbayar banyu ngombe utawa tuku permen kanggo pujian, kabeh iki uga kudu digatekake.
Mulane, aku nambahake rong tabel liyane sing bakal ngrekam data iki:
Kanggo luwih gampang nggarap pratandha, aku menehi warna lan nambahake format kondisional menyang sel.
Tabel utama wis siyap, saiki sampeyan kudu nglebokake pratondho utama menyang meja sing kapisah supaya sampeyan bisa ndeleng kanthi jelas sepira sampeyan entuk sedina lan sepira dhuwit iki ana ing kasir lan pira sing ana ing kertu.
Kanggo total dhuwit miturut jinis pembayaran, aku nggunakake fungsi QUERY maneh:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Ing pungkasan dina kerja, pangurus mung kudu mriksa ulang bathi lan ora kudu ngetung maneh kanthi manual. Kita ora meksa wong kanggo nindakake karya tambahan, lan pemilik bisa ndeleng lan ngontrol kahanan ing sembarang wektu.
Kabeh tabel sing dibutuhake wis siyap, saiki kita bakal nggawe duplikat tab kanggo saben dina, nomer lan entuk ing ngisor iki.
apik tenan! Meh kabeh wis siyap, sing isih ana yaiku nampilake kabeh indikator utama kanggo sasi ing tab dashboard.
Kanggo entuk total penghasilan saben wulan, sampeyan bisa nulis rumus ing ngisor iki
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1ngendi D1 sel karo revenue saben dina, lan '1', '2' lan ing jeneng tab. Kanthi cara sing padha, aku entuk data babagan penghasilan lan biaya tambahan.
Kanggo gamblang, aku mutusakΓ© kanggo nampilake bathi total miturut kategori. Kanggo nindakake iki, aku kudu nggawe pilihan rumit lan klompok saka kabeh tab, banjur nyaring lan mbusak garis kosong lan ora perlu.
Keuntungan miturut kategori
Alat akuntansi penghasilan utama wis siyap, saiki kita bakal nggawe duplikat file kanggo saben wulan ing taun.
Sawise aku nggawe alat kanggo akuntansi lan ngawasi penghasilan, aku nggawe tabel biaya sing bakal nimbang kabeh biaya saben wulan: sewa, gaji, pajak, tuku barang lan biaya liyane.
Ing folder taun saiki, aku nggawe dokumen Google Sheet lan nambah 13 tab, dashboard lan rolas wulan.
Tab dasbor
Kanggo gamblang, ing tab dashboard aku wis ngringkes kabeh informasi sing perlu ing expenses financial kanggo taun.
Lan ing saben tab saben wulan aku nggawe tabel ing ngendi kita bakal nglacak kabeh biaya awis perusahaan miturut kategori.
Tab sasi
Ternyata trep banget, saiki sampeyan bisa ndeleng lan ngontrol kabeh biaya perusahaan, lan yen perlu, deleng sejarah lan malah nggawe analytics.
Amarga informasi babagan penghasilan lan biaya ana ing file sing beda-beda lan ora trep kanggo ngawasi, aku mutusake nggawe siji file sing aku ngumpulake kabeh informasi sing relevan sing dibutuhake kanggo pemilik kanggo ngontrol lan ngatur perusahaan. Aku jenenge file iki "Ringkesan".
meja pivot
Ing file iki aku nggawe tabel sing nampa data saben wulan saka tabel, kanggo iki aku nggunakake fungsi standar:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")ngendi aku pass ID document minangka bantahan pisanan, lan sawetara diimpor minangka parameter kapindho.
Banjur aku nyusun imbangan taunan: pinten sing dipikolehi, pira sing dibuwang, apa bathi, bathi. Visualisasi data sing dibutuhake.
Lan kanggo penak, supaya pemilik bisnis bisa ndeleng kabeh data ing sak panggonan lan ora mbukak liwat file, aku nggabungake kemampuan kanggo milih sembarang sasi taun lan nampilake indikator tombol ing wektu nyata.
Kanggo nindakake iki, aku nggawe link antarane sasi lan ID dokumen
Banjur aku nggawe dhaptar gulung nggunakake "Data -> Validasi Data", nemtokake kisaran link lan ngimpor sing dikonfigurasi kanthi link dinamis menyang dokumen
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")kesimpulan
Nalika sampeyan bisa ndeleng, Ngapikake pangolahan ing bisnis ora minangka angel kaya koyone, lan sampeyan ora perlu duwe skills super kanggo nindakaken. Mesthi, sistem iki duwe akeh kekurangan, lan nalika bisnis tuwuh, ora bisa digunakake, nanging kanggo bisnis cilik utawa ing wiwitan nalika nyoba hipotesis, iki minangka solusi sing apik.
Kamar game iki wis nggarap solusi iki kanggo taun katelu, lan mung taun iki, nalika kita wis ngerti kabeh proses kanthi jelas, kita ngerti klien lan pasar. Kita mutusake kanggo nggawe alat manajemen bisnis online lengkap.
PS
Nggunakake Google Sheets kanggo ngawasi bisnis sampeyan ora trep, utamane saka telpon. Dadi aku , sing nampilake kabeh indikator bisnis utama ing wektu nyata ing format sing trep
Source: www.habr.com