Hello everyone, jenengku Konstantin Kuznetsov, aku CEO lan pangadeg RocketSales. Ing lapangan IT, ana crita sing umum nalika departemen pangembangan urip ing alam semesta dhewe. Ing alam semesta iki, ana humidifier udara ing saben desktop, akeh gadget lan pembersih kanggo monitor lan keyboard, lan, paling kamungkinan, tugas lan sistem manajemen proyek dhewe.
isine opo?
Mbok kanggo sawetara iku apa-apa. Nanging kita nemoni masalah. Kita mbangun lan ngotomatisasi sistem dodolan, ngetrapake CRM, lan nggawe infrastruktur maya kanggo bisnis. Saliyane departemen pangembangan lan produksi, proyek klien asring kalebu pemasar, salespeople, akuntan, lan karyawan liyane. Lan kita wiwit mikir babagan carane ngatur proses manajemen proyek sing efektif.
Yen proses pangembangan lan produksi diatur ing platform kaya Jira utawa GitLab, banjur ora ana siji kajaba pembangunan mangerténi apa. Kanggo ndherek karyawan pihak katelu ing proyek, sampeyan kudu ketemu karo dheweke, nerangake konteks, ngrekam tugas ing endi wae, banjur ngawasi tingkat kesiapan ing obrolan kerja, entuk asil liwat obrolan, lan ketik menyang Jira. Lan saben wektu.
Development wis Cut mati saka departemen liyane saka perusahaan, padha ora ngerti carane ndherek kita, lan kita ora ngerti yen padha perlu partisipasi kita.
Sawetara taun kepungkur, kita nemokake platform Asana. Ing materi iki, aku arep menehi pitutur marang kowe carane ngatur proses manajemen pangembangan lan produksi supaya:
- kabeh perusahaan makarya ing ekosistem siji,
- kabeh wong duwe fungsi sing cukup,
- Sampeyan bisa ngira biaya saben proyek ing jam lan dhuwit,
- karya karo klien ana long-term: ora ing framework siji tugas, nanging ing framework saka project kabeh karo backlog pancet gagasan.
Sithik babagan ngerteni Asana
Aku ngenteni 10 taun nggoleki piranti lunak sing trep kanggo manajemen proyek. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 lan puluhan pelacak tugas liyane ora lulus tes kekuatan. Banjur aku ketemu Asana. Lan kabeh bisa metu.
Ing mratelakake panemume, iki minangka platform paling apik lan paling cepet berkembang kanggo tugas lan manajemen proyek. Dina iki, Asana dadi pimpinan jagad babagan popularitas lan kepuasan pangguna. Iki dibuktekake kanthi grafik rating g2.
Kita minangka penggemar Asana, malah entuk sertifikasi supaya bisa ngetrapake kanggo klien.
Aku bakal njlèntrèhaké sedhela proses saka sale kanggo implementasine project
Amarga kita adol layanan IT, corong kita cukup dawa lan, ing pungkasan, mlebu ing produksi lan, kadhangkala, departemen pangembangan.
Departemen sales nindakake manipulasi standar: audit, persetujuan CP, penandatanganan persetujuan, transfer transaksi menyang produksi. Produksi bisa uga ora nampa kontrak: kudu nunjukake anggaran, tanggal transfer menyang produksi, lan perkiraan dana wektu kanggo implementasine proyek kasebut.
Thanks kanggo kombinasi amoCRM + Asana, nalika nransfer transaksi saka departemen sales menyang produksi lan bali, karya ora diselani ing ngendi wae. Biru nuduhake area tanggung jawab departemen penjualan, oranye nuduhake departemen produksi, lan jambon nuduhake departemen pangembangan.
Penting yen departemen pangembangan, ora kaya departemen desain, ora melu ing saben proyek. Kadhangkala nyiyapake sistem ora mbutuhake solusi khusus.
Dadi, nalika manajer nampa proyek kanggo produksi, manajer penjualan menyang Asana kanthi 1 klik (screenshot). Saka amoCRM, proyek kasebut kanthi otomatis digawe ing Asana.
Tugas (tugas) kanthi peta proyek lan usulan komersial digawe kanthi otomatis ing papan proyek klien umum. Kabeh klien sing saiki ing produksi ditampilake ing kene. Ing kene manajer sing tanggung jawab ditunjuk, tenggat wektu disetel, jinis karya dipilih lan status tugas diganti.
Manajer bisa miwiti proses bisnis otomatis sing diusulake ing tugas kasebut:
- Golek / Nggawe proyek Klien + Pasang tugas ana
- Isi tugas karo informasi transaksi
- Nggawe kesepakatan saka tugas saiki
Proyek kasebut diisi kabeh data sing ditemtokake ing amoCRM. Gumantung ing jinis layanan, sakumpulan subtasks langsung digawe kanggo ngleksanakake pamblokiran karya nyata. Manajer proyek tetep ngrusak tugas sing rinci, nemtokake tanggung jawab lan tenggat wektu.
Papan iki mbantu njupuk proyek anyar. Nanging ngawasi status saiki lan anané proyek sing beresiko ora trep.
Kepiye cara nglumpukake tugas lan proyek klien
Saka papan umum kabeh proyek, manajer nambahake proyek kasebut dadi 3 papan liyane:
- papan pribadi klien;
- portofolio klien aktif;
- portofolio manager.
Ayo ngerteni kenapa kita butuh saben entitas.
Ing gambar sampeyan ndeleng Papan pribadi klien.
Kenapa papan iki?
Sadurunge, kita mikir babagan tugas. Aku rampung tugas lan banjur kanggo nindakake liyane. Ternyata kita nindakake kanggo klien persis jumlah karya sing dijaluk. Nanging kita pengin mbangun hubungan jangka panjang, mula kita pindhah saka nggarap tugas kanggo nggarap klien.
Kita nggawe manawa kanggo nulis kabeh gagasan kanggo dandan kanggo klien. Malah yen pikirane sengaja dibuwang menyang udhara dening klien, kita ndandani lan ngrampungake. Iki minangka backlog tugas dibentuk; karya karo klien ora mungkasi.
Apa ing papan iki?
Asana kita disambungake menyang sawetara layanan:
- Sistem CRM (kanggo interaksi karo departemen sales),
- TimeDoctor (kanggo nelusuri wektu),
- Sistem ERP (kanggo nglumpukake kabeh data ing antarmuka siji).
Kita wis ngenalake panel kontrol sumber daya cepet ing Asana. Sampeyan titik ing piring ndhuwur tugas lan ndeleng sing makarya ing tugas lan suwene, lan apa bonus padha entuk.
Pakaryan departemen produksi dikira saben jam, mula penting kanggo ngawasi kanthi ketat sepira wektu saben karyawan ngginakaken kanggo ngrampungake masalah klien.
Apa keuntungan nggunakake papan?
Akibaté, ing sistem ERP kita waca Laporan proyek. Status transaksi, peserta proyek, anggaran proyek, jumlah jam kerja lan tenggat wektu.
Kita bisa prédhiksi biaya proyek pangembangan sing padha, petungan KPI dadi transparan lan ora ana ruang kanggo ilusi sing pembangunan mung sawetara jam. Yen perlu, kita tansah duwe antarmuka sing bisa dituduhake menyang klien kanggo laporan.
Asana Briefcases
Fungsi iki wis dileksanakake ing Asana kanggo dangu. Nanging kita ora langsung ngormati. Kaping pisanan, kita mung nglumpukake kabeh proyek manajer dadi portofolio. Pranyata ing wektu ing perusahaan Denis Kiselev makarya karo 61 klien.
Iku kelangan ngerti, nanging ora cukup kanggo mbenerake wektu ngginakaken ngumpulake. Lan kita ngetung ing briefcases. Kabeh diganti nalika kita padha proyek ing Asana kanggo siji transaksi ing sistem CRM.
Sadurunge, manajer langganan kabeh proyek lan nampa kabar kabeh owah-owahan ing Inbox (feed kabar). Saben nganyari status lan komentar anyar ditampilake ing feed, diwiwiti karo sing paling anyar. Dina Senin, manajer lungguh lan ngrampungake tugas saka kothak mlebu kanthi urut. Ora ana pirembagan babagan prioritas, lan kadhangkala tugas penting ora tau digayuh.
Saiki ana portofolio karyawan lan portofolio departemen proyek. Kaping pisanan, manajer ngatur proyeke, sing nomer loro menehi fungsi kontrol manajer babagan beban kerja saiki kabeh karyawan.
Portofolio saka departemen desain
Ing gambar sampeyan bisa ndeleng proyek sing diurutake miturut karyawan.
Sawise seminggu, manajer proyek nganyari status saben proyek. Nulis apa sing ditindakake minggu kepungkur lan apa sing direncanakake kanggo minggu ngarep. Nyetel siji saka telung tag: ing kontrol, ing resiko, ana masalah.
Manajer bisa kanthi cepet ngevaluasi:
- volume klien saiki ing departemen desain,
- jumlah proyek sing ditindakake kanggo saben manajer,
- jumlah tugas sing telat ing proyek,
- anane masalah lan kudu melu proyek,
- deadline project, wektu ngginakaken, tataran corong lan prioritas project.
Portofolio uga mbantu kita laporan. Sawise nganyari status proyek, laporan babagan karya sing wis rampung lan direncanakake kanthi otomatis dikirim menyang obrolan klien.
Portofolio karyawan
Malah kepala departemen desain duwe portofolio dhewe. Yen, pah-pah-pah, dheweke ngilangi panguwasa, wong anyar bakal weruh kabeh proyek sing dikuwasani, sing kudu terus diawasi.
Karyawan Line uga ngormati penak saka planning mbukak ing portofolio. Ing tab "Muat", Asana nganalisa volume tugas kanthi nimbang tenggat wektu lan ngelingake yen karyawan wis ngrancang volume tugas sing akeh banget. Sampeyan bisa ngganti tenggat wektu lan nyetel rincian tanpa ninggalake tab iki.
Pemecahan bug lan pangembangan khusus
Kita duwe tim kapisah sing tanggung jawab kanggo pangembangan. Minangka bagéan saka proses bisnis, iku nampa tugas saka rong jinis:
- bug,
- pembangunan anyar.
Kewan omo dicenthang, dinilai kritis lan ditransfer menyang kerja dening layanan dhukungan teknis.
Tugas pangembangan teka saka backlog produk internal perusahaan utawa saka manajer proyek yen ana panjaluk sing cocog saka klien.
Proses pangembangan, umume, katon kaya iki.
Tugas tiba ing papan pangembangan ing Asana. Kene dheweke.
Direktur tugas milih jinis "Bug" utawa "Fitur", nyetel tingkat kritis, nuduhake pelanggan, lan departemen internal perusahaan sing kena pengaruh tugas kasebut. Nalika tugas kasebut nyukupi kabeh syarat peraturan internal, direktur ngeklik lambang kilat ing garis ndhuwur ndhuwur tugas lan miwiti proses bisnis otomatis "Evaluasi ing pembangunan".
Kepala departemen pangembangan nampa kabar babagan tugas anyar kanggo evaluasi, lan tugas kasebut dipindhah menyang papan sing kapisah kanthi jeneng sing padha sajrone penilaian.
Sawise penilaian, manajer mindhah tugas menyang sprint sing cocog karo sasi sing wis direncanakake. Tugas tansah ana ing sawetara papan bebarengan:
- ing papan pribadi manajer proyek,
- ing papan dhukungan teknis,
- ing papan pangembangan.
Kabeh peserta lan karyawan ngawasi tugas ndeleng kemajuan tugas, nampa kabar, lan nindakake diskusi langsung ing komentar kanggo tugas. Nalika tugas rampung, manajer proyek utawa spesialis dhukungan teknis sing tanggung jawab "njupuk" menyang sisihe kanggo terus nggarap proyek kasebut.
Apa sing kedadeyan nalika kita nggawa departemen pangembangan lan produksi bali menyang lingkungan siji karo tim?
Kaping pisanan, proyek klien wis dadi luwih long-term. Amarga backlog sing terus diisi, tagihan rata-rata mundhak.
Sareh, kualitas proyèk wis apik banget, wiwit departemen pembangunan bisa takon pitakonan kanggo marketing, sales, accounting, etc ing sembarang wektu. Kita bisa nyambungake kompetensi tim sing dibutuhake lan menehi solusi kanthi tingkat sing beda.
Ketelu karyawan, manajer, lan klien nampa transparansi lengkap babagan tugas sing direncanakake lan rampung. Kita sinau babagan ngatur proyek lan nyadari yen iki minangka proses teknis sing meh kabeh faktor manungsa bisa diilangi.
Siji, tim wis dadi luwih manunggal. Sadurunge, karyawan ora ngerti apa sing ditindakake dening departemen pangembangan lan produksi mitos.
Saiki, ndeleng proses pangembangan lan konfigurasi teknis sistem:
- departemen sales nemokake ide lan inspirasi babagan cara adol,
- pemasar ajeg njupuk konten migunani kanggo kiriman, artikel, posisi lan teks iklan,
- manajer nganalisa kabutuhan lan prilaku pelanggan, nyetel strategi.
Asil kasebut minangka transformasi win-win-win ing ngendi kita, klien, lan mitra entuk manfaat. Aku bakal seneng yen sampeyan nuduhake pendapat sampeyan ing komentar: apa ana sing migunani ing artikelku lan metode manajemen proyek apa sing sampeyan gunakake ing pembangunan!
Source: www.habr.com