ავტომატიზირება HR პროცესების გამოყენებით Microsoft Teams, PowerApps და Power Automate. თანამშრომლების გასვლის მოთხოვნა

კარგი დღე ყველას! დღეს მსურს გაგიზიაროთ ახალი თანამშრომლებისთვის გასვლის მოთხოვნების შექმნის პროცესის ავტომატიზაციის მცირე მაგალითი Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate და Teams პროდუქტების გამოყენებით. ამ პროცესის განხორციელებისას არ დაგჭირდებათ PowerApps-ისა და Power Automate-ის ცალკეული მომხმარებლის გეგმების შეძენა; Office365 E1/E3/E5 გამოწერა საკმარისი იქნება. ჩვენ შევქმნით სიებს და სვეტებს SharePoint-ის საიტზე, PowerApps დაგეხმარებათ შექმნათ ფორმა და Power Automate მოგცემთ შესაძლებლობას ბიზნეს პროცესების ლოგიკის მორგებისთვის. ჩვენ დავაკავშირებთ საბოლოო პროცესს MS Teams-ის გუნდს. ნუ დავკარგავთ დროს და ვნახოთ რა იქნება.

პირველ ეტაპზე ჩვენ ვქმნით სიებს და დეტალებს. ჩვენ გვჭირდება სიები:

1. თანამშრომლების გასვლის მოთხოვნა
2. ქვედანაყოფები
3. HR დეპარტამენტის მიხედვით
4. ადმინისტრატორები

თითოეული სია თავის როლს ითამაშებს მომავალში და ვნახოთ რომელი. შექმენით დეტალები და დააკონფიგურირეთ ნავიგაციის მენიუ:

PowerApps

ახლა მოდით შევქმნათ ფორმა "თანამშრომლების გასვლის მოთხოვნების" სიისთვის PowerApps-ის გამოყენებით. საბოლოო სახით ეს ასე გამოიყურება:

„თანამშრომლის“ ველში ირჩევთ Office 365-ის მომხმარებელთა სიიდან, კალენდარში მითითებულია „გასვლის თარიღი“, დეპარტამენტის დირექტორიაში მითითებულია „განყოფილება“ და „HR“ არჩეულია „HR დეპარტამენტის მიხედვით“. დირექტორია:

მაგრამ აუცილებელია იმის უზრუნველსაყოფად, რომ შესარჩევად ხელმისაწვდომი HR სია გაფილტრული იყოს ფორმაზე მითითებული განყოფილების მიერ. მოდით გამოვიყენოთ ფორმულა PowerApps-ში მონაცემების გასაფილტრად. „HR“ ველის „Items“ თვისებისთვის ვწერთ:

გარდა ამისა, შეგიძლიათ მცირე კორექტივები შეიტანოთ ნაგულისხმევ მნიშვნელობაზე სტატუსის ველისთვის ფორმაზე. "სტატუსის" ველის "ნაგულისხმევი" თვისებისთვის ვწერთ:

თუ ელემენტის შექმნის ფორმა გაიხსნება, მნიშვნელობა "ახალი" ჩაიწერება "სტატუსის" ველში, წინააღმდეგ შემთხვევაში, მნიშვნელობა SharePoint სვეტიდან მიმდინარე ელემენტისთვის შეიცვლება ფორმის სტატუსის ველში.

PowerApps-ის ერთ-ერთი პრობლემა არის SharePoint ჯგუფებიდან მონაცემების ადვილად აღების შეუძლებლობა. ამის გამო, შეუძლებელია ფორმაზე ველების ან ობიექტების ხილვადობის/ხელმისაწვდომობის კონფიგურაცია, თუ გსურთ დაეყრდნოთ მომხმარებელს, რომელიც არის SharePoint ჯგუფის წევრი. მაგრამ თქვენ შეგიძლიათ გააკეთოთ გამოსავალი. სპეციალურად ამ მიზნით, ჩვენ წინასწარ შევქმენით ადმინისტრატორების სია:

ეს სია შეიცავს "თანამშრომლის" ველს "მომხმარებლის ან ჯგუფის" ტიპით, რომელიც ნაჩვენებია მხოლოდ ფორმაზე და "სახელი" ველი, რომელშიც წერია არჩეული თანამშრომლის სახელი, რომელიც ნაჩვენებია მხოლოდ სიის ხედში. ახლა, მოდით ვცადოთ პატარა ხრიკი PowerApps-ში. მაგალითად, შეგიძლიათ ნებისმიერი ველის ხელმისაწვდომობის კონფიგურაცია, თუ ამჟამინდელი მომხმარებელი ადმინისტრატორების სიაშია. იპოვნეთ ველში „Display Mode“ თვისება „გამოშვების თარიღი“ და ჩაწერეთ:

ამ ფორმულის მიხედვით, თუ ადმინისტრატორების სიაში არის მინიმუმ ერთი თანამშრომელი, რომლის შესვლა ემთხვევა მიმდინარე მომხმარებლის შესვლას, მაშინ ველი ხელმისაწვდომი იქნება რედაქტირებისთვის, წინააღმდეგ შემთხვევაში, სანახავად. მეტი საიმედოობისთვის, ჩვენ ვამცირებთ შესვლას მცირე ასოებით, წინააღმდეგ შემთხვევაში შეიძლება მოხდეს ყველა სახის შემთხვევა.

თქვენ შეიძლება შეამჩნიეთ, რომ ფორმის სათაურში არის ღილაკი "მოქმედებები აპლიკაციაზე":

ეს ღილაკი გადავა სხვა ეკრანზე, სადაც მოხერხებულობისთვის გროვდება ყველა შესაძლო მოქმედება აპლიკაციაში:

თითოეულ ღილაკზე დაჭერის შემდეგ იხსნება დამატებითი მოქმედების ფანჯარა, მაგალითად, თუ არჩეულია ქმედება „აპლიკაციის გაუქმება“, იხსნება დამატებითი ფანჯარა კომენტარის შეყვანის შესაძლებლობით:

ღილაკზე „დადასტურების“ დაჭერის შემდეგ იცვლება აპლიკაციის სტატუსი და ეს შეიძლება გაკეთდეს Power Automate ნაკადის გაშვების გარეშეც. მოდით გამოვიყენოთ "Patch" ფუნქცია ღილაკის "OnSelect" თვისებისთვის:

Patch ფუნქციის გამოყენებით, ჩვენ ვაახლებთ შეკვეთების სიის ელემენტს მისი გაფილტვრით მიმდინარე ელემენტის ID-ით. ჩვენ ვცვლით "სტატუსის" ველის მნიშვნელობას და გადავდივართ მთავარ ეკრანზე. სხვა მოქმედების ღილაკებისთვის ლოგიკა მსგავსია.

რჩება მხოლოდ დამტკიცების ნაკადის კონფიგურაცია. მოდით გავაკეთოთ ეს უმარტივესი ფორმით.

დენის ავტომატიზაცია

ჩვენი დამტკიცების ნაკადი ავტომატურად იმუშავებს ბილეთის შექმნისას. შესრულებისას შეიცვლება განაცხადის სტატუსი, მიიღებს მას დეპარტამენტის უფროსი, ხოლო ახალი განაცხადის შესახებ შეტყობინება ხელმძღვანელს ეგზავნება ელექტრონული ფოსტით. ლიდერის დასადგენად, ჩვენ გვაქვს დირექტორია "განყოფილებები":

შექმენით Power Automate ნაკადი:

ამ ნაკადის შესრულებისას დეპარტამენტის ხელმძღვანელი იღებს ელ.წერილს შეტყობინებას ახალი აპლიკაციის შექმნის შესახებ და შეუძლია გადაწყვეტილების მიღება ბმულზე დაჭერით ღილაკზე:

ღილაკზე „ვეთანხმები“ ან „უარი“ დაწკაპუნებით ასევე იწყება Power Automate ნაკადი, რომელიც ცვლის აპლიკაციის სტატუსს და უგზავნის ელფოსტით შეტყობინებას HR სპეციალისტს:

პროცესი მზად არის.

გუნდები

და საბოლოო შეხება არის ამ პროცესთან თანამშრომლობის ორგანიზება. ამისათვის დააკავშირეთ პროცესი MS Teams ბრძანებას:

ახლა, MS Teams-ის გუნდის ყველა წევრს აქვს წვდომა ახალი თანამშრომლის გასვლის პროცესზე ცალკე ჩანართზე.

რა თქმა უნდა, თქვენ შეგიძლიათ უზრუნველყოთ მრავალსაფეხურიანი დამტკიცება თქვენს ნაკადის ლოგიკაში, ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ Approvals კომპონენტი Power Automate ამოცანების დასანიშნად. თქვენ ასევე შეგიძლიათ მოახდინოთ მოხსენებების მორგება და შეტყობინებების გენერირება, რომლებიც გაიგზავნება Microsoft Teams-ის ჩატბოტზე. მაგრამ უფრო მეტი ამის შესახებ მომავალ სტატიებში. გმადლობთ ყურადღებისთვის და წარმატებულ დღეს გისურვებთ ყველას!

წყარო: www.habr.com