როგორ გადავიყვანეთ რამდენიმე ასეული კაციანი გუნდი SAAS-ში

თანამშრომლობა ტრადიციული საოფისე ინსტრუმენტების მტკივნეული წერტილია. როდესაც ათი ადამიანი ერთდროულად მუშაობს ფაილზე, მეტი დრო და ძალისხმევა იხარჯება არა რედაქტირებაზე, არამედ ცვლილებებისა და მათი ავტორების ძიებაზე. ეს გართულებულია მრავალი აპლიკაციით, რომლებიც ყოველთვის არ არის თავსებადი. ამ პრობლემის გადაჭრის ერთ-ერთი გზაა ღრუბელზე დაფუძნებულ საოფისე კომპლექტებზე გადასვლა. ბევრი მათგანი არ არის და ჩვენ გეტყვით, თუ როგორ დავძლიეთ Forex Club-ის თანამშრომლების კონსერვატიზმი და შევძელით განაწილებული კომპანია ასი ოფისით G Suite-ში სულ რამდენიმე თვეში გადაგვეტანა.

რატომ გადაწყვიტეთ გადასვლა?

Forex Club ჩვეულებრივ ახსოვს უცხოური ვალუტის კურსებზე ონლაინ ვაჭრობის კონტექსტში. მაგრამ ეს კომპანია მუშაობს რამდენიმე ტიპის სავალუტო ინსტრუმენტებით მსოფლიოს სხვადასხვა ქვეყანაში. ამის გამო, მას აქვს ძალიან რთული IT ინფრასტრუქტურა კლიენტებისთვის საკუთარი პლატფორმით.

იმ დროს, როდესაც ჩვენ შევხვდით, კომპანიის ოფისი იყენებდა რამდენიმე სხვადასხვა პლატფორმას და აპლიკაციას. თანამშრომლების უმეტესობისთვის მთავარი სამუშაო ინსტრუმენტი იყო Microsoft-ის საოფისე კომპლექტი და ფოსტა Zimbra-ზე. უპირველეს ყოვლისა, იყო დამატებითი შენახვის, სარეზერვო ასლების, ანტივირუსების, მრავალი კონექტორისა და ინტეგრაციის სუპერსტრუქტურა, ასევე Microsoft-ისა და Zimbra-ს ლიცენზიების მართვა პერიოდული აუდიტით.

Forex Club-ის IT დეპარტამენტისთვის ძვირი ღირდა ამ სისტემის შენარჩუნება. კომპლექსური ინფრასტრუქტურა მოითხოვდა დიდი რაოდენობით სერვერების დაქირავებას, DRP გეგმებს ამ სერვერების გამორთვის ან ინტერნეტ კავშირის გაუმართაობის შემთხვევაში და სარეზერვო ასლებს. უპრობლემოდ მუშაობის უზრუნველსაყოფად დროთა განმავლობაში შეიქმნა ადმინისტრატორთა სპეციალური განყოფილება, რომლებსაც ჯერ კიდევ ეკისრებოდათ სალიცენზიო აუდიტის დავალება.

სხვადასხვა პროგრამების სიმრავლის გამო პრობლემები წარმოიშვა Forex Club-ის რიგით თანამშრომლებს შორის. დოკუმენტის ვერსიის თვალთვალის გარეშე, რთული იყო ზოგიერთი შესწორების ავტორისა და ტექსტის ან ცხრილის საბოლოო ვერსიის პოვნა. 

შენარჩუნების ხარჯების შემცირების მიზნით, Forex Club ეძებდა უფრო მარტივ გზას იგივე პრობლემების გადასაჭრელად. აქედან დაიწყო ჩვენი ურთიერთობა.

ალტერნატივის პოვნა

სრულფასოვანი თანამშრომლობის განსახორციელებლად საჭირო იყო თავად მიდგომის შეცვლა - ლოკალური საცავიდან ღრუბელზე გადასვლა. Forex Club-მა დაიწყო საერთო ღრუბლოვანი გადაწყვეტის ძებნა ყველა საოფისე აპლიკაციისთვის. იყო ორი კანდიდატი: Office 365 და G Suite. 

Office 365 იყო პრიორიტეტი, რადგან ბევრი Microsoft-ის ლიცენზია იყო შეძენილი Forex Club-დან. მაგრამ Office 365 ღრუბელში მოაქვს საოფისე კომპლექტის ფუნქციონირების მხოლოდ ნაწილს. მომხმარებლებს ჯერ კიდევ სჭირდებათ აპლიკაციის ჩამოტვირთვა მათი პირადი ანგარიშიდან და გამოიყენონ იგი დოკუმენტებთან სამუშაოდ ძველი სქემის მიხედვით: გაგზავნეთ და ხელახლა შეინახეთ ასლები ვერსიის ინდექსებით.

Google Cloud-ის G Suite-ს აქვს მეტი თანამშრომლობის ფუნქციები და იაფია. Microsoft-ის პროდუქტების შემთხვევაში, თქვენ მოგიწევთ საწარმოს ხელშეკრულების გამოყენება და ეს არის ხარჯვის სრულიად განსხვავებული დონე (თუნდაც შეძენილი პროგრამული უზრუნველყოფის გათვალისწინებით). და ჩვენი დახმარებით მოხდა G Suite-ის დანერგვა Google-ის პროგრამის ფარგლებში, რომელიც ანაზღაურებდა დიდ მომხმარებლებს კომპანიის სერვისებზე გადასვლის ხარჯებს.

დაგეგმილი იყო თანამშრომლების მიერ გამოყენებული სერვისების უმეტესობის გადატანა G Suite-ზე:

• კალენდარი და ელფოსტა (Gmail და Google Calendar);
• შენიშვნები (Google Keep);
• ჩატი და ონლაინ კონფერენციები (ჩატი, ჰენგაუთები);
• საოფისე კომპლექტი და გამოკითხვის გენერატორი (Google Docs, Google Forms);
• საერთო საცავი (GDrive).

ნეგატივის დაძლევა

ნებისმიერი ინსტრუმენტის დანერგვა, თუნდაც ყველაზე მოსახერხებელი, ყოველთვის ემუქრება ნეგატიურ რეაქციას საბოლოო მომხმარებლების მხრიდან. მთავარი მიზეზი კონსერვატიზმია, რადგან ადამიანებს არ სურთ არაფრის შეცვლა და მუშაობის ახალ მიდგომებს შეგუება. სიტუაციას ართულებდა ვებ ყოფნის სპეციფიკური აღქმა, როგორც უბრალოდ საიტებზე სიარული (მაგრამ არ მუშაობს ამ საიტებზე), რაც გავრცელებულია არა IT თანამშრომლებს შორის. მათ უბრალოდ არ ესმოდათ როგორ ემუშავათ მასთან.

Forex CLub-ის მხრიდან პროექტის განხორციელებაზე პასუხისმგებელი იყო დიმიტრი ოსტროვერხოვი. ის აკვირდებოდა განხორციელების ეტაპებს, აგროვებდა მომხმარებელთა გამოხმაურებას და პრიორიტეტულ ამოცანებს. ერთობლივმა მომზადებამ, თანამშრომელთა გამოკითხვებმა და კომპანიის წესების განმარტებამ გაგვიადვილა დაწყება.

Softline-ის მთავარი ამოცანა ამ პროექტში იყო მომხმარებლებისა და სისტემის ადმინისტრატორების მომზადება და ტექნიკური მხარდაჭერა პირველ ეტაპზე. ჩვენ ავუხსენით, თუ როგორ უნდა მუშაობდეს პროდუქტი ტრენინგების სერიის საშუალებით. ჯამში ჩავატარეთ 15 ტრენინგი თითო 4 საათიანი. პირველი - პილოტამდე - სისტემის ადმინისტრატორებისთვის, რომლებიც ამზადებდნენ ნიადაგს ტრანსფორმაციისთვის. შემდეგ კი ჩვეულებრივი თანამშრომლებისთვისაა. 

ძირითადი სასწავლო პროგრამის ფარგლებში, ჩვენ ხაზგასმით აღვნიშნეთ უპირატესობები, რამაც ანაზღაურა საბოლოო მომხმარებლების სირთულეები ახალ ინსტრუმენტთან შეგუებაში. და ყოველი ტრენინგის ბოლოს თანამშრომლებს შეეძლოთ შეექმნათ საკუთარი კითხვები, რამაც ამოიღო სამუშაოს დასაწყისში არსებული ხარვეზები.

მიუხედავად იმისა, რომ Forex Club ატარებს ტრენინგ სემინარებს საკუთარი კლიენტებისთვის, კომპანიამ G Suite-ზე ტრენინგი დამოუკიდებლად ვერ დაიწყო, საჭირო კომპეტენციების მქონე მასწავლებლების ნაკლებობის გამო. ჩვენი ტრენინგების გავლენის შესაფასებლად Forex Club-მა ჩაატარა სტუდენტების გამოკითხვა ტრენინგამდე და გარკვეული პერიოდის შემდეგ. პირველმა გამოკითხვამ აჩვენა, რომ ძირითადად ნეგატიური აღქმაა მომავალი ცვლილებები. მეორე, პირიქით, პოზიტივის მატებაა. ხალხმა გააცნობიერა, რომ ეს მათ საქმიანობას ეხებოდა.

საპილოტე ოფისი

პროექტი 2017 წლის ბოლოს დაიწყო, როდესაც სისტემის ათი ადმინისტრატორი გადავიდა G Suite-ზე. ეს ადამიანები უნდა გამხდარიყვნენ პიონერები, რომლებმაც გამოავლინეს გადაწყვეტის დადებითი და უარყოფითი მხარეები და შექმნას საფუძველი ტრანსფორმაციისთვის. ჩვენ გავითვალისწინეთ მათი გამოხმაურება და რეკომენდაციები და 2018 წლის იანვარში შევარჩიეთ საშუალო ზომის ფილიალი ადგილობრივი სისტემის ადმინისტრატორთან არა IT თანამშრომლების პირველი საცდელი გადასვლისთვის.

გადასვლა ერთდროულად მოხდა. დიახ, ადამიანებს უჭირთ ახალ ინსტრუმენტებზე გადასვლა, ამიტომ ღრუბლოვანი გადაწყვეტისა და დესკტოპის აპლიკაციას შორის არჩევანის გათვალისწინებით, მომხმარებლები უფრო ნაცნობი დესკტოპისკენ მიისწრაფვიან და შეანელებენ გლობალური განახლების გეგმებს. ასე რომ, საპილოტე ოფისის ტრენინგის დასრულების შემდეგ, ჩვენ სწრაფად გადავიყვანეთ ყველა G Suite-ზე. პირველი ორი კვირის განმავლობაში გარკვეული წინააღმდეგობა იყო, მას გაუმკლავდა ადგილობრივი სისტემის ადმინისტრატორი, რომელმაც ახსნა და აჩვენა ყველა რთული წერტილი.

საპილოტე ოფისის შემდეგ, ჩვენ მთლიანად გადავიტანეთ Forex Club-ის მთელი IT დეპარტამენტი G Suite-ზე.

ფილიალების ქსელის შეცვლა

საპილოტე პროექტის გამოცდილების გაანალიზების შემდეგ, Forex Club-ის IT დეპარტამენტთან ერთად, შევიმუშავეთ გარდამავალი გეგმა კომპანიის დანარჩენი ნაწილისთვის. თავდაპირველად იგეგმებოდა, რომ პროცესი ორ ეტაპად წარიმართებოდა. პირველ ეტაპზე გვინდოდა პროდუქტისადმი მხოლოდ ყველაზე ლოიალური Forex Club-ის თანამშრომლების მომზადება, რომლებიც ხელს შეუწყობდნენ პროექტს თავიანთ ოფისებში და დაეხმარებოდნენ კოლეგებს ახალ პლატფორმაზე გადასვლაში მეორე ეტაპის ფარგლებში. კომპანიაში „მახარებლების“ შესარჩევად, ჩვენ ჩავატარეთ გამოკითხვა, რომლის შედეგებმა ყოველგვარ მოლოდინს გადააჭარბა: გამოეხმაურა მთელი Forex Club-ის ნახევარმა. შემდეგ გადავწყვიტეთ, არ გაგვეჭიანურებინა პროცესი და გამოვტოვეთ „თანამშრომლების მეშვეობით განხორციელების“ ეტაპი.

როგორც საპილოტე პროექტში, ჯერ მოხდა სათაო ოფისების მიგრაცია, სადაც არის ადგილობრივი სისტემის ადმინისტრატორი - ის დაეხმარა წარმოშობილ სირთულეებთან გამკლავებაში. თითოეულ ოფისში ახალ ინსტრუმენტებზე გადასვლას წინ უძღოდა ტრენინგი. ტრენინგი უნდა დაგეგმილიყო მოქნილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც ითვალისწინებდა სხვადასხვა დროის სარტყელსა და სამუშაო გრაფიკს. მაგალითად, ყაზახეთისა და ჩინეთის ოფისებისთვის, ტრენინგი მოსკოვის დროით დილის 5 საათზე უნდა დაწყებულიყო (სხვათა შორის, G Suite მშვენივრად მუშაობს ჩინეთში, რაც არ უნდა მოხდეს).

სათაო ოფისების შემდეგ ფილიალების ქსელი G Suite-ზე გადავიდა - დაახლოებით 100 ქულა. პროექტის ბოლო ეტაპის თავისებურება ის იყო, რომ ეს ფილიალები ძირითადად დაკომპლექტებულია გაყიდვების ადამიანებით, რომლებიც ბევრს მუშაობენ ცხრილებით. ჩვენ მათთვის ორი კვირის განმავლობაში ჩავატარეთ ტრენინგი, რათა დავეხმაროთ მონაცემთა გადაცემას.

ამავდროულად, ჩვენი სპეციალისტები მუშაობდნენ "უკანა მხარეს" თავად Forex Club-ის მხარდაჭერისთვის, რადგან G Suite-ზე გადასვლისთანავე, ტექნიკურ მხარდაჭერაზე ზარების რაოდენობა გაიზარდა, როგორც მოსალოდნელი იყო. მოთხოვნის პიკი დაფიქსირდა ფილიალების ქსელის გადასვლის დროს, მაგრამ თანდათანობით დაიწყო მოთხოვნების შემცირება. განსაკუთრებით შემცირდა მოთხოვნები საოფისე პროდუქტებზე და ელექტრონულ ფოსტაზე, პროგრამული უზრუნველყოფის ლიცენზიების მართვაზე, სერვერებთან და ქსელურ აღჭურვილობასთან მუშაობაზე, ასევე სარეზერვო საკომუნიკაციო არხებზე. ანუ, განხორციელებამ შეამცირა დატვირთვა მხარდაჭერის პირველ ხაზსა და ბექ ოფისზე.

საერთო ჯამში, ოფისების გადაცემას დაახლოებით ორი თვე დასჭირდა: 2018 წლის თებერვალში მუშაობა დასრულდა სათაო განყოფილებებში, ხოლო მარტში - ფილიალების მთელ ქსელში.

უარყოფითი მხარეები

ელ.ფოსტის მიგრაციის სიჩქარე მთავარ პრობლემად იქცა. Zimbra-დან Gmail-ში ერთი ელფოსტის გადატანას IMAP Sync-ის გამოყენებით 1 წამი დასჭირდა. Forex Club-ის ასამდე ოფისში მუშაობს 700-მდე თანამშრომელი და თითოეულ მათგანს აქვს ათასობით წერილი (ჯამში ისინი ემსახურებიან 2 მილიონზე მეტ კლიენტს). ამრიგად, მიგრაციის დასაჩქარებლად, ჩვენ გამოვიყენეთ G Suite Migration Tool; მასთან ერთად, ელფოსტის კოპირების პროცესი უფრო სწრაფად მიდიოდა. 

არ იყო საჭირო კალენდრებიდან და ამოცანებიდან მონაცემების გადატანა. მიუხედავად იმისა, რომ ძველ ინფრასტრუქტურაში იყო გარკვეული გადაწყვეტილებები, ისინი სრულად არ გამოიყენეს თანამშრომლებმა. მაგალითად, კორპორატიული კალენდრები განხორციელდა Bitrix-ზე პორტალის სახით, რაც მოუხერხებელია, ამიტომ თანამშრომლებს ჰქონდათ საკუთარი ხელსაწყოები და თანამშრომლები ახორციელებდნენ მონაცემთა გადაცემას დამოუკიდებლად.

ასევე, ოპერაციული დოკუმენტების გადაცემა მომხმარებლების ხელში იყო (ჩვენ ვსაუბრობთ მხოლოდ მიმდინარე სამუშაოს მონაცემებზე - კომპანიის ცოდნის ბაზისთვის გამოიყენება განსხვავებული გადაწყვეტა). აქ კითხვები არ იყო. უბრალოდ, რაღაც მომენტში დაიწია ადმინისტრაციული ხაზი - ლოკალურად შენახული ინფორმაციის პასუხისმგებლობა თავად მომხმარებლებს გადაეცა, ხოლო Google Drive-ის მონაცემების უსაფრთხოებასა და უსაფრთხოებას უკვე აკონტროლებდა IT დეპარტამენტი. 

სამწუხაროდ, ვერ მოხერხდა ანალოგების პოვნა G Suite-ში ყველა სამუშაო პროცესისთვის. მაგალითად, ზოგად საფოსტო ყუთებს, რომლებსაც Forex Club-ის თანამშრომლები იყენებენ, Gmail-ში ფილტრები არ აქვთ, ამიტომ კონკრეტული წერილის პოვნა რთულია. მსგავსი სირთულე იყო SSO ავტორიზაციასთან დაკავშირებით Google Chat-ში, მაგრამ ეს პრობლემა მოგვარდა Google-ის მხარდაჭერის მოთხოვნით.

მომხმარებლების ძირითადი პრობლემები დაკავშირებული იყო იმ ფაქტთან, რომ Google-ის სერვისებს ჯერ არ გააჩნიათ კონკურენტების ზოგიერთი ფუნქცია, მაგალითად, Skype ან Office 365. Hangouts გაძლევთ მხოლოდ ზარების განხორციელების საშუალებას, Google Chat-ს აკლია ციტირება, ხოლო Google Sheets-ს არ აქვს მხარდაჭერა. Microsoft Excel მაკროსთვის.

გარდა ამისა, Microsoft და Google Cloud პროდუქტები განსხვავებულად უახლოვდებიან ცხრილის რედაქტირების ხელსაწყოებს. ცხრილების შემცველი Word ფაილები ზოგჯერ იხსნება Google Docs-ში არასწორი ფორმატირებით.

ახალ ინფრასტრუქტურას შევეჩვიეთ, ზოგიერთი სირთულე ალტერნატიული მიდგომებით მოგვარდა. მაგალითად, ცხრილებში მაკროების ნაცვლად გამოიყენება სკრიპტები, რაც Forex Club-ის თანამშრომლებმა კიდევ უფრო მოსახერხებელი მიიჩნიეს. შეუძლებელი გახდა ანალოგის პოვნა მხოლოდ Forex Club-ის ფინანსური განყოფილებისთვის, რომელიც ეხება 1C ანგარიშებს (სკრიპტებით, რთული ფორმატირებით). ამიტომ ის Google Sheet-ზე მხოლოდ თანამშრომლობისთვის გადაერთო. სხვა დოკუმენტებისთვის კვლავ გამოიყენება საოფისე პაკეტი (Excel). 

საერთო ჯამში, Forex Club-მა შეინარჩუნა Microsoft Office ლიცენზიების დაახლოებით 10%. ეს ჩვეულებრივი პრაქტიკაა ასეთი პროექტებისთვის: თანამშრომლების მცირე ნაწილი იყენებს საოფისე კომპლექტების მოწინავე ფუნქციებს, ამიტომ დანარჩენები ადვილად იღებენ ჩანაცვლებას.

აღსანიშნავია, რომ დანარჩენ ინფრასტრუქტურაზე ფართომასშტაბიანი ტრანსფორმაციები არ განხორციელებულა. Forex Club-მა არ მიატოვა Jira და Confluence, თუმცა დანერგა Google Keep ოპერატიული ამოცანებისთვის. Jira-სა და Confluence-ის G Suite-თან ინტეგრირებისთვის, ჩვენ გამოვაყენეთ დანამატები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად გადაიტანოთ მონაცემები. შენარჩუნებულია მონიტორინგის სისტემა, ასევე მრავალი დამატებითი ინსტრუმენტი: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS და ა.შ. ბუნებრივია, სისტემის ადმინისტრატორები დარჩნენ ფილიალებში.

Chromebook ექსპერიმენტი

ეძებდა ხარჯების შემცირების გზას, Forex Club-ი ითვალისწინებდა ყველას გადაყვანას მობილურ სამუშაო სადგურებზე, რომლებიც აღჭურვილია Chromebook-ით. თავად მოწყობილობა ძალიან იაფია და ღრუბლოვანი სერვისების გამოყენებით შესაძლებელი გახდა მასზე სამუშაო სადგურის სწრაფად განთავსება.

ჩვენ გამოვცადეთ მობილური სამუშაო სადგურები მომხმარებელთა მცირე ჯგუფზე, 25 კაციანი გაყიდვების განყოფილებაში. ამ განყოფილების თანამშრომლებს არ ჰქონდათ ისეთი დავალებები, რომლებიც მათ მხოლოდ ინტერნეტის საშუალებით უშლიდა ხელს, ამიტომ ეს მიგრაცია მათთვის უწყვეტი უნდა ყოფილიყო. მაგრამ ტესტის შედეგების საფუძველზე, აღმოჩნდა, რომ იაფი Chromebook-ის აპარატურა არ არის საკმარისი Forex Club-ის ყველა კორპორატიული აპლიკაციის სწორი მუშაობისთვის. და უფრო ძვირი მოდელები, რომლებიც მოერგებოდა ტექნიკურ პარამეტრებს, აღმოჩნდა, რომ ღირებულებით შედარებადი იყო კლასიკური Windows-ზე დაფუძნებული ლეპტოპებისთვის. შედეგად, მათ გადაწყვიტეს უარი ეთქვათ პროექტზე.

რა შეიცვალა G Suite-ის მოსვლასთან ერთად

ყველა ცრურწმენისა და უნდობლობის საწინააღმდეგოდ, ტრენინგიდან უკვე 3 თვის შემდეგ, თანამშრომლების 80%-მა გამოკითხვებში აღნიშნა, რომ G Suite-მ მათ ნამდვილად გაუადვილა დოკუმენტებთან მუშაობა. გადასვლის შემდეგ, თანამშრომლების მობილურობა გაიზარდა და მათ დაიწყეს უფრო მეტი მუშაობა აცვიათ მოწყობილობების გამოყენებით:

მობილური მოწყობილობების გამოყენების სტატისტიკა Forex Club-ის მიხედვით

Google Forms-მა დიდი პოპულარობა მოიპოვა. დეპარტამენტების შიგნით, ისინი შესაძლებელს ხდიან სწრაფად ჩაატარონ გამოკითხვები, რომლებიც ადრე მოითხოვდა ფოსტის გამოყენებას, შედეგების ხელით შეგროვებას. Google Chat-ზე და Hangouts Meet-ზე გადასვლამ გამოიწვია ყველაზე მეტი კითხვა და პრეტენზია, რადგან მათ ზოგადად ნაკლები ფუნქციები აქვთ, მაგრამ მათმა გამოყენებამ შესაძლებელი გახადა კომპანიის შიგნით ბევრი მყისიერი მესინჯერის მიტოვება.

პროექტის შედეგები ჩამოაყალიბა დიმიტრი ოსტროვერხოვმა, რომელთანაც ჩვენ ვიმუშავეთ: ”პროექტმა შეამცირა Forex Club-ის ხარჯები IT ინფრასტრუქტურისთვის და გაამარტივა მისი მხარდაჭერა. პროცესის შენარჩუნების ამოცანების მთელი ფენა გაქრა, რადგან ეს საკითხები მოგვარებულია Google-ის მხრიდან. ახლა ყველა სერვისის კონფიგურაცია შესაძლებელია დისტანციურად, მათ მხარს უჭერს Google-ის რამდენიმე ადმინისტრატორი და IT დეპარტამენტმა გაათავისუფლა დრო და რესურსები სხვა საკითხებისთვის.

წყარო: www.habr.com