როგორ დავეხმარეთ ბუღალტერიის მუშაობის ტრანსფორმაციას MIPC-ში

ჩვენ რამდენჯერმე დავწერეთ იმის შესახებ, თუ როგორ გვეხმარება ჩვენი ტექნოლოგიები სხვადასხვა ორგანიზაციები და კიდევ მთელი სახელმწიფოები ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებიდან ინფორმაციის დამუშავება და სააღრიცხვო სისტემებში მონაცემების შეტანა. დღეს ჩვენ გეტყვით, თუ როგორ განვახორციელეთ ABBYY FlexiCapture в მოსკოვის გაერთიანებული ენერგეტიკული კომპანია (MOEK) - სითბოს და ცხელი წყლის უდიდესი მიმწოდებელი მოსკოვში.

წარმოიდგინეთ თავი ჩვეულებრივი ბუღალტერის ადგილას. ჩვენ გვესმის, რომ ეს ადვილი არ არის, მაგრამ მაინც სცადეთ. ყოველდღე იღებთ უამრავ ქაღალდის გადასახადებს, ინვოისებს, სერთიფიკატებს და ა.შ. და განსაკუთრებით ბევრი - მოხსენების წინა დღეებში. ყველა დეტალი და თანხა სწრაფად და ფრთხილად უნდა შემოწმდეს, ხელახლა აკრიფოს და შევიდეს ბუღალტრულ სისტემაში, ხელით განახორციელოს ტრანზაქციები და გაგზავნოს დოკუმენტები არქივში, რათა მათ დაუყოვნებლივ გადაეცეს შიდა აუდიტორებს, საგადასახადო სამსახურს, ტარიფს. მარეგულირებელი ორგანოები და სხვა. რთული? მაგრამ ეს არის გრძელვადიანი ბიზნეს პრაქტიკა, რომელიც არსებობს ბევრ კომპანიაში. MOEK-თან ერთად ჩვენ გავამარტივეთ ეს შრომატევადი სამუშაო და გავხადეთ უფრო მოსახერხებელი. თუ გაინტერესებთ როგორ იყო, კეთილი იყოს თქვენი მობრძანება კატასთან.

ფოტოზე გამოსახულია მოსკოვი CHPP-21, ევროპის უმსხვილესი თერმული ენერგიის მწარმოებელი. ამ სადგურზე გამომუშავებულ სითბოს MOEK აწვდის მოსკოვის ჩრდილოეთის 3 მილიონ მაცხოვრებელს. ფოტოს წყარო.

MOEK-ს აქვს ათეულნახევარი ფილიალი მოსკოვში. ისინი ემსახურებიან 15 კმ გათბობის ქსელს, 811 თბოსადგურს და საქვაბე სახლს, 94 გათბობის პუნქტს და 10 სატუმბო სადგურს, ასევე აშენებენ და ამონტაჟებენ სითბოს მიწოდების ახალ სისტემებს. კომპანია ყიდულობს სხვადასხვა აღჭურვილობას და მომსახურებას ბიზნეს საქმიანობისთვის: დაახლოებით 2000 შესყიდვა წელიწადში. შესყიდვის ინიცირებულ თითოეულ განყოფილებაში დოკუმენტების მომზადებას ახორციელებენ სპეციალური თანამშრომლები - კონტრაქტის ზედამხედველები.

როგორ მუშაობს კონტრაქტები დიდ კომპანიაში? როდესაც კურატორები აფორმებენ შეთანხმებას, ისინი იღებენ ბევრ მნიშვნელოვან ქაღალდის დოკუმენტს თავიანთი კონტრაგენტებისგან: მიწოდების შენიშვნები, მომსახურების მიწოდების სერთიფიკატები, ინვოისები, სერთიფიკატები და ა. მართვის სისტემა. ფინანსური მაკონტროლებელი ხელით ამოწმებს ყველა მონაცემს. ამის შემდეგ, კურატორს გადააქვს ორიგინალური დოკუმენტები ბუღალტერიაში. ან კურიერი აკეთებს ამას და შემდეგ დოკუმენტების გადატანას შეიძლება მეტი დრო დასჭირდეს - რამდენიმე საათიდან რამდენიმე დღემდე.

და ყველაფერი კარგად იქნება, მაგრამ, როგორც ბევრ სხვა კომპანიაში:

• ნაშრომები შეიძლება მივიდეს ბუღალტრულ განყოფილებაში მოხსენების წარდგენამდე რამდენიმე დღით ადრე. შემდეგ ბუღალტერებს უწევთ დღე-ღამეების გატარება სამუშაო ადგილზე. თქვენ ხელით უნდა შეამოწმოთ, სწორად არის თუ არა შევსებული ყველა ანგარიშ-ფაქტურა, ინვოისი და ა.შ.შემდეგ, თუ ყველაფერი სწორია, თანამშრომელი ხელახლა აკრიფებს მონაცემებს ბუღალტრულ სისტემაში და აკეთებს პოსტებს. ამავდროულად, ბუღალტერის დროის 90% იხარჯება მონაცემების ხელახლა დაბეჭდვაზე - დეტალები, თანხები, თარიღები, ნივთების ნომრები და ა.შ. ამის გამო, არსებობს შეცდომების დაშვების რისკი.
• დოკუმენტები შეიძლება შემოვიდეს შეცდომით. და ზოგჯერ ზოგიერთი გადასახადი ან სერთიფიკატი აკლია. ზოგჯერ ეს ცხადი ხდება მოხსენების წარდგენამდე ბოლო დღეებში. ამის გამო, დოკუმენტის დამტკიცების დრო შეიძლება გადაიდო.
• ჩანაწერების გაკეთების შემდეგ ბუღალტერები ინახავენ ინვოისებს, ინვოისებს და აქტებს ცალკე ქაღალდსა და ელექტრონულ არქივებში. რატომ არის ეს რთული? მაგალითად, MOEK მუშაობს ტარიფების მიხედვით და, შესაბამისად, ვალდებულია რეგულარულად აცნობოს თავისი ხარჯები აღმასრულებელ ხელისუფლებას. და როდესაც შემდეგი სახელმწიფო ან საგადასახადო აუდიტი მოდის ბუღალტრულ განყოფილებაში, თანამშრომლებს დიდი ხნის განმავლობაში უწევთ დოკუმენტების ძებნა.

ასე გამოიყურებოდა MOEK ბუღალტერიის განყოფილება:


MOEK იყო პირველი ენერგეტიკის ინდუსტრიაში, რომელმაც გადაწყვიტა ამ სქემის აღდგენა და გამარტივება, რათა სწრაფად დახუროს ტრანზაქციები და წარადგინოს ანგარიშები, უკეთ შეაფასოს შესყიდვების ბაზრის ცვლილებები და დაგეგმოს თავისი ფინანსური სტრატეგია. იოლი არ იყო ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილების მუშაობის დიდი ხნის სისტემის შეცვლა დამოუკიდებლად, ამიტომ კომპანიამ გადაწყვიტა მისი გარდაქმნა პარტნიორთან - ABBYY-თან ერთად.

ადრე არ არის ნათქვამი

ABBYY-ის სპეციალისტთა ჯგუფმა დანერგა უნივერსალური პლატფორმა ინფორმაციის ინტელექტუალური დამუშავებისთვის MOEK-ში ABBYY FlexiCapture და კონფიგურირებულია:

• მოქნილი აღწერილობები (მონაცემების მოპოვების შაბლონები) დოკუმენტების დამუშავებისთვის. რა არის და რისთვის არის საჭირო, დეტალურად ვისაუბრეთ ჰაბრეზე აქ и აქ. გადაწყვეტის გამოყენებით, MOEK ამუშავებს 30-ზე მეტ სახის დოკუმენტს (მაგალითად, დამონტაჟებული აღჭურვილობის სერტიფიკატს ან სააგენტოს საფასურის სერთიფიკატს) და ამოიღებს მათგან 50-ზე მეტ ატრიბუტს (დოკუმენტის ნომერი, მთლიანი თანხა დღგ-ს ჩათვლით, მყიდველის სახელი, გამყიდველი, კონტრაქტორი, საქონლის რაოდენობა და ა.შ.);
• კონექტორი შემოწმებისა და მონაცემების ატვირთვისთვის, რომელიც აკავშირებდა ABBYY FlexiCapture, SAP და OpenText. კონექტორის წყალობით შესაძლებელი გახდა შეკვეთიდან და კონტრაქტიდან მონაცემების ავტომატურად შემოწმება სხვადასხვა დირექტორიების გამოყენებით. ამაზე ქვემოთ ვისაუბრებთ;
• დოკუმენტების ექსპორტი ელექტრონულ არქივში OpenText-ის საფუძველზე. ახლა ყველა დოკუმენტის სკანირება ინახება ერთ ადგილას;
• საბუღალტრო ჩანაწერების პროექტი SAP ERP-ში დოკუმენტების დასკანირებულ სურათებთან ბმულებით.

შემდეგ ABBYY-ისა და MOEK-ის თანამშრომლებმა შეიმუშავეს საძიებო ფორმა, რათა ბუღალტერს შეეძლო წამებში ეპოვა მნიშვნელოვანი ანგარიშები ნებისმიერი ატრიბუტით ელექტრონულ არქივში და წარედგინა ისინი საგადასახადო ინსპექტირებისთვის.

ძიება შესაძლებელია 26 განსხვავებული კრიტერიუმის გამოყენებით (სურათზე დაწკაპუნება შესაძლებელია):

მას შემდეგ, რაც MOEK-მა წარმატებით შეამოწმა მთელი სისტემა, ის ექსპლუატაციაში შევიდა. მთელი პროექტი დამტკიცების, დაზუსტებისა და გაუმჯობესების ჩათვლით 10 თვეში დასრულდა.

მუშაობის სქემა ABBYY FlexiCapture-ის განხორციელების შემდეგ:


გრძნობთ, რომ არაფერი შეცვლილა? დიახ, ბიზნეს პროცესი იგივე რჩება, უბრალოდ, ფუნქციების უმეტესობას ახლა მანქანა ასრულებს.

გაყვანილობა, დასრულებულია!

როგორ არის ახლა საქმეები? ვთქვათ, ხელშეკრულების კურატორმა მიიღო პირველადი დოკუმენტების ნაკრები თბოელექტროსადგურების ტუმბოების მიწოდების გარიგებისთვის, ან, მაგალითად, გათბობის ქსელების მშენებლობისთვის. სპეციალისტს აღარ სჭირდება თავად შეამოწმოს დოკუმენტების სისრულე და შინაარსი, დაურეკოს კურიერს და ორიგინალური დოკუმენტების გაგზავნა ბუღალტრულ განყოფილებაში. კურატორი უბრალოდ სკანირებს ხელმოწერილი პირველადი დოკუმენტების კომპლექტს და შემდეგ ტექნოლოგია იკავებს.

ქსელის სკანირების სისტემის გამოყენებით, თანამშრომელი აგზავნის სკანირებას TIFF ან PDF ფორმატში თავის ცხელ საქაღალდეში ან ელფოსტაზე. შემდეგ ის ხსნის ABBYY FlexiCapture ვებ შეყვანის სადგურს და ირჩევს დასამუშავებლად დაყენებული დოკუმენტის ტიპს. მაგალითად, „სამუშაოების/მომსახურების შეძენა სააგენტოს საფასურით“, „მატერიალურ-ტექნიკური რესურსების მიღება (MTR)“ ან „ქონების აღრიცხვა“.

ნაკრების ტიპი განსაზღვრავს საჭირო დოკუმენტებისა და მონაცემების რაოდენობას და ტიპებს, რომლებიც სისტემამ უნდა მოახდინოს კლასიფიკაცია, აღიარება და გადამოწმება.

კურატორი ატვირთავს სკანირებას ამოცნობისთვის. სისტემა ავტომატურად ამოწმებს ყველა დოკუმენტის არსებობას, თითოეული ნაშრომის შიგთავსს და სერვერი ცნობს დეტალებს - ხელშეკრულების თარიღს, თანხას, მისამართს, საგადასახადო საიდენტიფიკაციო ნომერს, საგუშაგოს და სხვა მონაცემებს. სხვათა შორის, MOEK არის პირველი ენერგეტიკული კომპანია რუსეთში, რომელიც იყენებს ამ მიდგომას.

თუ კურატორს არ აქვს ატვირთული ყველა დოკუმენტი ან რომელიმე ინვოისი არ შეიცავს ყველა მონაცემს, სისტემა ამას ამჩნევს და დაუყოვნებლივ სთხოვს თანამშრომელს შეცდომის გამოსწორებას:

სისტემა უჩივის და ითხოვს დაკარგული დოკუმენტების დამატებას (შემდგომში ეკრანის ანაბეჭდები დაწკაპუნებულია):

სისტემამ შენიშნა, რომ დოკუმენტი ვადაგასულია:

ამრიგად, დასაქმებულს აღარ სჭირდება იმის დადგენა, არის თუ არა დოკუმენტი სწორად შედგენილი. თუ ყველაფერი სწორია, მაშინ მონაცემთა შემოწმების უმეტესობა ავტომატურად ხდება ვებ შესვლის სადგურზე. საკმარისია შეიყვანოთ SAP ERP-ში მითითებული შეკვეთის ნომერი. ამის შემდეგ, აღიარებული მონაცემები შედარებულია SAP-ში დამუშავებულ ინფორმაციასთან: კონტრაქტის TIN და KPP, ხელშეკრულების ნომრები და თანხები, დღგ, პროდუქტის ან მომსახურების ნომენკლატურა. ერთი დოკუმენტის დამუშავებას და შემოწმებას მხოლოდ რამდენიმე წუთი სჭირდება.

დეტალების გამოყენებით - INN და KPP - შეგიძლიათ აირჩიოთ სასურველი კომპანია დირექტორიადან:

თუ ინვოისში ან ინვოისში არის შეცდომა, ის არ დაუშვებს დოკუმენტის არქივში ექსპორტს. მაგალითად, თუ დოკუმენტი არასწორად არის შედგენილი ან ერთ-ერთი სიმბოლო არასწორად არის აღიარებული, სისტემა მიუთითებს ამას და სთხოვს თანამშრომელს გამოასწოროს ყველა უზუსტობა. აი მაგალითი:

სისტემამ დაადგინა, რომ ვასილეკი სს არ შედის MOEK-ის მომწოდებლების სიაში.

ეს საშუალებას აძლევს თანამშრომლებს თვალყური ადევნონ შეცდომებს, სანამ დოკუმენტი მიაღწევს ბუღალტრულ განყოფილებას.

თუ ყველა შემოწმება წარმატებით დასრულდა, მაშინ ერთი დაწკაპუნებით დოკუმენტის სკანირებული ასლი იგზავნება OpenText ელექტრონულ არქივში, ხოლო ბმული და ბარათი მისი მეტამონაცემებით გამოჩნდება SAP-ში. ბუღალტერს ან კურატორს ყოველთვის შეუძლია ელექტრონულ არქივში ნახოს საჭირო შეკვეთის დოკუმენტების სია და ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვინ დაამუშავა დოკუმენტები, რა ვადებში და რა შედეგით.

პიოტრ პეტროვიჩმა დაათვალიერა ელექტრონული არქივი, ...

...სანახავად ვინ ატვირთა საბუთები No1111 შეკვეთისთვის.

ABBYY FlexiCapture-დან SAP-ში მონაცემების ატვირთვისა და სკანირების შემდეგ, ჩნდება ტრანზაქციის მონახაზი წინასწარ შევსებული მონაცემებით და დოკუმენტების დასკანირებულ სურათებთან დაკავშირებული ბმულებით.

გაყვანილობის პროექტი:

შემდეგ ბუღალტერი იღებს შეტყობინებას ელექტრონული ფოსტით, მზა მონახაზის ბმულით და სკანირებს. სპეციალისტს აღარ სჭირდება ქაღალდთან ბრძოლა. მას მხოლოდ უნდა შეამოწმოს ტრანზაქციის მთლიანი თანხა, ბეჭდისა და ხელმოწერის არსებობა და ტრანზაქცია განახორციელოს. ბუღალტერი ახლა ამაზე ერთ წუთზე ნაკლებს ხარჯავს.

პროექტის შედეგები

• ABBYY ტექნოლოგიების გამოყენებით MOEK-მა გაამარტივა და დააჩქარა არა მხოლოდ აღრიცხვა, არამედ ფინანსური კონტროლიც. განცხადების გასაკეთებლად თანამშრომლებს აღარ სჭირდებათ კურიერს ორიგინალური დოკუმენტებით ლოდინი - მათ მხოლოდ ერთი დაწკაპუნებით უნდა მიიღონ სკანირება ელექტრონული არქივიდან უკვე დამოწმებული მონაცემებით. მართალია, ქაღალდის დოკუმენტი ჯერ კიდევ საჭიროა. მაგრამ ახლა ის შეიძლება მოგვიანებით გაიგზავნოს ბუღალტრულ განყოფილებაში. იქ მისვლისას თანამშრომელი ამოწმებს ბუღალტრულ სისტემაში ველს „ორიგინალი მიღებული“.
• თანამშრომლები დაუყოვნებლივ იღებენ ყველა საჭირო მონაცემს ტრანზაქციის შესახებ სკანირებიდან, ახორციელებენ ტრანზაქციებს დროულად და წინასწარ ამზადებენ ყველა დოკუმენტს ანგარიშისთვის. ახლა არც შიდა და არც გარე შემოწმების არ ეშინიათ.
• ბუღალტერები ფინანსურ ოპერაციებს 3-ჯერ უფრო სწრაფად ახორციელებენ, MOEK კი საანგარიშო პერიოდს 10 დღით ადრე ხურავს.
• MOEK-ის ყველა ფილიალი ინახავს საბუღალტრო დოკუმენტებს ერთ ელექტრონულ არქივში. ამის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ნებისმიერი ინვოისი, ხელშეკრულება ან დასრულების აქტი, ისევე როგორც ნებისმიერი ატრიბუტი მათგან (თანხები, დღგ, პროდუქტის ან მომსახურების დიაპაზონი) 4-ჯერ უფრო სწრაფად, ვიდრე ადრე.
• გადაწყვეტა ყოველწლიურად ამუშავებს 2,6 მილიონზე მეტ გვერდს დოკუმენტს.

იმის ნაცვლად, რომ დასკვნა

MOEK იყენებს ABBYY FlexiCapture უკვე 2 წელია და ამ ხნის განმავლობაში ვაგროვებ სტატისტიკას. აღმოჩნდა, რომ ბუღალტერები ახორციელებენ ჩანაწერების 95%-ს პროექტებში ცვლილებების შეტანის გარეშე. ეს ნიშნავს, რომ მომავალში ასეთი პოსტების გამოტოვება შესაძლებელია სრულიად ავტომატურად. მოხდა ისე, რომ ეს პროდუქტი რეალურად იყო კომპანიის პირველი ნაბიჯი კომპანიის ბიზნეს პროცესებში „ხელოვნური ინტელექტის“ ელემენტების დანერგვისკენ: MOEK ავითარებს შესაბამის პროგრამას.

სხვა რუსული კომპანიები ასევე ავტომატიზირებენ ბუღალტრული აღრიცხვის მუშაობას: ხდის მას უფრო მარტივს და მოსახერხებელს. მაგალითად, ABBYY ტექნოლოგიების გამოყენებით, ფინანსური კონტროლის სერვისი "ხლებპრომი» იღებს მნიშვნელოვან ბიზნეს ინფორმაციას 2-ჯერ უფრო სწრაფად და 20%-ით ნაკლებ დროს ხარჯავს საჭირო ინვოისებისა და მიწოდების ანგარიშების ძიებაში. ინტელექტუალური ინფორმაციის დამუშავების ტექნოლოგიები ეხმარება ჰოლდინგის საბუღალტრო დეპარტამენტის თანამშრომლებს.ჟანგი» მომენტალურად მოიძიეთ საჭირო ფინანსური დოკუმენტები მასობრივი საგადასახადო შემოწმების დროს. 2019 წელს კომპანიის სპეციალისტები გეგმავენ დაახლოებით 10 მილიონი გვერდის დოკუმენტის დამუშავებას.

გსურთ გაიგოთ მეტი MOEK და ABBYY პროექტის შესახებ? 3 აპრილს, 11:00 საათზე, MOEK-ის საინფორმაციო ტექნოლოგიების ცენტრის ხელმძღვანელის მოადგილე ვლადიმერ ფეოქტისტოვი საქმის დეტალებზე უფასოდ ისაუბრებს. ვებინარი „როგორ ეხმარება ხელოვნური ინტელექტის ტექნოლოგიები ენერგეტიკის ინდუსტრიის კომპანიებს განვითარებაში“. შემოგვიერთდით, თუ გსურთ კითხვების დასმა.

ელიზავეტა ტიტარენკო,
ABBYY კორპორატიული ბლოგის რედაქტორი

წყარო: www.habr.com