განვითარება და წარმოების მენეჯმენტი ასანაში

მოგესალმებით ყველას, მე მქვია კონსტანტინე კუზნეცოვი, ვარ RocketSales-ის აღმასრულებელი დირექტორი და დამფუძნებელი. IT სფეროში საკმაოდ გავრცელებული ამბავია, როცა განვითარების დეპარტამენტი საკუთარ სამყაროში ცხოვრობს. ამ სამყაროში ყველა სამუშაო მაგიდაზე არის ჰაერის დამატენიანებელი, მონიტორებისა და კლავიატურების გაჯეტები და საწმენდები და, სავარაუდოდ, საკუთარი ამოცანებისა და პროექტის მართვის სისტემა.

რა არის დიდი საქმე?

ალბათ ზოგიერთისთვის ეს არაფერია. მაგრამ ჩვენ პრობლემას წავაწყდით. ჩვენ ვაშენებთ და ავტომატიზირებთ გაყიდვების სისტემებს, ვახორციელებთ CRM-ს და ვქმნით ღრუბლოვან ინფრასტრუქტურას ბიზნესისთვის. განვითარებისა და წარმოების განყოფილებების გარდა, კლიენტთა პროექტები ხშირად მოიცავს მარკეტოლოგებს, გამყიდველებს, ბუღალტერებს და სხვა თანამშრომლებს. და ჩვენ დავიწყეთ ფიქრი იმაზე, თუ როგორ მოვაწყოთ პროექტის მართვის ეფექტური პროცესი.

თუ განვითარებისა და წარმოების პროცესი ორგანიზებულია პლატფორმაზე, როგორიცაა Jira ან GitLab, მაშინ განვითარების გარდა არავის ესმის რა არის. მესამე მხარის თანამშრომლის პროექტში ჩართვისთვის, თქვენ უნდა შეხვდეთ მას, აუხსნათ კონტექსტი, ჩაწეროთ დავალება სადმე, შემდეგ დააკვირდეთ სამუშაო ჩატებში მზაობის ხარისხს, მიიღოთ შედეგი ჩატის საშუალებით და შეიყვანოთ იგი ჯირაში. და ასე ყოველ ჯერზე.

განვითარება მოწყვეტილია კომპანიის სხვა განყოფილებებს, არ იციან როგორ ჩავრთოთ და ჩვენ არ ვიცით სჭირდებათ თუ არა ჩვენი მონაწილეობა.

რამდენიმე წლის წინ ჩვენ აღმოვაჩინეთ ასანას პლატფორმა. ამ მასალაში მინდა გითხრათ, როგორ მოვაწყეთ განვითარებისა და წარმოების მართვის პროცესი, რათა:

• მთელი კომპანია მუშაობდა ერთ ეკოსისტემაში,
• ყველას ჰქონდა საკმარისი ფუნქციონირება,
• შესაძლებელი იყო თითოეული პროექტის ღირებულების შეფასება საათებში და ფულში,
• კლიენტებთან მუშაობა გრძელვადიანი იყო: არა ერთი ამოცანის ფარგლებში, არამედ მთელი პროექტის ფარგლებში, იდეების მუდმივი ჩამორჩენით.

ცოტა რამ ასანას გაცნობის შესახებ

10 წელი გავატარე პროექტის მენეჯმენტისთვის მოსახერხებელი პროგრამული უზრუნველყოფის ძიებაში. Trello-მ, Jira-მ, Planfix-მა, Megaplan-მა, Bitrix24-მა და ათობით სხვა ამოცანების ტრეკერმა არ გაიარეს სიძლიერის ტესტი. მერე ასანა ვიპოვე. და ყველაფერი გამოვიდა.

ჩვენი აზრით, ეს არის საუკეთესო და ყველაზე სწრაფად მზარდი პლატფორმა ამოცანებისა და პროექტების მართვისთვის. დღეს ასანა არის მსოფლიო ლიდერი პოპულარობითა და მომხმარებლის კმაყოფილებით. ამას მოწმობს g2 სარეიტინგო სქემა.

ჩვენ ვართ ასანას თაყვანისმცემლები, ჩვენ კი მივიღეთ სერთიფიკატი, რომ შეგვეძლო მისი განხორციელება ჩვენი კლიენტებისთვის.

მოკლედ აღვწერ პროცესს გაყიდვიდან პროექტის განხორციელებამდე

მას შემდეგ, რაც ჩვენ ვყიდით IT სერვისებს, ჩვენი ძაბრი საკმაოდ გრძელია და ბოლოსკენ შემოდის წარმოების და ზოგჯერ განვითარების განყოფილებაში.

გაყიდვების განყოფილება ახორციელებს სტანდარტულ მანიპულაციებს: აუდიტი, CP-ის დამტკიცება, ხელშეკრულების გაფორმება, ტრანზაქციის წარმოებაში გადატანა. წარმოებამ შეიძლება არ მიიღოს ხელშეკრულება: მასში უნდა იყოს მითითებული ბიუჯეტი, წარმოებაში გადაცემის თარიღი და პროექტის განხორციელების სავარაუდო დრო.

amoCRM + Asana კომბინაციის წყალობით, გაყიდვების განყოფილებიდან წარმოებაზე და უკან ტრანზაქციის გადატანისას, მუშაობა არსად წყდება. ლურჯი მიუთითებს გაყიდვების განყოფილების პასუხისმგებლობის არეალზე, ნარინჯისფერი მიუთითებს წარმოების განყოფილებაზე, ხოლო ვარდისფერი მიუთითებს განვითარების განყოფილებაზე.

მნიშვნელოვანია, რომ განვითარების დეპარტამენტი, დიზაინის განყოფილებისგან განსხვავებით, არ არის ჩართული ყველა პროექტში. ზოგჯერ სისტემის დაყენება არ საჭიროებს მორგებულ გადაწყვეტილებებს.

ასე რომ, როდესაც მენეჯერმა მიიღო პროექტი წარმოებისთვის, გაყიდვების მენეჯერი მიდის ასანაზე 1 დაწკაპუნებით (სკრინშოტი). amoCRM-დან პროექტი ავტომატურად იქმნება ასანაში.

დავალება (ამოცანა) პროექტის რუქით და კომერციული წინადადებებით ავტომატურად იქმნება საერთო კლიენტის პროექტის დაფაზე. ყველა კლიენტი, რომელიც ამჟამად წარმოებაშია, ნაჩვენებია აქ. აქ ინიშნება პასუხისმგებელი მენეჯერი, დგინდება ვადები, ირჩევა სამუშაოს სახეობა და იცვლება დავალების სტატუსები.

მენეჯერს შეუძლია წამოიწყოს ნებისმიერი შემოთავაზებული ავტომატური ბიზნეს პროცესი ამოცანაში:

1. იპოვნეთ/შექმენით კლიენტის პროექტი + მიამაგრეთ დავალება იქ
2. შეავსეთ დავალება ტრანზაქციის ინფორმაციით
3. შექმენით გარიგება მიმდინარე ამოცანიდან

პროექტი ივსება amoCRM-ში მითითებული ყველა მონაცემით. სერვისის სახეობიდან გამომდინარე, დაუყოვნებლივ იქმნება ქვედავალებების ნაკრები სამუშაოს რეალური ბლოკების განსახორციელებლად. პროექტის მენეჯერს რჩება დეტალური ამოცანების დაშლა, პასუხისმგებლობის და ვადების მინიჭება.

ეს საბჭო ხელს უწყობს ახალი პროექტების განხორციელებას. მაგრამ მიმდინარე სტატუსების მონიტორინგი და მასზე რისკის ქვეშ მყოფი პროექტების არსებობა მოუხერხებელია.

როგორ ვაჯგუფებთ კლიენტების ამოცანებს და პროექტებს

ყველა პროექტის გენერალური საბჭოსგან, მენეჯერი ამატებს პროექტს კიდევ 3 დაფს:

1. კლიენტის პირადი საბჭო;
2. აქტიური კლიენტების პორტფელი;
3. მენეჯერის პორტფოლიო.

მოდით გავარკვიოთ, რატომ გვჭირდება თითოეული სუბიექტი.

ეკრანის სურათში ხედავთ კლიენტის პირადი საბჭო.

რატომ ეს დაფა?

ადრე დავალებებზე ვფიქრობდით. დავალება დავასრულე და მეორეს გასაკეთებლად წავედი. აღმოჩნდა, რომ კლიენტისთვის ზუსტად იმ სამუშაოს ვაკეთებდით, რასაც ის ითხოვდა. მაგრამ ჩვენ გვინდოდა გრძელვადიანი ურთიერთობების დამყარება, ამიტომ დავალებებთან მუშაობას გადავედით კლიენტებთან მუშაობაზე.

ჩვენ დარწმუნებული ვართ, რომ დავწეროთ ყველა იდეა კლიენტისთვის გაუმჯობესებისთვის. მაშინაც კი, თუ ეს არის კლიენტის მიერ ჰაერში შემთხვევით გასროლილი აზრი, ჩვენ ვასწორებთ და ვასრულებთ. ასე იქმნება დავალებების ჩამორჩენა, კლიენტთან მუშაობა არ მთავრდება.

რა არის ამ დაფაზე?

ჩვენი ასანა დაკავშირებულია რამდენიმე სერვისთან:

• CRM სისტემა (გაყიდვების განყოფილებასთან ურთიერთობისთვის),
• TimeDoctor (დროის თვალყურის დევნებისთვის),
• ERP სისტემა (ყველა მონაცემის ერთ ინტერფეისში გაერთიანებისთვის).

ჩვენ შემოვიღეთ სწრაფი რესურსების მართვის პანელი ასანაში. თქვენ მიუთითებთ დავალების ზემოთ ფირფიტაზე და ხედავთ, ვინ მუშაობდა დავალებაზე და რამდენ ხანს და რა ბონუსი მიიღეს.

წარმოების განყოფილების მუშაობა საათობრივად ფასდება, ამიტომ ჩვენთვის მნიშვნელოვანი იყო მკაცრად გაკონტროლებულიყო, რამდენი დრო დახარჯა თითოეულმა თანამშრომელმა კლიენტის პრობლემების გადაჭრაზე.

რა სარგებელი მოაქვს დაფის გამოყენებას?

შედეგად, ERP სისტემაში ჩვენ ვხედავთ პროექტის ანგარიში. ტრანზაქციის სტატუსი, პროექტის მონაწილეები, პროექტის ბიუჯეტი, სამუშაო საათების რაოდენობა და ვადები.

ჩვენ შეგვიძლია ვიწინასწარმეტყველოთ მსგავსი განვითარების პროექტების ღირებულება, KPI გამოთვლები ხდება აბსოლუტურად გამჭვირვალე და არ არის ადგილი ილუზიებისთვის, რომ განვითარებას მხოლოდ რამდენიმე საათი სჭირდება. საჭიროების შემთხვევაში, ჩვენ ყოველთვის გვაქვს ინტერფეისი, რომელიც შეგვიძლია ვაჩვენოთ კლიენტს ანგარიშისთვის.

ასანას ჩანთები

ეს ფუნქცია ასანაში დიდი ხანია დანერგილია. მაგრამ ჩვენ მაშინვე არ დავაფასეთ. თავდაპირველად, ჩვენ უბრალოდ ვაგროვებდით ჩვენი მენეჯერების ყველა პროექტს პორტფელებში. აღმოჩნდა, რომ კომპანიაში მუშაობის პერიოდში დენის კისელევი 61 კლიენტთან მუშაობდა.

მაგარია იცოდე, მაგრამ საკმარისი არ არის მის შეგროვებაზე დახარჯული დროის გასამართლებლად. და ჩვენ გავიტანეთ გოლი პორტფელებზე. ყველაფერი შეიცვალა, როდესაც ასანაში პროექტი გავაიგივეთ CRM სისტემაში ერთ ტრანზაქციასთან.

მანამდე მენეჯერმა გამოიწერა ყველა პროექტი და მიიღო შეტყობინებები ყველა ცვლილების შესახებ Inbox-ში (შეტყობინებების არხი). სტატუსის თითოეული განახლება და ახალი კომენტარი ნაჩვენები იყო არხში, დაწყებული უახლესით. ორშაბათს მენეჯერი დაჯდა და თანმიმდევრულად ასრულებდა დავალებებს ინბოქსიდან. პრიორიტეტებზე საუბარი არ ყოფილა და ზოგჯერ მნიშვნელოვანი ამოცანები ვერასოდეს აღწევდა.

ახლა არის თანამშრომლების პორტფელი და პროექტის დეპარტამენტის პორტფელი. პირველში მენეჯერი მართავს თავის პროექტებს, მეორე კი მენეჯერს აძლევს კონტროლის ფუნქციას ყველა თანამშრომლის მიმდინარე დატვირთვასთან დაკავშირებით.

დიზაინის განყოფილების პორტფოლიო

ეკრანის სურათზე შეგიძლიათ იხილოთ თანამშრომლების მიხედვით დალაგებული პროექტები.

კვირაში ერთხელ პროექტის მენეჯერი აახლებს თითოეული პროექტის სტატუსს. წერს რა გაკეთდა გასულ კვირას და რა არის დაგეგმილი მომდევნო კვირაში. აყენებს სამი ტეგიდან ერთს: კონტროლის ქვეშ, რისკის ქვეშ, არის პრობლემები.

მენეჯერს შეუძლია სწრაფად შეაფასოს:

• კლიენტების მიმდინარე მოცულობა დიზაინის განყოფილებაში,
• სამუშაოების რაოდენობა თითოეული მენეჯერისთვის,
• პროექტებზე ვადაგადაცილებული დავალებების რაოდენობა,
• პრობლემების არსებობა და პროექტებში ჩართვის აუცილებლობა,
• პროექტის ვადები, გატარებული დრო, ძაბრის ეტაპი და პროექტის პრიორიტეტი.

პორტფოლიო ასევე გვეხმარება რეპორტაჟში. პროექტის სტატუსის განახლების შემდეგ, ანგარიში დასრულებული და დაგეგმილი სამუშაოების შესახებ ავტომატურად იგზავნება კლიენტის ჩატში.

თანამშრომლის პორტფოლიო

დიზაინის განყოფილების ხელმძღვანელსაც კი აქვს საკუთარი პორტფელი. თუ პაჰ-პაჰ-პაჰ მოხსნის უფლებამოსილებას, ახალი ადამიანი დაინახავს მის კონტროლის ქვეშ მყოფ ყველა პროექტს, რომლის მონიტორინგიც მან უნდა გააგრძელოს.

ხაზის თანამშრომლებმა ასევე დააფასეს პორტფელში დატვირთვის დაგეგმვის მოხერხებულობა. "ჩატვირთვა" ჩანართში ასანა აანალიზებს დავალებების მოცულობას ვადების გათვალისწინებით და აფრთხილებს, თუ თანამშრომელმა დაგეგმა დავალებების გადაჭარბებული მოცულობა. შეგიძლიათ შეცვალოთ ვადები და დაარეგულიროთ დეტალები ამ ჩანართის დატოვების გარეშე.

შეცდომების გადაჭრა და პერსონალური განვითარება

ჩვენ გვყავს ცალკე გუნდი, რომელიც პასუხისმგებელია განვითარებაზე. როგორც ბიზნეს პროცესის ნაწილი, ის იღებს ორი ტიპის ამოცანებს:

1. შეცდომა,
2. ახალი განვითარება.

ხარვეზები მოწმდება, კრიტიკულად ფასდება და სამუშაოზე გადადის ტექნიკური მხარდაჭერის სამსახურის მიერ.
განვითარების ამოცანები მოდის ან კომპანიის შიდა პროდუქტის ნარჩენებიდან, ან პროექტის მენეჯერისგან, თუ არსებობს კლიენტისგან შესაბამისი მოთხოვნა.

განვითარების პროცესი, ზოგადად, ასე გამოიყურება.

ამოცანები ხვდება განვითარების დაფაზე ასანაში. Ის აქ არის.

დავალების დირექტორი ირჩევს "Bug" ან "Feature" ტიპს, ადგენს კრიტიკულობის ხარისხს, მიუთითებს კლიენტს და კომპანიის შიდა განყოფილებებს, რომლებზეც ეს ამოცანა მოქმედებს. როდესაც დავალება აკმაყოფილებს შინაგანაწესის ყველა მოთხოვნას, დირექტორი დააჭერს ელვის ხატულას ამოცანის ზემოთ ზედა ზოლში და იწყებს ავტომატურ ბიზნეს პროცესს „შეფასება განვითარებაში“.

განვითარების დეპარტამენტის ხელმძღვანელი იღებს შეტყობინებას შეფასების ახალი დავალების შესახებ და თავად დავალება გადაინაცვლებს ამავე სახელწოდების ცალკეულ დაფაზე შეფასების ხანგრძლივობისთვის.

შეფასების შემდეგ, მენეჯერი გადასცემს დავალებას დაგეგმილი დასრულების თვის შესაბამის სპრინტზე. ამოცანები ყოველთვის რამდენიმე დაფაზეა ერთდროულად:

• პროექტის მენეჯერის პირად საბჭოში,
• ტექნიკური დახმარების დაფაზე,
• განვითარების დაფაზე.

დავალების მონიტორინგის ყველა მონაწილე და თანამშრომელი ხედავს დავალების მიმდინარეობას, იღებენ შეტყობინებებს და აწარმოებენ დისკუსიებს უშუალოდ დავალების კომენტარებში. როდესაც დავალება სრულდება, პროექტის მენეჯერი ან ტექნიკური მხარდაჭერის პასუხისმგებელი სპეციალისტი მას საკუთარ მხარეს „იყვანს“ პროექტზე მუშაობის გასაგრძელებლად.

რა მოხდა, როცა განვითარებისა და წარმოების განყოფილებები გუნდთან ერთად ერთ გარემოში დავაბრუნეთ?

პირველ რიგში, კლიენტთა პროექტები უფრო გრძელვადიანი გახდა. მუდმივად შევსებული ნარჩენების გამო, საშუალო გადასახადი გაიზარდა.

მეორე, პროექტების ხარისხი მნიშვნელოვნად გაუმჯობესდა, ვინაიდან განვითარების დეპარტამენტს ნებისმიერ დროს შეეძლო კითხვების დასმა მარკეტინგის, გაყიდვების, ბუღალტერიის და ა.შ. ჩვენ შევძელით გუნდის საჭირო კომპეტენციების დროულად დაკავშირება და სრულიად განსხვავებული დონის გადაწყვეტილებების შეთავაზება.

მესამე, თანამშრომლებმა, მენეჯერებმა და კლიენტებმა მიიღეს სრული გამჭვირვალობა დაგეგმილ და დასრულებულ ამოცანებში. ჩვენ ვისწავლეთ პროექტების მართვა და მივხვდით, რომ ეს არის აბსოლუტურად ტექნიკური პროცესი, საიდანაც ადამიანური ფაქტორი შეიძლება თითქმის მთლიანად აღმოიფხვრას.

მეოთხე, გუნდი უფრო ერთიანი გახდა. ადრე, თანამშრომლებს მცირე წარმოდგენა ჰქონდათ, რას აკეთებდნენ მითიური განვითარებისა და წარმოების განყოფილებები.

ახლა ვხედავთ სისტემების განვითარებისა და ტექნიკური კონფიგურაციის პროცესს:

• გაყიდვების დეპარტამენტი მასში პოულობს იდეებს და შთაგონებას, თუ როგორ უნდა გაყიდოს,
• მარკეტოლოგები რეგულარულად იღებენ სასარგებლო შინაარსს პოსტებისთვის, სტატიებისთვის, პოზიციონირებისთვის და სარეკლამო ტექსტებისთვის,
• მენეჯერები აანალიზებენ მომხმარებლის საჭიროებებს და ქცევას, არეგულირებენ სტრატეგიას.

შედეგი იყო win-win-win ტრანსფორმაცია, რომელშიც ჩვენ, ჩვენმა კლიენტებმა და ჩვენმა პარტნიორებმა ვისარგებლეთ. მოხარული ვიქნები, თუ კომენტარებში გამიზიარებთ თქვენს აზრს: იყო თუ არა რაიმე სასარგებლო ჩემს სტატიაში და რა პროექტების მართვის მეთოდებს იყენებთ განვითარებისას!

წყარო: www.habr.com