ცოდნის მართვა საერთაშორისო სტანდარტებში: ISO, PMI

Სალამი ყველას. შემდეგ KnowledgeConf 2019 გავიდა ექვსი თვე, ამ დროის განმავლობაში მოვახერხე კიდევ ორ კონფერენციაზე გამოსვლა და ლექციების წაკითხვა ცოდნის მართვის თემაზე ორ დიდ IT კომპანიაში. კოლეგებთან ურთიერთობისას მივხვდი, რომ IT-ში ჯერ კიდევ შესაძლებელია ცოდნის მენეჯმენტზე საუბარი „დამწყებ“ დონეზე, უფრო სწორად, უბრალოდ იმის გაგება, რომ ცოდნის მენეჯმენტი საჭიროა ნებისმიერი კომპანიის ნებისმიერ დეპარტამენტს. დღეს იქნება ჩემი საკუთარი გამოცდილების მინიმუმი – მინდა გავითვალისწინო არსებული საერთაშორისო სტანდარტები ცოდნის მართვის სფეროში.

დავიწყოთ ალბათ ყველაზე პოპულარული ბრენდით სტანდარტიზაციის სფეროში - ISO. წარმოიდგინეთ, არსებობს მთელი ცალკე სტანდარტი, რომელიც ეძღვნება ცოდნის მართვის სისტემებს (ISO 30401:2018). მაგრამ დღეს ამაზე არ შევჩერდებოდი. სანამ გაიგებთ, თუ როგორ უნდა გამოიყურებოდეს და იმუშაოს ცოდნის მართვის სისტემა, თქვენ უნდა დაეთანხმოთ, რომ ის, პრინციპში, საჭიროა.

ავიღოთ მაგალითად ISO 9001: 2015 (ხარისხის მართვის სისტემები). როგორც სახელიდან ჩანს, ეს არის სტანდარტი, რომელიც ეძღვნება ხარისხის მართვის სისტემებს. ამ სტანდარტით სერტიფიცირებისთვის, ორგანიზაციამ უნდა უზრუნველყოს, რომ მისი ბიზნეს პროცესები და პროდუქტები და/ან სერვისები გამჭვირვალე და უწყვეტი იყოს. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, სერთიფიკატი ნიშნავს, რომ თქვენს კომპანიაში ყველაფერი მუშაობს ნათლად და შეუფერხებლად, გესმით, რა რისკებს უქმნის პროცესების მიმდინარე ორგანიზაცია, იცით როგორ აკონტროლოთ ეს რისკები და ცდილობთ მინიმუმამდე დაიყვანოთ ისინი.

რა შუაშია ცოდნის მენეჯმენტი? აი, რა კავშირი აქვს მას:

7.1.6 ორგანიზაციული ცოდნა

ორგანიზაციამ უნდა განსაზღვროს ის ცოდნა, რომელიც საჭიროა მისი პროცესების ოპერირებისა და პროდუქტებისა და სერვისების შესაბამისობის მისაღწევად.

ცოდნა უნდა შენარჩუნდეს და ხელმისაწვდომი იყოს საჭირო მოცულობით.

ცვალებადი საჭიროებებისა და ტენდენციების განხილვისას, ორგანიზაციამ უნდა გაითვალისწინოს არსებული ცოდნა და განსაზღვროს, თუ როგორ მოიპოვოს ან უზრუნველყოს დამატებითი ცოდნა და განაახლოს იგი.

შენიშვნა 1: ორგანიზაციული ცოდნა არის ორგანიზაციისთვის სპეციფიკური ცოდნა; ძირითადად გამოცდილებიდან გამომდინარეობს.

ცოდნა არის ინფორმაცია, რომელიც გამოიყენება და გაცვლა ხდება ორგანიზაციული მიზნების მისაღწევად.

შენიშვნა 2 ორგანიზაციის ცოდნის ბაზა შეიძლება იყოს:

ა) შიდა წყაროები (მაგ. ინტელექტუალური საკუთრება; გამოცდილებიდან მიღებული ცოდნა; წარუმატებელი ან წარმატებული პროექტებიდან მიღებული გაკვეთილები; დაუსაბუთებელი ცოდნისა და გამოცდილების შეგროვება და გაცვლა; პროცესის, პროდუქტებისა და სერვისების გაუმჯობესების შედეგები);

ბ) გარე წყაროები (მაგ. სტანდარტები, აკადემიური წრეები, კონფერენციები, კლიენტებისა და გარე მომწოდებლებისგან მიღებული ცოდნა).

და ქვემოთ, დანართებში:

ორგანიზაციული ცოდნის მოთხოვნები დაინერგა:

ა) ორგანიზაციის დაცვა ცოდნის დაკარგვისგან, მაგალითად:

• პერსონალის ბრუნვა;
• ინფორმაციის მოპოვებისა და გაცვლის შეუძლებლობა;

ბ) ორგანიზაციის წახალისება, შეიძინოს ცოდნა, მაგალითად:

• კეთებით სწავლობს;
• მენტორინგი;
• ბენჩმარკინგი.

ასე რომ, ISO სტანდარტი ხარისხის მენეჯმენტის სფეროში წერს, რომ საწარმო თავისი საქმიანობის ხარისხის უზრუნველსაყოფად უნდა ჩაერთოს ცოდნის მენეჯმენტში. მართალია, ალტერნატივა არ არსებობს - "უნდა". წინააღმდეგ შემთხვევაში შეუსაბამობა და ნახვამდის. მხოლოდ ეს ფაქტი მიანიშნებს იმაზე, რომ ეს არ არის არჩევითი ასპექტი ორგანიზაციაში, რადგან ცოდნის მენეჯმენტი ხშირად განიხილება, არამედ ბიზნეს პროცესების სავალდებულო კომპონენტი.

უფრო მეტიც, სტანდარტი აღწერს რა რისკების აღმოსაფხვრელად არის შექმნილი ცოდნის მენეჯმენტი. სინამდვილეში, ისინი საკმაოდ აშკარაა.

წარმოვიდგინოთ... არა, ასე არა - გაიხსენეთ სიტუაცია თქვენი კარიერიდან, როცა ნამდვილად გჭირდებოდათ გარკვეული ინფორმაცია სამუშაოსთვის და მისი ერთადერთი გადამზიდავი იმ მომენტში იყო შვებულებაში/საქმიან მოგზაურობაში, საერთოდ დატოვა კომპანია ან უბრალოდ ავად იყო. . Გახსოვს? ვფიქრობ, თითქმის ყველა ჩვენგანს გვქონდა გამკლავება ამ საკითხთან. რას გრძნობდი იმ მომენტში?

თუ გარკვეული პერიოდის შემდეგ დეპარტამენტის ხელმძღვანელობა განიხილავს პროექტის ვადების შეუსრულებლობას, ისინი, რა თქმა უნდა, იპოვიან დამნაშავეს და ამაში დამშვიდდებიან. მაგრამ პირადად შენთვის, იმ მომენტში, როცა ცოდნა გჭირდებოდა, იმის გაგება, რომ „რმ-ის ბრალია, რომელიც წავიდა ბალიში და კითხვების შემთხვევაში არ დაუტოვებია მითითებები“. რა თქმა უნდა, ის არის დამნაშავე. მაგრამ ეს არ დაეხმარება თქვენი პრობლემის მოგვარებას.

თუ ცოდნა დოკუმენტირებულია სისტემაში, რომელიც ხელმისაწვდომია ადამიანებისთვის, რომლებსაც შეიძლება დასჭირდეთ, მაშინ აღწერილი „კურორტის“ ამბავი თითქმის შეუძლებელი ხდება. ამრიგად, უზრუნველყოფილია ბიზნეს პროცესების უწყვეტობა, რაც ნიშნავს, რომ შვებულება, თანამშრომლების გამგზავრება და ცნობილი ავტობუსის ფაქტორი საფრთხეს არ წარმოადგენს საწარმოსთვის - პროდუქტის/მომსახურების ხარისხი დარჩება ჩვეულ დონეზე.

თუ კომპანიას აქვს ინფორმაციისა და გამოცდილების გაცვლისა და შესანახი პლატფორმა, ასევე ჩამოყალიბებულია ამ პლატფორმის გამოყენების კულტურა (ჩვევა), მაშინ თანამშრომლებს არ მოუწევთ რამდენიმე დღე ელოდონ კოლეგის პასუხს (ან თუნდაც რამდენიმე დღე მოძებნონ. ამ კოლეგისთვის) და შეაჩერეთ თქვენი დავალებები.

რატომ ვსაუბრობ ჩვევაზე? რადგან საკმარისი არ არის ცოდნის ბაზის შექმნა, რათა ადამიანებმა დაიწყონ მისი გამოყენება. ჩვენ ყველა მიჩვეული ვართ ჩვენს კითხვებზე პასუხების ძიებას Google-ში და ჩვენ ყველაზე ხშირად ვუკავშირდებით ინტრანეტს დასასვენებელ აპლიკაციებთან და განცხადებების დაფებთან. ჩვენ არ გვაქვს ჩვევა „მოვიძიოთ ინფორმაცია Agile Framework-ის შესახებ“ (მაგალითად) ინტრანეტში. ამიტომ, თუნდაც ერთ წამში გვქონდეს ყველაზე მაგარი ცოდნის ბაზა, არავინ დაიწყებს მის გამოყენებას მომდევნო წამში (ან თუნდაც მომდევნო თვეში) - არ არსებობს ჩვევა. ჩვევების შეცვლა მტკივნეული და შრომატევადია. ყველა არ არის მზად ამისთვის. მით უმეტეს, თუ ისინი "იგივე მუშაობდნენ" 15 წლის განმავლობაში. მაგრამ ამის გარეშე კომპანიის ცოდნის ინიციატივა ჩავარდება. სწორედ ამიტომ, KM ექსპერტები განუყოფლად უკავშირებენ ცოდნის მართვას ცვლილებების მენეჯმენტს.

ასევე ღირს ყურადღება მიაქციოთ იმ ფაქტს, რომ „მოთხოვნილებებისა და ტენდენციების ცვალებადობის განხილვისას ორგანიზაციამ უნდა გაითვალისწინოს მისი არსებული ცოდნა...“, ე.ი. ცვალებად სამყაროში გადაწყვეტილების მიღებისას წინა გამოცდილებაზე მითითების კულტურის განვითარება. და ისევ შეამჩნიე "უნდა".

სხვათა შორის, სტანდარტის ეს პატარა პუნქტი ბევრს ამბობს გამოცდილებაზე. ჩვეულებრივ, როდესაც საქმე ეხება ცოდნის მენეჯმენტს, სტერეოტიპები იწყებენ ცოდნის ბაზის სურათს, სადაც ასობით დოკუმენტია განთავსებული ფაილების სახით (რეგლამენტები, მოთხოვნები). მაგრამ ISO საუბრობს გამოცდილებაზე. კომპანიისა და მისი თითოეული თანამშრომლის წარსული გამოცდილებიდან მიღებული ცოდნა არის ის, რაც საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ შეცდომების გამეორების რისკი, დაუყოვნებლივ მიიღოთ უფრო მომგებიანი გადაწყვეტილებები და კიდევ შექმნათ ახალი პროდუქტი. ცოდნის მართვის სფეროში ყველაზე მომწიფებულ კომპანიებში (სხვათა შორის, რუსულის ჩათვლით), ცოდნის მენეჯმენტი განიხილება, როგორც კომპანიის კაპიტალიზაციის გაზრდის საშუალება, ახალი პროდუქტების შექმნა, ახალი იდეების შემუშავება და პროცესების ოპტიმიზაცია. ეს არ არის ცოდნის ბაზა, ეს არის ინოვაციის მექანიზმი. გვეხმარება ამის უფრო დეტალურად გაგებაში PMI-ის PMBOK გზამკვლევი.

PMB OK არის გზამკვლევი პროექტის მენეჯმენტის შესახებ ცოდნის შესახებ, PM სახელმძღვანელო. ამ სახელმძღვანელოს მეექვსე გამოცემაში (2016 წ.) წარმოდგენილია ნაწილი პროექტის ინტეგრაციის მენეჯმენტზე, რომელიც თავის მხრივ მოიცავს ქვეგანყოფილებას პროექტის ცოდნის მართვის შესახებ. ეს პუნქტი შეიქმნა „სახელმძღვანელოების მომხმარებლების კომენტარების საფუძველზე“, ე.ი. გახდა სახელმძღვანელოს წინა ვერსიების რეალურ პირობებში გამოყენების გამოცდილების პროდუქტი. რეალობა კი ცოდნის მართვას მოითხოვდა!

ახალი პუნქტის ძირითადი გამომავალია „ნასწავლი გაკვეთილების რეესტრი“ (ზემოთ აღწერილ ISO სტანდარტში, სხვათა შორის, ისიც არის აღნიშნული). უფრო მეტიც, მენეჯმენტის თქმით, ამ რეესტრის შედგენა უნდა განხორციელდეს პროექტის განხორციელების მთელი პერიოდის განმავლობაში და არა მისი დასრულებისას, როცა შედეგის გაანალიზების დრო დადგება. ჩემი აზრით, ეს ძალიან ჰგავს აგილში რეტროსპექტივებს, მაგრამ ამის შესახებ ცალკე პოსტს დავწერ. სიტყვასიტყვითი ტექსტი PMBOK-ში ასე იკითხება:

პროექტის ცოდნის მენეჯმენტი არის არსებული ცოდნის გამოყენების და ახალი ცოდნის შექმნის პროცესი პროექტის მიზნების მისაღწევად და ორგანიზაციაში სწავლის ხელშეწყობისთვის

პროექტის ინტეგრაციის მართვის ცოდნის სფერო მოითხოვს ყველა სხვა ცოდნის სფეროდან მიღებული შედეგების ინტეგრირებას.

ინტეგრაციის პროცესების განვითარებადი ტენდენციები მოიცავს, მაგრამ არ შემოიფარგლება მხოლოდ:

...

• პროექტის ცოდნის მართვა

სამუშაო ძალის მზარდი მობილურობა და ცვალებადი ბუნება ასევე მოითხოვს უფრო მკაცრ პროცესს ცოდნის განსაზღვრისათვის პროექტის სასიცოცხლო ციკლის განმავლობაში და მისი გადაცემის სამიზნე აუდიტორიაზე, რათა ცოდნა არ დაიკარგოს.

***

ამ პროცესის ძირითადი სარგებელი არის ის, რომ ორგანიზაციის ადრე შეძენილი ცოდნა გამოიყენება პროექტის შედეგების მისაღებად ან გასაუმჯობესებლად, ხოლო მიმდინარე პროექტიდან მიღებული ცოდნა ხელმისაწვდომი რჩება ორგანიზაციის ოპერაციებისა და მომავალი პროექტების ან მისი ფაზების მხარდასაჭერად. ეს პროცესი მთელი პროექტის განმავლობაში გრძელდება.

მე არ დავაკოპირებ აქ სახელმძღვანელოს მთელ დიდ ნაწილს. შეგიძლიათ გაეცნოთ მას და გამოიტანოთ შესაბამისი დასკვნები. ზემოთ წარმოდგენილი ციტატები, ჩემი აზრით, საკმაოდ საკმარისია. მეჩვენება, რომ ასეთი დეტალების არსებობა PM-ის ამოცანაში პროექტის ცოდნის მართვაში უკვე მიუთითებს ამ ასპექტის მნიშვნელობაზე პროექტებზე მუშაობისას. სხვათა შორის, ხშირად მესმის თეზისი: "ვის სჭირდება ჩვენი ცოდნა სხვა განყოფილებებში?" ვგულისხმობ, ვის სჭირდება ეს გაკვეთილები?

სინამდვილეში, ხშირად ჩანს, რომ ერთეული საკუთარ თავს განიხილავს, როგორც "ერთეულს ვაკუუმში". აქ ჩვენ ვართ ჩვენს ბიბლიოთეკასთან, მაგრამ არის დანარჩენი კომპანია და ჩვენი ბიბლიოთეკის შესახებ ცოდნა მისთვის არაფერ შუაშია. ბიბლიოთეკის შესახებ - ალბათ. რაც შეეხება თანმხლებ პროცესებს?

ტრივიალური მაგალითი: პროექტზე მუშაობის დროს იყო ურთიერთქმედება კონტრაქტორთან. მაგალითად, დიზაინერთან. კონტრაქტორი ასე აღმოჩნდა, ვადები გაუშვა და უარი თქვა სამუშაოს დასრულებაზე დამატებითი ანაზღაურების გარეშე. RM-მ შესწავლილი გაკვეთილების რეესტრში ჩაწერა, რომ არ ღირდა ამ არასანდო კონტრაქტორთან მუშაობა. ამავდროულად, სადღაც მარკეტინგში ისინიც ეძებდნენ დიზაინერს და წააწყდნენ იმავე კონტრაქტორს. და ამ მომენტში არის ორი ვარიანტი:

ა) თუ კომპანიას აქვს გამოცდილების ხელახალი გამოყენების კარგად დამკვიდრებული კულტურა, მარკეტინგის კოლეგა შეისწავლის ნასწავლი გაკვეთილების რეესტრში, რათა დაინახოს, თუ ვინმე უკვე დაუკავშირდა ამ კონტრაქტორს, დაინახავს უარყოფით გამოხმაურებას ჩვენი პრემიერ-მინისტრისგან და არ დაკარგავს დროს და ფული ამ არასანდო კონტრაქტორთან კომუნიკაციისას.

ბ) თუ კომპანიას არ აქვს ასეთი კულტურა, მარკეტერი მიმართავს იმავე არასანდო კონტრაქტორს, დაკარგავს კომპანიის ფულს, დროს და შეიძლება ჩაშალოს, მაგალითად, მნიშვნელოვანი და გადაუდებელი სარეკლამო კამპანია.

რომელი ვარიანტი უფრო წარმატებული ჩანს? და გაითვალისწინეთ, რომ სასარგებლო იყო არა ინფორმაცია შემუშავებული პროდუქტის შესახებ, არამედ განვითარების თანმხლები პროცესების შესახებ. და ეს სასარგებლო აღმოჩნდა არა სხვა RM-სთვის, არამედ სრულიად განსხვავებული მიმართულების თანამშრომლისთვის. აქედან გამომდინარეობს დასკვნა: განვითარება არ შეიძლება განიხილებოდეს გაყიდვებისგან განცალკევებით, ტექნიკური მხარდაჭერა ბიზნეს ანალიტიკისგან და IT ადმინისტრაციული მენეჯმენტისგან. კომპანიაში ყველას აქვს სამუშაო გამოცდილება, რომელიც გამოადგება ვინმეს კომპანიაში. და ეს აუცილებლად არ იქნებიან დაკავშირებული სფეროების წარმომადგენლები.

თუმცა, პროექტის ტექნიკური მხარეც შეიძლება სასარგებლო იყოს. შეეცადეთ განახორციელოთ თქვენი კომპანიის პროექტების აუდიტი ბოლო რამდენიმე წლის განმავლობაში. გაგიკვირდებათ, რამდენი ველოსიპედი გამოიგონეს მსგავსი პრობლემების გადასაჭრელად. რატომ? რადგან ცოდნის გაზიარების პროცესები არ არის ჩამოყალიბებული.

ასე რომ, ცოდნის მართვა, PMI სახელმძღვანელოს მიხედვით, PM-ის ერთ-ერთი ამოცანაა. როგორც ვხედავთ, ორი ცნობილი ორგანიზაცია, რომლებიც ატარებენ ფასიან სერთიფიკატებს თავიანთი სტანდარტების მიხედვით, მოიცავს ცოდნის მენეჯმენტს ხარისხის კონტროლისა და პროექტზე მუშაობისთვის აუცილებელი ინსტრუმენტების ჩამონათვალში. რატომ თვლიან მენეჯერებს IT კომპანიებში, რომ ცოდნის მენეჯმენტი არის დოკუმენტაცია? რატომ რჩება გამაგრილებელი და მოსაწევი ოთახი ცოდნის გაცვლის ცენტრებად? ეს ყველაფერი გაგებისა და ჩვევების საკითხია. ვიმედოვნებ, რომ IT მენეჯერები ნელ-ნელა უფრო აცნობიერებენ ცოდნის მართვის სფეროს და ზეპირი ტრადიცია აღარ იქნება კომპანიაში ცოდნის შენარჩუნების ინსტრუმენტი. შეისწავლეთ თქვენი სამუშაო სტანდარტები - მათში ბევრი საინტერესო რამ არის!

წყარო: www.habr.com