Дайын ERP жүйелерін енгізу кезінде компаниялардың 53% бизнес-процестер мен ұйымдастырушылық тәсілдерді өзгертуді талап ететін күрделі қиындықтар, ал компаниялардың 44%-ы елеулі техникалық мәселелерге тап болады. Бірқатар мақалаларда біз ERP жүйесі дегеніміз не, ол қаншалықты пайдалы, оны енгізу қажеттілігін қалай анықтауға болады, платформа провайдерін таңдау кезінде нені білу керек және оны қалай енгізу керек екенін түсіндіреміз.
ERP жүйесі тұжырымдамасы АҚШ-тан шыққан және сөзбе-сөз аударғанда кәсіпорын ресурстарын жоспарлау – Enterprise Resource Planning деп аударылады. Академиялық тұрғыдан ол келесідей көрінеді: «ERP - бұл мамандандырылған, интеграцияланған қолданбалы бағдарламалық қамтамасыз ету пакеті (бағдарламалық қамтамасыз ету) арқылы кәсіпорын ресурстарын үздіксіз теңгерімдеуге және оңтайландыруға бағытталған өндіріс пен операцияларды, еңбекті басқаруды, қаржы менеджментін және активтерді басқаруды біріктірудің ұйымдық стратегиясы. қызметтің барлық бағыттары үшін ортақ деректер моделі мен процестерін қамтамасыз етеді».
Әрбір жеткізуші өзінің бағдары мен шешілетін міндеттерге сүйене отырып, өзі жасаған жүйені өзінше түсіне алады. Мысалы, бір ERP жүйесі бөлшек сауда үшін қолайлы, бірақ мұнай өңдеу зауыты үшін жарамсыз. Сонымен қатар, платформаны пайдаланатын әрбір компания және оның қызметкері оны жұмыс барысында байланысатын бөлігіне қарай әртүрлі елестетеді.
Негізінде ERP – бұл бір дерекқор негізіндегі барлық бизнес-процестер мен компания ресурстарын басқаруға арналған ақпараттық жүйе.
Сізге ERP жүйесі не үшін қажет?
Кез келген ақпараттық жүйе сияқты ERP де деректермен жұмыс істейді. Әрбір қызметкер мен бөлім үнемі жүздеген мегабайт ақпарат жасайды. Шағын ұйымда менеджер барлық ақпаратқа және процестерді бақылауға уақытына тікелей қол жеткізе алады. Егер бір немесе екі бизнес-процес аясында деректердің үлкен көлемі жасалса, онда менеджерге оны мақсатты АТ шешімдерімен ғана цифрлау қажет. Әдетте ұйым бухгалтерлік бағдарламалық құралды және, мысалы, CRM сатып алады.
Компания өскен сайын, бұрын басқаруға аз уақыт кететін жеке процестер ақпараттың үлкен көлеміне айналады. Басқа бизнес-процестермен бірге әртүрлі ақпарат ағындары оларды біріктіру және талдау үшін үлкен әкімшілік персоналды талап етеді. Сондықтан ERP жүйесі шағын емес, орта және ірі бизнеске қажет.
Компанияға ERP жүйесі қажет екенін қалай түсінуге болады
Біздің тұтынушылар үшін әдеттегі оқиға осылай болады. Бір кездері барлық негізгі процестер автоматтандырылғаны және жұмыс тиімділігі артпайтыны белгілі болады.
Әрбір процесс өзінің жеке ақпараттық жүйесінде орналасады екен. Оларды байланыстыру үшін қызметкерлер әрбір жүйеге деректерді қолмен енгізеді, содан кейін басшылық бүкіл компанияның қызметін талдау үшін қайталанатын деректерді қолмен жинайды. Негізінде мұндай жұмыс механикасы белгілі бір нүктеге дейін өнімді. Ең бастысы - төтенше жағдай режимінде процестердің механизмдерін өзгерту қажет болған кезде емес, ол пайда болғанға дейін максималды тиімділікке қол жеткізу сәтін анықтау.
Ақпараттық жүйелердің ешқайсысы компанияның ERP жүйесі қажет деңгейге дейін өскені туралы ешқашан хабарламайды. Әлемдік тәжірибе мұны түсінуге мүмкіндік беретін 4 негізгі белгілерді көрсетеді:
Ақпаратты басқару шешімін қабылдау үшін деректер жеткіліксіз.
Бизнестегі кез келген шешімнің салдары бар, ол ақыр соңында қаржылық шығындарға немесе керісінше табысқа әкеледі. Шешімнің сапасы оның негізделген ақпаратына байланысты. Деректер ескірген, толық емес немесе дұрыс емес болса, шешім дұрыс емес немесе теңгерімсіз болады.
Ақпараттың сәйкес келмеуінің негізгі себептері:
-
сыни ақпарат жекелеген қызметкерлер мен бөлімдер арасында шашыраңқы;
-
деректерді жинауға қатысты ережелер жоқ;
-
Ақпаратты әртүрлі рөлдегі қызметкерлер және әртүрлі уақытта жинайды.
Бизнес-процестеріңізге сәйкес келетін ERP платформасының көмегімен сіз барлық деректеріңізді орталықтандыруға болады. Барлық ақпаратты әрбір қызметкер мен бөлім нақты уақыт режимінде бір жүйеде жасайды. Бұл сізге және компаниядағы кез келген адамға қажет болуы мүмкін деректер әрқашан мүмкіндігінше дәл және жаңартылғанын білдіреді.
АТ жүйелері арасындағы интеграцияның болмауы операциялық сәтсіздіктерге әкеледі және компанияның өсуіне кедергі келтіреді.
Әрбір АТ-жүйенің деректер пішіміне қойылатын өзіндік талаптары бар, олар әртүрлі уақытта құрастырылған және әртүрлі технологияларды, принциптерді және бағдарламалау тілдерін пайдаланады. Бұл әртүрлі тілде сөйлескендей араласатын қызметкерлердің жұмысынан және өзара әрекеттесу жылдамдығынан көрінеді.
ERP жүйесі жеке функцияларды бір интеграцияланған және түсінікті кеңістікке біріктіреді. ERP жүйесі ынтымақтастық пен жүйелілікті қамтамасыз ету үшін бірнеше бағдарламалау тілдерінде сөйлейтін аудармашы ретінде әрекет етеді.
Сіздің тұтынушыларыңыз қызметке риза емес.
Егер тұтынушылар шағымданса немесе кетіп қалса, тиімділік туралы ойлану керек. Бұл сұраныстың ұсыныстан асып түсуіне, кеш жеткізілімдерге, баяу қызмет көрсетуге немесе бизнестің әрбір тұтынушыға қамқорлық жасауға ресурстары немесе уақыты жоқ деген жалпы сезіммен байланысты.
Бизнес орта немесе үлкен мөлшерге дейін өскен кезде, ERP қанағаттанбаған тұтынушыларды адал адамдарға айналдырады. Клиенттер қызметтің жақсарғанын сезіне бастайды және компаниямен бірге өзгерістерді сезіне бастайды.
Сіз ескірген жүйелерді пайдаланып жатырсыз.
бойынша Veeam 2020 деректерді қорғау трендтері есебі, цифрлық бизнесті трансформациялаудағы негізгі кедергі ескірген технологиялар болып табылады. Егер компания әлі де қолмен енгізу жүйелерімен немесе қағаз құжаттарымен жұмыс істеп жатса, онда пандемиядан кейінгі кезеңде ол міндетті түрде артта қалады.
Сонымен қатар, компанияның IT жүйелері өте заманауи, бірақ ыдыраған болуы мүмкін. Бұл жағдайда әрбір бөлім өзінің ақпараттық бункерін жасайды, олардан деректер дозада немесе қате шығады. Жеке жүйелерді біріктіру өте қымбат немесе мүмкін емес болса, онда оларды бір ERP жүйесіне өзгерту қажет.
ERP жүйесі бизнеске қандай артықшылықтар береді?
ERP жүйесі – бұл компания өз қаражатына сатып алатын өнім. Оны жүзеге асыру пайда әкелетін инвестиция ретінде қарастырылады. Ешбір ERP жүйесінің өндірушісі оның компанияға табыстың өсуіне әкелетініне кепілдік бермейді. Бұл тек ERP жүйелеріне ғана емес, кез келген АТ шешімдеріне де қатысты. Дегенмен, іске асырудың барлық артықшылықтары пайдаға жанама әсер етеді:
АТ жүйелерін үнемдеу
Әрқайсысы арнайы қолдауды, инфрақұрылымды, лицензияларды және қызметкерлерді оқытуды қажет ететін бірнеше бөлек жүйелерге ресурстарды жұмсаудың орнына, сіз барлық шығындарды бір ERP платформасына шоғырландыра аласыз. Ол бөлек жүйелерді біріктірілген бөліктермен алмастыратын модульдерден тұрады.
Егер ERP жүйесі белгілі бір компанияның қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін нөлден әзірленсе, ол іскери серіктестерге, жеткізушілерге, клиенттерге және басқа контрагенттермен жұмыс істеуге ыңғайлы болатын үшінші тарап жүйелері мен қызметтерін қамтуы мүмкін.
Толық ашықтық
ERP менеджментке тәулік бойы кез келген бөлімнің әрбір бизнес-процестеріне толық қол жеткізуді қамтамасыз етеді. Мысалы, жоспарлы жеткізілімдер мен транзиттегі жеткізілімдерді қоса алғанда, түгендеуді күнделікті бақылауға болады. Тауарлы-материалдық қорлар деңгейлерінің толық бейнесінің болуы айналым қаражатын дәлірек бақылауға мүмкіндік береді.
Автоматтандырылған есептер және қуатты жоспарлау
ERP барлық процестер үшін бірыңғай, бірыңғай есеп беру жүйесін жасайды. Ол кез келген уақытта пайдалы есептер мен аналитиканы автоматты түрде жасайды. Онымен басшылыққа электрондық кестелер мен хаттарды қолмен жинаудың қажеті болмайды.
Осылайша, платформа стратегиялық жоспарлауға, ведомстволық көрсеткіштерді жақсырақ талдауға және салыстыруға уақытты босатады. ERP жүйесі аналитикадағы бұрын байқалмаған және тіпті байқауға мүмкіндігі болмаған трендтерді табуға көмектеседі.
Тиімділікті арттыру
ERP өзі панацея емес. Бизнестің ерекшеліктерін сақтау ғана емес, оны дұрыс жүзеге асыру да маңызды. Сәйкес 315 дайын ERP жүйелері провайдерлерімен тек ішінара сәтті болған енгізулер үлесі салаға байланысты 25 пен 41 пайыз арасында бағаланды. Дұрыс ERP күнделікті жұмысқа жұмсалатын уақыт пен күш-жігерді айтарлықтай азайтады.
Клиенттерге қызмет көрсету
Тұтынушыларға қызмет көрсету бизнестің негізгі бөлігі болып табылады. ERP жүйесі қызметкерлердің назарын тұтынушылар тізілімдерін жүргізуден тұтынушылармен қарым-қатынас құруға және қолдауға ауыстырады.
Статистика көрсеткендей, клиенттердің 84 пайызы егер олар сұрауларға жеткілікті жауап алмаса, компанияда. ERP қызметкерге барлық қажетті ақпаратты және клиенттің тарихын тікелей байланыс сәтінде береді. Онымен қызметкерлер бюрократиямен емес, клиенттерді тартумен және ұстап қалумен айналысады. Клиенттер компаниядағы өзгерістер туралы білмесе де, оны жүзеге асырудың артықшылықтарын сезінеді.
Деректерді қорғау
Деректер қауіпсіздігінің абсолютті кепілдігін қамтамасыз ететін ақпараттық жүйе жоқтың қасы. Клиенттер мен қызметкерлердің жеке деректері, электрондық пошталар, зияткерлік меншік, қаржылық деректер, шот-фактуралар, келісімшарттар - бұл ақпаратты өңдейтін жүйелер неғұрлым көп болса, соғұрлым тәуекелдерді қадағалау қиынырақ болады. ERP жүйесі қол жеткізудің, деректерді енгізу мен шығарудың, ақпаратты орталықтандырылған сақтаудың бірыңғай стандарттарын енгізеді.
Дегенмен, дайын ERP жүйесінің нарықтағы үлесі неғұрлым көп болса, соғұрлым ол хакерлік шабуылдарға жиі ұшырайды. Өзіңіздің ERP жүйеңізді жасағаныңыз жөн, оның кодтық негізіне тек сіз ғана қол жеткізе аласыз. Егер сіздің компанияңыздың ERP жүйесі нөлден әзірленсе, хакерлер алдымен жүйенің осалдықтарын тексеру үшін оның көшірмелерін таба алмайды.
Ынтымақтастық өнімділігі
Көбінесе бөлімдер немесе қызметкерлер арасындағы ынтымақтастыққа деген қызығушылық жоғалады, өйткені деректерді беру көптеген күнделікті операцияларды қажет етеді немесе компаниядағы психологиялық климатқа байланысты. Бірыңғай жүйе ақпаратқа қол жеткізуді автоматтандырады, адам факторының жағымсыз тәжірибесін жояды және компания ішіндегі байланысты жылдамдатады.
Бірыңғай бизнес-процестер
Алдын ала құрастырылған ERP жүйелері саланың озық тәжірибелеріне сәйкес әзірленген. Бұл бизнеске өз процестерін стандарттауға мүмкіндік береді.
Алайда, шын мәнінде, кәсіпорын қиын таңдау жасауы керек: не кәсіпорын стандарттарына сәйкес келетін ERP жүйесін орнату және өзгерту ұзақ және қымбат уақытты алады, немесе өзінің бизнес-процестерін сәйкестендіру қиын. ERP жүйесінің стандарттары.
Үшінші әдіс бар - бастапқыда өз бизнес-процестері үшін жүйені әзірлеу.
Масштабтылық
Клиенттік базаңызды кеңейтіп жатсаңыз, жаңа нарықтарға кеңейіп жатсаңыз, жаңа процестерді, бөлімдерді немесе өнімдерді енгізіп жатсаңыз немесе дұрыс жеткізушінің көмегімен бизнесіңізді басқа жолмен кеңейтсеңіз де, ERP платформаңыз өзгерістерге бейімделе алады.
ERP жүйесі компанияның барлық процестеріне енгізілгендіктен, артықшылықтар тізімі ерекшеліктерге байланысты ұлғаюы мүмкін. Нарықта сатып алушыларды жазылымдар шеңберіне, жаңартулар мен қолдау жылдамдығына, жабық функционалдылық пен архитектураға - бір жеткізуші шеңберінде мәжбүрлейтін ондаған және жүздеген дайын шешімдер бар. Өзіңіздің ERP жүйеңіздің дамуы ғана шектеусіз максималды мүмкіндіктер береді.
ERP жүйесінің өндірушісін қалай таңдау керектігін, ақша жоғалтпау үшін қандай сұрақтар қою керектігін және енгізуді жоспарлау кезінде нені ескеру керектігін білу үшін келесі мақалаларды оқыңыз.
Ақпарат көзі: www.habr.com