Ынтымақтастық - дәстүрлі кеңсе құралдарының ауыр нүктесі. Файлмен бір уақытта он адам жұмыс істегенде, өңдеуге емес, өзгерістер мен олардың авторларын іздеуге көбірек уақыт пен күш жұмсалады. Бұл әрдайым үйлесімді бола бермейтін көптеген қолданбалармен қиындайды. Бұл мәселені шешудің бір жолы бұлтқа негізделген кеңсе жинақтарына көшу болып табылады. Олардың саны көп емес, біз сізге Forex Club қызметкерлерінің консерватизмін қалай жеңгенімізді және бірнеше айдың ішінде жүз кеңсесі бар бөлінген компанияны G Suite-ке көшіре алдық.
Неліктен сіз ауысу туралы шешім қабылдадыңыз?
Форекс клубы әдетте шетелдік валюта бағамдары бойынша онлайн сауда контекстінде есте қалады. Бірақ бұл компания әлемнің әртүрлі елдерінде валюталық құралдардың бірнеше түрімен жұмыс істейді. Осыған байланысты оның клиенттерге арналған жеке платформасы бар өте күрделі АТ-инфрақұрылымы бар.
Біз кездескен кезде компанияның бэк-офисі бірнеше түрлі платформалар мен қосымшаларды пайдаланды. Қызметкерлердің көпшілігі үшін негізгі жұмыс құралы Microsoft кеңсе жиынтығы және Zimbra-дағы пошта болды. Мұның бәрінен бұрын қосымша сақтаудың, сақтық көшірмелердің, антивирустың, көптеген қосқыштар мен интеграциялардың, сондай-ақ мерзімді аудиттері бар Microsoft және Zimbra лицензияларын басқарудың қондырмасы болды.
Forex Club IT бөліміне бұл жүйені қолдау қымбат болды. Күрделі инфрақұрылым көптеген серверлерді жалға алуды, осы серверлер өшірілген немесе Интернетке қосылу сәтсіз болған жағдайда DRP жоспарларын және сақтық көшірмелерді қажет етеді. Ақаусыз жұмыс істеу үшін уақыт өте келе лицензиялық тексерулер міндеті жүктелген әкімшілердің арнайы бөлімі құрылды.
Түрлі бағдарламалардың көптігіне байланысты Forex клубының қарапайым қызметкерлері арасында проблемалар туындады. Құжат нұсқасын бақылаусыз кейбір түзетулердің авторын және мәтіннің немесе кестенің соңғы нұсқасын табу қиын болды.
Техникалық қызмет көрсету шығындарын азайту мақсатында Forex Club бірдей мәселелерді шешудің қарапайым әдісін іздеді. Біздің араласуымыз осыдан басталды.
Балама табу
Толық ынтымақтастықты жүзеге асыру үшін тәсілдің өзін өзгерту қажет болды - жергілікті сақтаудан бұлтқа көшу. Forex Club барлық кеңсе қосымшалары үшін ортақ бұлттық шешімді іздеуді бастады. Екі үміткер болды: Office 365 және G Suite.
Office 365 басымдық болды, өйткені көптеген Microsoft лицензиялары Forex клубынан сатып алынған. Бірақ Office 365 бұлтқа кеңсе жиынтығының функцияларының бір бөлігін ғана жеткізеді. Пайдаланушылар әлі де қосымшаны жеке кабинетінен жүктеп алып, оны ескі схема бойынша құжаттармен жұмыс істеу үшін пайдалануы керек: көшірмелерді нұсқа индекстерімен жіберу және қайта сақтау.
Google Cloud G Suite-те бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндіктері көбірек және арзанырақ. Майкрософт өнімдері жағдайында сізге Кәсіпорын келісімін пайдалану қажет болады және бұл шығындардың мүлдем басқа деңгейі (тіпті сатып алынған бағдарламалық құралды есепке алғанда). Біздің көмегімізбен G Suite Google бағдарламасы аясында жүзеге асырылды, ол ірі тұтынушыларға компанияның қызметтеріне ауысу шығындарын өтеді.
Қызметкерлер пайдаланатын қызметтердің көпшілігін G Suite жүйесіне көшіру жоспарланған болатын:
- Күнтізбе және электрондық пошта (Gmail және Google Calendar);
- Жазбалар (Google Keep);
- Чат және онлайн конференциялар (Чат, Hangouts);
- Office жиынтығы және сауалнама генераторы (Google Docs, Google Forms);
- Ортақ жад (GDrive).
Негативтілікті жеңу
Кез келген құралды іске асыру, тіпті ең ыңғайлысы да, әрқашан соңғы пайдаланушылардың теріс реакцияларына тап болады. Негізгі себеп - консерватизм, өйткені адамдар ештеңені өзгерткісі келмейді және жұмысқа жаңа көзқарастарға үйренеді. Жағдай IT емес қызметкерлер арасында кең таралған сайттарда серуендеу (бірақ бұл сайттарда жұмыс істемейтін) ретінде веб-барлықты ерекше қабылдаумен қиындады. Олар онымен қалай жұмыс істеу керектігін түсінбеді.
Forex CLub жағында жобаны жүзеге асыруға Дмитрий Островерхов жауапты болды. Ол іске асыру кезеңдерін бақылап, пайдаланушылардың пікірлерін жинап, басымдық берілген тапсырмаларды орындады. Бірлескен дайындық, қызметкерлерге сауалнама жүргізу және компания ережелерін түсіндіру бізге бастауды жеңілдетті.
Softline компаниясының бұл жобадағы негізгі міндеті пайдаланушылар мен жүйелік әкімшілерді оқыту және бірінші кезеңде техникалық қолдау көрсету болды. Біз бірқатар тренингтер арқылы өнімнің қалай жұмыс істеуі керектігін түсіндірдік. Барлығы 15 сағаттан 4 тренинг өткіздік. Біріншісі - пилотқа дейін - трансформацияға негіз дайындап жатқан жүйелік әкімшілер үшін. Ал одан кейінгілері қарапайым қызметкерлерге арналған.
Негізгі оқыту бағдарламасының бір бөлігі ретінде біз соңғы пайдаланушылардың жаңа құралға үйренудегі қиындықтарының орнын толтырған артықшылықтарды атап өттік. Әр тренингтің соңында қызметкерлер өз сұрақтарын қоя алды, бұл жұмыс басындағы қателерді жойды.
Форекс клубы өз клиенттері үшін оқыту семинарларын өткізсе де, қажетті құзыреттіліктері бар мұғалімдердің жетіспеушілігінен компания G Suite бойынша оқытуды өз бетімен бастай алмады. Тренингтеріміздің әсерін бағалау үшін Forex Club тренингке дейін және одан кейін біраз уақыттан кейін студенттерге сауалнама жүргізді. Бірінші сауалнама алдағы өзгерістер туралы теріс пікірді көрсетті. Екіншісі, керісінше, позитивтіліктің жоғарылауы. Адамдар бұл олардың жұмысына қатысты екенін түсіне бастады.
Ұшқыш кеңсе
Жоба 2017 жылдың соңында, он жүйелік әкімші G Suite-ке ауысқан кезде басталды. Бұл адамдар шешімнің оң және теріс жақтарын анықтап, трансформацияға жол ашатын пионерлер болуы керек еді. Біз олардың пікірлері мен ұсыныстарын назарға алдық және 2018 жылдың қаңтарында АТ-ке жатпайтын қызметкерлердің алғашқы сынақ нұсқасына көшу үшін жергілікті жүйелік әкімшісі бар орта филиалды таңдадық.
Ауысу бір уақытта жүргізілді. Иә, адамдарға жаңа құралдарға ауысу қиын, сондықтан бұлттық шешім мен жұмыс үстелі қолданбасы арасындағы таңдауды ескере отырып, пайдаланушылар көбірек таныс жұмыс үстеліне сүйенеді және жаһандық жаңарту жоспарларын баяулатады. Пилоттық кеңсені оқытуды аяқтағаннан кейін біз барлығын G Suite-ке жылдам көшірдік. Алғашқы екі аптада біраз қарсылық болды, оны жергілікті жүйелік әкімші шешіп, барлық қиын тұстарды түсіндіріп, көрсетті.
Пилоттық кеңседен кейін біз Forex клубының бүкіл IT бөлімін G Suite-ке толығымен ауыстырдық.
Филиал желісін өзгерту
Пилоттық жобаның тәжірибесін талдағаннан кейін, Forex Club IT бөлімімен бірлесіп, компанияның қалған бөлігі үшін көшу жоспарын жасадық. Бастапқыда бұл процесс екі кезеңде өтеді деп жоспарланған болатын. Бірінші кезеңде біз өз кеңселерінде жобаны алға жылжытатын және екінші кезең аясында әріптестерге жаңа платформаға өтуге көмектесетін өнімге ең адал Forex Club қызметкерлерін ғана оқытқымыз келді. Компаниядағы «евангелистерді» таңдау үшін біз сауалнама жүргіздік, оның нәтижелері барлық күткендерден асып түсті: бүкіл Forex клубының жартысына жуығы жауап берді. Содан кейін біз процесті созбауды шештік және «қызметкерлер арқылы жүзеге асыру» кезеңін өткізіп жібердік.
Пилоттық жобадағыдай, алдымен жергілікті жүйелік әкімші бар бас кеңселер көшірілді - ол туындаған қиындықтарды жеңуге көмектесті. Әрбір кеңседе жаңа құралдарға көшу алдында оқыту жүргізілді. Жаттығуды әр түрлі уақыт белдеулері мен жұмыс кестелерін ескеретін икемді кестеге сәйкес жоспарлау керек болды. Мысалы, Қазақстан мен Қытайдағы кеңселер үшін оқу Мәскеу уақытымен таңғы 5-те басталуы керек еді (айтпақшы, G Suite Қытайда қандай болса да тамаша жұмыс істейді).
Бас кеңселерден кейін филиалдар желісі G Suite-ке ауысты – шамамен 100 ұпай. Жобаның соңғы кезеңінің ерекшелігі, бұл филиалдарда негізінен электрондық кестелермен көп жұмыс істейтін сатушылар жұмыс істейді. Деректерді тасымалдауға көмектесу үшін біз оларға екі апта бойы тренинг өткіздік.
Сонымен қатар, біздің мамандар Forex Club-тың өзін қолдаудың «артында» жұмыс істеді, өйткені G Suite-ке көшкеннен кейін бірден техникалық қолдау қызметіне қоңыраулар саны күтілгендей өсті. Сұраныстардың шарықтау шегі филиалдық желіге көшу кезінде болды, бірақ бірте-бірте сұраныстар саны азая бастады. Кеңсе өнімдеріне және электрондық поштаға, бағдарламалық қамтамасыз ету лицензиясын басқаруға, серверлермен және желілік жабдықтармен жұмыс істеуге, сондай-ақ байланыс арналарының резервтік көшірмелеріне сұраныс әсіресе азайды. Яғни, іске асыру тірек пен бэк-офистің бірінші желісіндегі жүктемені азайтты.
Жалпы алғанда, кеңселерді ауыстыру екі айға жуық уақытты алды: 2018 жылдың ақпан айында бас басқармаларда, ал наурызда – бүкіл филиал желісі бойынша жұмыс аяқталды.
Төзімділік
Электрондық поштаны тасымалдау жылдамдығы басты мәселеге айналды. IMAP Sync арқылы Zimbra-дан Gmail-ге бір электрондық поштаны тасымалдауға 1 секунд қажет болды. Форекс клубының жүз кеңсесінде шамамен 700 қызметкер жұмыс істейді және олардың әрқайсысында мыңдаған хаттар бар (барлығы 2 миллионнан астам клиентке қызмет көрсетеді). Осылайша, тасымалдауды жылдамдату үшін біз G Suite тасымалдау құралын қолдандық; оның көмегімен электрондық поштаны көшіру процесі жылдамырақ болды.
Күнтізбелер мен тапсырмалардан деректерді тасымалдаудың қажеті болмады. Ескі инфрақұрылымда кейбір шешімдер болғанымен, оларды қызметкерлер толық пайдаланбады. Мысалы, корпоративтік күнтізбелер Bitrix-те портал түрінде жүзеге асырылды, бұл ыңғайсыз, сондықтан қызметкерлердің жеке құралдары болды, ал қызметкерлер деректерді беруді өз бетімен жүзеге асырды.
Сондай-ақ, операциялық құжаттарды беру пайдаланушылардың қолында болды (біз тек ағымдағы жұмыс туралы деректер туралы айтып отырмыз - компанияның білім базасы үшін басқа шешім қолданылады). Бұл жерде сұрақтар болған жоқ. Бір кездері әкімшілік сызық сызылды - жергілікті түрде сақталған ақпарат үшін жауапкершілік пайдаланушылардың өздеріне берілді, ал Google Drive деректерінің қауіпсіздігі мен қауіпсіздігін АТ департаменті бақылап отырды.
Өкінішке орай, барлық жұмыс үрдістері үшін G Suite аналогтарын табу мүмкін болмады. Мысалы, Forex Club қызметкерлері қолданатын жалпы пошта жәшіктерінде Gmail-де сүзгілер жоқ, сондықтан нақты хатты табу қиын. Google Chat қолданбасында SSO авторизациясында ұқсас қиындық болды, бірақ бұл мәселе Google қолдау қызметіне сұрау арқылы шешілді.
Пайдаланушылар үшін негізгі мәселелер Google қызметтерінде бәсекелестердің кейбір функцияларының әлі жоқтығына байланысты болды, мысалы, Skype немесе Office 365. Hangouts тек қоңырау шалуға мүмкіндік береді, Google Chat-та дәйексөздер жоқ, ал Google Sheets-те қолдау жоқ. Microsoft Excel макростары үшін.
Сонымен қатар, Microsoft және Google Cloud өнімдері кестені өңдеу құралдарына басқаша қарайды. Кейде Google Docs бағдарламасында қате пішімдеумен ашылатын кестелері бар Word файлдары.
Жаңа инфрақұрылымға үйренген кезде кейбір қиындықтар баламалы тәсілдер арқылы шешілді. Мысалы, электрондық кестелердегі макростардың орнына Forex Club қызметкерлері одан да ыңғайлы деп тапқан сценарийлер пайдаланылады. 1С есептерімен (скрипттермен, күрделі пішімдеумен) айналысатын Форекс клубының қаржы бөлімі үшін ғана аналогты табу мүмкін болмады. Сондықтан ол Google Sheet-ке тек бірлесіп жұмыс істеу үшін ауысты. Басқа құжаттар үшін кеңсе пакеті (Excel) әлі де қолданылады.
Жалпы алғанда, Forex Club Microsoft Office лицензияларының шамамен 10% сақтап қалды. Мұндай жобалар үшін бұл қалыпты тәжірибе: қызметкерлердің аз бөлігі кеңсе люкстерінің кеңейтілген функцияларын пайдаланады, сондықтан қалғандары ауыстыруды оңай қабылдайды.
Айта кету керек, инфрақұрылымның қалған бөлігінде ауқымды қайта құрулар жүргізілмеген. Форекс клубы Jira және Confluence-тен бас тартқан жоқ, бірақ ол операциялық тапсырмалар үшін Google Keep-ті енгізді. Jira және Confluence қолданбаларын G Suite-пен біріктіру үшін біз деректерді жылдам тасымалдауға мүмкіндік беретін плагиндерді қолдандық. Мониторинг жүйесі, сонымен қатар көптеген қосымша құралдар сақталған: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS және т.б. Әрине, жүйе әкімшілері филиалдарда қалды.
Chromebook тәжірибесі
Шығындарды қысқартудың жолын іздеген Forex Club барлығын Chromebook құрылғыларымен жұмыс істейтін мобильді жұмыс станцияларына көшіруді ойлады. Құрылғының өзі өте арзан және бұлттық қызметтерді пайдалану арқылы оған жұмыс станциясын жылдам орналастыру мүмкін болды.
Біз мобильді жұмыс станцияларын сату бөліміндегі 25 адамнан тұратын шағын пайдаланушылар тобында сынақтан өткіздік. Бұл бөлімдегі қызметкерлерде тек интернет арқылы жұмыс істеуге кедергі болатын тапсырмалар болған жоқ, сондықтан бұл көшу олар үшін кедергісіз болуы керек еді. Бірақ сынақ нәтижелеріне сүйене отырып, қымбат емес Chromebook аппараттық құралдары Forex Club барлық корпоративтік қосымшаларының дұрыс жұмыс істеуі үшін жеткіліксіз екені анықталды. Техникалық параметрлерге сай келетін қымбатырақ модельдер құны жағынан Windows негізіндегі классикалық ноутбуктермен салыстыруға болатын болды. Нәтижесінде олар жобадан бас тартуға шешім қабылдады.
G Suite-тің келуімен не өзгерді
Барлық теріс пікірлер мен сенімсіздіктерге қарамастан, тренингтен кейін 3 ай өткенде қызметкерлердің 80% сауалнамаларында G Suite оларға шынымен де құжаттармен жұмыс істеуді жеңілдететінін атап өтті. Өтпелі кезеңнен кейін қызметкерлердің ұтқырлығы артты және олар киілетін құрылғыларды пайдалану арқылы көбірек жұмыс істей бастады:
Форекс клубына сәйкес мобильді құрылғыны пайдалану статистикасы
Google Forms үлкен танымалдылыққа ие болды. Бөлімшелер ішінде олар нәтижелерді қолмен жинай отырып, бұрын поштаны пайдалануды қажет ететін сауалнамаларды жылдам жүргізуге мүмкіндік береді. Google Chat және Hangouts Meet-ке көшу көптеген сұрақтар мен шағымдарды тудырды, өйткені олардың функциялары әдетте азырақ, бірақ оларды пайдалану компаниядағы көптеген жедел хабаршылардан бас тартуға мүмкіндік берді.
Жобаның нәтижелерін біз бірге жұмыс істеген Дмитрий Островерхов тұжырымдады: «Жоба Forex Club-тың IT-инфрақұрылымына шығындарын азайтты және оны қолдауды жеңілдетті. Процесске техникалық қызмет көрсету тапсырмаларының тұтас қабаты жоғалып кетті, өйткені бұл мәселелер Google тарапынан шешіледі. Енді барлық қызметтерді қашықтан конфигурациялауға болады, оларға бірнеше Google әкімшілері қолдау көрсетеді, ал IT бөлімі басқа нәрселерге уақыт пен ресурстарды босатып алды».
Ақпарат көзі: www.habr.com