Бірлескен жұмыс дәстүрлі кеңсе құралдарының ең қиын тұсы болып табылады. Он адам бір уақытта файлмен жұмыс істеген кезде, өңдеуге емес, өзгерістер мен олардың авторларын іздеуге көбірек уақыт пен күш жұмсалады. Бұл әрқашан үйлесімді бола бермейтін көптеген қосымшалармен күрделене түседі. Бұл мәселені шешудің бір жолы - бұлтқа негізделген кеңсе жиынтықтарына ауысу. Олар көп емес, және біз Forex Club қызметкерлерінің консерватизмін қалай жеңіп, жүздеген кеңселері бар таратылған компанияны бірнеше ай ішінде G Suite-ке қалай көшіргенімізбен бөлісеміз.
Неліктен ауысуды шештіңіз?
Forex Club әдетте онлайн валюта саудасымен байланысты. Дегенмен, бұл компания әлемнің әртүрлі елдерінде бірнеше валюталық құралдармен жұмыс істейді. Бұл үшін өзіндік клиенттік платформасы бар жоғары деңгейлі IT инфрақұрылымы қажет.
Біз кездескен кезде компанияның артқы кеңсесі бірнеше түрлі платформалар мен қосымшаларды пайдаланды. Көптеген қызметкерлер үшін негізгі жұмыс құралы Microsoft Office және Zimbra-дағы электрондық пошта болды. Мұның бәрінен бұрын қосымша сақтау орнының, сақтық көшірмелердің, антивирустың, көптеген қосқыштар мен интеграциялардың, сондай-ақ мерзімді аудиттермен Microsoft пен Zimbra лицензияларын басқарудың үстіңгі құрылымы болды.
Forex Club IT бөлімі бұл жүйені күтіп ұстаудың қымбатқа түсетінін анықтады. Күрделі инфрақұрылым көптеген компьютерлерді жалға алуды қажет етті. серверлер, Сервердің істен шығуы немесе интернет байланысының үзілуі жағдайындағы DRP жоспарлары және резервтік көшірмелер. Үздіксіз жұмыс істеуді қамтамасыз ету үшін ақырында лицензия аудиттерін де жүргізетін арнайы әкімшілер бөлімі құрылды.
Әртүрлі бағдарламалардың көптігі Forex Club-тың тұрақты қызметкерлері үшін де қиындықтар туғызды. Құжат нұсқасын бақылау құралдарынсыз белгілі бір өңдеулердің авторын немесе мәтіннің немесе кестенің соңғы нұсқасын табу қиын болды.
Техникалық қызмет көрсету шығындарын азайту мақсатында Forex Club осы мәселелерді шешудің қарапайым жолын іздеді. Біздің ынтымақтастығымыз осылай басталды.
Балама іздеу
Толыққанды ынтымақтастықты жүзеге асыру үшін тәсілдің өзін өзгерту қажет болды - жергілікті сақтау орнынан бұлтқа көшу. Forex Club барлық кеңсе қосымшалары үшін бірыңғай бұлттық шешім іздей бастады. Екі кандидат пайда болды: Office 365 және G Suite.
Office 365 басымдыққа ие болды, себебі Forex Club көптеген Microsoft лицензияларын сатып алған болатын. Дегенмен, Office 365 Office жиынтығының кейбір мүмкіндіктерін ғана бұлтқа көшіреді. Пайдаланушылар әлі де қолданбаны жеке тіркелгілерінен жүктеп алып, оны құжаттармен жұмыс істеу үшін ескі әдісті қолдануы керек: нұсқа индекстері бар көшірмелерді жіберу және қайта сақтау.
Google Cloud компаниясының G Suite бағдарламасы көбірек ынтымақтастық мүмкіндіктерін ұсынады, сонымен қатар бұл арзанырақ шешім. Microsoft өнімдері үшін кәсіпорын келісімі қажет болады, бұл мүлдем басқа деңгейдегі шығындарды білдіреді (тіпті сатып алынған бағдарламалық жасақтамамен де). Біз G Suite бағдарламасын Google бағдарламасы арқылы енгізуге көмектестік, ол ірі тұтынушыларға компания қызметтеріне көшу шығындарын өтейді.
Жоспар бойынша қызметкерлер пайдаланатын қызметтердің көпшілігін G Suite-ке көшіру керек болды:
- Күнтізбе және электрондық пошта (Gmail және Google Calendar);
- Ескертпелер (Google Keep);
- Чат және онлайн конференциялар (чат, Hangouts);
- Кеңсе жиынтығы және сауалнама генераторы (Google Docs, Google Forms);
- Ортақ сақтау орны (GDrive).
Теріс ойларды жеңу
Кез келген құралды, тіпті ең пайдаланушыға ыңғайлы құралды енгізу әрқашан соңғы пайдаланушылардан теріс пікірлерге тап болады. Негізгі себеп - консерватизм, өйткені адамдар ештеңені өзгерткісі келмейді және жаңа жұмыс тәсілдеріне бейімделмейді. Жағдай IT емес қызметкерлер арасында веб-сайттарды қарау (бірақ олармен жұмыс істемеу) деген кең таралған түсінікпен күрделене түсті. Олар мұны қалай жүзеге асыруға болатынын түсінбеді.
Дмитрий Островерхов Forex CLub атынан жобаны іске асыруға жауапты болды. Ол іске асыру кезеңдерін бақылады, пайдаланушылардың пікірлерін жинады және тапсырмалардың басымдықтарын белгіледі. Бірлескен дайындық, қызметкерлер арасында сауалнамалар жүргізу және компания ережелерін түсіндіру бізге жақсы бастаманы жеңілдетті.
Softline компаниясының бұл жобадағы негізгі рөлі пайдаланушылар мен жүйелік әкімшілерді оқыту, сондай-ақ бастапқы кезеңде техникалық қолдау көрсету болды. Біз өнімнің бірқатар тренингтер арқылы қалай жұмыс істеуі керектігін түсіндірдік. Барлығы 15 төрт сағаттық тренинг өткіздік. Біріншісі, пилоттық жобаға дейін, трансформацияға жол ашқан жүйелік әкімшілер үшін болды. Кейінгі тренингтер тұрақты қызметкерлер үшін болды.
Негізгі оқыту бағдарламасының бөлігі ретінде біз соңғы пайдаланушылардың жаңа құралға бейімделу кезінде кездесетін қиындықтарын өтейтін артықшылықтарды атап өттік. Әрбір оқыту сессиясының соңында қызметкерлер жұмыстың басында кездесетін кез келген қателіктерді жойып, сұрақтар қоя алды.
Forex Club өз клиенттері үшін тренинг семинарларын өткізгенімен, компания қажетті құзыреттілікке ие нұсқаушылардың жетіспеушілігіне байланысты G Suite тренингтерін ішкі деңгейде іске қоса алмады. Тренингтеріміздің әсерін бағалау үшін Forex Club тренингке дейін және одан кейін қатысушылардан сауалнама жүргізді. Бірінші сауалнама алдағы өзгерістерге қатысты теріс пікірді көрсетті. Екіншісі, керісінше, оң көзқарастың артқанын көрсетті. Адамдар бұл тәсілдің өз жұмыстарына қолданылатынын түсіне бастады.
Пилоттық кеңсе
Жоба 2017 жылдың соңында, он жүйелік әкімші G Suite-ке көшкен кезде басталды. Бұл адамдар шешімнің артықшылықтары мен кемшіліктерін анықтап, трансформацияның негізін қалап, алғашқы қадамдарды жасады. Біз олардың пікірлері мен ұсыныстарын ескердік және 2018 жылдың қаңтарында IT емес қызметкерлерді алғашқы сынақ көшіру үшін жергілікті жүйелік әкімшісі бар орта көлемді филиалды таңдадық.
Ауысу бір сәтте жүзеге асты. Иә, адамдарға жаңа құралдарға ауысу қиынға соғады, сондықтан бұлттық шешім мен жұмыс үстелі қолданбасы арасында таңдау жасалған кезде, пайдаланушылар таныс жұмыс үстелін таңдап, жалпы жаңарту жоспарларын кейінге қалдырады. Сондықтан, пилоттық кеңсеге арналған оқытуды аяқтағаннан кейін, біз барлығын тез арада G Suite-ке көшірдік. Алғашқы екі аптада біраз кедергілер болды, бірақ жергілікті жүйелік әкімші барлық күрделіліктерді түсіндіріп және көрсету арқылы оны жеңді.
Пилоттық кеңседен кейін біз Forex Club-тың бүкіл IT бөлімін G Suite-ке толығымен көшірдік.
Филиал желісін өзгерту
Пилоттық жобаның тәжірибесін талдағаннан кейін, біз Forex Club IT бөлімімен бірлесіп, компанияның қалған бөлігі үшін көші-қон жоспарын әзірледік. Бастапқыда бұл процесс екі кезеңде жүзеге асырылуы жоспарланған болатын. Бірінші кезеңде біз тек ең адал Forex Club қызметкерлерін оқытқымыз келді, олар кейін жобаны өз кеңселерінде насихаттап, екінші кезеңде әріптестеріне жаңа платформаға көшуге көмектеседі. Компанияның «евангелисттерін» таңдау үшін біз сауалнама жүргіздік, оның нәтижелері барлық күткеннен асып түсті: Forex Club командасының шамамен жартысы жауап берді. Содан кейін біз процесті қысқартып, «қызметкерлерді енгізу» кезеңін өткізіп жіберуді шештік.
Пилоттық жобадағыдай, бас кеңселер алдымен көшіп келді, себебі оларда туындаған кез келген мәселелерді шешуге көмектесетін жергілікті жүйелік әкімші болды. Әрбір кеңседе жаңа құралдарға көшу алдында оқыту сабақтары өткізілді. Оқу сабақтары әртүрлі уақыт белдеулері мен жұмыс кестелерін ескере отырып, икемді түрде жоспарлануы керек болды. Мысалы, Қазақстан мен Қытайдағы кеңселер үшін оқыту сабақтары Мәскеу уақыты бойынша таңғы сағат 5-те басталуы керек еді (айтпақшы, G Suite барлық кідірістерге қарамастан Қытайда тамаша жұмыс істейді).
Бас кеңселерден кейін біздің филиалдық желіміз — шамамен 100 орын — G Suite-ке ауысты. Жобаның соңғы кезеңінің басты ерекшелігі - бұл филиалдарда негізінен электрондық кестелермен жұмыс істейтін сатушылар жұмыс істейді. Біз оларға деректерін көшіруге көмектесу үшін екі апталық тренинг өткіздік.
Сонымен қатар, біздің мамандар Forex Club-тың өзін қолдау үшін артта жұмыс істеді, себебі техникалық қолдау сұраныстарының саны G Suite-ке ауысқаннан кейін бірден артты. Сұраныстардың шыңы филиалдық желінің ауысуы кезінде болды, бірақ біртіндеп сұраныстар саны азая бастады. Ең елеулі төмендеулер кеңсе өнімдері мен электрондық пошта, бағдарламалық жасақтама лицензияларын басқару және жұмыс істеу салаларында болды. серверлер және желілік жабдықтар, сондай-ақ резервтік байланыс арналары арқылы. Бұл енгізу бірінші желідегі қолдау мен бэк-офиске түсетін жүктемені азайтқанын білдіреді.
Жалпы алғанда, кеңсені көшіру шамамен екі айға созылды: бас кеңседегі жұмыс 2018 жылдың ақпан айында, ал бүкіл филиал желісі бойынша наурыз айында аяқталды.
Төзімділік
Электрондық поштаны көшіру жылдамдығы маңызды мәселе болды. IMAP Sync арқылы Zimbra-дан Gmail-ге бір электрондық поштаны көшіру бір секундқа ғана созылды. Forex Club 1 кеңседе шамамен 700 адамды жұмыспен қамтыды, олардың әрқайсысында мыңдаған электрондық пошта бар (жалпы алғанда, олар 2 миллионнан астам клиентке қызмет көрсетеді). Сондықтан, көшіруді жеделдету үшін біз электрондық поштаны көшіру процесін жеделдеткен G Suite көшіру құралын қолдандық.
Күнтізбе мен тапсырма деректерін көшірудің қажеті болмады. Ескі инфрақұрылымда кейбір шешімдер болғанымен, қызметкерлер оларды толық пайдаланбады. Мысалы, корпоративтік күнтізбелер Bitrix порталы ретінде енгізілді, бұл ыңғайсыз болды, сондықтан қызметкерлер өз құралдарын пайдаланып, деректерді өздері көшірді.
Пайдаланушылар операциялық құжаттарды көшіруге де жауапты болды (бұл тек ағымдағы жұмыс деректеріне ғана қатысты - компанияның білім базасы басқа шешімді пайдаланады). Мұнда ешқандай мәселе туындаған жоқ. Тек бір сәтте әкімшілік шекара белгіленді - жергілікті сақталған ақпарат үшін жауапкершілік пайдаланушылардың өздеріне ауысты, ал IT бөлімі Google Drive деректерінің қауіпсіздігі мен қорғалуына жауапты болды.
Өкінішке орай, G Suite баламалы нұсқалары барлық жұмыс процестері үшін қолжетімді болмады. Мысалы, Forex Club қызметкерлері қолдануға үйренген ортақ кіріс жәшіктерінде Gmail-де сүзгілер жоқ, бұл нақты электрондық поштаны табуды қиындатады. Google Chat-тағы SSO аутентификациясымен ұқсас мәселе туындады, бірақ бұл Google қолдау билеті арқылы шешілді.
Пайдаланушылар үшін негізгі мәселелер Google қызметтерінде бәсекелестердің Skype немесе Office 365 сияқты кейбір мүмкіндіктерінің әлі жоқтығымен байланысты болды. Hangouts тек қоңырауларға мүмкіндік береді, Google Chat-та дәйексөздер жоқ, ал Google Sheets-те Microsoft Excel макростары үшін қолдау жоқ.
Сонымен қатар, Microsoft және Google Cloud өнімдерінде электрондық кестелерді өңдеу құралдарына әртүрлі тәсілдер бар. Кестелер бар Word файлдары кейде Google Docs бағдарламасында дұрыс емес пішімдеумен ашылады.
Жаңа инфрақұрылымға үйренген сайын, біз кейбір қиындықтарды балама тәсілдер арқылы шеше алдық. Мысалы, электрондық кестелердегі макростардың орнына біз қазір сценарийлерді қолданамыз, бұл Forex Club қызметкерлері үшін одан да ыңғайлы болды. Біз балама таба алмаған жалғыз нәрсе - Forex Club қаржы бөлімі, ол 1C есептерін (скрипттермен және күрделі пішімдеумен) өңдейді. Сондықтан олар тек бірлесіп жұмыс істеу үшін Google Sheets-ке ауысты. Басқа құжаттар үшін олар әлі де кеңсе жиынтығын (Excel) пайдаланады.
Жалпы алғанда, Forex Club өзінің Microsoft Office лицензияларының шамамен 10%-ын сақтап қалды. Бұл мұндай жобалар үшін стандартты тәжірибе: қызметкерлердің аз бөлігі кеңсе жиынтықтарының кеңейтілген мүмкіндіктерін пайдаланады, сондықтан қалғандары жаңартуды оңай қабылдайды.
Айта кету керек, инфрақұрылымның қалған бөлігіне ешқандай үлкен өзгерістер енгізілген жоқ. Forex Club операциялық тапсырмалар үшін Google Keep енгізгенімен, Jira және Confluence қызметтерін пайдалануды жалғастырды. Jira және Confluence қызметтерін G Suite-пен біріктіру үшін біз деректерді жылдам беруге мүмкіндік беретін плагиндерді орналастырдық. Бақылау жүйесі көптеген қосымша құралдармен бірге қалды: Trello, Teamup, CRM, Metrica, AWS және басқалары. Әрине, жүйелік әкімшілер филиалдарда қалды.
Chromebook эксперименті
Шығындарды азайтудың жолын іздеп, Forex Club барлығын Chromebook негізіндегі мобильді жұмыс станцияларына ауыстыруды қарастырды. Құрылғының өзі өте арзан, ал бұлттық қызметтерді пайдалану оны тез орналастыруға мүмкіндік берді.
Біз сату бөліміндегі 25 пайдаланушыдан тұратын шағын топта мобильді жұмыс станцияларын сынақтан өткіздік. Бұл бөлімдегі қызметкерлердің тек веб арқылы жұмыс істеуіне кедергі келтіретін ешқандай міндеттері болған жоқ, сондықтан көші-қон олар үшін кедергісіз болуы керек еді. Дегенмен, сынақ арзан Chromebook аппараттық құралы барлық Forex Club корпоративтік қосымшаларын дұрыс іске қосу үшін жеткіліксіз екенін көрсетті. Сонымен қатар, техникалық сипаттамаларға сай келетін қымбатырақ модельдер бағасы бойынша бірдей операциялық жүйеге негізделген дәстүрлі ноутбуктармен салыстыруға болатын болып шықты. WindowsАқырында олар жобадан бас тартуға шешім қабылдады.
G Suite-пен не өзгерді?
Барлық теріс пікірлер мен сенімсіздікке қарамастан, оқытудан кейін үш ай өткен соң, сауалнамаға қатысқан қызметкерлердің 80%-ы G Suite құжаттарды басқаруды шынымен де жеңілдеткенін айтты. Бұл ауысу сонымен қатар қызметкерлердің мобильділігін арттырды, қызметкерлер киетін құрылғыларды көбірек пайдалана бастады:
Forex Club мәліметтері бойынша мобильді құрылғыларды пайдалану статистикасы
Google Forms кеңінен танымал болды. Олар бөлімдерге бұрын электрондық пошта және қолмен деректерді жинауды қажет ететін сауалнамаларды тез жүргізуге мүмкіндік береді. Google Chat және Hangouts Meet жүйелеріне көшу ең көп сұрақтар мен шағымдарды тудырды, себебі олар жалпы алғанда аз мүмкіндіктерді ұсынады, бірақ оларды пайдалану компанияға көптеген хабар алмасу қолданбаларына деген қажеттілікті жоюға мүмкіндік берді.
Бізбен бірге жұмыс істеген Дмитрий Островерхов жобаның нәтижелерін былай деп қорытындылады: «Жоба Forex Club IT инфрақұрылымының шығындарын азайтты және оны қолдауды жеңілдетті. Бұл мәселелерді Google шешетіндіктен, процестерді қолдау міндеттерінің тұтас қабаты жойылды. Енді барлық қызметтерді қашықтан конфигурациялауға, бірнеше Google әкімшісі қолдауға болады, ал IT бөлімі басқа міндеттерге уақыт пен ресурстарды босатады».
Ақпарат көзі: www.habr.com
