Біз технологияларымыз қалай көмектесетіні туралы бірнеше рет жазғанбыз және тіпті құжаттардың кез келген түрінен ақпаратты өңдеу және есеп жүйесіне деректерді енгізу. Бүгін біз сізге қалай жүзеге асырғанымызды айтамыз в – Мәскеудегі жылу мен ыстық судың ең ірі жеткізушісі.
Өзіңізді қарапайым бухгалтердің орнында елестетіңіз. Біз бұл оңай емес екенін түсінеміз, бірақ бәрібір тырысыңыз. Күн сайын сіз көптеген қағаз шоттар, шот-фактуралар, сертификаттар және т.б. аласыз. Және әсіресе көп - есеп беру алдындағы күндерде. Барлық реквизиттер мен сомалар тез және мұқият тексеріліп, қайта теріліп, бухгалтерлік есеп жүйесіне енгізіліп, операцияларды қолмен жүргізіп, құжаттарды мұрағатқа жөнелту керек, осылайша оларды ішкі аудиторларға, салық қызметіне, тарифке тексеруге жедел ұсынуға болады. реттеуші органдар және т.б. Қиын ба? Бірақ бұл көптеген компанияларда бар бұрыннан келе жатқан бизнес тәжірибесі. МОЭК-пен бірлесе отырып, біз бұл тынымсыз жұмысты жеңілдетіп, оны ыңғайлы еттік. Егер сізді оның қалай болғаны қызықтырса, мысыққа қош келдіңіз.
Фотосуретте Еуропадағы ең ірі жылу энергиясын өндіруші Мәскеу ЖЭО-21 көрсетілген. Бұл станцияда өндірілетін жылуды МОЭК Мәскеудің солтүстігіндегі 3 миллион тұрғынды қамтамасыз етеді. .
МОЭК-тің Мәскеуде он жарым филиалы бар. Олар 15 811 шақырым жылу желілеріне, 94 жылу станциялары мен қазандықтарға, 10 000 жылу пункттері мен 24 сорғы станцияларына қызмет көрсетеді, сондай-ақ жаңа жылу жүйелерін салып, орнатуда. Компания кәсіпкерлік қызмет үшін әртүрлі жабдықтар мен қызметтерді сатып алады: . Сатып алуға бастамашы болған әрбір бөлімшеде құжаттарды дайындауды арнайы қызметкерлер – келісім-шарт бойынша жетекшілер жүзеге асырады.
Үлкен компанияда келісім-шарттар қалай жұмыс істейді? Кураторлар келісім жасасқанда, олар контрагенттерінен көптеген маңызды қағаз құжаттарын алады: жеткізу хаттары, қызмет көрсету сертификаттары, шот-фактуралар, сертификаттар және т.б. Әдетте, куратор іскерлік құжаттарды сканерлейді, содан кейін сканерлеулерді кәсіпорын ресурсындағы тапсырысқа қосады. басқару жүйесі. Қаржылық бақылаушы барлық деректерді қолмен тексереді. Осыдан кейін куратор құжаттардың түпнұсқасын бухгалтерияға апарады. Немесе курьер мұны жасайды, содан кейін құжаттарды тасымалдау ұзағырақ уақыт алуы мүмкін - бірнеше сағаттан екі күнге дейін.
Және бәрі жақсы болар еді, бірақ көптеген басқа компаниялардағыдай:
- Құжаттар бухгалтерияға есеп беруден бірнеше күн бұрын келуі мүмкін. Сосын есепшілер жұмыс орнында күндіз-түні отыруға мәжбүр. Барлық шот-фактуралардың, шот-фактуралардың және т.б. дұрыс толтырылғанын қолмен тексеру керек.Содан кейін бәрі дұрыс болса, қызметкер деректерді бухгалтерлік есеп жүйесіне қайта теріп, проводка жасайды. Сонымен қатар, бухгалтердің уақытының 90% деректерді қайта басып шығаруға жұмсалады - реквизиттер, сомалар, күндер, элементтердің нөмірлері және т.б. Осыған байланысты қателесу қаупі бар.
- Құжаттар қателермен келуі мүмкін. Кейде кейбір шоттар немесе сертификаттар жоқ. Кейде бұл есеп берудің алдындағы соңғы күндері анық болады. Осыған байланысты құжатты бекіту мерзімі кешіктірілуі мүмкін.
- Жазбаларды жүргізгеннен кейін бухгалтерлер шот-фактураларды, шот-фактураларды және актілерді қағаз және электронды мұрағатта бөлек сақтайды. Неліктен бұл қиын? Мысалы, МОЭК тариф бойынша жұмыс істейді, сондықтан өз шығындары туралы атқарушы органдарға жүйелі түрде есеп беруге міндетті. Ал бухгалтерияға кезекті мемлекеттік немесе салықтық тексеру келгенде қызметкерлер ұзақ уақыт құжат іздеуге мәжбүр.
МОЭК есеп бөлімі бұрын былай көрінетін:
МОЭК энергетика саласында бірінші болып транзакцияларды тез жабу және есептерді ұсыну, сатып алудағы нарықтық өзгерістерді жақсы бағалау және қаржылық стратегиясын жоспарлау үшін осы схеманы қайта құру және жеңілдету туралы шешім қабылдады. Бухгалтерия қызметінің көпжылдық жүйесін өз бетімен өзгерту оңай болған жоқ, сондықтан компания оны серіктесі – ABBYY компаниясымен бірге трансформациялауды ұйғарды.
Айтылды орындалды
ABBYY мамандарының командасы МОЭК-те ақпаратты интеллектуалды өңдеуге арналған әмбебап платформаны енгізді және конфигурацияланған:
- құжаттарды өңдеуге арналған икемді сипаттамалар (деректерді алу үлгілері). Біз Хабреде бұл не және ол не үшін қажет екендігі туралы егжей-тегжейлі сөйлестік и . Шешімді пайдалана отырып, МОЭК құжаттардың 30-дан астам түрін өңдейді (мысалы, орнатылған жабдықтың сертификаты немесе агенттік алымдар туралы сертификат) және олардан 50-ден астам атрибуттарды (құжат нөмірі, ҚҚС қоса алғанда жалпы сома, сатып алушының, сатушының аты-жөні, мердігер, тауар саны және т.б.);
- ABBYY FlexiCapture, SAP және OpenText бағдарламаларын қосатын тексерулерді орындауға және деректерді жүктеп салуға арналған қосқыш. Қосқыштың арқасында әртүрлі каталогтарды пайдаланып тапсырыс пен келісім-шарттағы деректерді автоматты түрде тексеру мүмкін болды. Бұл туралы төменде айтатын боламыз;
- OpenText негізіндегі электрондық мұрағатқа құжаттарды экспорттау. Енді барлық құжаттарды сканерлеу бір жерде сақталады;
- құжаттардың сканерленген кескіндеріне сілтемелері бар SAP ERP жүйесіндегі бухгалтерлік жазбалар жобасы.
Содан кейін ABBYY және MOEK қызметкерлері есепші электрондық мұрағаттағы кез келген атрибут бойынша маңызды шоттарды бірнеше секунд ішінде тауып, салықтық тексерулерге тапсыруы үшін іздеу формасын әзірледі.
Іздеу 26 түрлі критерий арқылы мүмкін болады (суретті шертуге болады):
МОЭК бүкіл жүйені сәтті сынақтан өткізгеннен кейін ол іске қосылды. Бекітулерді, түсіндірулерді және жақсартуларды қоса алғанда, бүкіл жоба 10 айда аяқталды.
ABBYY FlexiCapture енгізгеннен кейінгі жұмыс схемасы:
Сіз ештеңе өзгермегендей сезінесіз бе? Иә, бизнес-процесс өзгеріссіз қалады, енді функциялардың көпшілігін машина орындайды.
Сымдар, аяқталды!
Қазір жағдай қалай? Келісімшарттың кураторы жылу электр станцияларына сорғыларды жеткізу немесе, мысалы, жылу желілерін салу бойынша мәміле үшін бастапқы құжаттар жинағын алды делік. Маманға енді құжаттардың толықтығы мен мазмұнын өзі тексеріп, курьерді шақырып, құжаттардың түпнұсқасын бухгалтерияға жіберудің қажеті жоқ. Куратор қол қойылған бастапқы құжаттар жинағын жай сканерлейді, содан кейін технология өз қолына алады.
Желіні сканерлеу жүйесін пайдалана отырып, қызметкер сканерлеуді TIFF немесе PDF пішімінде өзінің ыстық қалтасына немесе электрондық поштасына жібереді. Содан кейін ол ABBYY FlexiCapture веб-енгізу станциясын ашады және өңделетін құжат жиынының түрін таңдайды. Мысалы, «агенттік алымдармен жұмыстарды/қызметтерді сатып алу», «материалдық-техникалық ресурстарды алу (МТР)» немесе «мүлікті есепке алу».
Жиын түрі жүйе жіктеуі, тануы және тексеруі тиіс қажетті құжаттар мен деректердің саны мен түрлерін анықтайды.
Куратор тану үшін сканерлеулерді жүктеп салады. Жүйе автоматты түрде барлық құжаттардың бар-жоғын, әрбір қағаздың мазмұнын тексереді, ал сервер реквизиттерді - келісім-шарт күнін, сомасын, мекенжайын, салық сәйкестендіру нөмірін, бақылау-өткізу пунктін және басқа деректерді таниды. Айтпақшы, МОЭК бұл әдісті Ресейдегі алғашқы энергетикалық компания болып табылады.
Куратор барлық құжаттарды жүктеп салмаса немесе кейбір шот-фактурада барлық деректер болмаса, жүйе мұны байқап, қызметкерден қатені түзетуді дереу сұрайды:
Жүйе шағымданады және жетіспейтін құжаттарды қосуды сұрайды (бұдан әрі скриншоттарды басуға болады):
Жүйе құжаттың мерзімі өткенін байқады:
Осылайша, қызметкерге құжаттың дұрыс жасалғанын анықтау қажет емес. Егер бәрі дұрыс болса, деректерді тексерудің көпшілігі веб-кіріс станциясында автоматты түрде орындалады. SAP ERP жүйесінде көрсетілген тапсырыс нөмірін енгізу жеткілікті. Осыдан кейін танылған деректер SAP-те өңделген ақпаратпен салыстырылады: контрагенттің СТН және KPP, келісім-шарт нөмірлері мен сомалар, ҚҚС, өнім немесе қызмет номенклатурасы. Бір құжатты өңдеу және тексеру бірнеше минутты алады.
Мәліметтерді пайдалана отырып - INN және KPP - каталогтан қажетті компанияны таңдауға болады:
Егер шот-фактурада немесе шот-фактурада қате болса, ол құжатты мұрағатқа экспорттауға мүмкіндік бермейді. Мысалы, құжат дұрыс құрастырылмаса немесе таңбалардың бірі дұрыс танылмаса, жүйе мұны көрсетеді және қызметкерден барлық қателерді түзетуді сұрайды. Міне, мысал:
Жүйе «Василек» ЖАҚ МОЭК жеткізушілер тізіміне кірмегенін анықтады.
Бұл қызметкерлерге құжат бухгалтерияға жеткенге дейін қателерді бақылауға мүмкіндік береді.
Егер барлық тексерулер сәтті аяқталса, бір рет басу арқылы құжаттың сканерленген көшірмесі OpenText электрондық мұрағатына жіберіледі, ал сілтеме мен оның метадеректері бар карта SAP жүйесінде пайда болады. Бухгалтер немесе куратор электронды мұрағатта қажетті тапсырыс бойынша құжаттар тізімін және құжаттарды кім, қандай мерзімде және қандай нәтижемен өңдегені туралы ақпаратты әрқашан көре алады.
Петр Петрович электронды мұрағатқа қарады, ...
...No1111 бұйрыққа құжаттарды кім жүктегенін көру.
ABBYY FlexiCapture қолданбасынан SAP жүйесіне деректер мен сканерлеулерді жүктеп салғаннан кейін, алдын ала толтырылған деректер мен құжаттардың сканерленген кескіндеріне сілтемелері бар транзакция жобасы пайда болады.
Сымдарды тарту:
Содан кейін бухгалтер дайын жобаға сілтемесі бар электрондық пошта хабарламасын алады және сканерлейді. Маманға енді қағазбен күресудің қажеті жоқ. Ол транзакцияның жалпы сомасын, мөр мен қолдың бар-жоғын сканерлеуді тексеріп, транзакцияны жасаса болғаны. Есепші қазір оған бір минуттан аз уақыт жұмсайды.
Жоба нәтижелері
- ABBYY технологияларын пайдалана отырып, MOEK бухгалтерлік есепті ғана емес, сонымен қатар қаржылық бақылауды да жеңілдетіп, жеделдетті. Хабарлама жасау үшін қызметкерлерге түпнұсқа құжаттары бар курьерді күтудің қажеті жоқ - олар бір рет басу арқылы электронды мұрағаттан тексерілген деректермен сканерлеуді алуы керек. Рас, қағаз құжат әлі де қажет. Бірақ енді оны кейінірек бухгалтерияға жіберуге болады. Ол жерге келгеннен кейін қызметкер бухгалтерлік есеп жүйесіндегі «Түпнұсқа алынды» ұяшығын белгілейді.
- Қызметкерлер транзакция туралы барлық қажетті деректерді сканерлеуден дереу алады, транзакцияларды уақытында жасайды және барлық құжаттарды алдын ала есеп беруге дайындайды. Енді олар не ішкі, не сыртқы тексеруден қорықпайды.
- Бухгалтерлер қаржылық операцияларды 3 есе жылдам жүргізеді, ал МОЭК есепті кезеңді 10 күн бұрын жабады.
- Барлық МОЭК филиалдары есеп құжаттарын бірыңғай электронды мұрағатта сақтайды. Осының арқасында кез келген шот-фактураны, келісім-шартты немесе аяқталу актісін, сондай-ақ олардан кез келген атрибуттарды (сомалар, ҚҚС, өнім немесе қызмет ауқымы) бұрынғыдан 4 есе жылдам таба аласыз.
- Шешім жылына 2,6 миллион беттен астам құжаттарды өңдейді.
Орнына жасасу
MOEK пайдаланады 2 жыл бойы және осы уақыт ішінде мен статистика жинадым. Есепшілер жазбалардың 95 пайызын жобаларға өзгеріс енгізбей-ақ жүргізетіні белгілі болды. Бұл болашақта мұндай хабарламаларды толығымен автоматты түрде өткізіп жіберуге болатынын білдіреді. Бұл өнім компанияның бизнес-процестеріне «жасанды интеллект» элементтерін енгізу жолындағы компанияның алғашқы қадамы болды: MOEK сәйкес бағдарламаны әзірлеуде.
Басқа ресейлік компаниялар да бухгалтерлік есеп жұмысын автоматтандыруда: оны қарапайым және ыңғайлы етеді. Мысалы, ABBYY технологияларын пайдалана отырып, қаржылық бақылау қызметі «» Маңызды іскерлік ақпаратты 2 есе тезірек алады және қажетті шот-фактуралар мен жеткізу жазбаларын іздеуге 20% аз уақыт жұмсайды. Ақпаратты өңдеудің интеллектуалды технологиялары холдингтің бухгалтерлік есеп бөлімінің қызметкерлеріне көмектеседі».» жаппай салықтық тексерулер кезінде қажетті қаржылық құжаттарды бірден табады. 2019 жылы компания мамандары шамамен 10 миллион бет құжатты өңдеуді жоспарлап отыр.
MOEK және ABBYY жобалары туралы көбірек білгіңіз келе ме? 3 сәуірде сағат 11:00-де МОЭК ақпараттық технологиялар орталығы басшысының орынбасары Владимир Феоктистов тегін . Сұрақ қойғыңыз келсе қосылыңыз.
Елизавета Титаренко,
ABBYY корпоративтік блог редакторы
Ақпарат көзі: www.habr.com