Жаңадан бастаған бизнесмендердің жиі кездесетін қателігі - олар деректерді жинауға және талдауға, жұмыс процестерін оңтайландыруға және негізгі көрсеткіштерді бақылауға жеткілікті назар аудармайды. Бұл өнімділіктің төмендеуіне және уақыт пен ресурстардың оңтайлы емес ысырап болуына әкеледі. Процестер нашар болғанда, бірдей қателерді бірнеше рет түзетуге тура келеді. Клиенттер саны көбейген сайын қызмет нашарлайды және деректерді талдаусыз нені жақсарту керек екендігі туралы нақты түсінік жоқ. Соның салдарынан шешімдер еріксіз қабылданады.
Бәсекеге қабілетті болу үшін заманауи бизнес сапалы өнімдер мен қызметтерден басқа, ашық процестерге ие болуы және аналитикалық деректерді жинауы керек. Онсыз бизнестегі нақты жағдайды түсіну және дұрыс шешім қабылдау қиын. Сондықтан сіздің арсеналыңызда қолдануға ыңғайлы ғана емес, сонымен қатар жұмысыңызды жеңілдетуге және барынша ашық процестерді жасауға мүмкіндік беретін қажетті құралдардың болуы маңызды.
Бүгінгі таңда көптеген құралдар мен шешімдер бар. Бірақ кәсіпкерлердің көпшілігі оларды пайдаланбайды, өйткені олар не құндылықты көрмейді, не оларды қалай пайдалану керектігін түсінбейді, немесе олар қымбат, немесе күрделі немесе 100500 XNUMX басқа. Бірақ мұндай құралдарды өздері ойлап тапқан, тапқан немесе жасағандар орта мерзімді перспективада артықшылыққа ие болды.
10 жылдан астам уақыт бойы мен бизнеске процестерді автоматтандыру және цифрлық түрлендіру арқылы кірісті арттыруға көмектесетін IT өнімдері мен шешімдерін жасап келемін. Мен ондаған стартаптарды табуға көмектестім және бүкіл әлем бойынша жүздеген мың адамдар пайдаланатын ондаған онлайн құралдарды жасадым.
Міне, менің тәжірибемдегі цифрлық трансформацияның артықшылықтарын көрсететін жақсы мысалдардың бірі. Бір шағын американдық заң фирмасы үшін мен және менің командам заңдық құжаттарды жасауға арналған құрал жасадық, ол заңгерлерге құжаттарды тезірек жасауға мүмкіндік берді. Ал кейінірек бұл құралдың функционалдығын кеңейте отырып, біз онлайн сервис құрдық және компанияны толығымен өзгерттік. Енді олар өз қалаларында ғана емес, бүкіл ел бойынша тұтынушыларға қызмет көрсетеді. Үш жыл ішінде компанияның капиталдандыруы бірнеше есе өсті.
Бұл мақалада мен сіздермен бизнестің негізгі көрсеткіштерін бақылаудың ашық жүйесін құрудың нақты тәжірибесімен бөлісемін. Мен цифрлық шешімдерді пайдалану құндылығын енгізуге тырысамын, оның қиын емес және әрқашан қымбат емес екенін көрсетемін. Ендеше, кеттік!
Бұл қалай басталды
Егер сізде бұрын болмаған нәрсеге ие болғыңыз келсе, ешқашан жасамаған нәрсені істеуге тура келеді.
Coco Chanel
Әйелім декреттік демалыста болудан шаршады, біз шағын кәсіп – балалар ойын бөлмесін ашуды ұйғардық. Менің жеке бизнесім болғандықтан, әйелім ойын бөлмесіне толығымен қамқорлық жасайды, мен стратегиялық мәселелер мен дамуға көмектесемін.
Бизнесті ашудың егжей-тегжейлері - бұл мүлдем басқа оқиға, бірақ деректерді жинау және бәсекелестерді талдау кезеңінде осы бизнестің нақты мәселелерін көрсетумен қатар, біз бәсекелестердің көпшілігі күреспеген ішкі процестердің мәселелеріне назар аудардық. .
Мені таң қалдырғаны, XNUMX ғасырда ешкім дерлік CRM-ді қандай да бір түрде сақтамады; көбісі жазбаша, дәптерлерде жазбалар жүргізді. Бұл ретте меншік иелерінің өздері қызметкерлердің ұрлық жасайтынына, есептеу кезінде қателіктер жіберетініне және қайта есептеуге және бухгалтерлік кітаптағы жазбаларды тексеруге көп уақыт жұмсайтынына, брондаулар мен салымдар туралы деректер жоғалып кеткеніне, клиенттер белгісіз себептермен кетіп қалғанына шағымданды. олар.
Жиналған деректерді талдай отырып, біз олардың қателіктерін қайталағымыз келмейтінін және осы тәуекелдерді барынша азайтатын ашық жүйе қажет екенін түсіндік. Біріншіден, біз дайын шешімдерді іздей бастадық, бірақ талаптарымызды толық қанағаттандыратындарын таба алмадық. Содан кейін мен өз жүйемді жасауды шештім, бірақ идеалды емес, бірақ жұмыс істейтін және арзан (дерлік тегін).
Құралды таңдаған кезде мен келесі критерийлерді ескердім: ол арзан болуы керек, ол икемді және қол жетімді болуы керек және оны пайдалану оңай болуы керек. Мен бұл бизнес үшін толыққанды, қуатты және қымбат жүйені жаза алар едім, бірақ бізде аз уақыт пен бюджет аз болды, сонымен қатар біз жобамыздың жұмыс істейтінін толық түсінбедік және оған көп ресурстарды жұмсау қисынсыз болар еді. бұл жүйе. Сондықтан, гипотезаны сынау кезінде мен MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) арқылы бастауды және ең аз инвестициямен мүмкіндігінше қысқа мерзімде жұмыс нұсқасын жасауды және уақыт өте келе оны аяқтауды немесе қайта жасауды шештім.
Нәтижесінде менің таңдауым Google қызметтеріне түсті (Drive, Sheets, Calendar). Енгізу/шығару ақпаратының негізгі көзі Google Sheets болып табылады, өйткені әйелімнің электрондық кестелермен жұмыс істеу тәжірибесі бар, қажет болған жағдайда ол өз бетінше өзгертулер енгізе алады. Сондай-ақ, мен бұл құралды компьютерді пайдалануды онша білмейтін қызметкерлер де қолданатынын және оларға кестеге деректерді енгізуді үйрету кейбір арнайы мамандармен жұмыс істеуді үйретуден әлдеқайда оңай болатынын ескердім. 1С сияқты бағдарлама.
Кестелерге енгізілген деректер нақты уақыт режимінде өзгереді, яғни кез келген уақытта сіз компанияның жағдайын көре аласыз, қауіпсіздік орнатылған, белгілі бір тұлғаларға кіруді шектей аласыз.
Архитектура мен деректер құрылымын дамыту
Балалар ойын бөлмесі бірнеше негізгі қызметтерді ұсынады.
- Стандартты сапар — клиент балаларының ойын бөлмесінде өткізетін уақытты сатып алғанда.
- Бақыланатын сапар — клиент балаларының ойын бөлмесінде өткізетін уақытты сатып алғанда және бақылау үшін қосымша ақы төлегенде. Яғни, клиент баланы тастап, өз ісімен айналыса алады, ал бөлме қызметкері ата-анасы жоқ кезде баланы бақылап, ойнайды.
- Ашық туған күн — клиент тамақтандыруға және қонақтарды орналастыруға арналған бөлек үстелді жалға алады және ойын бөлмесіне стандартты түрде бару үшін төлейді, ал бөлме әдеттегідей жұмыс істейді.
- Жабық туған күн — клиент бүкіл үй-жайды жалға алады, жалға алу кезеңінде бөлме басқа клиенттерді қабылдамайды.
Иесінің бөлмеге қанша адам барғанын, олардың жасы қандай екенін, қанша уақыт жұмсағанын, қанша ақша тапқанын, қанша шығын болғанын білу маңызды (әкімшіге бірдеңе сатып алу немесе төлеу қажет болады. бір нәрсе үшін, мысалы, жеткізу немесе су), Қанша туған күн болды?
Кез келген IT-жоба сияқты мен де болашақ жүйенің архитектурасын ойластырып, деректер құрылымын өңдеуден бастадым. Әйелі бизнесті басқаратындықтан, ол көруге, бақылауға және басқаруға қажет нәрсенің бәрін біледі, сондықтан ол тапсырыс беруші ретінде әрекет етті. Біз бірге ми шабуылын өткіздік және жүйеге қойылатын талаптарды құрастырдық, оның негізінде мен жүйенің функционалдығын ойластырып, Google Drive-та файлдар мен қалталардың келесі құрылымын жасадым:
«Қорытынды» құжаты компания туралы жалпы ақпаратты қамтиды: кірістер, шығыстар, аналитика
«Шығындар» құжатында компанияның ай сайынғы шығындары туралы ақпарат бар. Ашық болу үшін санаттарға бөлінеді: кеңсе шығындары, салықтар, персонал шығындары, жарнамалық шығындар, басқа шығындар.
ай сайынғы шығындар
Жылдағы шығындардың жиынтық кестесі
Табыс қалтасында 12 Google Sheets файлы бар, әр айға бір. Бұл қызметкерлер күнделікті толтыратын негізгі жұмыс құжаттары. Оларда міндетті бақылау тақтасы қойындысы және әрбір жұмыс күні үшін қойындылар бар. Бақылау тақтасының қойындысы істерді жылдам түсіну үшін ағымдағы айға қажетті барлық ақпаратты көрсетеді, сонымен қатар бағаларды орнатуға және қызметтерді қосуға мүмкіндік береді.
Бақылау тақтасы қойындысы
Күнделікті қойынды
Бизнесті дамыту барысында жеңілдіктер, жазылымдар, қосымша қызметтер, іс-шаралар түрінде қосымша қажеттіліктер пайда бола бастады. Біз мұның бәрін уақыт өте келе іске асырдық, бірақ бұл мысал жүйенің негізгі нұсқасын көрсетеді.
Функционалдылықты құру
Мен негізгі көрсеткіштерді анықтағаннан кейін, құрылымдардың архитектурасын және деректер алмасуын әзірлегеннен кейін мен енгізуді бастадым. Мен жасаған бірінші нәрсе - кіріс қалтасында Google Sheet құжатын жасау болды. Мен онда екі қойынды жасадым: бақылау тақтасы және айдың бірінші күні, оған келесі кестені қостым.
Негізгі жұмыс парағы
Бұл Әкімші жұмыс істейтін негізгі жұмыс парағы. Ол жай ғана қажетті өрістерді толтыруы керек (қызыл түспен белгіленген) және жүйе барлық қажетті көрсеткіштерді автоматты түрде есептейді.
Енгізу қателері мен ыңғайлылықты азайту үшін «Кіру түрі» өрісі ұсынылатын қызметтердің ашылмалы тізімі ретінде енгізілді, оны бақылау тақтасы бетінде өңдеуге болады. Ол үшін осы ұяшықтарға деректерді тексеруді қосамыз және деректерді алу ауқымын көрсетеміз.
Есептердегі адам қатесін азайту үшін мен клиенттің бөлмеде өткізген сағаттарын және төленетін ақша сомасын автоматты есептеуді қостым.
Ол үшін Әкімші клиенттің келу уақытын (Е бағаны) және кету уақытын (F бағаны) HH: MM пішімінде жай ғана белгілеуі керек. Клиенттің ойын бөлмесінде өткізетін жалпы уақытын есептеу үшін мына формуланы қолданамын:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Қызметтерді пайдалану үшін ақша сомасын автоматты түрде есептеу үшін бізге күрделірек формуланы қолдануға тура келді, өйткені бір сағаттың бағасы қызмет түріне байланысты өзгеруі мүмкін. Сондықтан QUERY функциясы арқылы деректерді бақылау тақтасы бетіндегі қызметтер кестесіне байланыстыруға тура келді:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Негізгі әрекеттерден басқа, мен қажетсіз IFERROR немесе ISBLANK қателерін жою үшін қосымша функцияларды, сондай-ақ ROUNDDOWN функциясын қостым - ұсақ-түйектерге алаңдамау үшін мен соңғы соманы төмендетіп, клиентке қарай дөңгелектедім.
Негізгі табыстан (жалдау уақытынан) басқа, балалар ойын бөлмесінде қызмет көрсету немесе ойыншықтарды сату түріндегі қосымша кіріс бар, ал қызметкерлер кейбір шағын шығындарды жасайды, мысалы, ауыз суға төлеу немесе мақтау үшін кәмпит сатып алу, мұның барлығын да ескеру керек.
Сондықтан мен бұл деректерді жазатын тағы екі кестені қостым:
Белгілермен жұмыс істеуді жеңілдету үшін мен оларды боядым және ұяшықтарға шартты пішімдеуді қостым.
Негізгі кестелер дайын, енді бір күнде қанша табыс тапқаныңызды және бұл ақшаның қаншасы кассада және картада қаншасы бар екенін анық көру үшін негізгі көрсеткіштерді бөлек кестеге қою керек.
Төлем түрі бойынша ақшаны жинақтау үшін мен қайтадан QUERY функциясын қолдандым:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Жұмыс күнінің соңында әкімші кірісті екі рет тексеруі керек және қолмен қайта есептеуді қажет етпейді. Біз адамды қосымша жұмыс істеуге мәжбүрлемейміз, иесі кез келген уақытта жағдайды қарап, бақылай алады.
Барлық қажетті кестелер дайын, енді біз әр күн үшін қойындының көшірмесін жасап, нөмірлеп, келесіні аламыз.
Тамаша! Барлығы дерлік дайын, тек айдың барлық негізгі көрсеткіштерін бақылау тақтасының қойындысында көрсету қалды.
Айдағы жалпы табысты алу үшін келесі формуланы жазуға болады
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1мұндағы D1 - күнделікті кірісі бар ұяшық, ал "1", "2" және т.б. - қойындының атауы. Дәл осылай қосымша кірістер мен шығыстар туралы мәліметтерді аламын.
Түсінікті болу үшін мен жалпы табыстылықты санат бойынша көрсетуді шештім. Мұны істеу үшін мен барлық қойындылардан күрделі таңдау және топтау жасауым керек болды, содан кейін бос және қажет емес жолдарды сүзгіден өткізіп, алып тастадым.
Категория бойынша табыстылық
Кірістерді есепке алудың негізгі құралы дайын, енді біз файлды жылдың әр айы үшін қайталайтын боламыз.
Мен кірістерді есепке алу және бақылау құралын жасағаннан кейін мен шығыстар кестесін құруға кірістім, онда біз барлық ай сайынғы шығындарды: жалдау ақысын, жалақыны, салықтарды, тауарларды сатып алуды және басқа да шығындарды есепке аламыз.
Ағымдағы жыл қалтасында мен Google Sheet құжатын жасап, оған 13 қойынды, бақылау тақтасы және он екі ай қостым.
Бақылау тақтасы қойындысы
Түсінікті болу үшін бақылау тақтасының қойындысында мен бір жылдың қаржылық шығындары туралы барлық қажетті ақпаратты қорытындыладым.
Әр ай сайынғы қойындыда мен компанияның барлық ақшалай шығындарын санат бойынша қадағалайтын кесте жасадым.
Ай қойындысы
Бұл өте ыңғайлы болды, енді сіз компанияның барлық шығындарын көре аласыз және бақылай аласыз, қажет болған жағдайда тарихқа қарап, тіпті талдау жасай аласыз.
Кірістер мен шығыстар туралы ақпарат әртүрлі файлдарда орналасқан және бақылауға өте ыңғайлы емес болғандықтан, мен иесіне компанияны бақылау және басқару үшін қажетті барлық ақпаратты жинайтын бір файл жасауды шештім. Мен бұл файлды «Қорытынды» деп атадым.
Жиынтық кесте
Бұл файлда мен кестелерден ай сайынғы деректерді алатын кестені жасадым, ол үшін стандартты функцияны қолдандым:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")мұнда бірінші аргумент ретінде құжат идентификаторын және екінші параметр ретінде импортталған ауқымды беремін.
Сосын жылдық балансты жасадым: қанша табыс тапты, қанша жұмсалды, қандай пайда болды, рентабельділік. Қажетті деректерді визуалды түрде көрсетті.
Ыңғайлы болу үшін, бизнес иесі барлық деректерді бір жерде көріп, файлдар арқылы жұмыс істемеуі үшін жылдың кез келген айын таңдау және негізгі көрсеткіштерді нақты уақыт режимінде көрсету мүмкіндігін біріктірдім.
Ол үшін мен ай мен құжат идентификаторы арасында сілтеме жасадым
Содан кейін мен «Деректер -> Деректерді тексеру» көмегімен ашылмалы тізімді жасадым, сілтеме ауқымын көрсеттім және құжатқа динамикалық сілтемемен импортты теңшедім.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")қорытынды
Көріп отырғаныңыздай, сіздің бизнесіңіздегі процестерді жақсарту көрінгендей қиын емес және оны орындау үшін сізге ешқандай супер дағдылар қажет емес. Әрине, бұл жүйенің көптеген кемшіліктері бар және бизнес өскен сайын оны пайдалану мүмкін болмайды, бірақ шағын бизнес үшін немесе гипотезаны сынау кезінде бұл тамаша шешім.
Бұл ойын бөлмесі осы шешіммен үшінші жыл жұмыс істейді, тек осы жылы, біз барлық процестерді анық түсінген кезде, біз өз клиентімізді және нарықты білеміз. Біз бизнесті басқарудың толыққанды онлайн құралын жасауды шештік.
PS
Бизнесіңізді бақылау үшін Google Sheets пайдалану өте ыңғайлы емес, әсіресе телефоныңыздан. Мен солай жасадым , ол барлық негізгі бизнес көрсеткіштерін нақты уақытта ыңғайлы форматта көрсетеді
Ақпарат көзі: www.habr.com