Барлығына сәлем, менің атым Константин Кузнецов, мен RocketSales компаниясының бас директоры және негізін қалаушымын. IT саласында даму бөлімі өз әлемінде өмір сүретін әдеттегі оқиға бар. Бұл ғаламда әрбір жұмыс үстелінде ауа дымқылдатқыштары, мониторлар мен пернетақталарға арналған көптеген гаджеттер мен тазартқыштар, және, ең алдымен, өзінің міндеті мен жобаны басқару жүйесі бар.
Ең бастысы не?
Кейбіреулер үшін бұл ештеңе емес шығар. Бірақ біз проблемаға тап болдық. Біз сату жүйелерін құрастырамыз және автоматтандырамыз, CRM енгіземіз және бизнес үшін бұлттық инфрақұрылым жасаймыз. Әзірлеу және өндіру бөлімдерінен басқа, клиенттік жобаларға көбінесе маркетологтар, сатушылар, бухгалтерлер және басқа қызметкерлер кіреді. Және біз жобаны басқарудың тиімді процесін қалай ұйымдастыру керектігі туралы ойлана бастадық.
Егер әзірлеу және өндіру процесі Jira немесе GitLab сияқты платформада ұйымдастырылса, онда дамудан басқа ешкім ненің не екенін түсінбейді. Үшінші тарап қызметкерін жобаға тарту үшін онымен кездесіп, контекстті түсіндіріп, тапсырманы бір жерде жазып алу керек, содан кейін жұмыс чаттарындағы дайындық деңгейін бақылап, чат арқылы нәтиже алып, оны Jira-ға енгізу керек. Және әр жолы.
Даму компанияның басқа бөлімшелерінен ажыратылған, олар бізді қалай тарту керектігін білмейді, ал біз оларға біздің қатысуымыз керек пе, жоқ па білмейміз.
Бір-екі жыл бұрын біз Asana платформасын таптық. Бұл материалда мен сізге әзірлеуді және өндірісті басқару процесін қалай ұйымдастырғанымызды айтқым келеді:
- бүкіл компания бір экожүйеде жұмыс істеді,
- барлығында жеткілікті функционалдылық болды,
- әр жобаның құнын сағатпен және ақшамен бағалау мүмкін болды,
- клиенттермен жұмыс ұзақ мерзімді болды: бір тапсырма аясында емес, идеялардың тұрақты артта қалуымен тұтас жоба аясында.
Асанамен танысу туралы аздап
Мен 10 жылымды жобаны басқаруға ыңғайлы бағдарламалық құралды іздеуге жұмсадым. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 және басқа да ондаған тапсырма трекерлері күш сынағынан өте алмады. Содан мен Асананы таптым. Және бәрі ойдағыдай болды.
Біздің ойымызша, бұл тапсырмалар мен жобаларды басқаруға арналған ең жақсы және ең жылдам дамып келе жатқан платформа. Бүгінгі таңда Asana танымалдығы мен пайдаланушылардың қанағаттанушылығы бойынша әлемдік көшбасшы болып табылады. Бұған g2 рейтинг кестесі дәлел.
Біз Asana-ның жанкүйерлеріміз, тіпті оны өз клиенттеріміз үшін жүзеге асыруға сертификат алдық.
Мен сатудан жобаны жүзеге асыруға дейінгі процесті қысқаша сипаттаймын
Біз IT қызметтерін сататындықтан, біздің шұңқырымыз өте ұзын және соңына қарай ол өндіріске, кейде әзірлеу бөліміне кіреді.
Сату бөлімі стандартты манипуляцияларды жүзеге асырады: аудит, КП бекіту, келісімге қол қою, мәмілені өндіріске беру. Өндіріс келісім-шартты қабылдамауы мүмкін: онда бюджетті, өндіріске беру күнін және жобаны жүзеге асырудың болжамды уақыт қорын көрсету керек.
amoCRM + Asana комбинациясының арқасында транзакцияны сату бөлімінен өндіріске және кері ауыстыру кезінде жұмыс еш жерде үзілмейді. Көк түс сату бөлімінің жауапкершілік аймағын, қызғылт сары - өндіріс бөлімін, ал қызғылт - әзірлеу бөлімін көрсетеді.
Дизайн бөлімінен айырмашылығы, әзірлеу бөлімі әрбір жобаға араласпауы маңызды. Кейде жүйені орнату реттелетін шешімдерді қажет етпейді.
Сонымен, менеджер жобаны өндіріске қабылдаған кезде, сату жөніндегі менеджер 1 рет басу арқылы Асанаға барады (скриншот). amoCRM жүйесінен жоба Asana жүйесінде автоматты түрде жасалады.
Жалпы клиенттік жоба тақтасында жоба картасы және коммерциялық ұсыныстары бар тапсырма (тапсырма) автоматты түрде жасалады. Қазіргі уақытта өндірістегі барлық клиенттер осы жерде көрсетіледі. Мұнда жауапты басшы тағайындалады, мерзімдер белгіленеді, жұмыс түрі таңдалады және тапсырма статустары өзгертіледі.
Менеджер тапсырмада ұсынылған автоматты бизнес-процестердің кез келгенін іске қоса алады:
- Клиент жобасын табу/жасау + Тапсырманы сол жерге тіркеңіз
- Тапсырманы транзакция ақпаратымен толтырыңыз
- Ағымдағы тапсырмадан мәміле жасаңыз
Жоба amoCRM-де көрсетілген барлық деректермен толтырылады. Қызмет түріне байланысты жұмыстың нақты блоктарын жүзеге асыру үшін бірден қосалқы тапсырмалар жинағы құрылады. Жоба менеджері егжей-тегжейлі тапсырмаларды бөлу, жауапкершіліктер мен мерзімдерді тағайындау үшін қалады.
Бұл кеңес жаңа жобаларды қабылдауға көмектеседі. Бірақ ағымдағы жағдайды бақылау және оған қауіп төндіретін жобалардың болуы ыңғайсыз.
Клиенттердің тапсырмалары мен жобаларын қалай топтастырамыз
Барлық жобалардың жалпы кеңесінен менеджер жобаны тағы 3 тақтаға қосады:
- клиенттің жеке тақтасы;
- белсенді клиенттер портфолиосы;
- менеджер портфолиосы.
Нысандардың әрқайсысы бізге не үшін қажет екенін анықтайық.
Скриншотта сіз көресіз клиенттің жеке тақтасы.
Неліктен бұл тақта?
Бұрын тапсырмалар бойынша ойлайтынбыз. Тапсырманы орындап, басқасын орындауға кеттім. Клиентке ол сұрағандай жұмыс жасап жатқанымыз белгілі болды. Бірақ біз ұзақ мерзімді қарым-қатынас орнатқымыз келді, сондықтан біз тапсырмалармен жұмыс істеуден клиенттермен жұмыс істеуге көштік.
Біз клиент үшін жақсартулар туралы барлық идеяларды жазып алуды қамтамасыз етеміз. Клиент абайсызда ауаға тастаған ой болса да, оны жөндеп, аяқтаймыз. Тапсырмалардың артта қалуы осылай қалыптасады, клиентпен жұмыс аяқталмайды.
Бұл тақтада не бар?
Біздің Asana бірнеше қызметтерге қосылған:
- CRM жүйесі (сату бөлімімен өзара әрекеттесу үшін),
- TimeDoctor (уақытты бақылау үшін),
- ERP жүйесі (барлық деректерді бір интерфейсте жинақтау үшін).
Біз Asana-да жылдам ресурстарды басқару панелін енгіздік. Тапсырманың үстіндегі тақтайшаны көрсетіп, тапсырманы орындауда кім және қанша уақыт жұмыс істегенін және қандай бонус алғанын көресіз.
Өндірістік бөлімнің жұмысы сағатпен бағаланады, сондықтан біз үшін әрбір қызметкердің клиент мәселелерін шешуге қанша уақыт жұмсағанын қатаң бақылау маңызды болды.
Тақтаны пайдаланудың қандай пайдасы бар?
Нәтижесінде ERP жүйесінде біз көреміз Жоба есебі. Мәміле күйі, жобаға қатысушылар, жоба бюджеті, жұмыс істеген сағаттардың саны және орындау мерзімі.
Біз ұқсас әзірлеу жобаларының құнын болжай аламыз, KPI есептеулері мүлдем ашық болады және әзірлеуге бір-екі сағат кетеді деген иллюзияға орын жоқ. Қажет болса, бізде әрқашан есеп беру үшін клиентке көрсете алатын интерфейс бар.
Асана портфельдері
Бұл функция Asana-да ұзақ уақыт бойы жүзеге асырылған. Бірақ біз оны бірден бағаламадық. Алдымен біз менеджерлеріміздің барлық жобаларын портфолиоға жинадық. Денис Киселев компанияда жұмыс істеген уақытында 61 клиентпен жұмыс істегені белгілі болды.
Білу керемет, бірақ оны жинауға кеткен уақытты ақтауға жеткіліксіз. Ал біз портфельдерде гол соғамыз. Асанадағы жобаны CRM жүйесіндегі бір транзакцияға теңестіргенде бәрі өзгерді.
Бұрын менеджер барлық жобаларға жазылды және Кіріс жәшігіндегі (хабарлама арнасы) барлық өзгерістер туралы хабарламаларды алды. Әрбір күй жаңартуы және жаңа түсініктеме ең жаңасынан бастап арнада көрсетілді. Дүйсенбіде менеджер отырды және кіріс жәшігіндегі тапсырмаларды ретімен орындады. Басымдылықтар туралы әңгіме болған жоқ, кейде маңызды міндеттерге қол жеткізілмеді.
Қазір қызметкерлер портфолиосы мен жобалық бөлімнің портфолиосы бар. Біріншіден, менеджер өз жобаларын басқарады, екіншісі менеджерге барлық қызметкерлердің ағымдағы жұмыс жүктемесіне қатысты басқару функциясын береді.
Дизайн бөлімінің портфолиосы
Скриншотта сіз қызметкерлер бойынша сұрыпталған жобаларды көре аласыз.
Аптасына бір рет жоба менеджері әрбір жобаның күйін жаңартады. Өткен аптада не істегенін және келесі аптада не жоспарланғанын жазады. Үш тегтің бірін орнатады: бақылауда, тәуекелде, проблемалар бар.
Менеджер мыналарды жылдам бағалай алады:
- дизайн бөліміндегі клиенттердің ағымдағы көлемі,
- әр менеджер үшін жұмыс істейтін жобалар саны,
- жобалар бойынша мерзімі өткен тапсырмалардың саны,
- проблемалардың болуы және жобаларға қатысу қажеттілігі,
- жобаның орындалу мерзімі, жұмсалған уақыт, шұңқыр кезеңі және жобаның басымдығы.
Портфолио бізге есеп беруге де көмектеседі. Жоба күйін жаңартқаннан кейін аяқталған және жоспарланған жұмыс туралы есеп автоматты түрде клиент чатына жіберіледі.
Қызметкер портфолиосы
Тіпті дизайн бөлімінің бастығының да өз портфолиосы бар. Егер, пах-пах-пах, ол өз билігін алып тастаса, жаңа адам бақылауындағы барлық жобаларды көреді, ол бақылауды жалғастыруы керек.
Желілік қызметкерлер портфолиодағы жүктемені жоспарлаудың ыңғайлылығын да жоғары бағалады. «Жүктеу» қойындысында Асана орындалу мерзімдерін ескере отырып, тапсырмалар көлемін талдайды және егер қызметкер тапсырмалардың шамадан тыс көлемін жоспарлаған болса, ескертеді. Бұл қойындыдан шықпай-ақ мерзімдерді өзгертуге және мәліметтерді реттеуге болады.
Қателерді шешу және пайдаланушы әзірлеу
Бізде дамуға жауапты бөлек команда бар. Бизнес-процестің бөлігі ретінде ол екі түрдегі тапсырмаларды алады:
- қате,
- жаңа даму.
Қателерді техникалық қолдау қызметі тексереді, маңыздылығын бағалайды және жұмысқа жібереді.
Әзірлеу тапсырмалары компанияның ішкі өнімінің артта қалуынан немесе клиенттің тиісті сұрауы болған жағдайда жоба менеджерінен келеді.
Даму процесі, жалпы алғанда, осылай көрінеді.
Тапсырмалар Асанадағы даму тақтасына түседі. Міне ол.
Тапсырма директоры «Қате» немесе «Мүмкіндік» түрін таңдайды, маңыздылық дәрежесін белгілейді, тапсырыс берушіні және тапсырма әсер ететін компанияның ішкі бөлімдерін көрсетеді. Тапсырма ішкі ережелердің барлық талаптарына сай болғанда, директор тапсырманың үстіндегі жоғарғы жолақтағы найзағай белгішесін нұқып, «Әзірлеу барысында бағалау» автоматты бизнес процесін іске қосады.
Әзірлеу бөлімінің басшысы бағалауға арналған жаңа тапсырма туралы хабарлама алады, ал тапсырманың өзі бағалау ұзақтығына аттас бөлек тақтаға ауыстырылады.
Бағалаудан кейін менеджер тапсырманы жоспарланған орындалған айға сәйкес спринтке ауыстырады. Тапсырмалар әрқашан бір уақытта бірнеше тақтада болады:
- жоба менеджерінің жеке тақтасында,
- техникалық қолдау тақтасында,
- дамыту тақтасында.
Тапсырманы бақылайтын барлық қатысушылар мен қызметкерлер тапсырманың орындалу барысын көреді, хабарландыруларды алады және тікелей тапсырмаға түсініктемелерде талқылаулар жүргізеді. Тапсырма орындалғаннан кейін жоба менеджері немесе жауапты техникалық қолдау маманы жобада жұмысты жалғастыру үшін оны өз жағына «қабылдайды».
Біз әзірлеу және өндірістік бөлімдерді командамен бір ортаға қайтарған кезде не болды?
Біріншіден, клиенттік жобалар ұзақ мерзімді бола бастады. Үнемі толықтырылып отыратын артта қалудың арқасында орташа есепшот өсті.
Екіншіден, жобалардың сапасы айтарлықтай жақсарды, өйткені әзірлеу бөлімі кез келген уақытта маркетинг, сату, бухгалтерлік есеп және т.б. сұрақтар қоя алады. Біз команданың қажетті құзыреттерін дер кезінде біріктіріп, мүлде басқа деңгейдегі шешімдерді ұсына алдық.
Үшіншіден, қызметкерлер, менеджерлер және клиенттер жоспарланған және орындалған тапсырмалардың толық ашықтығын алды. Біз жобаларды БАСҚАРУ жолын үйрендік және бұл адам факторын толығымен жоюға болатын абсолютті техникалық процесс екенін түсіндік.
Төртіншіден, ұжым біртұтас бола түсті. Бұрын қызметкерлер мифтік даму және өндірістік бөлімшелердің не істеп жатқанын білмеді.
Енді жүйелерді әзірлеу және техникалық конфигурациялау процесін көре отырып:
- сату бөлімі оны сату туралы идеялар мен шабыт табады,
- маркетологтар жазбалар, мақалалар, позициялау және жарнамалық мәтіндер үшін пайдалы мазмұнды үнемі қабылдайды,
- менеджерлер стратегияны реттей отырып, тұтынушылардың қажеттіліктері мен мінез-құлқын талдайды.
Нәтижесінде біз, біздің клиенттеріміз және серіктестеріміз пайда әкелетін «жеңіс-жең» трансформациясы болды. Түсініктемелерде өз пікіріңізбен бөліссеңіз қуанышты болар едім: менің мақаламда пайдалы нәрсе болды ма және сіз әзірлеуде жобаны басқарудың қандай әдістерін қолданасыз!
Ақпарат көзі: www.habr.com