Мен тапсырмаларды жүйелі түрде басқаруға тырыстым, бәлкім, 20-25 рет. Және әрбір әрекет, менің түсінгенімдей, екі себепке байланысты сәтсіз болды.
Біріншіден, тапсырмаларды орындауға уақыт бөлу үшін мұның не үшін жасалып жатқанын түсіну керек.
Сіз тапсырмаларды басқара бастайсыз, оларға уақыт жұмсайсыз, аз тапсырмаларды орындайсыз, бәрі жинала бастайды - не үшін?
Неге екенін түсінбейтін кез келген жұмысты орындау қиын. «Өміріңді ретке келтіру» ең адекватты мақсат емес, өйткені «тәртіпті өмір» - бұл анық емес құбылыс. Бірақ «белгісіздік деңгейін төмендету арқылы алаңдаушылық деңгейін төмендету» - бұл әлдеқайда нақты және жақсы мақсат, оны күніне бір сағат жұмсауға болады.
Екіншіден, мен оқыған барлық әдістемелер процестің соңғы күйін бірден сипаттайды. «Сіз ToDoIst-ті алып, оны жобаларға бөлуіңіз керек, күнтізбемен біріктіруіңіз керек, аптадағы тапсырмаларды қарап шығыңыз, оларға басымдық беріңіз...» Мұны бірден бастау қиын. Бағдарламалық жасақтаманы әзірлеудегі сияқты, сізге пайдалану керек деп ойлаймын — қайталанатын түрде.
Сондықтан мен өзімнің «итерацияларымнан» өтемін, мүмкін сол пішінде ол сізге пайдалы болар. Ақыр соңында, мамыр мерекелерін (салыстырмалы түрде) жаңа парадигманы пайдаланып жұмысқа қайта оралу үшін пайдаланудың жақсы себебі неде?
Менің бұған қалай келгенімді оқи аласыз .
Trello, бірнеше тізім
Біз тек 4 тізім жасаймыз, жұмыс үстелі және мобильді қосымшаларды қолданамыз.
Тізімдер:
- Іс – ойға келген барлық тапсырмаларды осы жерге жазыңыз. Және оларды ойларына келген бойда жазып алыңыз. «Қоқысты лақтыру» - бұл тапсырма. «Ыдыстарды жуу» - тапсырма. «Жоспарлау жиналысын жоспарлаңыз» - бұл тапсырма. Ал, және т.б. Күтпеген бірдеңе орын алса немесе сізде қиын күн болса, тіпті ең айқын немесе маңызды нәрселерді ұмытып кетуге болады.
- Бүгінгі істер – әр кеш сайын мен «Іс» тақтасынан «Бүгінгі істер» тақтасына заттарды жылжытамын. Егер сіздің жұмысыңыздың бір бөлігі кешке сол жерде қалса, бұл қалыпты жағдай; бұл туралы толығырақ төменде. Уақыт өте келе сіз олардың көпшілігін жоспарланған күні аяқтау үшін тізімде қанша тапсырма болуы мүмкін екенін түсіне бастайсыз.
- Бүгін жасалған. Бұл тақта «Мен бүгін ештеңе істемедім» деген алаңдаушылықты азайтудың негізгі жолы және өзін-өзі ұйымдастыру туралы одан әрі рефлексия үшін жақсы әдіс. Мен бүгін орындаған барлық тапсырмаларды, тіпті жоспарланған тізімде жоқтарды да жазып отырмын. «Мен Васяға құжаттар туралы қоңырау шалдым», - деп жазды ол. «Олар менен құжаттарға қол қоюымды өтінді», - деп жаздым. «Біз Антонмен келісімді талқыладық», - деп жазды ол. Осылайша, күннің соңына қарай сіз өз уақытыңызды не үшін жұмсағаныңызды және жоспарды аяқтау үшін сол тапсырмалардан нені қалдырғаныңызды түсінесіз.
- Орындалды — барлық орындалған тапсырмалардың тізімі. Күннің басында немесе соңында оларды «Бүгін дайын» күйінен «Дайын» күйіне жылжытамын. Негізінде бұл орындалған тапсырмаларды табуға болатын қоқыс жәшігі, сондықтан үнемі тазалауды қажет етеді.
Trello, «шағын күнтізбе»
Бір кездері кейбір тапсырмалардың нақты уақытқа байланысты екені белгілі болады және сіз осы уақытқа басқа нәрсені жоспарламау үшін апта ішінде олар туралы ұмытқыңыз келмейді. Күнтізбемен үнемі қиналдым, сондықтан мен «Дүйсенбідегі істер», «Сейсенбідегі істер» және т.б. атаулары бар бірнеше тақтаны қостым. dos.
Осылайша, адамдар менен: «Бейсенбі күні сағат 16:00-де сөйлесе аламыз ба?» деп сұрағанда. – Мен жай ғана тиісті тақтаға шығып, осы уақытқа дейін не жазғанымызды көремін. Аптаның ішінде тапсырмаларды тізімдер арасында уақытында ауыстыруды ұмытпауымыз керек: мысалы, бейсенбі келгенде «бейсенбіге арналған істер» - «бүгінгі істерге».
Неге күнтізбе емес? Мен үшін бір уақытта екі қызметтік бағдарламаны пайдалану өте қиын. Егер мен бұл үшін күнтізбені пайдалансам, оған кіріп, толтырып, бірдеңені ұмытып кеткенімді тексеру үшін үнемі тексеріп тұруым керек...
Осы кезде мен Trello шегіне жеттім. Негізгі мәселе - күніне 50-ден астам тапсырма жазылды және жалпы тізімге де, күндерге байланысты тізімдерге де байланысты тапсырмалардың жеткілікті үлкен пулы болды. Орындауым керек тапсырманы жазып қойғанымды қалай түсінемін? Көшірмелер пайда бола бастады. Жобалардың біріне арналған барлық тапсырмаларды бір уақытта қалай бірінші кезекте қоюға болады? Басқа адамдарға күнтізбелік жоспарларыңызды көру мүмкіндігін қалай беруге болады?
Маған салыстырмалы қарапайымдылықты сақтай отырып, жүйе қажет болды:
- Тапсырмаларды жобалар бойынша топтастыруға болады.
- Күнтізбе сілтемесі бар (оны ертең жасаңыз) және оны күн келгенде, бүгінгі тапсырмаларға автоматты түрде тасымалдаңыз.
- Google күнтізбесімен біріктіріледі.
Міне, мен ToDoist-ке қайта оралдым және осы кезеңде ол ең қолайлы шешім болып шықты.
ToDoist ішіндегі ағымдағы ағын
Кіріс жәшігі
Кіріс қалтасына кез келген кіріс тапсырмаларды жазамын, мен оларды бірден реттеуге тырысамын. Талдау мынаны білдіреді:
- Тапсырманың орындалатын күнін анықтау (қысқа тапсырмалар үшін мен бүгінді жиі қоямын, ал кешке қарай оны қашан орындауға болатынын түсінемін).
- Тапсырманы жатқызуға болатын жобаны анықтау (статистика және жобадағы барлық тапсырмалардың басымдылығын қандай да бір жолмен өзгерту мүмкіндігі үшін).
Ойға келген және жақын арада орындауды қажет етпейтін тапсырмалар жобаларға түседі Санатсыз жеке («кесе ұстағыштарды көлікке салыңыз») және Санатсыз жұмыс («стратегиялық PR сессиясын қашан ұйымдастыра алатынымыз туралы ойланыңыз»). ToDoist сізге қайталанатын тапсырмаларды тағайындауға мүмкіндік береді, сондықтан әр демалыс күндері менде «Санатсыз жеке» және әр дүйсенбіде «Санатсыз жұмыс» деп аталатын тапсырма бар.
Күнтізбені біріктіру
ToDoist екі бағытта да Google Calendar бағдарламасымен тамаша біріктірілген. Мен күнтізбені әріптестеріммен бөлісемін, сонда олар маған қашан жете алмайтынын көре алады.
Сонымен қатар, күнтізбедегі тапсырмалар қарама-қарсы бағытта тасымалданады: мен «Серёга, менің жұма күнгі уақытымды қараңыз және сол жерде кездесуді жазыңыз» деп айта аламын, ол күнтізбеде де, ToDoist-те де пайда болады. Сонымен, іс жүзінде мен күнтізбені оған оқиғалар жасамай-ақ қолдана бастадым.
Оперативті емес кіріс тапсырмаларын өңдеу
Өрт анық көрінетін тапсырмаларды қоспағанда, мен бірден тапсырмаларды орындауға асықпаймын. «Бізге ABC компаниясының басшылығымен шұғыл түрде хабарласуымыз керек, өйткені сервер істен шыққан және оның қызметкерлерінен жауап жоқ» - бұл кейінге қалдыруға болмайтын өзекті мәселе, әрине, бірақ «Женя, мен сізге телефон соғу туралы сөйлесуге бола аламын ба? жаңа жоба» «X-пен Y туралы сөйлесуге болатын кестеге» айналады, ол қазірдің өзінде «X-ке біз сол кезде сөйлесе алатынымызды айт» тапсырмасына және «X-ке Y туралы сөйлесу» тапсырмасына айналады, қазірдің өзінде уақыты бар. Кез келген дерлік кіріс тапсырма алдымен «Кестеге...» айналады.
Тапсырмаларға басымдық беру
Күнге енгізілген барлық тапсырмаларды орындау мүмкін емес. Өзімді бақылай отырып, мен мынаны түсіндім (әр сан әртүрлі болады, бірақ ең бастысы қорытындыға келу).
- Күн сайын мен шамамен 50-70 тапсырма жазамын.
- Мен 30-ға дейін тапсырманы ыңғайлы орындай аламын (күннің соңында толық шаршамай).
- 50-ге дейін тапсырманы орындағаннан кейін мен шаршаймын, бірақ сыни емес.
- Мен 70 тапсырманы орындай аламын, бірақ одан кейін мен «жұмыс ағымынан» шығу қиынға соғады, ұйықтап кету қиынға соғады және жалпы алғанда, аздап әлеуметтік болады.
Осыған сүйене отырып, мен бүгін не істеу керектігін шешемін. ToDoist-те әрбір тапсырманың басымдығы бар, сондықтан таңертең мен орындау үшін маңызды тапсырмаларды таңдаймын, ал қалғандарын өз мүмкіндіктерім мен қалауларыма қарай аяқтаймын. Күн сайын мен шамамен 40-20 тапсырманы келесіге ауыстырамын: бір қызығы, келесі күннің тапсырмалары қайтадан 60-70 болады.
Статистиканы жүргізу
Мен бүгін жұмысқа қатысты мәселелерге қанша уақыт жұмсалғанын және қайсысына жұмсалғанын шынымен түсінгім келеді. Ол үшін мен қолданбаны қолданамын , ол телефонда да, ноутбукта да және Google Maps Location History (иә, мен параноид емеспін).
Біз қаладан тыс жерде тұрамыз, сондықтан жолда жұмсалған уақытты тиімді пайдалануға болады. Енді мен шаршамаймын, осы 40 минутты әйтеуір пайдалана аламын деп жүріп жүріп аудиокітап тыңдаймын.
Мен жеке деректер көлінің түрін жасай отырып, деректерді әлі жинақтамаймын; Уақыты келгенде мен оған жетемін.
Қорытынды болмайды
- Қазіргі адамның өмірі - кіріс тапсырмаларының үлкен ағыны. Оны азайту мүмкін болмайды; біз бұл ағынды басқаруды үйренуіміз керек.
- Мазасыздықтың көпшілігі болашақтың белгісіздігінен туындайды. Алдағы күндерде бізді не күтіп тұрғанын түсінсек, алаңдаушылық айтарлықтай азаяды.
- Осы себепті сіз күніңізді ұйымдастыруға уақыт бөле аласыз. Мен бүгін не болатынын, ертең не болатынын білемін және бұрын ұмытып кеткен тапсырмаларды ұмытпаймын.
- Тапсырмаларды бақылауды жүргізу өз алдына мақсат емес, егер қаласаңыз, өзін-өзі тәрбиелеу әдісі. Бұрын істеуге тым жалқау болған істеріңіз немесе ешқашан жасай алмаған істеріңіз оңайырақ болады. Көптеген адамдар (соның ішінде мен де) әдетте сыртқы әлемнен тапсырмалар қойылғанда жақсы сезінеді. Тапсырмаларды бақылау - бұл өзіңізге тапсырмалар қою және өз қалауыңыз бойынша өмір сүруді үйрену тәсілі.
- Жұмыс өз алдына мақсат емес. Мақсат - өзіңізге, отбасыңызға және мүдделеріңізге қамқорлық жасай алатын болжамды бос уақытыңыз болуы үшін жұмыс кестеңізді ұйымдастыру.
Ақпарат көзі: www.habr.com