수백 명으로 구성된 분산된 팀을 SAAS로 이전한 방법

협업은 기존 사무 도구의 문제점입니다. XNUMX명의 사람이 동시에 파일을 작업하면 편집이 아닌 변경 사항과 해당 작성자를 검색하는 데 더 많은 시간과 노력이 소요됩니다. 이는 항상 호환되지 않는 많은 응용 프로그램으로 인해 복잡해집니다. 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 클라우드 기반 오피스 제품군으로 전환하는 것입니다. 많지는 않지만 어떻게 Forex Club 직원들의 보수성을 극복하고 XNUMX개의 사무실이 있는 분산 회사를 불과 몇 달 만에 G Suite로 이전할 수 있었는지 알려드리겠습니다.

전환을 결정한 이유는 무엇입니까?

Forex Club은 일반적으로 환율에 대한 온라인 거래의 맥락에서 기억됩니다. 하지만 이 회사는 세계 여러 나라의 여러 유형의 화폐 수단을 사용하고 있습니다. 이로 인해 고객을 위한 자체 플랫폼을 갖춘 매우 복잡한 IT 인프라를 보유하고 있습니다.

우리가 만났을 당시 회사의 백오피스에서는 여러 가지 플랫폼과 애플리케이션을 사용하고 있었습니다. 대부분의 직원이 사용하는 주요 작업 도구는 Microsoft Office 제품군과 Zimbra의 메일이었습니다. 무엇보다도 이는 추가 스토리지, 백업, 바이러스 백신, 수많은 커넥터 및 통합은 물론 정기적인 감사를 통한 Microsoft 및 Zimbra 라이센스 관리의 상부 구조였습니다.

Forex Club IT 부서에서 이 시스템을 유지하는 데 비용이 많이 들었습니다. 인프라가 복잡해 많은 수의 서버를 임대해야 하고, 해당 서버가 종료되거나 인터넷 연결 장애가 발생하는 경우를 대비한 DRP 계획과 백업이 필요했습니다. 문제 없는 운영을 보장하기 위해 시간이 지남에 따라 라이센스 감사 업무를 담당하는 특별 관리자 부서가 구성되었습니다.

다양한 프로그램으로 인해 일반 Forex Club 직원들 사이에서 문제가 발생했습니다. 문서 버전 추적이 없으면 일부 개정판의 작성자와 텍스트 또는 표의 최종 버전을 찾기가 어려웠습니다. 

유지 관리 비용을 줄이기 위한 노력의 일환으로 Forex Club은 동일한 문제를 해결할 수 있는 더 간단한 방법을 찾고 있었습니다. 이것이 우리의 상호 작용이 시작된 곳입니다.

대안 찾기

본격적인 협업을 구현하려면 접근 방식 자체를 변경해야 했습니다. 즉, 로컬 스토리지에서 클라우드로 이동해야 했습니다. Forex Club은 모든 사무용 애플리케이션에 대한 공통 클라우드 솔루션을 찾기 시작했습니다. 후보는 Office 365와 G Suite 두 가지였습니다. 

Forex Club에서 많은 Microsoft 라이선스를 구입했기 때문에 Office 365가 우선이었습니다. 그러나 Office 365는 Office 제품군의 기능 중 일부만 클라우드에 제공합니다. 사용자는 여전히 개인 계정에서 애플리케이션을 다운로드하고 이를 사용하여 이전 방식에 따라 문서 작업을 해야 합니다. 즉, 버전 색인을 사용하여 사본을 보내고 다시 저장해야 합니다.

Google Cloud의 G Suite는 더 많은 공동작업 기능을 갖추고 있으며 가격도 저렴합니다. Microsoft 제품의 경우 기업 계약을 사용해야 하며 이는 완전히 다른 수준의 지출입니다(구매한 소프트웨어를 고려하더라도). 그리고 우리의 도움으로 대규모 고객에게 회사 서비스로 전환하는 데 드는 비용을 보상하는 Google 프로그램에 따라 G Suite 구현이 이루어졌습니다.

직원이 사용하는 대부분의 서비스를 G Suite로 이전할 계획이었습니다.

• 캘린더 및 이메일(Gmail 및 Google 캘린더)
• 메모(Google Keep);
• 채팅 및 온라인 회의(채팅, 행아웃)
• Office 제품군 및 설문조사 생성기(Google Docs, Google Forms)
• 공유 저장소(GDrive).

부정성을 극복하기

가장 편리한 도구라 할지라도 모든 도구를 구현하면 항상 최종 사용자의 부정적인 반응에 직면하게 됩니다. 주된 이유는 보수주의입니다. 사람들은 아무것도 바꾸고 싶지 않고 새로운 업무 접근 방식에 익숙해지기 때문입니다. IT가 아닌 직원들 사이에서 흔히 발생하는 웹 존재에 대한 인식이 단순히 사이트를 걷는 것(그러나 이러한 사이트에서 작업하지는 않음)으로 인해 상황이 복잡해졌습니다. 그들은 단지 그것으로 작업하는 방법을 이해하지 못했습니다.

Forex CLub 측면에서는 Dmitry Ostroverkhov가 프로젝트 구현을 담당했습니다. 그는 구현 단계를 모니터링하고 사용자 피드백을 수집하고 작업 우선순위를 지정했습니다. 공동 준비, 직원 설문 조사, 회사 규칙 설명을 통해 시작하기가 더 쉬워졌습니다.

이 프로젝트에서 Softline의 주요 임무는 첫 번째 단계에서 사용자와 시스템 관리자를 교육하고 기술 지원을 제공하는 것이었습니다. 일련의 교육을 통해 제품이 어떻게 작동해야 하는지 설명했습니다. 우리는 각각 15시간씩 총 4회의 교육을 실시했습니다. 첫 번째는 파일럿 이전에 전환을 위한 기반을 준비하고 있는 시스템 관리자를 위한 것입니다. 그리고 그 이후는 일반 직원을위한 것입니다. 

주요 교육 프로그램의 일환으로 우리는 최종 사용자가 새로운 도구에 익숙해지는 데 어려움을 겪는 것을 보상하는 이점을 강조했습니다. 그리고 각 교육이 끝나면 직원들이 스스로 질문을 할 수 있어 업무 시작 시 발생할 수 있는 함정이 제거되었습니다.

Forex Club은 자체 고객을 대상으로 교육 세미나를 진행하고 있지만 필요한 역량을 갖춘 교사가 부족하여 자체적으로 G Suite 교육을 시작할 수 없었습니다. 교육의 영향을 평가하기 위해 Forex Club은 교육 전과 교육 후 얼마 동안 학생 설문 조사를 실시했습니다. 첫 번째 조사에서는 다가오는 변화에 대해 대부분 부정적인 인식을 보였습니다. 두 번째는 오히려 긍정성의 상승이다. 사람들은 이것이 그들의 일에도 적용된다는 것을 깨닫기 시작했습니다.

파일럿 오피스

이 프로젝트는 2017년 말 시스템 관리자 2018명이 G Suite로 전환하면서 시작되었습니다. 이들은 솔루션의 장단점을 파악하고 변화의 발판을 마련하는 선구자가 되어야 했습니다. 우리는 그들의 피드백과 권장 사항을 고려하여 XNUMX년 XNUMX월 비IT 직원의 첫 번째 시험 전환을 위해 로컬 시스템 관리자가 있는 중간 규모 지점을 선택했습니다.

전환이 동시에 이루어졌습니다. 예, 사람들이 새로운 도구로 전환하는 것은 어렵습니다. 따라서 클라우드 솔루션과 데스크톱 애플리케이션 중 하나를 선택하게 되면 사용자는 더 친숙한 데스크톱으로 기울게 되고 글로벌 업그레이드 계획이 늦어지게 됩니다. 그래서 파일럿 오피스 교육이 완료되자 모든 사람을 신속하게 G Suite로 전환했습니다. 처음 몇 주 동안은 약간의 저항이 있었지만 로컬 시스템 관리자가 모든 어려운 점을 설명하고 보여주면서 이를 처리했습니다.

파일럿 오피스에 이어 Forex Club의 IT 부서 전체를 G Suite로 완전히 이전했습니다.

지점 네트워크 변경

파일럿 프로젝트의 경험을 분석한 후 Forex Club IT 부서와 함께 회사의 나머지 부분에 대한 전환 계획을 개발했습니다. 원래 이 프로세스는 두 단계로 진행될 예정이었습니다. 첫 번째 단계에서 우리는 가장 충실한 Forex Club 직원들에게만 제품을 교육하고 두 번째 단계의 일부로 사무실에서 프로젝트를 홍보하고 동료들이 새로운 플랫폼으로 이동할 수 있도록 돕고 싶었습니다. 회사 내 "전도사"를 선택하기 위해 설문 조사를 실시했는데 그 결과는 모든 예상을 뛰어넘었습니다. 전체 Forex Club의 약 절반이 응답했습니다. 그러다가 우리는 과정을 질질 끌지 않기로 결정하고 '직원을 통한 구현' 단계를 건너뛰었습니다.

파일럿 프로젝트에서와 마찬가지로 본사가 먼저 마이그레이션되었으며 현지 시스템 관리자가 있었습니다. 그는 새로운 어려움에 대처하는 데 도움을 주었습니다. 각 사무실에서는 교육을 통해 새로운 도구로 전환했습니다. 다양한 시간대와 작업 일정을 고려한 유연한 일정에 따라 교육을 계획해야 했습니다. 예를 들어 카자흐스탄과 중국 사무실의 경우 모스크바 시간으로 오전 5시에 교육을 시작해야 했습니다(그런데 G Suite는 어떤 경우에도 중국에서 잘 작동합니다).

본사에 이어 지점 네트워크도 G Suite로 전환했습니다. 약 100개 지점입니다. 프로젝트 마지막 단계의 특징은 이러한 지점의 직원이 주로 스프레드시트 작업을 많이 하는 영업사원이라는 것입니다. 데이터 전송을 돕기 위해 XNUMX주 동안 교육을 실시했습니다.

동시에 우리 전문가들은 G Suite로 전환한 직후 기술 지원에 대한 통화 수가 예상대로 증가했기 때문에 Forex Club 자체를 지원하는 "후방"에서 작업했습니다. 지점 네트워크 전환 과정에서 요청이 최고조에 달했으나 점차 요청 수가 감소하기 시작했습니다. 특히 사무용품 및 이메일, 소프트웨어 라이센스 관리, 서버 및 네트워크 장비 작업, 백업 통신 채널에 대한 요청이 감소했습니다. 즉, 구현을 통해 XNUMX차 지원 라인과 백오피스의 부하가 감소했습니다.

전체적으로 사무실 이전에는 약 2018개월이 걸렸습니다. XNUMX년 XNUMX월에는 본사 부서에서 작업이 완료되었고, XNUMX월에는 전체 지점 네트워크에서 작업이 완료되었습니다.

주의

이메일 마이그레이션 속도가 주요 문제가 되었습니다. IMAP 동기화를 사용하여 하나의 이메일을 Zimbra에서 Gmail로 전송하는 데 1초가 걸렸습니다. 약 700명의 직원이 2개의 Forex Club 사무실에서 일하고 있으며 각 직원은 수천 통의 편지를 보유하고 있습니다(총 XNUMX만 명 이상의 고객에게 서비스 제공). 그래서 마이그레이션 속도를 높이기 위해 G Suite 마이그레이션 도구를 사용했는데, 이를 통해 이메일 복사 프로세스가 더 빨라졌습니다. 

일정과 작업에서 데이터를 전송할 필요가 없었습니다. 기존 인프라에는 일부 솔루션이 있었지만 직원들이 이를 완전히 활용하지 못했습니다. 예를 들어, Bitrix에서는 회사 캘린더를 포털 형태로 구현하는 것이 불편해서 직원들이 각자의 도구를 갖게 되었고, 데이터 전송도 직원들이 스스로 하게 되었습니다.

또한 운영 문서의 전송은 사용자의 손에 있었습니다(현재 작업에 대한 데이터에 대해서만 이야기하고 있으며 회사의 지식 기반에는 다른 솔루션이 사용됩니다). 여기에는 질문이 없었습니다. 어느 시점에서 관리 라인이 그려졌을 뿐입니다. 로컬에 저장된 정보에 대한 책임은 사용자 자신에게 전달되고 Google 드라이브에 있는 데이터의 안전과 보안은 이미 IT 부서에서 모니터링되었습니다. 

안타깝게도 G Suite에서 모든 워크플로에 대한 유사점을 찾는 것은 불가능했습니다. 예를 들어 Forex Club 직원이 익숙하게 사용하는 일반 메일함은 Gmail에 필터가 없으므로 특정 문자를 찾기가 어렵습니다. Google Chat에서도 SSO 인증에 비슷한 어려움이 있었는데, 이 문제는 Google 지원팀에 요청하여 해결되었습니다.

사용자의 주요 문제는 Google 서비스에 Skype 또는 Office 365와 같은 경쟁사의 일부 기능이 아직 없다는 사실과 관련이 있습니다. 행아웃에서는 전화만 걸 수 있고 Google 채팅에는 인용이 부족하며 Google 스프레드시트에는 지원이 부족합니다. Microsoft Excel 매크로용.

또한 Microsoft와 Google Cloud 제품은 테이블 편집 도구에 다르게 접근합니다. 표가 포함된 Word 파일이 잘못된 형식으로 Google Docs에서 열리는 경우가 있습니다.

새로운 인프라에 익숙해지면서 일부 어려움은 대체 접근 방식을 통해 해결되었습니다. 예를 들어 스프레드시트의 매크로 대신 스크립트가 사용되는데 Forex Club 직원들은 이것이 훨씬 더 편리하다고 생각했습니다. 1C 보고서(스크립트, 복잡한 형식 포함)를 처리하는 Forex Club의 재무 부서에 대해서만 아날로그를 찾는 것은 불가능했습니다. 그래서 그는 공동작업을 위해서만 Google 시트로 전환했습니다. 기타 문서의 경우 Office 패키지(Excel)를 그대로 사용합니다. 

전체적으로 Forex Club은 Microsoft Office 라이선스의 약 10%를 보유했습니다. 이는 이러한 프로젝트의 일반적인 관행입니다. 소수의 직원이 사무실 제품군의 고급 기능을 사용하므로 나머지 직원은 쉽게 교체를 받아들입니다.

나머지 인프라에서는 대규모 변환이 수행되지 않았다는 점에 유의해야 합니다. Forex Club은 운영 작업을 위해 Google Keep을 구현했지만 Jira와 Confluence를 포기하지 않았습니다. Jira 및 Confluence를 G Suite와 통합하기 위해 우리는 데이터를 빠르게 전송할 수 있는 플러그인을 배포했습니다. 모니터링 시스템은 물론 Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS 등 많은 추가 도구도 그대로 유지되었습니다. 당연히 시스템 관리자는 지점에 남아 있었습니다.

크롬북 실험

비용 절감 방법을 모색하던 Forex Club은 모든 사람을 Chromebook이 탑재된 모바일 워크스테이션으로 전환하는 것을 구상했습니다. 장치 자체는 매우 저렴하며 클라우드 서비스를 사용하면 워크스테이션을 빠르게 배포할 수 있었습니다.

우리는 영업 부서의 25명으로 구성된 소규모 사용자 그룹을 대상으로 모바일 워크스테이션을 테스트했습니다. 이 부서의 직원에게는 웹을 통해서만 작업하는 데 방해가 되는 작업이 없었으므로 이번 마이그레이션은 원활하게 이루어졌을 것입니다. 그러나 테스트 결과에 따르면 저렴한 Chromebook의 하드웨어만으로는 모든 Forex Club 기업 애플리케이션이 올바르게 작동하기에는 충분하지 않은 것으로 나타났습니다. 그리고 기술 매개 변수에 맞는 더 비싼 모델은 가격면에서 기존 Windows 기반 노트북과 비슷한 것으로 나타났습니다. 결과적으로 그들은 프로젝트를 포기하기로 결정했습니다.

G Suite 출시로 인해 변경된 사항

모든 편견과 불신과는 달리, 교육을 받은 지 이미 3개월이 지났을 때 설문조사에서 직원의 80%가 G Suite를 사용하면 문서 작업이 정말 더 쉬워졌다고 밝혔습니다. 전환 후 직원의 이동성이 증가하고 웨어러블 장치를 사용하여 더 많은 업무를 수행하기 시작했습니다.

Forex Club에 따른 모바일 기기 사용 통계

Google Forms는 큰 인기를 얻었습니다. 부서 내에서는 기존에 메일을 이용해야 했던 설문조사를 신속하게 수행하고 결과를 수동으로 수집하는 것이 가능해졌습니다. Google Chat과 Hangouts Meet으로의 전환은 일반적으로 기능이 적기 때문에 가장 많은 질문과 불만을 야기했지만 이를 사용하면 회사 내 많은 인스턴트 메신저를 포기할 수 있었습니다.

프로젝트 결과는 우리와 함께 일했던 Dmitry Ostroverkhov에 의해 공식화되었습니다. “이 프로젝트는 Forex Club의 IT 인프라 비용을 절감하고 지원을 단순화했습니다. 이러한 문제는 Google 측에서 해결되므로 프로세스 유지 관리 작업의 전체 계층이 사라졌습니다. 이제 모든 서비스를 원격으로 구성할 수 있고 몇 명의 Google 관리자가 서비스를 지원하며 IT 부서에서는 다른 작업에 시간과 리소스를 확보할 수 있습니다."

출처 : habr.com