MIPC의 회계 업무 혁신을 도운 방법

우리는 우리의 기술이 어떻게 도움이 되는지에 대해 여러 번 글을 썼습니다. 다양한 조직 심지어 주 전체 모든 유형의 문서에서 정보를 처리하고 회계 시스템에 데이터를 입력합니다. 오늘은 우리가 어떻게 구현했는지 알려드리겠습니다. ABBYY 플렉시캡처 в 모스크바 유나이티드 에너지 컴퍼니(MOEK) -모스크바 최대의 열 및 온수 공급 업체.

일반 회계사 대신에 자신을 상상해보십시오. 쉽지 않다는 걸 알지만 어쨌든 시도해 보세요. 매일 엄청난 양의 종이 청구서, 청구서, 인증서 등을 받습니다. 특히 보고서 제출 전 며칠 동안. 모든 세부 사항과 금액은 신속하고 신중하게 확인하고 다시 입력하여 회계 시스템에 입력하고 수동으로 거래를 수행한 후 아카이브로 보내야 합니다. 그러면 나중에 내부 감사관, 세무 서비스, 관세 규제 당국 및 기타 기관에 확인을 위해 제출할 수 있습니다. 다른 사람. 어려운? 그러나 이는 많은 회사에 존재하는 오랜 비즈니스 관행입니다. MIPC와 함께 우리는 이 힘든 작업을 단순화하고 더욱 편리하게 만들었습니다. 어땠는지 궁금하시다면 고양이 아래에 오신 것을 환영합니다.

사진은 유럽 최대의 열에너지 생산업체인 모스크바 CHPP-21의 모습입니다. 이 역에서 생성된 열은 MIPC를 통해 모스크바 북부 주민 3만 명에게 공급됩니다. 사진 출처.

MIPC는 모스크바에 15개 반의 지점을 가지고 있습니다. 그들은 811km의 난방 네트워크, 94개의 열 스테이션 및 보일러 하우스, 10개의 난방 지점 및 000개의 펌핑 스테이션을 제공하고 새로운 열 공급 시스템을 구축 및 조정합니다. 회사는 사업 활동을 위해 다양한 장비와 서비스를 구매합니다. 연간 약 2000건 구매. 구매의 각 하위 부문 개시자의 문서는 특별 직원, 즉 계약 큐레이터가 처리합니다.

대기업의 계약 이행은 어떻게 이루어 집니까? 큐레이터는 계약을 체결할 때 상대방으로부터 운송장, 서비스 행위, 송장, 증명서 등 많은 중요한 종이 문서를 받습니다. 일반적으로 큐레이터는 비즈니스 서류를 스캔한 다음 스캔한 내용을 전사적 자원 관리 시스템의 주문에 첨부합니다. 금융 관리자는 모든 데이터를 수동으로 확인합니다. 그 후 큐레이터는 원본 문서를 회계 부서로 가져갑니다. 또는 택배사가 이 작업을 수행하면 문서 전송에 몇 시간에서 며칠까지 더 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.

그리고 모든 것이 괜찮을 것입니다. 그러나 다른 많은 회사에서와 마찬가지로:

• 보고하기 며칠 전에 서류가 회계 부서에 올 수 있습니다. 그러면 회계사는 직장에서 밤낮으로 일해야 합니다. 모든 청구서, 청구서 등이 정확하게 작성되었는지 수동으로 확인해야 하며, 모든 것이 정확하면 직원이 회계 시스템에 데이터를 다시 입력하고 전기합니다. 동시에 회계사의 시간 중 90%는 세부 정보, 금액, 날짜, 항목 번호 등의 데이터를 다시 인쇄하는 데 소요됩니다. 그렇기 때문에 실수할 위험이 있습니다.
• 문서에 이미 오류가 있을 수 있습니다. 때로는 일부 송장이나 인증서가 누락되는 경우도 있습니다. 때로는 보고하기 전 마지막 날에 밝혀지는 경우도 있습니다. 이로 인해 서류 승인 기간이 지연될 수 있습니다.
• 게시 후 회계사는 송장, 송장 및 행위를 별도의 종이 및 전자 아카이브에 저장합니다. 왜 어려운가요? 예를 들어 MIPC는 관세 관련 업무를 수행하므로 정기적으로 행정부에 비용을 보고해야 합니다. 그리고 다음 번 국정조사나 세무조사가 회계 부서에 오면 직원들은 오랫동안 문서를 찾아야 합니다.

MIPC 회계 부서의 업무 계획은 이전과 같았습니다.


MIPC는 거래를 성사시키고 보고서를 더 빠르게 제출하고, 조달 시장 변화를 더 잘 평가하고, 재무 전략을 계획하기 위해 에너지 업계 최초로 이 체계를 재설계하고 단순화했습니다. 혼자서는 장기간 확립된 회계 업무 체계를 변경하는 것이 쉽지 않았기 때문에 회사는 파트너인 ABBYY와 함께 이를 변경하기로 결정했습니다.

말하자마자 행동으로

ABBYY 전문가 팀은 MIPC에서 지능형 정보 처리를 위한 범용 플랫폼을 구현했습니다. ABBYY 플렉시캡처 다음과 같이 구성되었습니다.

• 문서 처리를 위한 유연한 설명(데이터 추출 템플릿). 그것이 무엇인지, 무엇을 위한 것인지에 대해 Habré에 대해 자세히 이야기했습니다. 여기에 и 여기에. MIPC는 솔루션을 이용하여 30가지 이상의 문서(예: 설치된 장비에 대한 행위, 대행 수수료에 대한 행위)를 처리하고, 문서에서 50개 이상의 속성(문서번호, VAT 포함 총액, 구매자 이름, 이름 등)을 추출합니다. 판매자, 계약자, 상품 수량 등);
• ABBYY FlexiCapture, SAP 및 OpenText를 연결하는 검사 수행 및 데이터 업로드용 커넥터입니다. 커넥터 덕분에 다양한 디렉토리에 대한 주문 및 계약 데이터를 자동으로 확인할 수 있게 되었습니다. 이에 대해서는 아래에서 이야기하겠습니다.
• OpenText 기반의 전자 아카이브로 문서 내보내기. 이제 모든 문서 스캔이 한 곳에 저장됩니다.
• 스캔한 문서에 대한 링크가 포함된 SAP ERP의 초안 회계 항목입니다.

그런 다음 ABBYY와 MIPC 직원은 회계사가 전자 아카이브의 모든 속성별로 중요한 송장을 몇 초 만에 찾아 세금 조사를 위해 제출할 수 있도록 검색 양식을 개발했습니다.

검색은 26가지 다른 기준으로 가능합니다(그림을 클릭할 수 있음):

MIPC가 전체 시스템을 성공적으로 테스트한 후 작동에 들어갔습니다. 승인, 설명 및 개선을 포함한 전체 프로젝트가 10개월 만에 구현되었습니다.

ABBYY FlexiCapture 구현 후 작업 계획:


아무것도 변하지 않은 것 같나요? 예, 비즈니스 프로세스는 동일하게 유지되었으며 이제 대부분의 기능이 기계에 의해 수행됩니다.

배선, 어서!

지금은 어떤가요? 계약 큐레이터가 화력 발전소용 펌프 공급 또는 예를 들어 난방 네트워크 건설 거래에 대한 일련의 기본 문서를 받았다고 가정합니다. 전문가는 더 이상 문서의 완전성과 내용을 직접 확인하고 택배사에 전화하여 원본 문서를 회계 부서에 보낼 필요가 없습니다. 큐레이터는 서명된 기본 문서 세트를 스캔하면 기술이 대신합니다.

직원은 네트워크 스캐닝 시스템을 사용하여 TIFF 또는 PDF 형식의 스캔을 핫 폴더나 메일로 자신에게 보냅니다. 그런 다음 ABBYY FlexiCapture Capture 웹 스테이션을 열고 처리할 문서 세트 유형을 선택합니다. 예를 들어 "대리 수수료를 통한 저작물/서비스 구매", "재료 및 기술 자원(MTR) 수령" 또는 "재산 회계" 등이 있습니다.

세트 유형에 따라 시스템이 분류, 인식 및 검증해야 하는 필수 문서 및 데이터의 수와 유형이 결정됩니다.

큐레이터는 인식을 위해 스캔을 업로드합니다. 시스템은 모든 문서의 가용성, 각 문서의 내용을 자동으로 확인하며 세부 사항(계약 날짜, 금액, 주소, TIN, KPP 및 기타 데이터)이 서버에서 인식됩니다. 그런데 MIPC는 이 접근 방식을 사용한 러시아 최초의 에너지 회사입니다.

큐레이터가 모든 문서를 업로드하지 않았거나 일부 송장에 모든 데이터가 포함되어 있지 않은 경우 시스템은 이를 인지하고 즉시 직원에게 오류를 수정하도록 요청합니다.

시스템은 누락된 문서를 추가할 것을 맹세하고 요청합니다(이하 스크린샷을 클릭할 수 있음).

시스템에서 문서가 만료되었음을 확인했습니다.

따라서 직원은 더 이상 문서가 올바르게 실행되었는지 확인할 필요가 없습니다. 모든 것이 정확하면 대부분의 데이터 확인이 웹 입력 스테이션에서 바로 자동으로 수행됩니다. SAP ERP에 명시된 주문번호만 입력하면 됩니다. 그 후, 인식된 데이터는 상대방의 TIN 및 KPP, 계약 번호 및 금액, VAT, 상품 또는 서비스 명칭 등 SAP에서 처리된 정보와 비교됩니다. 하나의 문서를 처리하고 확인하는 데는 몇 분 밖에 걸리지 않습니다.

세부 정보(TIN 및 KPP)에 따라 디렉토리에서 원하는 회사를 선택할 수 있습니다.

송장이나 운송장에 오류가 있으면 문서를 아카이브로 내보낼 수 없습니다. 예를 들어, 문서가 잘못 작성되었거나 문자 중 하나가 잘못 인식된 경우 시스템은 이를 표시하고 직원에게 모든 부정확성을 수정하도록 요청합니다. 예는 다음과 같습니다.

시스템은 CJSC Vasilek이 MIPC 공급업체 목록에 포함되어 있지 않음을 감지했습니다.

이를 통해 직원은 문서가 회계 부서에 입력되기 전에도 오류를 추적할 수 있습니다.

모든 검사가 성공적으로 통과되면 클릭 한 번으로 문서의 스캔 사본이 OpenText 전자 아카이브로 전송되고 해당 메타데이터가 포함된 링크와 카드가 SAP에 나타납니다. 회계사 또는 큐레이터는 언제든지 전자 아카이브에서 필요한 주문에 대한 문서 목록과 누가, 어떤 기간에, 어떤 결과로 문서를 처리했는지에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.

표트르 페트로비치는 전자 기록 보관소를 조사했는데...

…주문 번호 1111에 대한 문서를 업로드한 사람을 확인합니다.

ABBYY FlexiCapture에서 SAP로 데이터 및 스캔을 업로드하면 미리 채워진 데이터와 스캔한 문서에 대한 링크가 포함된 초안 트랜잭션이 나타납니다.

배선 초안:

그런 다음 회계사는 완성된 초안 및 스캔 링크가 포함된 이메일 알림을 받습니다. 전문가는 더 이상 종이 때문에 고생할 필요가 없습니다. 그가 해야 할 일은 스캔을 통해 거래의 최종 금액, 인감 유무, 서명을 확인하고 거래를 하는 것뿐입니다. 이제 회계사는 이 작업에 XNUMX분도 채 걸리지 않습니다.

프로젝트 결과

• ABBYY 기술의 도움으로 MIPC는 회계뿐만 아니라 재무 통제도 단순화하고 가속화했습니다. 배선을 위해 직원은 더 이상 원본 문서를 가지고 택배를 기다릴 필요가 없습니다. 한 번의 클릭으로 전자 아카이브에서 이미 검증된 데이터가 포함된 스캔을 받는 것으로 충분합니다. 사실, 여전히 종이 문서가 필요합니다. 하지만 이제는 나중에 회계 부서로 보낼 수 있습니다. 직원이 그곳에 도착하면 회계 시스템에서 "원본 수령" 확인란을 선택합니다.
• 직원은 스캔을 통해 거래에 필요한 모든 데이터를 즉시 받고, 정시에 거래를 수행하며, 보고할 모든 문서를 미리 준비합니다. 이제 그들은 내부 또는 외부 점검을 두려워하지 않습니다.
• 회계사는 금융 거래를 3배 더 빠르게 수행하고 MIPC는 보고 기간을 10일 일찍 마감합니다.
• 모든 MIPC 지점은 단일 전자 아카이브에 회계 문서를 저장합니다. 덕분에 송장, 계약서, 완료 증명서는 물론 해당 속성(금액, VAT, 상품 또는 서비스 명칭)을 이전보다 4배 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 이 솔루션은 연간 2,6만 페이지 이상의 문서를 처리합니다.

대신 결론

MIPC는 ABBYY 플렉시캡처 2년 동안 통계를 수집했어요. 회계사는 초안을 변경하지 않고 게시물의 95%를 작성하는 것으로 나타났습니다. 이는 앞으로 그러한 게시물을 완전히 자동으로 건너뛸 수 있음을 의미합니다. 이 제품은 실제로 회사의 비즈니스 프로세스에 "인공 지능" 요소를 도입하는 첫 번째 단계가 되었습니다. MIPC는 적절한 프로그램을 개발하고 있습니다.

다른 러시아 회사들도 회계 업무를 자동화하여 회계 업무를 더욱 간단하고 편리하게 만듭니다. 예를 들어, ABBYY 기술의 도움으로 재무 관리 서비스 "클레브프롬» 중요한 비즈니스 정보를 최대 2배 더 빠르게 얻고 올바른 송장 및 배달 메모를 검색하는 데 소요되는 시간을 20% 단축합니다. 지능형 정보 처리 기술은 지주 회계 부서 직원에게 도움이 됩니다."녹» 대량 세금 감사 중에 필요한 재무 문서를 즉시 찾을 수 있습니다. 2019년에는 회사의 전문가들이 약 10천만 페이지의 문서를 처리할 계획입니다.

MIPC 및 ABBYY 프로젝트에 대해 더 자세히 알고 싶으십니까? 3월 11일 00시에 MIPC 정보 기술 센터 부국장 Vladimir Feoktistov가 무료로 사건의 세부 사항에 대해 이야기할 것입니다. 웨비나 "인공지능 기술이 에너지 산업 기업의 발전을 돕는 방법". 질문하고 싶다면 가입하세요.

엘리자베스 티타렌코,
ABBYY 기업 블로그 편집자

출처 : habr.com