격리 기간 동안 ABBYY 사무실 운영을 기술적으로 보장하는 방법

하브르, 안녕하세요! 제 이름은 Oleg이고 ABBYY 그룹 회사의 IT 서비스를 담당하고 있습니다. 한 달여 전부터 전 세계 ABBYY 직원들은 집에서만 일하고 생활하기 시작했습니다. 더 이상 열린 공간이나 출장이 없습니다. 내 직업이 바뀌었나요? 아니요. 일반적으로는 그렇습니다. 하지만 2~3년 전에는 바뀌었습니다. 이제 우리는 기술적으로 이전과 동일한 방식으로 13개국의 사무실 운영을 보장합니다. 이제 우리는 집에 앉아 부엌, 소파 또는 발코니에 앉아 있고 사무실에는 근무하는 사람이 한 명뿐입니다. 그건 그렇고, 여기 있습니다:

오늘은 이제 ABBYY의 IT 서비스가 해결해야 할 문제가 무엇인지, 사무실 직원이 어떻게 우리를 구해 주는지, MS Teams와 Zoom이 이제 우리의 전부인 이유 등에 대해 이야기하겠습니다. 고양이에 오신 것을 환영합니다.

오래전, 격리 전...

5~7년 전 ABBYY는 내부 인프라 개발에 주력하는 회사였습니다. 우리는 클라우드 제품을 거의 사용하지 않았습니다. 애플리케이션을 내부적으로 배포하려고 했기 때문에 외부에서 액세스하기가 어려웠습니다. 하지만 시대가 바뀌었으니...

클라우드 제품은 훨씬 빠르게 개발되었으며 더 많은 유연성과 다양한 기능을 제공했습니다. 그리고 이제는 온프레미스 기능을 갖춘 유사 제품을 찾는 것이 종종 불가능합니다.

직원들은 이동성이 필요했습니다. 영업 및 마케팅 담당자는 끊임없이 출장을 가고, 전 세계를 여행하고, 회의에 참석합니다. 언제 어디서나 회사 시스템에 액세스하면 됩니다.

사람들의 세대도 변했습니다. 젊은 신입사원들은 코워킹 스페이스, 카페, 재택근무를 선호합니다. 이동성은 그들에게 중요합니다. 따라서 우리는 일상생활에 존재하는 것과 유사한 업무 환경을 기술적으로 만들었습니다. 동료들은 사무실과 일할 수 있는 다른 장소를 오가며 일할 필요가 없기 때문에 훨씬 더 편안해집니다.

현재 ABBYY 국제 사무소는 미국부터 호주까지 13개국에 열려 있습니다. 그리고 내부 서비스를 통해 특정 위치에 "연결"되는 것보다 공통된 클라우드 인프라를 갖는 것이 훨씬 더 편리합니다.

몇 년 전 우리는 전략을 수정하고 업무에 클라우드 애플리케이션을 적극적으로 사용하기 시작했습니다. 예를 들어, 우리는 MS Teams, OneDrive, SharePoint 등 Office 365 패키지를 정말 좋아합니다.

이는 모든 직원이 클라우드 솔루션에 의존한다는 의미는 아닙니다. ABBYY는 풍부한 내부 인프라를 갖추고 있습니다. 예를 들어 개발자는 로컬 시설을 사용하여 신경망을 훈련합니다. 우리는 클라우드 제품과 자체 내부 인프라를 약 50/50으로 사용한다고 말하고 싶습니다.

RDP의 인기에 대해

우리는 항상 내부 네트워크를 통한 원격 작업을 허용해왔고 모두가 자신에게 편리한 방법을 선택했습니다. 사무실에 자주 있는 사람들은 RDP(원격 데스크톱)를 선호합니다. 일반적으로 모든 사람은 집에 자신만의 장비를 가지고 있습니다. 항상 강력한 것은 아니며 온 가족이 사용할 수 있습니다. 그리고 직장에는 모든 것에 구성되고 연결된 최신 컴퓨터가 있습니다. 따라서 개인 컴퓨터에 무엇이 있는지 신경 쓰지 않고 집과 직장에서 RDP에 연결하는 것이 더 편리합니다.

모스크바에 있는 사무실(R&D 센터, ABBYY Russia 및 ABBYY Emerging Markets 사무실이 여기에 있음)의 경우 일반적으로 원격 연결을 위해 항상 두 개의 원격 데스크톱 게이트웨이(RD 게이트웨이)가 있었습니다. 하지만 이제 이 연결 방법이 매우 대중화되었습니다. 로드 균형을 맞추기 위해 IT 서비스는 두 개의 추가 게이트웨이를 배포했습니다. 이는 아마도 3월 이후 우리가 수행한 유일한 인프라 변경일 것입니다.

여기서는 800명이 넘는 직원이 ABBYY 모스크바 사무소에서 근무하고 있으며 그 데이터가 가장 많은 정보를 제공하므로 이하에서는 ABBYY 모스크바 사무소에 대한 통계를 제공하겠습니다.

VPN

VPN 작업에 익숙한 동료가 있습니다. 이제 많은 사람들이 회사 장비를 집으로 가져갔습니다. 대부분 우리는 노트북과 모니터를 가져갔습니다. 지속적으로 원격으로 작업할 때는 또 다른 대형 모니터가 훨씬 더 편리합니다. 우리는 직원들을 위해 추가 장비를 구매하지 않았습니다.

근무중인

격리 중에도 사무실에 사람이 없으면 불가능합니다. 우리는 Yura와 Stas라는 두 명의 시스템 관리자를 근무자로 임명했습니다. 그들 각각은 일주일 동안 사무실에서 일하고 일주일 동안 집에서 일합니다. 사람들은 10 시부 터 19 시까 지 정상적인 일정을 가지고 있습니다.

직원이 직면한 기술 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 장비가 너무 많아서 고장이 날 때도 있습니다. 종종 누군가의 컴퓨터가 정지됩니다. 일주일에 두 번씩 하드 드라이브가 고장나고, 무언가가 타서 교체하거나 수리해야 합니다.

정전이 여러 차례 발생했는데, 이는 직원이 원격으로 컴퓨터를 다시 시작할 수 없기 때문에 누군가 컴퓨터를 다시 시작해야 함을 의미합니다. 일반적으로 업무 시간의 90%는 사무실 장비를 켜두는 데 사용됩니다.

검역 기간 동안 근무 담당자가 수행하기 시작한 몇 가지 특이한 작업도 있습니다.

1. 프린터에 종이를 넣고 인쇄된 문서를 제거합니다. 이는 들어오는 문서를 처리하고 집 컴퓨터에서 업무용 프린터로 인쇄하는 직원에게 필요합니다. 사무실로 돌아오면 100500페이지를 인쇄하는 대신 모든 문서를 즉시 가져옵니다. 물론 나중에 할 수도 있었지만 동료들이 일반적인 프로세스를 변경하지 않도록 돕습니다. 이제는 특이한 일이 너무 많습니다.
2. 우리는 업무에 스캐너와 프린터가 필요한 동료들에게 스캐너와 프린터를 포장하여 배달했습니다. 다차에 틀어박혀 있던 직원 중 한 명은 안정적인 인터넷을 사용할 수 있도록 케이블 연결을 도와주었다.

   그런데 ABBYY FineScanner AI 모바일 애플리케이션은 문서 스캔은 물론 문서 안의 텍스트 인식, 서명 추가, 파일을 12가지 인기 형식으로 변환하는 등의 작업에도 도움이 됩니다. 31월 XNUMX일까지 우리는 우리는 준다 ABBYY FineScanner AI에 대한 프리미엄 액세스.

주말에는 어떻습니까?

주말에는 사무실에 직원이 없습니다. 우리는 Otradny(우리 사무실이 위치한 곳)에 거주하는 시스템 관리자와 무슨 일이 생기면 그가 와서 도와주겠다고 동의했습니다. 그리고 그의 도움이 도움이되었습니다. 주말 동안 정전이 여러 번 발생하여 장비 작동을 복원해야했습니다.

패스

지난 3월, 우리는 격리 기간 동안 사무실에 와야 하는 모든 직원을 위해 mos.ru에 패스를 발급했습니다. 이제 출근해야 할 경우 직원이 QR 코드가 포함된 출입증도 발급해 줍니다. 그러나 사무실에 올 수 있다고 해서 동료들이 매일 사무실에 가는 것은 아닙니다. 일반적으로 건물에는 근무하는 사람이 한 명뿐입니다. 나머지는 긴급 상황에만 올 수 있습니다.

다른 나라의 사무실에서

다른 ABBYY 사무실의 상황은 일반적으로 동일합니다. 사무실은 문을 닫고 직원은 집에서 일하고 동일한 도구를 사용합니다. 예를 들어, 미국 사무실에는 근무 담당자조차 없습니다. 로컬 시스템 관리자는 검역 전에 창고에서 일부 장비를 가져갔고, 신입 직원이 도착하면 구성된 노트북을 우편으로 보내기만 하면 됩니다.

연락을 유지하는 방법

이제는 사람들이 사무실에서 일하던 시절에 비해 커뮤니케이션 채널의 부하도 줄었습니다. 주요 트래픽(파일 다운로드 및 비디오 시청)은 이제 홈 서비스 제공업체에서 이루어집니다. 올해 계획했지만 채널을 확장할 필요는 없었습니다.

격리 기간 동안 우리가 가장 먼저 한 일은 통신 복원에 대한 규정을 주의 깊게 검토하는 것이었습니다. 여러 모니터링 테스트를 추가하고 백업 채널로 전환하기 위한 계획을 수립하고 로드 밸런싱 규칙을 검토했습니다.

원격으로 보안을 어떻게 보장했나요?

의심할 여지없이 가장 중요한 것은 보안을 보장하는 것이었습니다. 하지만 우리는 이에 대해서도 준비했습니다. 1년 전, 이중 인증이 도입되었습니다. 사람들이 기업 환경 밖에서 많은 일을 할 때 이것은 필수 사항 중 하나라고 생각합니다. 그리고 이것은 빨리 설치할 수 없는 종류의 것입니다. 요즘 기업 리소스에 액세스하려면 두 가지 요소가 필요합니다. 누군가가 원격 근무로 전환할 계획이라면 정보 보안 관점에서 이는 필수입니다.

우리는 사기꾼들이 어떻게 더 활발해지고 자격 증명을 얻으려고 노력하는지 확인합니다. 이는 주로 피싱 공격입니다. 이메일은 보호되지만 피싱을 기술적으로 완전히 예방할 수는 없습니다. 의심스러운 링크를 클릭하거나 예상하지 못한 메시지의 파일을 열어서는 안 된다는 점을 직원 스스로 이해하는 것이 중요합니다. 이를 위해 우리는 직원들을 대상으로 웨비나를 개최하고 이러한 상황에서 무엇을 해야 하는지 상기시켰습니다. 지금은 이러한 웨비나를 개최하기에 매우 좋은 시기입니다. 왜냐하면 비정상적인 상황에 있는 사람들은 정보를 수집하고, 집중하고, 정보에 더 개방적이며, 이를 더 잘 인식하기 때문입니다.

예를 들어 작업 세션을 끄고, 떠날 때 컴퓨터를 잠그고, 별도의 계정을 사용해야 하는 등 재택근무에 대한 간단한 규칙에도 주의를 기울였습니다. 한 계정에서 일하고 아이는 다른 계정에서 놀아요. 이것은 매우 중요합니다. 왜냐하면 아이는 아빠나 엄마가 키보드를 두드리는 것을 보고 자기도 그렇게 하고 싶어하기 때문입니다. 그는 와서 노크할 것이지만, 그가 거기에서 무엇을 노크할지, 어떤 프로그램에서 데이터를 삭제하거나 교체할지 우리는 모릅니다.

우리는 또한 동료들에게 집 인터넷이 어떻게 구성되어 있는지, 비밀번호가 무엇인지, 비밀번호가 있는지 여부를 확인하도록 요청했습니다. 물론 그들은 예약했습니다. 사람이 무엇을 해야할지 이해하지 못한다면하지 않는 것이 좋습니다. 연결을 유지하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 그들은 직원들에게 집에 있는 Wi-Fi 라우터도 확인하도록 요청했습니다. 일부는 현재 공급자의 속도로 작업할 수 없는 고대 장비를 가지고 있었기 때문에 다른 것을 구입하도록 권장되기도 했습니다.

가장 널리 사용되는 원격 애플리케이션 정보

아마도 이것이 커뮤니케이션 도구라는 것을 이미 짐작했을 것입니다. Office 365를 사용하기 때문에 직원들은 Teams 메신저를 통해 서로 및 외부 사람들과 소통합니다. 그는 자신을 아주 잘 증명했습니다.

모든 사무실의 직원이 Teams에서 보내는 그룹 메시지 수가 다음과 같이 늘어났습니다.

• 21월 20일부터 689월 XNUMX일까지 우리는 XNUMX개가 넘는 메시지를 보냈습니다.
• 21월 19일부터 1월 XNUMX일까지 우리는 XNUMX만 개가 넘는 메시지를 보냈습니다.

통화(일대일) 수도 증가했습니다.

• 21월 20일부터 11,5월 XNUMX일까지 XNUMX만명이 있었습니다.
• 21월 19일부터 16월 XNUMX일까지 – >XNUMX.

Teams 외에도 Zoom도 사용합니다. 이 서비스의 오디오 및 비디오 품질은 시장에서 최고 중 하나이기 때문입니다. 또한 Zoom을 사용하면 컨퍼런스에 "전화를 걸고" 전화로 연결할 수 있습니다.

15월 100일까지 Zoom 회의 횟수는 하루에 거의 XNUMX회를 넘지 않았으며, 이달 하반기부터 ABBYY에서는 이 서비스를 더욱 적극적으로 사용하기 시작했습니다.

100월에는 거의 매일 근무일마다 Zoom에서 XNUMX건 이상의 회의가 있었습니다.

현재 인터넷에는 Zoom의 불안정성에 대한 많은 보고서가 있습니다. 가장 인기 있는 악기가 이제 이렇게 주목을 받고 있다는 것은 전혀 놀라운 일이 아닙니다. 우리는 Zoom의 담당자와 연락하여 회사가 모든 조사 결과를 얼마나 심각하게 받아들이는지 확인했습니다. 우리는 또한 몇 가지 조치를 취했습니다. 가장 간단하고 효과적인 방법은 회의 녹음을 클라우드 저장소에 저장하는 것을 금지하는 것입니다.

인터넷 보안은 무엇보다도 직원 자신의 세심함입니다. 우리는 Zoom이 대처할 것이라고 믿으며, 이러한 상황은 이 서비스를 더욱 강력하게 만들 것입니다.

그래프는 3월 하반기부터 Zoom 회의 참가자 수가 어떻게 증가하기 시작했는지 보여줍니다. 뿐만 아니라 분 수도 있습니다.

이러한 추세는 4월에도 계속되었으며 점점 더 많은 직원이 웹 세미나와 Zoom 회의에 참여했습니다.

우리에게 Zoom과 Teams는 서로를 복제하는 서비스입니다. 그러나 통신에 대한 부하가 엄청나기 때문에 이제 통신을 위한 두 가지 도구를 갖추는 것이 필수일 것입니다. 가장 부적절한 순간에 서비스 중 하나가 실패하기 시작한 후 직원이 신속하게 다른 서비스를 호출하고 작업을 계속하는 경우가 있었습니다.

게다가 이것들은 의사소통을 위한 도구이기도 하다. 지금은 사람들이 연결을 유지하는 것이 중요합니다. ABBYY에 대한 대부분의 통화는 카메라가 켜진 상태에서 이루어집니다. 사무실에서 일할 땐 카메라를 켜지 않았던 것 같아요. 이제 어떤 형태에 있든 항상 켜두세요. 거의 언제나.

대신 결론

원격 근무를 위해 회사를 기술적으로 준비하는 것은 며칠 만에 완료할 수 있는 일이 아닙니다. 이에 대해서는 미리 준비하는 것이 좋습니다. 우리는 직원들의 이동성을 높이기 위해 오래 전부터 클라우드 서비스로의 전환을 시작했습니다. 하지만 알고 보니 이 이동성은 격리가 선언된 상황에서도 유용하게 쓰인다.

아마도 이제 우리는 인프라를 내부에서 외부로 전환하고 변경하는 데 드는 인건비를 모두 회수했습니다. 사람들이 장비를 가져가고 사무실을 떠나 집과 별장으로 갔지만 아무것도 변하지 않았기 때문입니다.

이 게시물의 사진을 제공해 주신 시스템 관리자 Yura Anikeev에게 감사드립니다.

출처 : habr.com