소기업: 자동화할 것인가 말 것인가?

두 명의 여성이 같은 거리의 이웃집에 살고 있습니다. 그들은 서로 모르지만 즐거운 공통점이 하나 있습니다. 둘 다 케이크를 요리한다는 것입니다. 둘 다 2007년부터 주문에 따라 요리를 시작했습니다. 자신의 사업이 있고 주문을 배포할 시간이 없으며 코스를 개설하고 영구 워크샵을 찾고 있지만 케이크는 맛있지만 일반 카페처럼 표준적입니다. 두 번째 사람은 엄청나게 맛있고 집에서 만든 음식을 요리하지만 동시에 그녀는 4년 동안 단 12번의 판매만을 기록했고 결국에는 가족을 위해서만 요리합니다. 나이, 양심, SES 방문의 문제가 아닙니다. 사실 첫 번째 제품은 생산 및 판매의 전체 자동화에 대처했지만 두 번째 제품은 그렇지 않았습니다. 이것이 결정적인 요인이 되었습니다. 정말 간단한 일상적인 예인가요? 그리고 XNUMX인용 광고 대행사부터 거대 기업까지 어떤 규모로든 확장될 수 있습니다. 자동화가 정말 그렇게 중요한가요? 상의하자.

추신: 하드코어 독자를 위해 컷 아래에 대체 소개가 있습니다 :)

안 돼. 어서 해봐요. 괜찮아요!

여자가 싫은 분들을 위한 대체 소개 (댓글에 따름)두 친구는 카트리지를 채우고 프린터를 수리하는 사업을 시작하기로 결정했습니다. 우리는 동시에 각 사업을 시작했고 처음 2개월 동안 기업 고객과 20건의 계약을 체결했습니다. 첫 번째 사람은 모든 일을 스스로했고, 열심히 일하고, 고객을 방문하고, 일을 수행했습니다. 하지만 여기에 문제가 있습니다. 22번째 계약에서 그는 어디서나 지각하기 시작했고, 고객과의 미팅을 잊어버리고, 제 시간에 장비를 수리할 시간이 없었고, 한번은 고객을 뒤섞어 잘못된 카트리지를 건네주기도 했습니다.

두 번째는 게으르고 스스로 뛰기를 원하지 않고 금붕어를 불렀습니다. 물고기는 그를 바라보았고, 그에게 감사하며, 그 일을 자동으로 만들어 주겠다고 제안했습니다. 리드를 생성하기 위한 광고를 위해 그들은 웹사이트로 이동하여 개인 계정에서 양식을 작성하고 고객이 됩니다. 그리고 사이트에서 정보 자체가 CRM에 들어갈 수 있도록 사무용품 배송을 위해 운전자에게 작업을 자동으로 할당하는 시스템이며 더 나아가 자체적으로 경로 시트를 작성하고 계약서를 인쇄하며 심지어는 더 좋습니다. 규제 기한 준수를 모니터링하고 장비가 도착하면 보증 부서에 명령을 내립니다. 뭐, 동화는 동화다!!! 그래서 그의 금붕어는 RegionSoft CRM을 구현했습니다. 나는 그것을 구현했다, 구현했다. 갑자기 모든 것이 날아 다니고 회전했고 사업가는 난로 위에 앉아 모든 사람에게 작업을 배포하고 실행을 감독했습니다. 그리고 그는 사업을 너무 좋아했고 모든 것이 잘 풀리기 시작하여 사업을 확장하고 다른 도시에 지점을 열고 모든 관리를 단일 통합 시스템으로 결합하기로 결정했습니다. 당신이 말하는 동화? 네, 힌트가 있습니다... 똑똑한 친구들을 위한 교훈입니다!

기업 생활의 중심에 있는 7가지 요소

우리는 우리의 개발 중입니다 범용 RegionSoft CRM 13세인 그는 많은 경험을 축적했으며 이미 자동화의 다양한 측면에 대해 반복적으로 글을 썼지만 일반화한 적은 없습니다. 회사의 각 프로세스와 직원 그룹에 무엇을 제공합니까? 즉, 많은 사랑을 받는 광고의 "효율성, 생산성 증가, 궁극적으로는 수익 증가"를 설명하는 것은 무엇입니까? 그리고 그렇지 않다면 바로잡아야 합니다. 지체하지 말고 모든 것에 대해 순서대로 이야기합시다.

그렇다면 기업의 존립에 꼭 필요한 중소기업의 '구성요소'는 무엇일까?

1. 직원은 가장 중요한 요소이며, 직원이 없으면 회사 자체가 존재할 수 없습니다. 단조로운 일상에 얽매이지 않고 고객, 개발 등과 관련된 작업에 노력을 재분배할 수 있도록 관리가 필요하고 작업을 최대한 쉽게 만들어야 합니다.
2. 경영진도 직원이지만 특별한 요구 사항이 있습니다. 전략이 가져오는 결과, 지표의 역학, 직원의 효율성(KPI)을 확인하는 것이 중요합니다. 경영진에게는 문제를 빠르고 간결하게 분석하고 쉽게 해결할 수 있는 도구가 필요합니다(예: 리드 분리 또는 고객 불만 시 문제가 있는 전화 청취).
3. 고객 - 우리는 의도적으로 제품을 생산보다 위에 두었습니다. 왜냐하면 귀하의 제품이 아무리 멋지고 정교하더라도 판매할 사람이 없으면 그로부터 아무것도 얻을 수 없기 때문입니다. 하지만 당신은 이 특별한 미학에 싫증이 나지 않을 것입니다). 그들은 훌륭하고 신속하며 이제 개인화된 서비스도 필요합니다.
4. 생산은 고객으로부터 돈과 교환하기 위해 제품, 작품 또는 서비스를 만드는 가장 중요한 과정입니다. 고객 요구 사항에 따라 적시 생산이 이루어지도록 모든 프로세스를 통합할 수 있는 것이 중요합니다.
5. 데이터는 단순한 "새로운 석유"가 아니라 방치되어서는 안 되는 귀중한 것입니다. 기업의 노력이 대포에서 참새를 쏘는 것이 아니라 정확하게 목표를 정하세요.  
6. 관리 모델은 회사 내에서 확립된 관계와 상호 연결 시스템 또는 원하는 경우 비즈니스 프로세스의 웹입니다. 지속적인 업데이트가 필요하며 투명하고 명확해야 합니다.
7. 자산과 자원은 사업이 존재할 수 없는 모든 도구, 생산 수단 및 기타 자본입니다. 여기에는 경제적 의미의 유형 자산, 특허, 노하우, 소프트웨어, 인터넷, 심지어 시간까지 포함될 수 있습니다. 일반적으로 회사에 존재하는 모든 환경입니다.

7가지 요소로 구성된 인상적인 목록이며 각 요소는 별도의 거대한 시스템입니다. 그러나 아무리 작은 회사라도 7가지 요소는 모두 존재합니다. 자동화가 필요합니다. CRM을 활용한 예를 들어 살펴보자(여기서는 코멘트를 기대하면서 우리 입장에서 CRM을 말하는 것이라고 유보하겠다. 즉 회사 전체의 자동화 업무를 포괄하는 보편적이고 종합적인 제품으로서, 그리고 "판매 프로그램"이 아님).

그래서 요점까지.

자동화는 이러한 모든 사람과 데이터를 어떻게 돕고 방해합니까?

직원

어떻게 도움이 되나요?

• 작업을 구성하고 속도를 높입니다. CRM/ERP에 데이터를 입력하는 것은 직원의 시간을 많이 잡아먹는 추가 작업이라는 의견을 반복적으로 읽고 들었습니다. 물론 이것은 순수한 궤변이다. 예, 직원은 고객과 회사에 대한 데이터를 입력하는 데 시간을 소비하지만 상업적 제안서, 기술 제안서, 모든 기본 문서, 송장, 연락처 검색, 전화 걸기, 편지 보내기 등에 대한 데이터를 지속적으로 저장합니다. 그리고 이것은 엄청난 절약입니다. 다음은 간단한 예입니다. 양식을 작성하여 소액 청구서 + 송장을 수동으로 생성하려면 10분 정도 소요됩니다. 리전소프트 CRM — 상품이나 작품의 수량에 따라 1~3분 정도 소요됩니다. 가속은 문자 그대로 시스템 작동 첫날부터 발생합니다.
• 고객과의 의사소통을 단순화합니다. 모든 정보가 가까이에 있고, 기록을 쉽게 볼 수 있으며, 첫 연락 후 10년이 지나도 고객의 이름으로 연락할 수 있습니다. 그게 뭐죠? 맞습니다. 모든 사람이 좋아하는 단어 "소득"을 형성하는 마케팅 단어 "충성도"입니다.
• 모든 직원을 의무적이고 시간을 잘 지키는 사람으로 만듭니다. 계획, 알림 및 미리 알림 덕분에 단 하나의 작업이나 전화도 가장 멍청한 관리자의 관심을 끌지 못할 것입니다. 그리고 갑자기 관리자가 너무 끈질기게 태만해지면 그를 붙잡아 달력에 코를 찔러보고 왜 알림을 받지 못하는지 물어볼 수 있습니다(그러지 마세요, 화내지 마세요).
• 가장 역겨운 작업(인쇄용 문서 작성 및 준비)을 빠르고 정확하며 완벽하게 수행하는 데 도움이 됩니다. 물론 전부는 아니지만 대규모 CRM에서는 전체 기본 양식을 쉽게 생성하고 이전에 입력한 데이터를 기반으로 몇 번의 클릭만으로 아름답고 정확한 인쇄 양식을 준비할 수 있습니다. 더 적은 수의 시스템에서도 계약 및 상업적 제안을 생성하는 것이 가능합니다. 우리는 개발 중입니다 리전소프트 CRM 우리와 함께라면 복잡하지만 매우 필요한 문서인 TCP(기술적, 상업적 제안서)도 계산하고 작성할 수 있습니다.
• 계획 도구 덕분에 팀 내에서 작업 부하를 분산하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 달력으로 이동하여 회사나 부서 전체가 얼마나 바쁜지 확인하고, 세 번의 클릭만으로 작업을 할당하거나 회의를 예약할 수 있을 때 작업이 훨씬 쉬워집니다. 실제로 시간이 많이 걸리는 통화, 회의 또는 기타 부차적인 커뮤니케이션은 없습니다.

XNUMX가지 기능을 더 나열할 수 있지만 가장 중요한 기능, 즉 가장 열렬한 자동화 반대자라도 높이 평가할 기능을 나열했습니다.

무엇이 널 멈추게 해?

모든 자동화는 직원이 직장에서 일하고 직장에서 일하는 것을 방지합니다. 즉, 자신의 일을 수행하고 클라이언트, 거래, 계약과 같은 거의 독립적인 비즈니스를 구성하는 것을 방지합니다. 동일한 CRM은 고객 기반을 개별 직원의 자산이 아닌 회사의 자산으로 만듭니다. 직원이 회사로부터 급여와 보너스를 받는다는 점을 고려하면 이는 공정합니다. 그렇지 않으면 경찰관이 그에게 총을 주고 원하는 대로 돌아섰다고 생각하는 농담처럼 드러납니다.

가이드

어떻게 도움이 되나요?

위의 전 직원 대상 포인트 외에 관리자 대상 별도의 혜택이 있습니다.

• 의사 결정을 위한 강력한 분석 - 매우 평범한 소프트웨어를 사용하더라도 수집, 분석 및 사용할 수 있고 사용해야 하는 정보는 여전히 축적됩니다. 데이터 기반 관리는 전문적인 접근 방식이고 영감에 의한 관리는 중세 시대입니다. 또한 상사가 직관력이 뛰어나다면 분석 시스템이나 일종의 비밀 태블릿 카탈로그를 가지고 있을 가능성이 높습니다.
• 시스템에서 작업 활동과 직원 로그를 보는 것만으로도 실제 작업을 기반으로 직원을 평가할 수 있습니다. 예를 들어, 우리는 멋진 KPI 생성자를 만들었고 RegionSoft CRM에서는 이를 적용할 수 있는 모든 사람을 위해 가장 복잡하고 복잡한 핵심 지표 시스템을 설정할 수 있습니다.
• 모든 운영 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다.
• 초보자의 빠른 적응과 교육을 위한 지식 베이스입니다.
• 불만 사항이나 갈등 상황이 발생할 경우 작업을 쉽게 확인하고 품질을 평가할 수 있습니다.

무엇이 널 멈추게 해?

모든 자동화 도구는 정확히 한 가지 경우에 관리를 방해합니다. 비용을 지불해야 하는 경우(또는 이미 한 번 지불한 경우) 동시에 유휴 상태이거나 직원에 의해 보이콧되거나 심지어 보여주기 위해 존재하는 경우입니다. 돈이 손실되고 소프트웨어 또는 육체 노동 자동화 시스템에 대한 투자가 성과를 거두지 못합니다. 물론 그러한 자산은 폐기되어야 합니다. 또는 자신이 무엇을 잘못하고 있는지 이해하고 가능한 한 빨리 상황을 수정하십시오.

클라이언트

어떻게 도움이 되나요?

고객은 귀하에게 CRM이 있는지 여부를 결코 생각하지 않습니다. 그는 단지 서비스 수준에 따라 자신의 피부로 그것을 느끼고 이를 기반으로 귀하 또는 완전 자동화된 귀하의 경쟁자에게 비용을 지불할지 여부를 결정합니다.

• 자동화는 고객 서비스 속도를 높입니다. 그는 귀하의 회사에 전화를 걸었고 이것이 Vologda의 Ivan Ivanovich라고 말할 필요가 없습니다. 1년 전에 그는 귀하에게서 콤바인 수확기를 구입한 다음 파종기를 구입했으며 이제 그는 필요합니다. 트랙터. 관리자는 전체 배경을보고 즉시 Ivan Ivanovich에게 필요한 것이 무엇인지, 콤바인과 파종기에 만족하는지 설명합니다. 고객은 기뻐하고 시간이 절약되며 새로운 거래 가능성이 +XNUMX됩니다.
• 자동화 개인화 - CRM, ERP 및 메일링 자동화 시스템 덕분에 특정 요구 사항, 비용, 기록 등에 따라 각 고객에게 연락할 수 있습니다. 그리고 당신이 개인화되어 있다면 당신은 친구입니다. 친구로부터 구매해 보는 것은 어떨까요? 조금 과장되고 단순화되었지만 대략적으로 작동 방식은 이렇습니다.
• 고객은 업무 전달, 전화, 회의, 배송 등 모든 일이 제 시간에 완료되는 것을 좋아합니다. CRM 또는 BPM에서 워크플로우를 자동화하면 보다 원활한 운영을 보장할 수 있습니다.

무엇이 널 멈추게 해?

자동화는 클라이언트가 없거나 완전히 자동화되지 않은 경우에만 클라이언트를 방해합니다. 간단한 예: 웹사이트에서 피자를 주문했는데 카드로 결제하고 17:00까지 배달해야 한다고 언급했습니다. 그리고 피자 가게의 매니저가 당신에게 다시 전화했을 때 그들은 현금만 받는 것으로 밝혀졌고 매니저는 "이 정보를 애플리케이션에 전송하지 않기 때문에" 당신이 배달 시간을 표시한 것을 보지 못했습니다. 결과적으로 다음 번에는 모든 것이 원활하게 작동하는 피자 가게에서 온라인으로 피자를 주문할 가능성이 높습니다. 단, 첫 번째 피자 가게에서 피자 자체가 너무 맛있어서 다른 작은 것들을 무시할 수 없는 경우는 예외입니다!

생산 및 창고

어떻게 도움이 되나요?

• 자원 제어 - 생산 및 창고 관리의 잘 조정된 자동화를 통해 재고는 항상 제 시간에 보충되고 가동 중지 시간 없이 작업이 수행됩니다.
• 창고 자동화는 상품의 이동, 상각, 분류를 제어하고 상품의 관련성과 수요를 평가하여 창고가 있는 회사의 가장 끔찍한 두 가지 문제인 도난과 과잉 재고를 최소화하는 데 도움이 됩니다.
• 공급업체 디렉토리, 명명법 및 가격 목록을 유지하면 제품의 비용과 가치를 빠르고 정확하게 계산하고 고객을 위한 기술 및 상업적 제안을 공식화하는 데 도움이 됩니다.

무엇이 널 멈추게 해?

때로는 고전적인 생산 관리 시스템과 엔터프라이즈 소프트웨어를 통합할 때 충돌이 발생합니다. 이러한 경우 커넥터를 작성하고 여전히 고슴도치를 뱀과 교차시키는 것이 바람직하지만 더 자주 두 시스템을 사용하는 것이 더 좋습니다. 하나는 자동 제어로 사용됩니다. 시스템이고 다른 하나는 운영 작업(주문, 문서, 창고 회계 등)용입니다. 그러나 소규모 기업에서는 이러한 충돌이 거의 발생하지 않으며 대부분의 경우 관리, 생산 및 창고 유형에 대한 포괄적인 시스템이 있습니다. RegionSoft CRM 엔터프라이즈.

데이터

어떻게 도움이 되나요?

자동 시스템은 데이터를 수집해야 합니다. 이를 수행하지 않으면 이미 불명예스러운 이름을 가진 다른 것입니다.

• CRM, ERP, BPM의 데이터는 원칙적으로 통합되고 중복 항목이 제거되며 처리 및 분석을 위해 정규화됩니다(상대적으로 말하면 관리자가 과로하여 "가격" 필드에 12루블 대신 900%를 입력하면 시스템은 저주하고 실수를 허용하지 않습니다). 이렇게 하면 예를 들어 Excel에서 이런 미친 정렬과 서식 지정에 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
• 데이터는 최대 깊이로 저장되며 기성 보고서(그 중 리전소프트 CRM XNUMX개 이상) 필터는 기간과 상황에 관계없이 사용할 수 있습니다.
• 소프트웨어의 데이터는 눈에 띄지 않게 도용되거나 손상되기가 매우 어렵기 때문에 소프트웨어는 정보 보안의 중요한 인프라 요소이기도 합니다.  

무엇이 널 멈추게 해?

소프트웨어 자체에 데이터 제어 방법(예: 마스크 입력 또는 정규식을 사용한 검사)이 없으면 데이터가 매우 혼란스럽고 분석에 적합하지 않을 수 있습니다. 그러한 소프트웨어로부터 많은 이점을 기대해서는 안됩니다.

관리 모델

어떻게 도움이 되나요?

• 귀하의 소프트웨어가 프로세스를 자동화할 수 있다면 대박을 터뜨렸다고 생각하십시오. 해야 할 일은 프로세스를 이해하고 불필요한 모든 것을 제거한 다음 공급업체와 함께 점진적인 자동화를 시작하는 것입니다. 그러면 회사의 각 일상 프로세스에는 고유한 책임자, 마감일, 마일스톤 등이 있습니다. 작업하기가 매우 편리합니다. 중소기업이 프로세스 디자이너를 두려워할 이유가 없습니다(예를 들어 RegionSoft CRM에는 사람이 이해할 수 있는 간단한 기본 프로세스 편집기 및 프로세스 마스터와 같은 표기법이 없습니다).
• 올바르게 구성되면 CRM 또는 ERP와 같은 자동화 시스템이 관리 모델을 복사하여 프로세스에서 불필요한 것, 불필요한 것, 오래된 모든 것을 제거할 수 있습니다. CRM 시스템만 보고 있더라도 외부에서 회사를 바라보는 것은 멋진 일입니다.

무엇이 널 멈추게 해?

혼란을 자동화하면 자동화된 혼란이 발생합니다. 이것은 모든 CRM 개발자의 신성한 주문입니다.

자동화가 필요하지 않은 경우는 언제입니까?

예, 자동화가 필요하지 않거나 수행해서는 안 되는 경우가 있습니다.

• 자동화가 잠재 수입보다 비용이 더 많이 드는 경우: 귀하의 비즈니스가 얼마나 수익성이 있는지 그리고 자동화에 투자할 준비가 되었는지 이해할 때까지는 구현을 시작해서는 안 됩니다.
• 고객 수가 매우 적고 특정 비즈니스에 소수의 거래가 필요한 경우(복잡한 기술 산업, 운영 주기가 긴 국영 기업 등)
• 효과적인 자동화를 제공할 수 없는 경우: 라이센스 구매뿐만 아니라 구현, 수정, 교육 등도 포함됩니다.
• 귀하의 사업이 구조조정을 준비하고 있는 경우.
• 프로세스가 어떻게 작동하는지, 관계가 잘 확립되어 있는지 이해하지 못하고 기업의 혼란 속에서 모든 것에 만족한다면. 상황을 바꾸고 싶다면 프로세스 자동화가 유리할 것입니다.

일반적으로 회사의 자동화는 항상 이점이 있지만 한 가지 조건은 자동화를 위해 노력해야 한다는 것입니다. 즉, 자동화는 마술 지팡이나 "최고를 얻으세요" 버튼이 아닙니다.

자동화 방법: 빠른 팁

기사의 바닥글에서는 원칙적으로 자동화에 대한 많은 유용한 정보를 배울 수 있는 CRM 시스템 구현의 다양한 측면에 대한 심층적이고 자세한 기사 목록을 제공합니다. 여기서는 유능한 자동화 원칙에 대한 매우 짧은 체크리스트를 제공합니다. 십계명이 있게 하소서.

1. 자동화를 준비해야 합니다. 회사의 프로세스를 검토하고, 직원 및 부서의 요구 사항을 수집하고, 작업 그룹을 만들고, IT 인프라를 검토하고, 내부 전문가를 선택하고, 시장 제안을 조사합니다.
2. 공급업체와 협력하여 자동화해야 합니다. 개발 회사를 신뢰하고 그들의 말을 들어야 합니다. 그들은 광범위한 경험을 갖고 있으며 때로는 회사의 재앙처럼 보이는 것을 실제로 무시할 수도 있습니다.
3. 서두를 필요가 없습니다. 점진적으로 자동화하세요.
4. 교육 비용을 절약할 수 없습니다. 이는 공급업체 가격표에서 가장 비싼 서비스가 아니며 과대평가하기 어렵습니다. 훈련받은 직원 = 용감하고 빠르게 일하는 직원.
5. 기술 사양(TOR) 없이 작업하지 마십시오. 이는 귀하와 공급업체가 서로를 올바르게 이해하고 동일한 언어를 사용한다는 것을 보장합니다. 신경의 마차 적재량이 절약되었습니다 - 100%.
6. 보안 관리: 시스템 제공 방법을 확인하고, 보안 방법에 대해 공급업체에 문의하고, 직원 액세스 수준을 시스템 섹션으로 분리하는 것이 최소 수준인지 확인하십시오.
7. 구현 전에 프로세스를 간소화하면 작업이 얼마나 더 빠르고 투명해지게 될지 확인할 수 있습니다.
8. 자동화를 지속적으로 수행합니다. 설치된 소프트웨어를 업데이트하고, 회사에서 발생한 모든 변경 사항을 적용하고, 특정 비즈니스 요구 사항이 있는 경우 수정을 주문합니다.
9. 성냥을 인색하지 마십시오. 구현 프로젝트를 시작한 경우 필요한 모든 기능을 활용하십시오. 요구 사항을 늦게 파악하면 비용이 더 많이 들 수 있습니다.
10. 백업을 하세요. 때로는 이것이 회사 전체의 생명을 구하기도 합니다.

모든 비즈니스에는 자동화가 필요합니다. 특히 중소 규모의 비즈니스에서는 내부 소프트웨어뿐만 아니라 고객과의 작업이 크게 진전되어 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다. 결국, 말과 수레가 모두를 만족시켰다면 자동차는 거의 발명되지 않았을 것입니다. 전망은 진화하고 있습니다.

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출처 : habr.com