🥇직원들은 새로운 소프트웨어를 원하지 않습니다. 선례를 따라야 할까요, 아니면 선을 굽혀야 할까요?

소프트웨어 도약은 곧 기업의 매우 흔한 질병이 될 것입니다. 모든 사소한 일로 인해 하나의 소프트웨어를 다른 소프트웨어로 변경하고, 기술에서 기술로 이동하고, 실제 비즈니스를 실험하는 것이 표준이 되고 있습니다. 동시에 사무실에서 실제 내전이 시작됩니다. 구현에 대한 저항 운동이 형성되고, 당파는 새로운 시스템에 대해 파괴적인 작업을 수행하고, 스파이는 새로운 소프트웨어로 용감한 새로운 세계를 홍보하고, 장갑차에서 관리합니다. 기업포털에서는 평화, 노동, KPI 등을 방송하고 있습니다. 혁명은 대개 한쪽의 완전한 실패로 끝납니다.

우리는 구현에 대해 거의 모든 것을 알고 있으므로 혁명을 진화로 바꾸고 구현을 최대한 유용하고 고통스럽지 않게 만드는 방법을 알아내도록 노력하겠습니다. 글쎄, 아니면 적어도 그 과정에서 어떤 일이 발생할 수 있는지 알려 드리겠습니다.

새로운 소프트웨어에 대한 직원의 수용을 이상적으로 시각화합니다. 출처 - Yandex.Images

외국 컨설턴트들은 이 기사를 다음과 같이 시작할 것입니다. "직원들에게 업무를 개선하고 성과에 질적인 영향을 미칠 수 있는 고품질 소프트웨어를 제공한다면 새로운 프로그램이나 시스템의 채택은 자연스럽게 일어날 것입니다." 하지만 우리는 러시아에 있으므로 의심스럽고 호전적인 직원 문제는 매우 관련이 있습니다. 기업용 메신저나 소프트폰 등 최소한의 소프트웨어를 사용해도 자연스러운 전환이 이뤄지지 않습니다.

문제의 원인은 어디에서 오는가?

오늘날 모든 회사에는 다양한 소프트웨어가 설치되어 있습니다(IT 회사에서는 소프트웨어 양이 두 배 또는 세 배이고 적응 문제가 부분적으로 겹치고 매우 구체적이기 때문에 우리는 일반적인 사례를 취합니다): 프로젝트 관리 시스템, CRM/ERP, 이메일 클라이언트, 인스턴트 메신저, 기업 포털 등 그리고 이것은 브라우저에서 브라우저로의 전환도 예외 없이 전체 팀에 의해 수행되는 회사가 있다는 사실을 계산하지 않습니다(그리고 완전히 Internet Explorer Edge를 기반으로 하는 팀도 있습니다). 일반적으로 이 기사가 유용할 수 있는 몇 가지 상황이 있습니다.

일부 작업 그룹에는 기본 자동화 프로세스가 있습니다. 첫 번째 CRM/ERP가 구현되고, 기업 포털이 열리고, 기술 지원 시스템이 설치되는 등입니다.
노후화, 새로운 요구 사항, 확장, 활동 변경 등의 이유로 한 소프트웨어가 다른 소프트웨어로 교체됩니다.
기존 시스템의 모듈은 개발과 성장을 목적으로 구축되고 있습니다(예: 회사가 생산을 시작하고 전환하기로 결정함). RegionSoft CRM 전문가 에 RegionSoft CRM 엔터프라이즈 플러스 최대 기능 포함);
주요 인터페이스 및 기능 소프트웨어 업데이트가 진행 중입니다.

물론 처음 두 사례는 증상이 훨씬 더 심각하고 일반적이므로 특별한주의를 기울이십시오.

따라서 팀(곧 변경이 있을 것이라고 이미 의심한 팀)과 작업을 시작하기 전에 소프트웨어를 변경하는 실제 이유가 무엇인지, 변경이 필요하다는 데 동의하는지 이해하려고 노력하십시오.

기존 프로그램은 사용하기 어렵습니다. 비용이 많이 들고, 불편하고, 기능이 없고, 더 이상 요구 사항을 충족하지 않으며, 규모에 적합하지 않습니다. 이것은 객관적인 필요성입니다.
공급업체는 시스템 지원을 중단했거나 지원 및 수정이 끝없는 일련의 승인과 비용 낭비로 바뀌었습니다. 비용이 크게 증가했고 앞으로 더 많이 증가할 것이라고 약속한다면 더 이상 기다릴 필요가 없으므로 비용을 절감해야 합니다. 예, 새로운 시스템에도 비용이 들지만 결국 최적화는 그러한 지원보다 비용이 적게 듭니다.
소프트웨어를 변경하는 것은 한 사람이나 직원 그룹의 변덕입니다. 예를 들어, CTO는 롤백을 원하고 새롭고 더 비싼 시스템의 도입을 위해 로비 활동을 하고 있습니다. 이는 대기업에서 발생합니다. 또 다른 예: 프로젝트 관리자는 Asana를 Basecamp로, Basecamp를 Jira로, 복잡한 Jira를 Wrike로 변경하는 것을 옹호합니다. 종종 그러한 이주를 하는 유일한 동기는 바쁜 업무를 과시하고 자신의 지위를 유지하는 것입니다. 이러한 경우 필요성, 동기 및 정당성의 정도를 결정하고 원칙적으로 변경을 거부하겠다는 강한 의지를 결정해야 합니다.

우리는 기본 자동화가 아닌 한 소프트웨어에서 다른 소프트웨어로 전환하는 이유에 대해 이야기하고 있습니다. 자동화가 선험적으로 필요하기 때문입니다. 회사에서 수동으로 정기적으로 작업을 수행하지만 자동화할 수 있는 경우 시간과 비용은 물론 귀중한 회사 데이터를 낭비하는 것입니다. 자동화하세요!

어떻게 건널 수 있습니까? 대도약인가, 아니면 웅크리고 있는 호랑이인가?

세계적으로는 새로운 소프트웨어로 전환하고 이에 적응하기 위한 세 가지 주요 전략이 있습니다. 이 전략은 우리에게 매우 적합해 보이므로 바퀴를 재발명하지 맙시다.

빅뱅

"빅뱅" 방법을 사용하는 채택은 정확한 날짜를 설정하고 급격한 마이그레이션을 수행하여 기존 소프트웨어를 100% 비활성화하는 가장 어려운 전환입니다.

프로

+ 모든 사람이 하나의 시스템에서 작업하므로 데이터를 동기화할 필요가 없으며 직원은 한 번에 두 인터페이스를 모니터링할 필요가 없습니다.
+ 관리자를 위한 단순성 - 하나의 마이그레이션, 하나의 작업, 하나의 시스템 지원.
+ 가능한 모든 변경 사항은 한 시점에 발생하며 거의 즉시 눈에 띕니다. 무엇이 생산성, 개발 속도, 판매 등에 영향을 미쳤는지, 어떤 비율로 영향을 미쳤는지 분리할 필요가 없습니다.

죄수 팀은

— 채팅, 기업 포털, 인스턴트 메신저 등 간단한 소프트웨어에서만 성공적으로 작동합니다. 프로젝트 관리 시스템, CRM/ERP 및 기타 심각한 시스템은 말할 것도 없고 이메일조차도 이미 실패할 수 있습니다.
— 대규모 시스템에서 다른 시스템으로의 폭발적인 마이그레이션은 필연적으로 혼란을 야기합니다.

이러한 새로운 업무 환경으로의 전환에서 가장 중요한 것은 교육입니다.

병렬 실행

소프트웨어에 대한 병렬 적응은 두 시스템이 동시에 작동하는 기간이 설정되는 보다 부드럽고 보편적인 전환 방법입니다.

프로

+ 사용자는 이전 소프트웨어에서 빠르게 작업하고 유사점을 찾고 인터페이스와의 상호 작용의 새로운 논리를 이해하는 동시에 새 소프트웨어에 익숙해질 수 있는 충분한 시간을 갖습니다.
+ 갑작스런 문제가 발생하는 경우 직원은 기존 시스템에서 계속 근무합니다.
+ 사용자 교육은 덜 엄격하고 일반적으로 저렴합니다.
+ 직원들의 부정적인 반응은 거의 없습니다. 결국 직원들은 일반적인 도구나 작업 방식을 박탈당하지 않았습니다(자동화가 처음으로 발생하는 경우).

죄수 팀은

— 관리 문제: 동시에 두 애플리케이션에서 두 시스템, 데이터 동기화, 보안 관리를 모두 지원합니다.
— 전환 프로세스는 끝없이 진행됩니다. 직원들은 자신에게 시간이 거의 남아 있음을 깨닫고 익숙한 인터페이스의 사용을 조금 더 확장할 수 있습니다.
- 사용자 혼란 - 두 인터페이스가 혼란스럽고 작동 및 데이터 오류를 유발합니다.
- 돈. 두 시스템 모두에 대한 비용을 지불합니다.

단계적 채택

단계별 적응은 새로운 소프트웨어로 전환하기 위한 가장 부드러운 옵션입니다. 전환은 지정된 기간 내에 부서별로 기능적으로 수행됩니다. 예를 들어 1월 20일부터 새 CRM 시스템에만 새 클라이언트를 추가하고, 1월 30일부터 새 시스템에서 거래를 수행하고, XNUMX월 XNUMX일까지 달력을 이전합니다. XNUMX월 XNUMX일까지 마이그레이션을 완료한다는 것은 대략적인 설명이지만 일반적으로 명확합니다.

프로

+ 조직적인 전환, 관리자 및 내부 전문가 간의 부하 분산.
+ 더 사려 깊고 심층적인 학습.
+ 변화는 가능한 한 완만하게 일어나기 때문에 저항이 없습니다.

죄수 팀은 -병렬 전환과 거의 동일합니다.

이제 점진적인 전환이 이루어지나요?

논리적인 질문이라면 당신도 동의할 것입니다. 명확한 계획에 따라 일정을 정하고 행동할 수 있는데 왜 굳이 번거로움을 겪어야 합니까? 사실 모든 것이 그렇게 단순하지는 않습니다.

소프트웨어 복잡성: 복잡한 소프트웨어(예: CRM 시스템), 위상 적응이 더 적합합니다. 소프트웨어가 간단한 경우(메신저, 기업 포털) 날짜를 알리고 지정된 날에 기존 소프트웨어를 비활성화하는 것이 적합한 모델입니다. 운이 좋으면 직원이 필요한 모든 정보를 꺼낼 시간을 갖게 됩니다. , 그리고 운이 좋지 않다면 기술적으로 가능하다면 이전 시스템에서 새 시스템으로 필요한 데이터를 자동으로 가져오는 기능을 제공해야 합니다.
회사의 위험 정도: 구현이 위험할수록 속도는 느려집니다. 반면에 지연도 위험합니다. 예를 들어 한 CRM 시스템에서 다른 CRM 시스템으로 전환하고 전환 기간 동안 두 가지 비용을 모두 지불해야 하므로 새 시스템을 구현하는 데 드는 비용과 비용이 증가합니다. 환급기간이 연장되었음을 의미합니다.
직원 수: 많은 사용자 프로필을 확장하고 구성해야 하는 경우 Big Bang은 확실히 적합하지 않습니다. 초고속 구현이 대기업에 이익이 되는 경우도 있지만. 이 옵션은 많은 직원이 사용하는 시스템에 적합할 수 있지만 사용자 정의가 의도되지 않았기 때문에 요구 사항이 없을 수 있습니다. 그러나 이는 최종 사용자에게 큰 변화이며 동일한 IT 서비스(예: 청구 또는 액세스 시스템)에 대한 엄청난 단계별 작업입니다.
선택한 소프트웨어 구현의 특징(개정 등) 때로는 구현이 초기에 요구사항 수집, 개선, 교육 등을 통해 단계별로 진행되기도 합니다. 예를 들어, CRM 시스템 이는 항상 점진적으로 구현되며, 누군가 "3일 또는 심지어 3시간 내에 구현 및 구성을 완료"하겠다고 약속하는 경우 이 기사를 기억하고 해당 서비스를 우회하세요(설치 ≠ 구현).

다시 말하지만, 나열된 매개변수를 알고 있더라도 특정 경로 또는 다른 경로를 확실히 선택할 수는 없습니다. 기업 환경을 평가하십시오. 이는 힘의 균형을 이해하고 어떤 모델(또는 일부 요소의 조합)이 귀하에게 적합한지 결정하는 데 도움이 됩니다.

영향력의 주체: 혁명인가 진화인가

가장 먼저 주목해야 할 것은 새로운 소프트웨어 구현으로 인해 영향을 받게 될 직원입니다. 사실 지금 우리가 고려하고 있는 문제는 순전히 인적 요소이기 때문에 직원들에게 미치는 영향에 대한 분석을 피할 수는 없습니다. 우리는 이미 그 중 일부를 위에서 언급했습니다.

회사 리더는 새 소프트웨어가 일반적으로 어떻게 받아들여질지 결정합니다. 그리고 이곳은 홍보 연설과 격렬한 연설을 위한 장소가 아닙니다. 변화의 필요성을 정확하게 보여주고 이것이 오래된 노트북을 교체하는 것과 마찬가지로 더 멋지고 편리한 도구를 선택하는 것이라는 생각을 전달하는 것이 중요합니다. 이러한 상황에서 경영진의 가장 큰 실수는 손을 씻고 물러서는 것입니다. 경영진에 회사 자동화가 필요하지 않다면 왜 직원들의 관심을 받아야 합니까? 그 과정에 참여하세요.
부서장(프로젝트 관리자)은 모든 프로세스에 참여하고 불만을 관리하며 동료의 모든 반대에 대해 의지를 보여주고 노력하며 고품질의 심층 교육을 수행해야 하는 중간 연결고리입니다.
IT 서비스(또는 시스템 관리자) - 언뜻 보기에 이들은 가장 적응력이 뛰어나고 적응력이 뛰어난 초기 새이지만... 그렇지 않습니다. 특히 중소기업에서는 시스템 관리자가 IT 인프라의 변경(강화)에 반대하는 경우가 많으며 이는 기술적 정당성이 아니라 게으름과 작업 거부 때문입니다. 우리 중에 일을 하지 않는 방법을 찾아보지 않은 사람이 누가 있습니까? 그러나 이것이 회사 전체에 해를 끼치는 일이 없도록 하십시오.
일반적으로 최종 사용자는 한편으로는 효율적이고 편리하게 작업하기를 원하며 다른 살아있는 사람들과 마찬가지로 변화를 두려워합니다. 그들에 대한 주요 주장은 정직하고 간단합니다. 왜 도입/변경하는지, 통제의 한계는 무엇인지, 작업을 어떻게 평가할지, 무엇이 바뀔지, 위험은 무엇인지(그런데 모두가 위험을 평가해야 합니다.) 우리가 판매자임에도 불구하고 CRM 시스템, 그러나 우리는 모든 것이 항상 순조롭게 진행된다고 말할 수는 없습니다. 비즈니스 내의 모든 프로세스에는 위험이 있습니다.
회사 내의 "당국"은 다른 직원에게 영향을 미칠 수 있는 당파입니다. 이는 반드시 높은 지위나 폭넓은 경험을 가진 사람일 필요는 없습니다. 소프트웨어 작업의 경우 "권한"은 예를 들어 Habr을 다시 읽고 위협하기 시작할 고급 지식을 갖춘 사람일 수 있습니다. 모든 것이 얼마나 나빠질 것인지에 대해 모두들. 그는 구현이나 전환 과정을 망치려는 목표조차 갖고 있지 않을 수도 있습니다. 단지 과시와 저항 정신만 있으면 직원들은 그를 믿을 것입니다. 그러한 직원과 협력해야 합니다. 설명하고, 질문하고, 특히 어려운 경우에는 결과를 암시해야 합니다.

사용자가 정말로 무언가를 두려워하는지, 아니면 유능한 리더가 주도하는 집단 편집증이 있는지 확인하는 보편적인 방법이 있습니다. 불만의 이유, 우려 사항에 대해 물어보십시오. 이것이 개인적인 경험이나 의견이 아닌 경우 3-4 개의 명확한 질문 후에 논쟁이 쏟아지기 시작합니다.

'저항운동'을 성공적으로 극복하기 위한 두 가지 중요한 요소.

교육 제공: 공급업체 및 내부. 직원들이 모든 것을 실제로 이해하고 숙달했으며 교육 수준에 관계없이 업무를 시작할 준비가 되었는지 확인하세요. 교육의 필수 속성은 인쇄된 전자 지침(규정)과 시스템에 대한 가장 완전한 문서입니다(자존적인 공급업체가 소프트웨어와 함께 이를 출시하고 무료로 제공합니다).
지지자를 찾고 영향력 있는 사람을 선택하세요. 내부 전문가와 얼리 어답터는 의심을 교육하고 해소하는 지원 시스템입니다. 일반적으로 직원들은 동료를 돕고 새로운 소프트웨어를 소개하는 것을 기쁘게 생각합니다. 귀하의 임무는 일시적으로 그들의 업무를 덜어주거나 새로운 작업량에 대해 적절한 보너스를 제공하는 것입니다.

당신이주의해야 할 것은 무엇입니까?

변경 사항으로 인해 직원이 얼마나 영향을 받습니까? (상대적으로 말하면 내일 그들이 새로운 회계 프로그램을 발명한다면 50 세 이상의 여성이있는 회계 부서에 코를 찌르고 1C에서 전환을 제안하면 살아 나오지 않을 것입니다.)
워크플로우는 얼마나 영향을 받나요? 100명 규모의 회사에서 메신저를 바꾸는 것과 회사의 핵심 프로세스를 기반으로 하는 새로운 CRM 시스템을 구현하는 것도 있습니다. RegionSoft CRM 구현 고급 버전에서는 생산, 창고, 마케팅 및 팀과 함께 자동화된 비즈니스 프로세스를 구축하는 최고 관리자에게 영향을 미칩니다.
교육이 제공되었으며, 수준은 어느 정도였습니까?

기업 사고 시스템의 유일한 논리적 전환

새로운 소프트웨어의 전환/구현을 저장하는 방법은 무엇입니까?

새 소프트웨어로 편안하게 이동하는 데 도움이 되는 핵심 사항을 설명하기 전에 한 가지 사항에 주목하겠습니다. 절대해서는 안되는 일이 있습니다. 직원에게 압력을 가하고 보너스, 행정 및 징계 제재를 박탈하여 "동기 부여"할 필요가 없습니다. 이것이 프로세스를 더 좋게 만들지는 못하지만 직원의 태도는 더 나빠질 것입니다. 그들이 당신에게 강요한다면 그것은 그들이 우리의 이익을 존중하지 않는다는 뜻입니다. 만약 그들이 그것을 강요한다면 그것은 그들이 우리와 우리의 일을 신뢰하지 않는다는 것을 의미합니다. 그러므로 우리는 모든 일을 규율 있고 명확하며 유능한 방식으로 수행하지만 압력이나 불필요한 강요는 하지 않습니다.

구체적인 실행계획을 세워야 합니다

다른 모든 것이 존재하지 않을 수도 있지만 계획은 있어야 합니다. 더욱이, 계획은 조정 가능하고 업데이트되며 명확하고 불가피하며, 동시에 토론이 가능하고 관심 있는 모든 직원이 투명하게 접근할 수 있습니다. 오전 8시부터 오전 10시까지 위업이 있고 16시에 영국과 전쟁이 있다는 지시적인 방식으로 전달하는 것은 불가능하므로 전체 계획을 관점에서 보는 것이 중요합니다.

계획에는 반드시 최종 사용자가 될 직원의 요구 사항이 반영되어야 합니다. 이렇게 하면 각 직원은 원하는 기능이 무엇인지, 언제 사용할 수 있는지 정확히 알 수 있습니다. 동시에, 전환 또는 구현 계획은 일종의 불변의 단일체가 아니며, 계획을 마무리하고 속성을 변경할 가능성을 남겨두는 것이 필요합니다(그러나 끝없는 편집 흐름과 새로운 "원하는 것"의 형태는 아닙니다). 마감일의 지속적인 변화 형태는 아닙니다).

계획에는 무엇이 포함되어야 합니까?

주요 전환 이정표(단계) - 수행해야 할 작업.
각 단계의 자세한 전환 지점 - 수행 방법
핵심 사항 및 이에 대한 보고(시간 조정) - 수행된 작업을 어떻게 측정하고 제어 지점에 있어야 하는 사람은 누구입니까?
책임 있는 사람들은 당신이 의지하고 질문할 수 있는 사람들입니다.
마감일은 각 단계와 전체 프로세스의 시작과 끝입니다.
영향을 받는 프로세스 - 비즈니스 프로세스에서 어떤 변경이 발생할지, 구현/전환과 함께 변경해야 할 사항은 무엇입니까?
최종 평가는 발생한 구현/전환을 평가하는 데 도움이 되는 일련의 지표, 지표 또는 주관적인 평가입니다.
운영 시작일은 회사 전체가 업데이트된 자동화 프로세스에 참여하고 새로운 시스템에서 작업하게 되는 정확한 날짜입니다.

우리는 빨간색 선이 조언인 구현자의 프레젠테이션을 접했습니다. 강제로 구현하고, 반응을 무시하고, 직원과 대화하지 마십시오. 우리는 이러한 접근 방식에 반대하며 그 이유는 다음과 같습니다.

아래 그림을보십시오 :

새 마우스, 새 키보드, 아파트, 자동차, 심지어 직업까지도 즐겁고 즐거운 이벤트이며, 그중 일부는 심지어 성취이기도 합니다. 그리고 사용자는 익숙해지고 적응하는 방법을 찾기 위해 Yandex로 이동합니다. 새 아파트에 들어가서 자신의 아파트임을 이해하고, 처음으로 수도꼭지를 열고, 차를 마시고, 처음으로 잠자리에 드는 방법. 운전대를 잡고 새 차와 친구를 사귀는 방법, 그러나 지금까지는 너무나 외계인입니다. 직장의 새로운 소프트웨어는 설명된 상황과 다르지 않습니다. 직원의 업무는 결코 동일하지 않습니다. 따라서 새롭고 효과적인 소프트웨어를 구현하고, 적응하고, 성장하십시오. 그리고 이것이 우리가 말할 수 있는 상황입니다. 천천히 서두르세요.

출처 : habr.com

직원들은 새로운 소프트웨어를 원하지 않습니다. 리드를 따라야 할까요, 아니면 자신의 라인을 고수해야 할까요?