중소기업의 DIY 디지털 혁신

초보 사업가들이 흔히 저지르는 실수는 데이터 수집 및 분석, 업무 프로세스 최적화, 주요 지표 모니터링에 충분한 주의를 기울이지 않는다는 것입니다. 이로 인해 생산성이 저하되고 시간과 자원이 최적이 아닌 낭비로 이어집니다. 프로세스가 좋지 않으면 같은 오류를 여러 번 수정해야 합니다. 클라이언트 수가 늘어날수록 서비스 품질은 저하되며, 데이터 분석 없이는 개선해야 할 부분이 명확하게 파악되지 않습니다. 결과적으로 결정은 변덕스럽게 내려집니다.

경쟁력 있는 현대 비즈니스가 되려면 고품질의 제품과 서비스 외에도 투명한 프로세스를 갖추고 분석 데이터를 수집해야 합니다. 이것이 없이는 비즈니스의 실제 상황을 이해하고 올바른 결정을 내리는 것이 어렵습니다. 따라서 사용하기 편리할 뿐만 아니라 작업을 단순화하고 가능한 가장 투명한 프로세스를 생성할 수 있는 필수 도구를 무기고에 보유하는 것이 중요합니다.

오늘날에는 수많은 도구와 솔루션이 있습니다. 그러나 대부분의 기업가들은 그 가치를 보지 못하거나, 사용 방법을 이해하지 못하거나, 비싸거나, 복잡하거나, 100500개 이상이기 때문에 사용하지 않습니다. 그러나 스스로 그러한 도구를 찾아내고, 발견하고, 만든 사람들은 중기적으로 이미 이점을 갖고 있습니다.

저는 10년 넘게 프로세스의 자동화와 디지털 전환을 통해 기업의 수익 증대에 도움이 되는 IT 제품과 솔루션을 만들어 왔습니다. 저는 수십 개의 스타트업을 찾는 데 도움을 주었고 전 세계 수십만 명의 사람들이 사용하는 수십 개의 온라인 도구를 만들었습니다.

다음은 디지털 혁신의 이점을 보여주는 내 사례 중 하나입니다. 미국의 한 소규모 법률 회사에서 우리 팀과 저는 법률 문서 생성 도구를 만들었고 이를 통해 변호사는 문서를 더 빠르게 생성할 수 있었습니다. 그리고 나중에 이 도구의 기능을 확장하여 온라인 서비스를 만들고 회사를 완전히 변화시켰습니다. 이제 그들은 도시뿐만 아니라 전국의 고객에게 서비스를 제공합니다. XNUMX년 동안 회사의 자본금은 여러 배로 늘어났습니다.

이 기사에서는 주요 비즈니스 지표를 모니터링하기 위한 투명한 시스템을 구축한 실제 경험을 공유하겠습니다. 디지털 솔루션을 활용하는 것의 가치를 심어주려고 노력할 것이며, 그것이 결코 어렵지도 않고 항상 비싸지도 않다는 것을 보여주겠습니다. 자, 가자!

어떻게 시작 됐어?

한 번도 가져보지 못한 것을 갖고 싶다면 한 번도 해본 적이 없는 일을 해야 합니다.
코코 샤넬

제 아내는 출산 휴가에 지쳐서 어린이 놀이방이라는 소규모 사업을 열기로 결정했습니다. 저는 사업을 하고 있기 때문에 게임룸은 아내가 전담하고, 저는 전략적인 문제와 개발을 돕습니다.

개업의 세부 사항은 완전히 다른 이야기이지만 데이터 수집 및 경쟁사 분석 단계에서 우리는 이 사업의 구체적인 문제점을 부각하는 것 외에도 대부분의 경쟁사가 어려움을 겪지 않는 내부 프로세스의 문제에 주목했습니다. .

놀랍게도 XNUMX세기에는 CRM을 어떤 형태로든 보관하는 사람이 거의 없었고, 많은 사람이 서면이나 노트북에 기록을 보관했습니다. 동시에 소유자는 직원이 도둑질하고 계산할 때 실수를하며 회계 장부의 항목을 다시 계산하고 확인하는 데 많은 시간을 소비해야하며 예약 및 예금에 대한 데이터가 손실되고 고객이 알 수없는 이유로 떠난다고 불평했습니다. 그들을.

수집된 데이터를 분석하면서 우리는 실수를 반복하고 싶지 않으며 이러한 위험을 최소한으로 줄일 수 있는 투명한 시스템이 필요하다는 것을 깨달았습니다. 우선, 우리는 기성 솔루션을 찾기 시작했지만 우리의 요구 사항을 완전히 충족하는 솔루션을 찾을 수 없었습니다. 그런 다음 이상적이지는 않지만 작동하고 저렴합니다 (거의 무료).

도구를 선택할 때 저는 다음 기준을 고려했습니다. 저렴해야 하고, 유연하고 접근이 용이해야 하며, 사용하기 쉬워야 합니다. 저는 이 사업을 위해 완전하고 강력하며 비용이 많이 드는 시스템을 작성할 수 있었지만 시간과 예산이 거의 없었으며 프로젝트가 성공할 것인지 완전히 이해하지 못했고 많은 자원을 투자하는 것은 불합리했습니다. 이 시스템. 그래서 가설을 테스트할 당시에는 MVP(Minimum Viable Product - 최소 실행 가능 제품)부터 시작하여 최소한의 투자로 최단 시간 내에 작업 버전을 만들고, 시간이 지나면 마무리하거나 다시 실행하기로 결정했습니다.

결과적으로 내 선택은 Google 서비스(드라이브, 시트, 캘린더)로 이루어졌습니다. 입/출력 정보의 주요 소스는 Google Sheets입니다. 아내가 스프레드시트 작업 경험이 있어서 필요한 경우 스스로 변경할 수 있습니다. 또한 컴퓨터 사용에 능숙하지 않은 직원도 이 도구를 사용할 것이며 테이블에 데이터를 입력하는 방법을 가르치는 것이 전문적인 작업 방법을 가르치는 것보다 훨씬 쉬울 것이라는 사실도 고려했습니다. 1C와 같은 프로그램.

테이블에 입력된 데이터는 실시간으로 변경됩니다. 즉, 언제든지 회사의 상황을 볼 수 있고, 보안이 내장되어 있으며, 특정인에게 접근을 제한할 수 있습니다.

아키텍처 및 데이터 구조 개발

어린이 놀이방은 몇 가지 기본 서비스를 제공합니다.

• 일반 방문 — 고객이 자녀 놀이방에서 보내는 시간을 구매할 때.
• 감독 방문 — 고객이 자녀 놀이방에서 보내는 시간을 구매하고 감독 비용을 추가로 지불하는 경우. 즉, 고객은 아이를 두고 본연의 일을 할 수 있고, 룸워커는 부모가 없는 동안 아이를 지켜보며 함께 놀아준다.
• 공개 생일 — 고객은 음식과 손님 좌석을 위해 별도의 테이블을 임대하고 게임룸의 표준 방문 비용을 지불하며 게임룸은 평소와 같이 운영됩니다.
• 휴무일 — 고객은 건물 전체를 임대하며, 임대 기간 동안 해당 객실은 다른 고객을 받아들이지 않습니다.

방을 방문한 사람이 몇 명인지, 나이가 몇 명인지, 소비한 시간이 얼마나 되는지, 돈을 얼마나 벌었는지, 지출이 얼마나 되었는지를 주인이 아는 것이 중요합니다(관리자가 물건을 사거나 비용을 지불해야 하는 경우가 종종 있습니다). 예를 들어 배달이나 물 등), 생일이 몇 번 있었나요?

여느 IT 프로젝트와 마찬가지로 저는 미래 시스템의 아키텍처를 생각하고 데이터 구조를 작업하는 것부터 시작했습니다. 아내가 사업을 담당하기 때문에 보고, 통제하고, 통치해야 할 모든 것을 알고 있기 때문에 고객 역할을 했습니다. 우리는 함께 브레인스토밍을 수행하고 시스템에 대한 요구 사항을 작성했으며 이를 기반으로 시스템 기능을 고려하고 Google 드라이브에 다음과 같은 파일 및 폴더 구조를 만들었습니다.

"요약" 문서에는 수입, 지출, 분석 등 회사에 대한 일반 정보가 포함되어 있습니다.

비용 문서에는 회사의 월별 비용에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 투명성을 높이기 위해 사무비, 세금, 인건비, 광고비, 기타 비용으로 구분됩니다.

월 비용

연간 비용 요약표

Income 폴더에는 매월 하나씩 12개의 Google Sheets 파일이 포함되어 있습니다. 직원들이 매일 작성하는 주요 업무 문서입니다. 여기에는 필수 대시보드 탭과 각 근무일별 탭이 포함되어 있습니다. 대시보드 탭에는 업무를 빠르게 이해할 수 있도록 당월에 필요한 모든 정보가 표시되며 가격 설정 및 서비스 추가도 가능합니다.

대시보드 탭

일일 탭

사업이 전개되는 과정에서 할인, 구독, 부가서비스, 이벤트 등의 추가적인 니즈가 나타나기 시작했습니다. 우리는 또한 시간이 지남에 따라 이 모든 것을 구현했지만 이 예는 시스템의 기본 버전을 보여줍니다.

기능성 창출

주요 지표를 파악하고 아키텍처와 엔터티 간 데이터 교환을 수행한 후 구현을 시작했습니다. 내가 한 첫 번째 일은 내 소득 폴더에 Google 시트 문서를 만드는 것이었습니다. 그 안에 대시보드와 매월 XNUMX일이라는 두 개의 탭을 만들었고 여기에 다음 테이블을 추가했습니다.

메인 워크시트

이는 관리자가 작업하게 될 기본 워크시트입니다. 필수 필드(빨간색으로 표시)만 입력하면 시스템이 필요한 모든 지표를 자동으로 계산합니다.

입력 오류와 편의성을 줄이기 위해 "방문 유형" 필드는 제공되는 서비스의 드롭다운 목록으로 구현되었으며 대시보드 페이지에서 편집할 수 있습니다. 이를 위해 이러한 셀에 데이터 확인을 추가하고 데이터를 가져올 범위를 표시합니다.

계산 시 인적 오류를 줄이기 위해 고객이 방에서 보낸 시간과 지불해야 할 금액을 자동으로 계산하는 기능을 추가했습니다.

이를 위해 관리자는 고객의 도착 시간(E열)과 출발 시간(F열)을 HH:MM 형식으로 표시하면 됩니다. 클라이언트가 게임룸에서 보내는 총 시간을 계산하기 위해 다음 공식을 사용합니다.

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

서비스 이용 금액을 자동으로 계산하려면 서비스 종류에 따라 시간당 가격이 달라질 수 있기 때문에 좀 더 복잡한 공식을 사용해야 했습니다. 따라서 QUERY 함수를 사용하여 대시보드 페이지의 서비스 테이블에 데이터를 바인딩해야 했습니다.

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

주요 작업 외에도 원치 않는 IFERROR 또는 ISBLANK 오류를 제거하는 추가 기능과 ROUNDDOWN 기능을 추가했습니다. 작은 일에 신경 쓰지 않기 위해 최종 금액을 클라이언트쪽으로 반올림했습니다.

어린이 놀이방에서는 주요 수입(대여 시간) 외에 서비스나 장난감 판매 등의 추가 수입이 있으며, 직원들은 식수 비용이나 칭찬을 위한 사탕 구입 등 소소한 비용을 지출합니다. 이 모든 것도 고려해야합니다.

따라서 이 데이터를 기록할 테이블 두 개를 더 추가했습니다.

기호 작업을 더 쉽게 하기 위해 기호에 색상을 지정하고 셀에 조건부 서식을 추가했습니다.

메인 테이블이 준비되었습니다. 이제 하루에 얼마를 벌었는지, 이 돈 중 금전등록기에 얼마가 있는지, 카드에 얼마가 있는지 명확하게 확인할 수 있도록 주요 지표를 별도의 테이블에 넣어야 합니다.

결제 유형별로 금액을 총액 계산하기 위해 다시 QUERY 함수를 사용했습니다.

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

근무일이 끝나면 관리자는 수익을 다시 확인하기만 하면 되며 수동으로 재계산할 필요가 없습니다. 사람에게 추가 작업을 강요하지 않으며, 주인이 언제든지 상황을 살펴보고 통제할 수 있습니다.

필요한 모든 테이블이 준비되었습니다. 이제 매일 탭을 복제하고 번호를 매기고 다음을 얻습니다.

엄청난! 거의 모든 것이 준비되었으며 남은 것은 대시보드 탭에 해당 월의 모든 주요 지표를 표시하는 것뿐입니다.

해당 달의 총 수입을 얻으려면 다음 공식을 작성할 수 있습니다.

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

여기서 D1은 일일 수익이 있는 셀이고 '1', '2' 등은 탭 이름입니다. 똑같은 방식으로 추가 수입과 지출에 대한 데이터를 얻습니다.

명확성을 위해 카테고리별로 총 수익성을 표시하기로 결정했습니다. 이렇게 하려면 모든 탭에서 복잡한 선택과 그룹화를 수행한 다음 비어 있고 불필요한 줄을 필터링하고 제거해야 했습니다.

카테고리별 수익성

주요 소득 회계 도구가 준비되었습니다. 이제 매월 파일을 복제하겠습니다.

소득 회계 및 모니터링 도구를 만든 후 임대료, 급여, 세금, 물품 구매 및 기타 비용 등 모든 월별 비용을 고려하는 비용 테이블을 만들기 시작했습니다.

금년도 폴더에 구글 시트 문서를 만들고 거기에 탭 13개와 대시보드, XNUMX개월을 추가했습니다.

대시보드 탭

명확성을 위해 대시보드 탭에는 해당 연도의 금융 비용에 필요한 모든 정보를 요약했습니다.

그리고 각 월별 탭에서 회사의 모든 현금 지출을 카테고리별로 추적하는 테이블을 만들었습니다.

월 탭

매우 편리해졌습니다. 이제 회사의 모든 비용을 확인하고 통제할 수 있으며, 필요한 경우 내역을 확인하고 분석까지 수행할 수 있습니다.

수입과 지출에 대한 정보는 서로 다른 파일에 있고 모니터링하기가 쉽지 않기 때문에 소유자가 회사를 통제하고 관리하는 데 필요한 모든 관련 정보를 모아 놓은 하나의 파일을 만들기로 결정했습니다. 이 파일의 이름을 "Summary"로 지정했습니다.

요약표

이 파일에서는 테이블에서 월별 데이터를 받는 테이블을 만들었습니다. 이를 위해 표준 함수를 사용했습니다.

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

여기서 문서 ID를 첫 번째 인수로 전달하고 가져온 범위를 두 번째 매개변수로 전달합니다.

그런 다음 연간 잔액을 작성했습니다. 벌어 들인 금액, 지출 한 금액, 이익, 수익성은 얼마입니까? 필요한 데이터를 시각화했습니다.

그리고 편의를 위해 사업주가 파일을 뒤져볼 필요 없이 모든 데이터를 한 곳에서 확인할 수 있도록 연중 원하는 달을 선택해 주요 지표를 실시간으로 표시하는 기능을 통합했습니다.

이를 위해 월과 문서 ID 사이에 링크를 만들었습니다.

그런 다음 "데이터 -> 데이터 유효성 검사"를 사용하여 드롭다운 목록을 만들고 링크 범위를 지정하고 문서에 대한 동적 링크로 가져오기를 구성했습니다.

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

결론

보시다시피 비즈니스 프로세스를 개선하는 것은 생각만큼 어렵지 않으며 이를 수행하기 위해 뛰어난 기술이 필요하지 않습니다. 물론 이 시스템은 단점이 많고 사업이 성장하면 사용이 불가능해지겠지만, 소규모 사업체나 처음 가설을 테스트하는 경우에는 탁월한 솔루션입니다.

이 게임룸은 이 솔루션을 XNUMX년째 연구해 왔으며, 올해에야 우리는 이미 모든 프로세스를 명확하게 이해하고 클라이언트와 시장을 알게 되었습니다. 우리는 본격적인 온라인 비즈니스 관리 도구를 만들기로 결정했습니다. Google 드라이브의 데모 애플리케이션

PS

Google 스프레드시트를 사용하여 비즈니스를 모니터링하는 것은 그리 편리하지 않습니다. 특히 휴대전화에서는 더욱 그렇습니다. 그래서 내가 그랬어 PWA 애플리케이션, 편리한 형식으로 모든 주요 비즈니스 지표를 실시간으로 표시합니다.

출처 : habr.com