Asana의 개발 및 생산 관리

안녕하세요 여러분, 제 이름은 Konstantin Kuznetsov이고 RocketSales의 CEO이자 창립자입니다. IT 분야에서는 개발 부서가 자신만의 우주에 산다는 이야기가 꽤 흔합니다. 이 우주에는 모든 데스크탑에 가습기가 있고, 모니터와 키보드를 위한 여러 가지 장치와 클리너, 그리고 아마도 자체 작업 및 프로젝트 관리 시스템이 있을 것입니다.

무슨 큰일이야?

아마도 누군가에게는 아무것도 아닐 수도 있습니다. 그런데 문제가 생겼습니다. 우리는 판매 시스템을 구축 및 자동화하고 CRM을 구현하며 비즈니스를 위한 클라우드 인프라를 구축합니다. 개발 및 생산 부서 외에도 고객 프로젝트에는 마케팅 담당자, 영업사원, 회계사 및 기타 직원이 포함되는 경우가 많습니다. 그리고 우리는 효과적인 프로젝트 관리 프로세스를 구성하는 방법에 대해 생각하기 시작했습니다.

개발과 생산 과정이 Jira나 GitLab과 같은 플랫폼으로 구성된다면, 개발 외에는 누구도 무엇이 무엇인지 이해하지 못합니다.. 제XNUMX자 직원을 프로젝트에 참여시키려면 그 사람을 만나 상황을 설명하고 작업을 어딘가에 기록한 다음 작업 채팅에서 준비 정도를 모니터링하고 채팅을 통해 결과를 얻은 후 Jira에 입력해야 합니다. 그리고 매번.

회사의 다른 부서에서는 개발이 차단되어 우리를 참여시키는 방법을 모르고 우리의 참여가 필요한지도 모릅니다.

몇 년 전에 우리는 Asana 플랫폼을 발견했습니다. 이 자료에서는 다음을 위해 개발 및 생산 관리 프로세스를 어떻게 구성했는지 설명하고 싶습니다.

• 회사 전체가 단일 생태계에서 일했고,
• 모두가 충분한 기능을 갖고 있었고
• 각 프로젝트의 비용을 시간과 비용으로 추정할 수 있었고,
• 고객과의 작업은 장기적이었습니다. 단일 작업의 틀 내에서가 아니라 지속적인 아이디어 백로그가 있는 전체 프로젝트의 틀 내에서 이루어졌습니다.

아사나에 대해 조금 알아가는 방법

저는 프로젝트 관리에 편리한 소프트웨어를 찾기 위해 10년을 보냈습니다. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 및 기타 수십 개의 작업 추적기는 강도 테스트를 통과하지 못했습니다. 그러다가 아사나를 찾았어요. 그리고 모든 것이 잘되었습니다.

우리의 의견으로는 이것이 작업 및 프로젝트 관리를 위한 가장 빠르고 빠르게 성장하는 플랫폼입니다. 오늘날 Asana는 인기와 사용자 만족도 면에서 세계적인 선두주자입니다. 이는 g2 등급 차트에서 입증됩니다.

우리는 Asana의 팬이며 고객을 위해 이를 구현할 수 있다는 인증도 받았습니다.

판매부터 프로젝트 시행까지의 과정을 간략하게 설명하겠습니다.

우리는 IT 서비스를 판매하기 때문에 퍼널이 상당히 길고, 마지막에는 생산 부서로 들어가고 때로는 개발 부서로 들어갑니다.

영업 부서는 감사, CP 승인, 계약 체결, 거래를 생산으로 이전 등 표준 조작을 수행합니다. 생산은 계약을 수락하지 않을 수 있습니다. 예산, 생산 이전 날짜, 프로젝트 구현을 위한 예상 시간 자금을 명시해야 합니다.

amoCRM + Asana 조합 덕분에 영업 부서에서 생산 부서로 거래를 이전할 때 어디서든 작업이 중단되지 않습니다. 파란색은 영업부서의 담당 영역을 나타내고, 주황색은 생산부서, 분홍색은 개발부서를 나타냅니다.

개발 부서는 디자인 부서와 달리 모든 프로젝트에 관여하지 않는 것이 중요합니다. 때로는 시스템 설정에 맞춤형 솔루션이 필요하지 않은 경우도 있습니다.

그래서 관리자가 제작을 위해 프로젝트를 수락하면 영업 관리자는 클릭 한 번으로 Asana로 이동합니다(스크린샷). amoCRM에서는 Asana에 프로젝트가 자동으로 생성됩니다.

프로젝트 맵과 상업 제안서가 포함된 과제(과제)가 클라이언트 공통 프로젝트 게시판에 자동으로 생성됩니다. 현재 프로덕션 중인 모든 클라이언트가 여기에 표시됩니다. 여기에서는 담당 관리자가 지정되고 마감일이 설정되며 작업 유형이 선택되고 작업 상태가 변경됩니다.

관리자는 작업에서 제안된 자동 비즈니스 프로세스를 시작할 수 있습니다.

1. 클라이언트 프로젝트 찾기/만들기 + 거기에 작업 첨부
2. 거래 정보로 작업을 작성하세요.
3. 현재 작업에서 거래 만들기

프로젝트는 amoCRM에 명시된 모든 데이터로 채워집니다. 서비스 유형에 따라 실제 작업 블록을 구현하기 위해 일련의 하위 작업이 즉시 생성됩니다. 프로젝트 관리자는 세부 작업을 분해하고 책임과 마감일을 할당합니다.

이 보드는 새로운 프로젝트를 수행하는 데 도움이 됩니다. 그러나 현재 상태와 위험에 처한 프로젝트의 존재 여부를 모니터링하는 것은 불편합니다.

고객의 작업과 프로젝트를 그룹화하는 방법

모든 프로젝트의 일반 보드에서 관리자는 프로젝트를 3개의 보드에 추가합니다.

1. 고객의 개인 보드;
2. 활성 클라이언트 포트폴리오;
3. 매니저의 포트폴리오.

각 엔터티가 필요한 이유를 알아 보겠습니다.

당신이 보는 스크린 샷에서 고객의 개인 보드.

왜 이 보드인가?

이전에는 작업 측면에서 생각했습니다. 나는 그 일을 마치고 다른 일을 하러 갔다. 우리는 고객이 요청한 작업량만큼 정확히 고객을 위해 수행하고 있는 것으로 나타났습니다. 하지만 우리는 장기적인 관계를 구축하고 싶었기 때문에 작업 작업에서 클라이언트 작업으로 전환했습니다.

우리는 고객을 위한 개선을 위한 모든 아이디어를 반드시 기록합니다. 클라이언트가 실수로 공중에 던진 생각이라 할지라도 우리는 그것을 고치고 마무리합니다. 이것이 작업 백로그가 형성되는 방식이며 클라이언트와의 작업은 끝나지 않습니다.

이 게시판에는 무엇이 있나요?

Asana는 여러 서비스에 연결되어 있습니다.

• CRM 시스템(영업부서와의 상호작용용),
• TimeDoctor(시간 추적용),
• ERP 시스템(단일 인터페이스에서 모든 데이터를 집계하기 위한)

Asana에 빠른 리소스 제어판을 도입했습니다. 작업 위에 있는 접시를 가리키며 누가 작업을 수행했는지, 얼마나 오랫동안 작업했는지, 어떤 보너스를 받았는지 확인합니다.

생산부서의 업무는 시간 단위로 추정되기 때문에 각 직원이 클라이언트 문제를 해결하는 데 얼마나 많은 시간을 소비했는지 엄격하게 모니터링하는 것이 중요했습니다.

보드를 사용하면 어떤 이점이 있나요?

결과적으로 ERP 시스템에서 우리는 프로젝트 보고서. 거래 상태, 프로젝트 참여자, 프로젝트 예산, 작업 시간 및 마감일.

유사한 개발 프로젝트의 비용을 예측할 수 있고, KPI 계산이 완전히 투명해지며, 개발에 단 몇 시간밖에 걸리지 않는다는 환상이 용납되지 않습니다. 필요한 경우 보고를 위해 고객에게 보여줄 수 있는 인터페이스가 항상 있습니다.

아사나 서류가방

이 기능은 오랫동안 Asana에서 구현되었습니다. 그러나 우리는 즉시 감사하지 않았습니다. 처음에는 단순히 관리자의 모든 프로젝트를 포트폴리오로 수집했습니다. 회사에 근무하는 동안 Denis Kiselev는 61명의 고객과 함께 일한 것으로 나타났습니다.

아는 것이 멋지긴 하지만 그것을 수집하는 데 들인 시간을 정당화하기에는 충분하지 않습니다. 그리고 우리는 서류 가방에 점수를 매겼습니다. Asana의 프로젝트를 CRM 시스템의 단일 트랜잭션과 동일시하자 모든 것이 바뀌었습니다.

이전에는 관리자가 모든 프로젝트를 구독하고 받은 편지함(알림 피드)에서 모든 변경 사항에 대한 알림을 받았습니다. 각 상태 업데이트와 새 댓글이 최신 항목부터 피드에 표시되었습니다. 월요일에는 관리자가 앉아서 받은 편지함에서 작업을 순차적으로 완료했습니다. 우선 순위에 대한 이야기는 없었고 때로는 중요한 작업이 완료되지 않았습니다.

이제 직원 포트폴리오와 프로젝트 부서 포트폴리오가 있습니다. 첫 번째에서는 관리자가 자신의 프로젝트를 관리하고, 두 번째에서는 관리자에게 모든 직원의 현재 작업량과 관련된 제어 기능을 제공합니다.

디자인부 포트폴리오

스크린샷에서 직원별로 정렬된 프로젝트를 볼 수 있습니다.

일주일에 한 번씩 프로젝트 관리자는 각 프로젝트의 상태를 업데이트합니다. 지난주에 무엇을 했는지, 다음주에 무엇을 계획했는지 적어보세요. 세 가지 태그 중 하나를 설정합니다. 통제하에 있으면 위험에 처해 있으며 문제가 있습니다.

관리자는 다음 사항을 신속하게 평가할 수 있습니다.

• 현재 디자인 부서의 클라이언트 수,
• 각 관리자가 진행 중인 프로젝트 수
• 프로젝트의 기한이 지난 작업 수
• 문제의 존재와 프로젝트 참여의 필요성,
• 프로젝트 마감일, 소요 시간, 퍼널 단계 및 프로젝트 우선순위.

포트폴리오는 보고에도 도움이 됩니다. 프로젝트 상태를 업데이트한 후 완료 및 계획된 작업에 대한 보고서가 자동으로 클라이언트 채팅으로 전송됩니다.

직원 포트폴리오

디자인 부서장도 자신만의 포트폴리오를 갖고 있다. 만약 그가 자신의 권한을 제거한다면, 새로운 사람은 자신이 관리하는 모든 프로젝트를 보게 될 것이며 계속해서 모니터링해야 합니다.

Line 직원들은 또한 포트폴리오 내 로드 계획의 편리함을 높이 평가했습니다. "로드" 탭에서 Asana는 마감일을 고려하여 작업량을 분석하고 직원이 과도한 작업량을 계획했는지 경고합니다. 이 탭을 떠나지 않고도 마감일을 변경하고 세부정보를 조정할 수 있습니다.

버그 해결 및 맞춤형 개발

개발을 담당하는 별도의 팀이 있습니다. 비즈니스 프로세스의 일부로 다음 두 가지 유형의 작업을 받습니다.

1. 벌레,
2. 새로운 개발.

기술 지원 서비스를 통해 버그를 확인하고 중요도를 평가한 후 업무에 전달합니다.
개발 작업은 회사 내부 제품 백로그에서 나오거나 고객의 해당 요청이 있는 경우 프로젝트 관리자에게서 나옵니다.

일반적으로 개발 과정은 다음과 같습니다.

작업은 Asana의 개발 보드에 있습니다. 여기 있어요.

작업 책임자는 "버그" 또는 "기능" 유형을 선택하고 중요도를 설정하며 작업에 영향을 미치는 고객 및 회사 내부 부서를 나타냅니다. 작업이 내부 규정의 모든 요구 사항을 충족하면 책임자는 작업 위 상단 표시줄에 있는 번개 아이콘을 클릭하고 자동 비즈니스 프로세스인 "개발 중 평가"를 시작합니다.

개발 부서장은 새로운 평가 과제에 대한 알림을 받고, 평가 기간 동안 해당 과제 자체는 동일한 이름의 별도 보드로 이동됩니다.

평가 후 관리자는 계획된 완료 달에 해당하는 스프린트로 작업을 이동합니다. 작업은 항상 동시에 여러 보드에 있습니다.

• 프로젝트 매니저 개인 게시판에서
• 기술지원 게시판에서는
• 개발 보드에.

작업을 모니터링하는 모든 참가자와 직원은 작업의 진행 상황을 확인하고 알림을 받으며 작업에 대한 댓글에서 직접 토론을 진행합니다. 작업이 완료되면 프로젝트 관리자나 담당 기술 지원 전문가가 해당 작업을 자신의 편으로 "인계"하여 프로젝트 작업을 계속합니다.

개발 부서와 생산 부서를 팀과 함께 단일 환경으로 다시 통합했을 때 무슨 일이 일어났나요?

첫째, 클라이언트 프로젝트는 더욱 장기적으로 진행되었습니다. 지속적으로 보충되는 백로그로 인해 평균 청구액이 증가했습니다.

둘째, 개발부서에서 마케팅, 영업, 회계 등에 대해 언제든지 질문할 수 있어 프로젝트의 질이 크게 향상되었습니다. 우리는 팀의 필요한 역량을 적시에 연결하고 완전히 다른 수준의 솔루션을 제공할 수 있었습니다.

셋째, 직원, 관리자 및 고객은 계획되고 완료된 작업에 대해 완전한 투명성을 얻었습니다. 우리는 프로젝트를 관리하는 방법을 배웠고 이것이 인적 요소를 거의 완전히 제거할 수 있는 절대적으로 기술적 프로세스라는 것을 깨달았습니다.

Р'-С ‡ РμС,РІРμСЂС,С <С ..., 팀은 더욱 단결되었습니다. 이전에는 신화 개발 및 생산 부서가 무엇을 하는지 직원들이 거의 알지 못했습니다.

이제 시스템 개발 및 기술 구성 과정을 살펴보겠습니다.

• 영업 부서는 판매 방법에 대한 아이디어와 영감을 얻습니다.
• 마케팅 담당자는 정기적으로 게시물, 기사, 포지셔닝 및 광고 텍스트에 유용한 콘텐츠를 가져옵니다.
• 관리자는 고객의 요구와 행동을 분석하고 전략을 조정합니다.

그 결과 우리와 고객, 파트너가 모두 이익을 얻을 수 있는 윈윈윈(win-win-win) 변화가 이루어졌습니다. 댓글로 여러분의 의견을 공유해 주시면 기쁠 것입니다. 제 기사에 유용한 내용이 있었는지, 그리고 개발 시 어떤 프로젝트 관리 방법을 사용하시나요!

출처 : habr.com