하루에 70가지 작업을 완료하는 방법: 작업 추적기에서의 생활은 좋은 삶입니다.

업무를 체계적으로 관리하려고 한 건 아마 20~25번 정도 되었을 거예요. 그리고 내가 지금 이해하는 것처럼 각 시도는 두 가지 이유로 실패했습니다.

첫째, 작업 완료에 시간을 투자하려면 이 작업이 수행되는 이유를 이해해야 합니다.
작업 관리를 시작하고, 작업에 시간을 보내고, 작업 수를 줄이면 모든 것이 누적되기 시작합니다. 무엇을 위해?

이유를 이해하지 못하면 어떤 일이든 하기가 어렵습니다. "당신의 삶을 정리하는 것"은 가장 적절한 목표가 아닙니다. "질서 있는 삶"은 다소 모호한 현상이기 때문입니다. 그러나 “불확실성의 수준을 줄여 불안의 수준을 낮추는 것”은 하루에 한 시간씩 쉽게 투자할 수 있는 훨씬 더 구체적이고 더 나은 목표입니다.

둘째, 내가 읽은 모든 방법론은 프로세스의 최종 상태를 즉시 설명합니다. "ToDoIst를 가져와서 프로젝트로 나누고, 달력과 통합하고, 한 주 동안의 작업을 검토하고, 우선순위를 정해야 합니다..." 이것은 바로 시작하기 어렵습니다. 소프트웨어 개발과 마찬가지로 프로그레시브 JPEG 방식 — 반복적으로.

따라서 나는 "반복"을 수행할 것이며 아마도 동일한 형식으로 귀하에게 유용할 것입니다. 결국, XNUMX월 연휴를 이용해 (상대적으로) 새로운 패러다임을 사용하여 업무에 복귀하는 좋은 이유는 무엇일까요?

내가 어떻게 여기까지 왔는지 읽을 수 있습니다. 여기에.

Trello, 몇 가지 목록

우리는 4개의 목록만 만들고 데스크탑과 모바일 애플리케이션을 사용합니다.

기울기:

• 할일 - 생각나는 모든 작업을 여기에 적어보세요. 그리고 생각나는대로 적어보세요. '쓰레기 버리는 것'이 과제다. "설거지"는 임무입니다. "기획회의 일정을 잡는 것"이 ​​임무입니다. 글쎄, 등등. 예상치 못한 일이 발생하거나 힘든 하루를 보냈다면 가장 명백하거나 중요한 것조차 잊혀질 수 있습니다.
• 오늘 할 일 - 매일 저녁 "할 일" 게시판에서 "오늘 할 일" 게시판으로 항목을 옮깁니다. 저녁 시간에도 업무 중 일부가 남아 있다면 이는 정상적인 현상입니다. 자세한 내용은 아래에서 확인하세요. 시간이 지남에 따라 계획된 날짜에 대부분의 작업을 완료할 수 있도록 목록에 얼마나 많은 작업이 포함될 수 있는지 이해하기 시작합니다.
• 오늘 만들어졌습니다. 이 게시판은 “오늘은 아무것도 안 했어”라는 불안감을 줄이는 주된 방법이자 자기 정리에 대해 더 깊이 성찰할 수 있는 좋은 방법입니다. 계획된 목록에 없는 일도 포함해서 오늘 내가 한 모든 일을 여기에 적는다. “나는 문서에 관해 Vasya에게 전화했습니다.”라고 그는 그것을 적었습니다. “그들은 나에게 서류에 서명하라고 했어요.”라고 나는 적었습니다. “우리는 Anton과 합의에 대해 논의했습니다.”라고 그는 적었습니다. 이렇게 하면 하루가 끝날 때쯤이면 실제로 무엇에 시간을 썼는지, 계획을 완료하기 위해 이러한 작업에서 제외할 수 있었던 것이 무엇인지 이해하게 될 것입니다.
• 완료 - 완료된 모든 작업의 ​​목록입니다. 하루를 시작하거나 끝낼 때 "오늘 완료"에서 "완료"로 옮깁니다. 기본적으로 완료된 작업을 간단히 찾을 수 있는 쓰레기통이므로 정기적인 청소가 필요합니다.

트렐로, '미니 캘린더'

어느 시점에서 일부 작업은 정확히 시간 제한이 있으며 이번 주 동안 다른 작업을 계획하지 않기 위해 해당 작업을 잊어버리고 싶지 않다는 것이 분명해집니다. 저는 항상 달력이 불편해서 "월요일 할 일", "화요일 할 일" 등의 이름이 붙은 게시판을 여러 개 추가했고, 거기에 시간 제한이 있는 항목을 나열하기 시작했습니다. 해야 할 일.

그래서 사람들이 나에게 “목요일 오후 16시에 얘기할 수 있을까요?”라고 물으면, - 저는 해당 게시판에 가서 이번에 우리가 적어둔 내용을 확인합니다. 그리고 주중에 정시에 목록 간에 작업을 전송하는 것을 잊지 말아야 합니다. 예를 들어 목요일이 오면 "목요일 할 일"을 "오늘 할 일"로 전환합니다.

달력은 왜 안되나요? 저에게는 두 가지 유틸리티를 동시에 사용하는 것이 정말 어렵습니다. 달력을 사용한다면 그 안에 들어가서 작성하고 정기적으로 확인하여 잊어버린 것이 없는지 확인해야 합니다...

이 시점에서 나는 Trello의 한계에 도달했습니다. 가장 큰 문제는 하루에 50개 이상의 작업이 기록되고, 일반 목록과 날짜별로 묶인 목록 모두에 묶인 작업 풀이 상당히 컸다는 점이었습니다. 내가 해야 할 일을 이미 적어 놓았다는 것을 어떻게 알 수 있나요? 더블이 나타나기 시작했습니다. 한 프로젝트의 모든 작업에 대한 우선순위를 동시에 지정하는 방법은 무엇입니까? 다른 사람들에게 귀하의 캘린더 계획을 볼 수 있는 기회를 제공하는 방법은 무엇입니까?

상대적인 용이성을 유지하면서 다음과 같은 시스템이 필요했습니다.

1. 프로젝트별로 작업을 그룹화할 수 있었습니다.
2. 캘린더 링크를 만들고(내일 하세요), 그날이 오면 이를 오늘의 작업으로 자동 전송하세요.
3. Google 캘린더와 통합됩니다.

여기서 ToDoist를 다시 사용했는데, 이 단계에서 이것이 가장 적합한 솔루션인 것으로 나타났습니다.

ToDoist의 현재 스레드

받은 편지함

나는 들어오는 모든 작업을 Inbox에 기록하고 즉시 정리하려고 노력합니다. 구문 분석은 다음을 의미합니다.

• 작업이 완료될 날짜 결정(짧은 작업의 경우 가장 자주 오늘을 설정하고 저녁에는 실제로 완료할 수 있는 시기를 이해합니다).
• 작업이 속할 수 있는 프로젝트 결정(통계 및 프로젝트의 모든 작업 우선순위를 어떻게든 변경할 수 있는 기능을 위해)

마음속에 떠오르는 작업과 가까운 미래에 수행할 필요가 없는 작업은 프로젝트에 포함됩니다. 분류되지 않은 개인 (“컵 홀더를 차에 가져가세요”) 그리고 분류되지 않은 작업 (“언제 전략적인 PR 세션을 마련할 수 있을지 생각해 보세요.”) ToDoist를 사용하면 반복 작업을 할당할 수 있으므로 주말마다 "분류되지 않은 개인"이라는 작업이 있고 매주 월요일에는 "분류되지 않은 작업"이라는 작업이 있습니다.

캘린더 통합
ToDoist는 Google 캘린더와 양방향으로 완벽하게 통합됩니다. 나는 동료들과 캘린더를 공유하여 그들이 나에게 확실히 연락할 수 없는 시기를 확인할 수 있습니다.

동시에 캘린더의 작업은 반대 방향으로 전송됩니다. "Seryog, 금요일 시간을 보고 거기에 회의를 적어 두세요."라고 말할 수 있으며 이는 캘린더와 ToDoist에 모두 표시됩니다. 그래서 사실 처음으로 달력에 일정을 만들지 않고도 달력을 사용하기 시작했어요.

비작동 수신 작업 처리

나는 화재가 명백한 작업을 제외하고는 작업을 즉시 수행하기 위해 억지로 서두르지 않습니다. “ABC 회사 경영진에 급히 연락해야 합니다. 서버가 다운되고 직원들의 응답이 없기 때문입니다.”는 분명 미룰 수 없는 긴급한 작업이지만, “Zhenya, 지금 전화해서 문제에 대해 얘기해도 될까요?” 새 프로젝트”는 “X에게 Y에 관해 이야기할 수 있는 시간 예약”으로 바뀌는데, 이는 이미 “X에게 그때 이야기할 수 있다고 말해주세요” 작업과 이미 시간이 제한된 “X에 대해 Y에 대해 이야기하기” 작업으로 바뀔 것입니다. 들어오는 거의 모든 작업은 먼저 "일정..."으로 전환됩니다.

작업 우선순위 지정
해당일에 포함된 모든 작업을 완료할 수 없습니다. 내 자신을 관찰하면서 나는 다음을 깨달았습니다. (각 숫자는 다르지만 가장 중요한 것은 결론을 내리는 것입니다.)

1. 매일 나는 약 50-70개의 작업을 적습니다.
2. 나는 최대 30가지 작업을 편안하게 수행할 수 있습니다(하루가 끝날 때까지 전혀 피곤함을 느끼지 않음).
3. 최대 50개의 작업을 완료한 후에는 피곤해지지만 심각하지는 않습니다.
4. 나는 70가지 과제를 완수할 수 있지만, 그 후에는 “일중독의 흐름”에서 벗어나는 데 어려움을 겪을 것이고, 잠들기도 힘들며, 일반적으로 약간 사교적이 될 것입니다.

이를 바탕으로 오늘 무엇을 할지 결정합니다. ToDoist에는 각 작업의 우선순위가 있으므로 아침에 완료해야 할 중요한 작업을 선택하고 내 능력과 욕구에 따라 나머지를 완료합니다. 매일 저는 약 40~20개의 작업을 다음 작업으로 넘깁니다. 흥미로운 점은 다음 날 작업이 다시 60~70개가 된다는 것입니다.

통계 유지

오늘 업무 관련 문제에 얼마나 많은 시간을 소비했는지, 어떤 문제에 소비했는지 전반적으로 알고 싶습니다. 이를 위해 나는 응용 프로그램을 사용합니다 RescueTime, 휴대전화와 노트북 모두에 저장되어 있으며 Google 지도 위치 기록(예, 저는 편집증이 아닙니다)을 제공합니다.

우리는 도시 외곽에 살기 때문에 길에서 보내는 시간을 현명하게 사용할 수 있습니다. 이제는 피곤하지 않을 때 이 40분을 어떻게든 활용하기 위해 이동 중에도 오디오북을 듣습니다.

아직 데이터를 집계하지 않고 일종의 개인 데이터 레이크를 생성합니다. 시간되면 꼭 가보겠습니다.

결론은 없을 것이다

1. 현대인의 삶은 들어오는 작업의 큰 흐름입니다. 이를 줄이는 것은 불가능합니다. 우리는 이 흐름을 관리하는 방법을 배워야 합니다.
2. 대부분의 불안은 미래를 알 수 없는 데서 비롯됩니다. 앞으로 우리를 기다리고 있는 것이 무엇인지 이해한다면 불안은 훨씬 줄어들 것입니다.
3. 이러한 이유로 하루를 정리하는 데 시간을 보낼 수 있습니다. 나는 오늘 무슨 일이 일어날지, 내일 무슨 일이 일어날지 알고 있으며, 예전에 잊어버렸던 일들을 잊지 않습니다.
4. 작업 추적을 수행하는 것은 그 자체로 끝이 아니지만 원하는 경우 자기 교육의 방법입니다. 이전에는 너무 게을러서 하기 어려웠던 일이나, 한번도 해보지 못했던 일들이 훨씬 쉬워졌습니다. 나를 포함한 많은 사람들은 일반적으로 외부 세계에서 작업을 설정하면 기분이 좋아집니다. 작업 추적은 스스로 작업을 설정하고 원하는 대로 생활하는 방법을 배우는 방법입니다.
5. 일은 그 자체로 끝이 아니다. 목표는 자신과 가족, 관심사를 돌볼 수 있는 예측 가능한 자유 시간을 가질 수 있도록 작업 일정을 구성하는 것입니다.

출처 : habr.com