Кызматташуу - салттуу кеңсе куралдары үчүн оору. Бир эле учурда он адам бир файлдын үстүндө иштеп жатканда, көбүрөөк убакыт жана күч түзөтүүгө эмес, өзгөртүүлөрдү жана алардын авторлорун издөөгө жумшалат. Бул дайыма эле шайкеш келбеген көптөгөн тиркемелер менен татаалдашат. Бул көйгөйдү чечүүнүн бир жолу булуттагы кеңсе топтомдоруна өтүү. Алардын саны көп эмес жана биз Forex Club кызматкерлеринин консерватизмин кантип жеңгенибизди жана бир нече айдын ичинде жүз кеңсеси бар бөлүштүрүлгөн компанияны G Suiteге өткөрүп алганыбызды айтып беребиз.
Эмне үчүн өтүүнү чечтиңиз?
Forex Club адатта чет элдик валюта курстары боюнча онлайн соода контекстинде эсте калат. Бирок бул компания дүйнөнүн ар кайсы өлкөлөрүндө валюталык инструменттердин бир нече түрү менен иштейт. Ушундан улам, ал кардарлар үчүн өзүнүн платформасы бар абдан татаал IT инфраструктурасына ээ.
Биз жолуккан учурда компаниянын бэк-офиси бир нече ар кандай платформаларды жана тиркемелерди колдонду. Кызматкерлердин көпчүлүгү үчүн негизги иш куралы Microsoft кеңсе пакети жана Zimbra боюнча почта болгон. Мунун баарынан маанилүүсү, кошумча сактагычтын, резервдик көчүрмөлөрдүн, антивирустун, көптөгөн туташтыргычтардын жана интеграциялардын, ошондой эле мезгил-мезгили менен текшерүүлөр менен Microsoft жана Zimbra лицензиясын башкаруунун суперструктурасы болгон.
Бул системаны кармап туруу Forex Club IT бөлүмү үчүн кымбатка турду. Татаал инфраструктура көп сандагы серверлерди ижарага алууну, бул серверлер өчүрүлгөндө же Интернетке туташуу бузулганда DRP пландарын жана резервдик көчүрмөлөрдү талап кылган. Кыйынчылыксыз иштөөнү камсыз кылуу үчүн убакыттын өтүшү менен администраторлордун атайын бөлүмү түзүлүп, аларга дагы эле лицензиялык текшерүүлөрдү жүргүзүү милдети жүктөлгөн.
Ар кандай программалардын көптүгүнө байланыштуу Forex клубунун жөнөкөй кызматкерлери арасында көйгөйлөр пайда болду. Документтин версиясына көз салбастан, кээ бир оңдоолордун авторун жана тексттин же таблицанын акыркы версиясын табуу кыйынга турду.
Тейлөө чыгымдарын азайтуу максатында, Forex Club ошол эле көйгөйлөрдү чечүүнүн жөнөкөй жолун издеген. Биздин өз ара мамилебиз мына ушундан башталды.
Альтернатива табуу
Толук кандуу кызматташууну ишке ашыруу үчүн мамиленин өзүн өзгөртүү керек болчу - жергиликтүү сактагычтан булутка өтүү. Forex Club бардык кеңсе тиркемелери үчүн жалпы булут чечимин издеп баштады. Эки талапкер болгон: Office 365 жана G Suite.
Көптөгөн Microsoft лицензиялары Forex клубунан сатылып алынгандыктан, Office 365 артыкчылыктуу болгон. Бирок Office 365 булутка кеңсе топтомунун функцияларынын бир бөлүгүн гана алып келет. Колдонуучулар дагы эле жеке кабинетинен тиркемени жүктөп алып, аны эски схема боюнча документтер менен иштөө үчүн колдонушу керек: көчүрмөлөрдү версия индекстери менен жөнөтүү жана кайра сактоо.
Google Булуттун G Suite кызматташтыгы көбүрөөк мүмкүнчүлүктөргө ээ жана арзаныраак. Microsoft өнүмдөрүндө сиз Ишкана келишимин колдонушуңуз керек жана бул чыгымдардын такыр башка деңгээли (сатып алынган программаны эске алганда да). Жана биздин жардамыбыз менен G Suite ишке ашырылышы Google программасынын алкагында ишке ашты, ал ири кардарларга компаниянын кызматтарына өтүү боюнча чыгымдардын ордун толтурду.
Кызматкерлер колдонгон кызматтардын көбүн G Suiteге өткөрүү пландаштырылган:
- Календар жана электрондук почта (Gmail жана Google Календар);
- Эскертүүлөр (Google Keep);
- Чат жана онлайн конференциялар (Чат, Hangouts);
- Кеңсе топтому жана сурамжылоонун генератору (Google Docs, Google Forms);
- Жалпы сактагыч (GDrive).
Негативдүүлүктү жеңүү
Кандайдыр бир инструментти ишке ашыруу, ал тургай эң ыңгайлуусу да, ар дайым акыркы колдонуучулардын терс реакцияларына дуушар болот. Негизги себеби - консерватизм, анткени адамдар эч нерсени өзгөрткүсү келбейт жана ишке жаңы ыкмаларга көнүшөт. Кырдаал IT эмес кызматкерлер арасында кеңири таралган сайттарда жөө жүрүү (бирок бул сайттарда иштебейт) катары интернеттин катышуусун өзгөчө кабыл алуу менен татаалдашкан. Алар аны менен кантип иштөөнү түшүнүшкөн жок.
Forex CLub тарапта, Дмитрий Ostroverkhov долбоорду ишке ашыруу үчүн жооптуу болгон. Ал ишке ашыруу этаптарына мониторинг жүргүзүп, колдонуучулардын пикирлерин чогултуп, артыкчылыктуу милдеттерди аныктады. Биргелешкен даярдыктар, кызматкерлерди сурамжылоо жана компаниянын эрежелерин түшүндүрүү бизге баштоону жеңилдетти.
Softline компаниясынын бул долбоордогу негизги милдети колдонуучуларды жана системалык администраторлорду окутуу жана биринчи этапта техникалык колдоо көрсөтүү болгон. Биз бир катар тренингдер аркылуу продукт кантип иштеши керектигин түшүндүрдүк. Жалпысынан ар бири 15 сааттан 4 тренинг өткөрдүк. Биринчиси - пилоттун алдында - трансформацияга негиз даярдап жаткан системалык администраторлор үчүн. Ал эми андан кийинкилери катардагы кызматкерлер үчүн.
Негизги окутуу программасынын алкагында биз акыркы колдонуучулардын жаңы куралга көнүүдөгү кыйынчылыктарынын ордун толтурган артыкчылыктарга басым жасадык. Жана ар бир тренингдин аягында кызматкерлер жумуштун башталышындагы мүчүлүштүктөрдү жок кылган өздөрүнүн суроолорун бере алышкан.
Forex Club өз кардарлары үчүн окуу семинарларын өткөрсө да, керектүү компетенцияга ээ мугалимдердин жоктугунан компания G Suite боюнча тренингди өз алдынча ача алган жок. Биздин тренингдерибиздин таасирин баалоо үчүн, Forex Club тренингге чейин жана андан бир аз убакыт өткөндөн кийин студенттердин сурамжылоосун өткөрдү. Биринчи сурамжылоо алдыдагы өзгөрүүлөргө көбүнчө терс көз карашты көрсөттү. Экинчиси, тескерисинче, позитивдүү маанайдын көтөрүлүшү. Адамдар бул алардын ишине тиешелүү экенин түшүнө башташты.
Пилоттук кеңсе
Долбоор 2017-жылдын аягында он системалык администратор G Suite'ке өткөндө башталган. Бул адамдар чечимдин оң жана терс жактарын аныктап, кайра курууга негиз салган пионерлерден болууга тийиш эле. Биз алардын сын-пикирлерин жана сунуштарын эске алдык жана 2018-жылдын январында IT эмес кызматкерлерди биринчи сыноого өткөрүү үчүн жергиликтүү система администратору менен орто филиалды тандадык.
Өткөөл бир убакта ишке ашты. Ооба, адамдар үчүн жаңы куралдарга өтүү кыйын, андыктан булут чечими менен рабочий тиркеменин ортосундагы тандоону эске алганда, колдонуучулар көбүрөөк тааныш иш тактасына ооп, глобалдык жаңыртуу пландарын жайлатышат. Ошентип, пилоттук кеңсе боюнча тренинг аяктагандан кийин, биз бардыгын тез эле G Suite'ке өткөрдүк. Алгачкы эки жуманын ичинде бир аз каршылык болду, аны жергиликтүү система администратору чечип, бардык кыйын жагдайларды түшүндүрүп, көрсөттү.
Пилоттук кеңседен кийин биз Forex клубунун IT бөлүмүн толугу менен G Suiteге өткөрдүк.
Филиал тармагын өзгөртүү
Пилоттук долбоордун тажрыйбасын талдап чыккандан кийин, Forex Club IT бөлүмү менен бирге биз компаниянын калган бөлүгү үчүн өтүү планын иштеп чыктык. Алгач бул процесс эки этапта өтөт деп пландалган. Биринчи этапта биз Forex Clubтын эң лоялдуу кызматкерлерин гана продуктуга үйрөтүүнү кааладык, алар долбоорду өз кеңселеринде илгерилетип, экинчи этаптын алкагында кесиптештерге жаңы платформага өтүүгө жардам беришет. Компанияда "евангелисттерди" тандоо үчүн биз сурамжылоо жүргүздүк, анын жыйынтыгы бардык күтүүлөрдөн ашты: бүт Forex клубунун жарымына жакыны жооп берди. Андан кийин биз процессти создуктурууну чечтик жана «кызматкерлер аркылуу ишке ашыруу» баскычын өткөрүп жибердик.
Пилоттук долбоордогудай эле, биринчи кезекте башкы кеңселер көчүрүлдү, ал жерде локалдык системалык администратор бар – ал пайда болгон кыйынчылыктарды жеңүүгө жардам берди. Ар бир конторада жаны инструменттерге өтүүнүн алдында окуулар өткөн. Окутуу ар кандай убакыт алкактарын жана иш графигин эске алган ийкемдүү графикке ылайык пландаштырылышы керек болчу. Мисалы, Казакстан менен Кытайдагы кеңселер үчүн окуу Москва убактысы боюнча таңкы саат 5те башталышы керек болчу (айтмакчы, G Suite Кытайда кандай болсо да сонун иштейт).
Башкы кеңселерден кийин филиалдар тармагы G Suiteге өттү - 100гө жакын упай. Долбоордун акыркы этабынын өзгөчөлүгү бул филиалдарда негизинен электрондук таблицалар менен көп иштеген сатуучулар иштегенинде болду. Маалыматтарды өткөрүүгө жардам берүү үчүн алар үчүн эки жума тренинг өткөрдүк.
Ошол эле учурда, биздин адистер Forex клубунун өзүн колдоонун "артында" иштешти, анткени G Suiteке өткөндөн кийин дароо техникалык колдоого чалуулардын саны күтүлгөндөй көбөйдү. Сурамдардын туу чокусу филиалдык тармакка өтүү учурунда болгон, бирок бара-бара суроо-талаптардын саны азая баштаган. Айрыкча кеңсе продуктыларына жана электрондук почтага, программалык камсыздоонун лицензиясын башкарууга, серверлер жана тармактык жабдуулар менен иштөөгө, ошондой эле байланыш каналдарынын резервдик көчүрмөсүнө суроо-талаптар азайды. Башкача айтканда, ишке ашыруу колдоонун жана бэк-офистин биринчи линиясындагы жүктү азайтты.
Жалпысынан кеңселерди өткөрүп берүү эки айга жакын убакытты алды: 2018-жылдын февраль айында башкы башкармалыктарда, ал эми март айында бүткүл филиалдык түйүндөрдө иштер аяктады.
тузактар
Электрондук почта миграциясынын ылдамдыгы негизги көйгөй болуп калды. IMAP Sync аркылуу Zimbra'дан Gmail'ге бир электрондук катты өткөрүүгө 1 секунд кетти. 700гө жакын кызматкер жүз Forex Club кеңсесинде иштешет жана алардын ар биринде миңдеген каттар бар (жалпысынан алар 2 миллиондон ашык кардарларды тейлейт). Ошентип, миграцияны тездетүү үчүн биз G Suite миграция куралын колдондук; анын жардамы менен электрондук каттарды көчүрүү процесси тезирээк жүрдү.
Календарлардан жана тапшырмалардан маалыматтарды өткөрүп берүүнүн кереги жок болчу. Эски инфраструктурада айрым чечимдер бар болгону менен, алар кызматкерлер тарабынан толук пайдаланылган эмес. Мисалы, корпоративдик календарлар Bitrix боюнча портал түрүндө ишке ашырылган, бул ыңгайсыз, андыктан кызматкерлердин өздөрүнүн инструменттери болгон, ал эми кызматкерлер өз алдынча маалыматтарды өткөрүп беришкен.
Ошондой эле, оперативдүү документтерди өткөрүп берүү колдонуучулардын колунда болгон (биз учурдагы иш боюнча маалыматтар жөнүндө гана сөз болуп жатат - компаниянын билим базасы үчүн башка чечим колдонулат). Бул жерде эч кандай суроолор болгон жок. Болгону кайсы бир учурда административдик сызык тартылды — жергиликтүү сакталган маалымат үчүн жоопкерчилик колдонуучулардын өздөрүнө өтүп, Google Drive'дагы маалыматтардын коопсуздугу жана коопсуздугу буга чейин IT департаменти тарабынан көзөмөлдөнүп турган.
Тилекке каршы, бардык иш процесстери үчүн G Suite аналогдорун табуу мүмкүн болгон жок. Мисалы, Forex Club кызматкерлери көнүп калган жалпы почта ящиктеринин Gmailде чыпкалары жок, андыктан конкреттүү катты табуу кыйын. Google Chat'та SSO авторизациясында ушундай эле кыйынчылык болгон, бирок бул көйгөй Google колдоо кызматына кайрылуу аркылуу чечилди.
Колдонуучулардын негизги көйгөйлөрү Google кызматтарында атаандаштардын кээ бир функциялары жок, мисалы, Skype же Office 365. Hangouts чалууларды жасоого гана мүмкүндүк берет, Google Chat'та цитата жок, ал эми Google Sheets колдоого алынбайт. Microsoft Excel макростору үчүн.
Кошумчалай кетсек, Microsoft жана Google Cloud өнүмдөрү таблицаны түзөтүү куралдарына башкача мамиле кылат. Таблицаларды камтыган Word файлдары кээде туура эмес форматтоо менен Google Документтерде ачылат.
Жаңы инфраструктурага көнүп калгандыктан, айрым кыйынчылыктар альтернативдик ыкмалар аркылуу чечилди. Мисалы, электрондук таблицалардагы макростордун ордуна Forex Club кызматкерлери андан да ыңгайлуу деп тапкан сценарийлер колдонулат. 1С отчеттору (скрипттери, татаал форматтоо менен) менен алектенген Forex Club каржы бөлүмү үчүн гана аналогун табуу мүмкүн болгон жок. Ошентип, ал Google Sheet'ке кызматташуу үчүн гана өттү. Башка документтер үчүн кеңсе пакети (Excel) дагы эле колдонулат.
Жалпысынан, Forex Club Microsoft Office лицензияларынын 10% га жакынын сактап калды. Мындай долбоорлор үчүн бул нормалдуу практика: кызматкерлердин азчылыгы кеңсе комплектинин өркүндөтүлгөн функцияларын колдонушат, андыктан калгандары алмаштырууну оңой кабыл алышат.
Белгилей кетсек, калган инфраструктурада масштабдуу трансформациялар жүргүзүлгөн эмес. Forex Club Jira жана Confluenceтен баш тарткан жок, бирок ал операциялык тапшырмалар үчүн Google Keepти ишке ашырган. Jira жана Confluenceти G Suite менен интеграциялоо үчүн биз маалыматтарды тез өткөрүүгө мүмкүндүк берген плагиндерди орноттук. Мониторинг системасы сакталып калган, ошондой эле көптөгөн кошумча инструменттер: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS ж.б.. Албетте, системалык администраторлор филиалдарда калышты.
Chromebook эксперименти
Чыгымдарды кыскартуунун жолун издеп, Forex Club бардыгын Chromebook'тар менен иштеген мобилдик жумушчу станцияларга которууну ойлогон. Аппараттын өзү өтө арзан жана булут кызматтарын колдонуу менен ага жумушчу станцияны тез орнотууга мүмкүн болду.
Биз мобилдик жумушчу станцияларды сатуу бөлүмүнүн 25 адамдан турган чакан тобунда сынап көрдүк. Бул бөлүмдүн кызматкерлерине интернет аркылуу гана иштөөгө тоскоол боло турган тапшырмалар болгон эмес, ошондуктан бул миграция алар үчүн үзгүлтүксүз болушу керек болчу. Бирок тесттин жыйынтыгы боюнча, кымбат эмес Chromebook аппараттык жабдыгы бардык Forex Club корпоративдик тиркемелеринин туура иштеши үчүн жетишсиз экени белгилүү болду. Ал эми техникалык параметрлерге туура келе турган кымбатыраак моделдер Windows негизиндеги классикалык ноутбуктар менен салыштырууга болот. Натыйжада алар долбоордон баш тартууну чечишкен.
G Suite'тин келиши менен эмне өзгөрдү
Баардык жаман ойлорго жана ишенбөөчүлүккө карама-каршы, тренингден 3 ай өткөндөн кийин кызматкерлердин 80% G Suite чындап эле документтер менен иштөөнү жеңилдеткенин сурамжылоодо белгилешти. Өткөөл мезгилден кийин кызматкерлердин мобилдүүлүгү жогорулап, алар тагынуучу аппараттарды колдонуу менен көбүрөөк иштей башташты:
Forex Club ылайык мобилдик аппаратты колдонуу статистикасы
Google Forms чоң популярдуулукка ээ болду. Бөлүмдөрдүн ичинде алар натыйжаларды кол менен чогултуп, мурда почтаны колдонууну талап кылган сурамжылоолорду тез жүргүзүүгө мүмкүндүк берет. Google Chat жана Hangouts Meet'ке өтүү көпчүлүк суроолорду жана даттанууларды жаратты, анткени алардын функциялары азыраак, бирок аларды колдонуу компаниянын ичиндеги көптөгөн мессенджерлерден баш тартууга мүмкүндүк берди.
Долбоордун жыйынтыгын биз иштеген Дмитрий Островерхов формулировкалады: “Долбоор Forex клубунун IT инфраструктурасы үчүн чыгымдарын азайтты жана аны колдоону жөнөкөйлөттү. Процессти тейлөө тапшырмаларынын бүтүндөй катмары жок болду, анткени бул маселелер Google тарабында чечилет. Эми бардык кызматтарды алыстан конфигурациялоого болот, аларды бир нече Google администратору колдойт жана IT департаменти башка нерселерге убакытты жана ресурстарды бошотту.
Source: www.habr.com