Технологияларыбыз кантип жардам бергени тууралуу бир нече жолу жазганбыз ал тургай, документтердин ар кандай түрүндөгү маалыматтарды иштеп чыгуу жана эсепке алуу системасына маалыматтарды киргизүү. Бүгүн биз кантип ишке ашырганыбызды айтып беребиз в – Москвада жылуулук жана ысык суу менен камсыз кылуучу ири.
Өзүңүздү жөнөкөй бухгалтердин ордунда элестетиңиз. Бул оңой эмес экенин түшүнөбүз, бирок баары бир аракет кылгыла. Күн сайын сиз көп сандагы кагаз эсептерди, эсеп-фактураларды, сертификаттарды жана башкаларды аласыз. Ал эми өзгөчө көп - отчет алдында күн. Бардык реквизиттерди жана суммаларды тез жана кылдат текшерип, кайра терип, бухгалтердик эсепке киргизүү, операцияларды кол менен жүргүзүү жана документтерди архивге жөнөтүү керек, ошондон кийин алар ички аудиторлорго, салык кызматына, тарифтик жөнгө салуу органдарына текшерүү үчүн тез арада берилиши мүмкүн. бийлик органдары жана башкалар. Кыйынбы? Бирок бул көптөгөн компанияларда бар көптөн бери келе жаткан бизнес практикасы. МОЭК менен бирдикте биз бул түйшүктүү ишти жөнөкөйлөштүрдүк жана ыңгайлуу кылдык. Кандай болгонуна кызыксаңыз, мышыкка кош келиңиз.
Сүрөттө Европадагы эң ири жылуулук энергиясын өндүрүүчү Москва ТЭЦ-21 көрсөтүлгөн. Бул станцияда өндүрүлгөн жылуулукту МОЭК Москванын түндүгүндөгү 3 миллион жашоочусун камсыздайт. .
МОЭКтин Москвада он жарым филиалы бар. Алар 15 811 км жылуулук тармактарын, 94 ТЭЦти жана отканаларды, 10 000 жылуулук түйүндөрүн жана 24 насостук станцияларды тейлешет, ошондой эле жылуулук менен камсыздоонун жаңы системаларын куруп, орнотуп жатышат. Компания ишкердик иш үчүн ар кандай жабдууларды жана кызматтарды сатып алат: . Сатып алууну демилгелеген ар бир бөлүмдө документтерди даярдоону атайын кызматкерлер – контракттык көзөмөлчүлөр жүргүзүшөт.
Чоң компанияда келишимдер кандай иштейт? Кураторлор келишим түзгөндө, алар контрагенттерден көптөгөн маанилүү кагаз документтерди алышат: жеткирүү каттары, кызмат көрсөтүү жөнүндө күбөлүктөр, эсеп-фактуралар, сертификаттар ж.б. башкаруу системасы. Финансылык контролер бардык маалыматтарды кол менен текшерет. Андан кийин куратор документтердин түп нускасын бухгалтерияга алып барат. Же чабарман муну кылат, анан документтерди жылдыруу узакка созулушу мүмкүн - бир нече сааттан бир нече күнгө чейин.
Ошондо баары жакшы болмок, бирок, башка көптөгөн компаниялар сыяктуу эле:
- Кагаздар бухгалтерияга отчет берүүдөн бир нече күн мурун келиши мүмкүн. Анан бухгалтерлер күн-түн дебей жумуш ордунда отурууга туура келет. Бардык эсеп-фактуралар, эсеп-фактуралар жана башкалардын туура толтурулган-толтурулбаганын кол менен текшерүү керек.Андан кийин баары туура болсо, кызматкер маалыматтарды бухгалтердик эсепке кайра киргизип, жазууларды киргизет. Ошол эле учурда бухгалтердин убактысынын 90% маалыматтарды кайра басып чыгарууга сарпталат - реквизиттер, суммалар, даталар, пункттардын номерлери ж.б. Мындан улам ката кетирүү коркунучу бар.
- Документтер каталар менен келиши мүмкүн. Кээде кээ бир эсептер же сертификаттар жок болуп калат. Кээде бул отчет берилгенге чейин акыркы күндөрү айкын болуп калат. Ушундан улам документти бекитүү мөөнөтү кечеңдеп кетиши мүмкүн.
- Жазууларды киргизгенден кийин бухгалтерлер эсеп-фактураларды, эсеп-фактураларды жана актыларды кагаз жана электрондук архивде өзүнчө сакташат. Эмне үчүн бул кыйын? Маселен, МОЭК тариф боюнча иштейт, ошондуктан өз чыгашалары тууралуу аткаруу бийлик органдарына такай отчет берип турууга милдеттүү. Ал эми кезектеги мамлекеттик же салыктык текшерүү бухгалтерияга келгенде кызматкерлер көпкө чейин документтерди издөөгө туура келет.
МОЭКтин бухгалтериясы мындай көрүнүштө болчу:
МОЭК энергетика тармагында биринчилерден болуп транзакцияларды тез жабуу жана отчетторду берүү, сатып алуулардагы рыноктук өзгөрүүлөрдү жакшыраак баалоо жана өзүнүн финансылык стратегиясын пландаштыруу үчүн бул схеманы кайра куруу жана жөнөкөйлөштүрүү чечимин кабыл алды. Бухгалтердик эсептин көп жылдан бери иштеп келе жаткан системасын өз алдынча өзгөртүү оңой болгон жок, ошондуктан компания аны өнөктөшү - ABBYY менен бирдикте трансформациялоону чечти.
Жок эртеби кылганга караганда айтып коюу
ABBYY адистеринин командасы МОЭКте маалыматты интеллектуалдык иштетүү үчүн универсалдуу платформаны ишке киргизди жана конфигурацияланган:
- документтерди иштетүү үчүн ийкемдүү сүрөттөмөлөр (маалыматтарды алуу шаблондору). Биз Habréде бул эмне жана ал эмне үчүн керек экендиги жөнүндө кеңири сүйлөштүк и . Чечимди колдонуу менен МОЭК документтердин 30дан ашык түрүн (мисалы, орнотулган жабдуулардын сертификаты же агенттик төлөмдөрдүн сертификаты) иштеп чыгат жана алардан 50дөн ашык атрибуттарды (документтин номери, КНСти кошкондо жалпы суммасы, сатып алуучунун, сатуучунун аты-жөнү, подрядчы, товардын саны ж.б.);
- текшерүүлөрдү жүргүзүү жана маалыматтарды жүктөө үчүн туташтыргыч, ABBYY FlexiCapture, SAP жана OpenTextти туташтырган. Туташтыргычтын аркасында ар кандай каталогдорду колдонуу менен заказдан жана келишимден маалыматтарды автоматтык түрдө текшерүү мүмкүн болду. Бул тууралуу төмөндө сөз кылабыз;
- OpenText негизинде электрондук архивге документтерди экспорттоо. Эми бардык документ сканерлери бир жерде сакталат;
- Документтердин сканерленген сүрөттөрүнө шилтемелер менен SAP ERPдеги бухгалтердик жазуулардын долбоору.
Андан кийин ABBYY жана MOEK кызматкерлери издөө формасын иштеп чыгышты, бул эсепчи секунданын ичинде электрондук архивден каалаган атрибут боюнча маанилүү эсептерди таап, салыктык текшерүүгө тапшыра алат.
Издөө 26 түрдүү критерийлерди колдонуу менен мүмкүн болот (сүрөт чыкылдатуу):
МОЭК бүт системаны ийгиликтүү сыноодон өткөргөндөн кийин, ал ишке киргизилген. Долбоордун баары, анын ичинде бекитүү, тактоо жана жакшыртуу 10 айдын ичинде аяктады.
ABBYY FlexiCapture программасын ишке ашыруудан кийинки иштөө схемасы:
Эч нерсе өзгөрбөгөндөй сезилип жатабы? Ооба, бизнес процесси ошол эле бойдон калууда, жөн гана функциялардын көбү азыр машина тарабынан аткарылат.
Зымдар, бүттү!
Азыр иштер кандай? Келгиле, келишимдин куратору ТЭЦ үчүн насосторду жеткирүү, же, мисалы, жылуулук тармактарын куруу боюнча бүтүм боюнча баштапкы документтердин топтомун алды дейли. Мындан ары адис документтердин толуктугун жана мазмунун өзү текшерип, курьерди чакырып, документтердин түп нускасын бухгалтерияга жөнөтүүнүн кажети жок. Куратор жөн гана кол коюлган баштапкы документтердин топтомун сканерлейт, андан кийин технология өзүнө алат.
Тармакты сканерлөө тутумун колдонуу менен кызматкер сканерлерди TIFF же PDF форматында өзүнүн ысык папкасына же электрондук почтасына жөнөтөт. Андан кийин ал ABBYY FlexiCapture веб киргизүү станциясын ачып, иштетилүүчү документтин түрүн тандайт. Мисалы, “агенттик төлөмдөр менен жумуштарды/кызматтарды сатып алуу”, “материалдык-техникалык ресурстарды алуу (МТР)” же “мүлктү эсепке алуу”.
Топтомдун түрү система классификациялоого, таанууга жана текшерүүгө тийиш болгон талап кылынган документтердин жана маалыматтардын санын жана түрлөрүн аныктайт.
Куратор таануу үчүн сканерлерди жүктөйт. Система автоматтык түрдө бардык документтердин бар-жоктугун, ар бир кагаздын мазмунун текшерет, ал эми сервер реквизиттерди – келишимдин датасы, суммасы, дареги, салыктын идентификациялык номери, өткөрүү пункту жана башка маалыматтарды тааныйт. Айта кетсек, МОЭК Россияда мындай ыкманы колдонгон биринчи энергетикалык компания.
Эгерде куратор бардык документтерди жүктөй элек болсо же айрым эсеп-фактурада бардык маалыматтар жок болсо, система муну байкап, дароо кызматкерден катаны оңдоону суранат:
Система арызданат жана жетишпеген документтерди кошууну суранат (мындан ары скриншотторду чыкылдатууга болот):
Система документтин мөөнөтү бүткөнүн байкады:
Ошентип, кызматкер мындан ары документ туура түзүлгөн же жокпу, аныктоо үчүн зарыл. Эгер баары туура болсо, анда маалыматтарды текшерүүлөрдүн көбү автоматтык түрдө веб-кирүү станциясында ишке ашат. SAP ERPде көрсөтүлгөн буйрутма номерин киргизүү жетиштүү. Андан кийин таанылган маалыматтар SAPда иштетилген маалымат менен салыштырылат: контрагенттин ИНН жана КПП, келишимдин номерлери жана суммалары, КНС, продукт же кызматтын номенклатурасы. Бир документти иштеп чыгуу жана текшерүү бир нече мүнөттү талап кылат.
Маалыматтарды колдонуу - INN жана KPP - сиз каталогдон каалаган компанияны тандай аласыз:
Эгерде эсеп-фактурада же эсеп-фактурада ката болсо, ал документти архивге экспорттоого жол бербейт. Мисалы, эгер документ туура эмес түзүлсө же белгилердин бири туура эмес таанылса, система муну көрсөтүп, кызматкерден бардык так эместиктерди оңдоону суранат. Бул жерде бир мисал:
Система «Василек» ЖАКсы МОЭК жеткирүүчүлөрдүн тизмесине кирбегендигин аныктады.
Бул кызматкерлерге документ бухгалтерияга жеткенге чейин каталарды көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берет.
Эгерде бардык текшерүүлөр ийгиликтүү аяктаса, анда бир чыкылдатуу менен документтин сканерленген көчүрмөсү OpenText электрондук архивине жөнөтүлөт, ал эми шилтеме жана анын метадайындары бар карта SAPте пайда болот. Бухгалтер же куратор ар дайым электрондук архивден талап кылынган тартипте документтердин тизмесин жана документтерди ким, кайсы мөөнөттө жана кандай натыйжа менен иштеткени тууралуу маалыматты көрө алат.
Петр Петрович электрондук архивди карап, ...
...No 1111 буйрукка документтерди ким жүктөгөнүн көрүү үчүн.
ABBYY FlexiCapture'ден SAPга берилиштерди жана сканерлерди жүктөгөндөн кийин, алдын ала толтурулган маалыматтар жана документтердин сканерленген сүрөттөрүнө шилтемелер менен транзакциянын долбоору пайда болот.
Долбоорду өткөрүү:
Андан кийин бухгалтер даяр долбоорго шилтеме менен электрондук почта билдирүүсүн алат жана сканерлейт. Адис мындан ары кагаз менен күрөшүүнүн кереги жок. Болгону ал транзакциянын жалпы суммасын, мөөрдүн жана кол тамганын бар-жоктугун сканерден текшерип, транзакцияны жасашы керек. Бухгалтер азыр ага бир мүнөткө жетпеген убакыт коротот.
Долбоордун натыйжалары
- ABBYY технологияларын колдонуу менен МОЭК бухгалтердик эсепти гана эмес, финансылык көзөмөлдү да жөнөкөйлөштүрдү жана тездетти. Жарыялоо үчүн кызматкерлерге оригиналдуу документтери менен курьерди күтүүнүн кажети жок – алар бир чыкылдатуу менен электрондук архивден мурунтан эле текшерилген маалыматтар менен скандоону алуу жетиштүү. Ырас, кагаз документ дагы деле керек. Бирок азыр бухгалтерияга кийинчерээк жөнөтсө болот. Ал жерге келгенде, кызматкер бухгалтердик эсеп системасындагы "Түпнуска кабыл алынды" деген кутучаны текшерет.
- Кызматкерлер сканирлөөлөрдөн транзакция жөнүндө бардык керектүү маалыматтарды дароо алышат, транзакцияларды өз убагында жүргүзүшөт жана бардык документтерди алдын ала отчеттуулукка даярдашат. Эми алар ички да, сырткы да текшерүүдөн коркпой калышты.
- Бухгалтерлер финансылык операцияларды 3 эсе тез жүргүзүшөт, ал эми МОЭК отчеттук мезгилди 10 күн эрте жабат.
- МОЭКтин бардык филиалдары бухгалтердик документтерди бирдиктүү электрондук архивде сактайт. Мунун аркасында сиз каалаган эсеп-фактураны, келишимди же бүтүрүү актысын, ошондой эле алардан ар кандай атрибуттарды (суммалар, КНС, продукт же тейлөө диапазону) мурункуга караганда 4 эсе тез таба аласыз.
- Чечим жылына 2,6 миллион барактан ашык документтерди иштеп чыгат.
Ордуна корутундусу
MOEK колдонот 2 жылдан бери жана ушул убакыттын ичинде мен статистиканы чогулттум. Бухгалтерлер долбоорлорго өзгөртүү киргизбестен 95% жазууну киргизишет экен. Бул келечекте мындай билдирүүлөрдү толугу менен автоматтык түрдө өткөрүп жиберүүгө болот дегенди билдирет. Ошентип, бул продукт чындыгында компаниянын бизнес-процесстерине “жасалма интеллекттин” элементтерин киргизүү боюнча компаниянын биринчи кадамы болду: МОЭК тиешелүү программаны иштеп чыгууда.
Башка орус компаниялары да бухгалтердик эсептин ишин автоматташтырууда: аны жөнөкөй жана ыңгайлуу кылуу. Мисалы, ABBYY технологияларын колдонуу менен, каржылык көзөмөл кызматы "» Маанилүү бизнес маалыматты 2 эсе тез кабыл алат жана керектүү эсеп-фактураларды жана жеткирүү каттарын издөөгө 20% аз убакыт коротот. Маалыматты иштетүүнүн интеллектуалдык технологиялары холдингдин бухгалтердик бөлүмүнүн кызматкерлерине жардам берет "» массалык салыктык текшерүүлөр учурунда керектүү финансылык документтерди заматта таба аласыз. 2019-жылы компаниянын адистери болжол менен 10 миллион барак документтерди иштеп чыгууну пландаштырууда.
MOEK жана ABBYY долбоору жөнүндө көбүрөөк билгиңиз келеби? 3-апрель күнү саат 11:00дө МОЭК Маалыматтык технологиялар борборунун жетекчисинин орун басары Владимир Феоктистов эркин жыйында иштин чоо-жайы тууралуу айтып берет. . Суроо бергиң келсе кошул.
Елизавета Титаренко,
ABBYY корпоративдик блог редактору
Source: www.habr.com