Жаңы баштаган бизнесмендердин кеңири тараган жаңылыштыгы - алар маалыматтарды чогултууга жана анализдөөгө, иш процесстерин оптималдаштырууга жана негизги көрсөткүчтөрдү көзөмөлдөөгө жетиштүү көңүл бурушпайт. Бул өндүрүмдүүлүктүн төмөндөшүнө жана убакыт менен ресурстардын оптималдуу текке кетишине алып келет. Процесстер начар болгондо, бир эле каталарды бир нече жолу оңдоого туура келет. Кардарлардын саны көбөйгөн сайын кызмат начарлап баратат жана маалыматтарды талдоосуз эмнени жакшыртуу керектиги жөнүндө так түшүнүк жок. Жыйынтыгында чечим кабыл алынат.
Атаандаштыкка жөндөмдүү болуу үчүн заманбап бизнес сапаттуу өнүмдөр менен кызматтардан тышкары ачык процесстерге ээ болушу жана аналитикалык маалыматтарды чогултушу керек. Ансыз бизнестеги иштин чыныгы абалын түшүнүү жана туура чечимдерди кабыл алуу кыйын. Ошондуктан, сиздин арсеналыңызда колдонууга ыңгайлуу гана эмес, ишиңизди жөнөкөйлөтүүгө жана мүмкүн болушунча ачык-айкын процесстерди түзүүгө мүмкүндүк берүүчү керектүү шаймандардын болушу маанилүү.
Бүгүнкү күндө көптөгөн куралдар жана чечимдер бар. Бирок көпчүлүк ишкерлер аларды колдонушпайт, анткени алар же алардан баалуулуктарды көрүшпөйт, же аларды кантип колдонууну түшүнүшпөйт, же алар кымбат, же татаал, же 100500 XNUMX дагы. Бирок муну ойлоп тапкан, тапкан же өздөрү үчүн ушундай куралдарды жараткандар орто мөөнөттүү келечекте артыкчылыкка ээ.
10 жылдан ашык убакыттан бери мен бизнеске процесстерди автоматташтыруу жана санариптик трансформациялоо аркылуу кирешени көбөйтүүгө жардам берген IT өнүмдөрүн жана чечимдерин жаратып келем. Мен ондогон стартаптарды табууга жардам бердим жана дүйнө жүзү боюнча жүз миңдеген адамдар колдонгон ондогон онлайн куралдарды түздүм.
Бул менин практикамдагы санариптик трансформациянын артыкчылыктарын көрсөткөн жакшы мисалдардын бири. Американын кичинекей бир юридикалык фирмасы үчүн менин командам менен мен юридикалык документтерди түзүү куралын түздүк, ал юристтерге документтерди тезирээк түзүүгө мүмкүндүк берди. Кийинчерээк, бул инструменттин функционалдуулугун кеңейтип, биз онлайн сервисти түзүп, компанияны толугу менен өзгөрттүк. Эми алар өз шаарында гана эмес, бүт өлкө боюнча кардарларды тейлейт. Үч жылдын ичинде компаниянын капиталдаштыруусу бир нече эсеге өстү.
Бул макалада мен сиздер менен бизнестин негизги индикаторлоруна мониторинг жүргүзүү үчүн ачык системаны түзүүнүн реалдуу тажрыйбасы менен бөлүшөм. Мен санариптик чечимдерди колдонуунун баалуулугун үйрөтүүгө аракет кылам, бул кыйын эмес жана ар дайым кымбат эмес экенин көрсөтөм. Ошентип, кеттик!
Баары эмнеден башталган
Эгер сизде эч качан болбогон нерсеге ээ болгуңуз келсе, анда эч качан жасабаган нерсеңизди жасоого туура келет.
Коко Chanel
Келинчегим декреттик өргүүдө жүргөндөн тажагандыктан, биз чакан ишкана ачууну чечтик - балдар ойноочу бөлмө. Менин жеке бизнесим болгондуктан, жубайым оюн бөлмөсүнө толугу менен кам көрөт, мен стратегиялык маселелерге жана өнүгүүгө жардам берем.
Бизнести ачуунун деталдары такыр башка окуя, бирок маалыматтарды чогултуу жана атаандаштарды талдоо стадиясында, бул бизнестин конкреттүү көйгөйлөрүн көрсөтүүдөн тышкары, биз көпчүлүк атаандаштар күрөшпөгөн ички процесстердин көйгөйлөрүнө көңүл бурдук. .
Мени таң калтырганы, XNUMX-кылымда дээрлик эч ким CRMди эч кандай формада сактаган эмес; көбү жазуу жүзүндө, дептерлерде жазууларды жүргүзүшкөн. Ошол эле учурда ээлери өздөрү кызматкерлер уурдап, эсептөөдө ката кетирип, кайра эсептөөгө жана бухгалтердик эсеп китебиндеги жазууларды текшерүүгө көп убакыт коротушат, брондолгондор жана депозиттер боюнча маалыматтар жоголуп, кардарлар белгисиз себептерден улам кетип калышат деп даттанышкан. алар.
Чогулган маалыматтарды талдоо менен биз алардын каталарын кайталагыбыз келбей турганын жана бул тобокелдиктерди минимумга чейин азайта турган ачык система керектигин түшүндүк. Биринчиден, биз даяр чечимдерди издей баштадык, бирок биздин талаптарыбызды толук канааттандырганын таба алган жокпуз. Анан мен идеалдуу эмес, бирок иштеген жана арзан (дээрлик бекер) системамды түзүүнү чечтим.
Куралды тандоодо мен төмөнкү критерийлерди эске алдым: ал арзан болушу керек, ийкемдүү жана жеткиликтүү болушу керек жана колдонууга жеңил болушу керек. Мен бул бизнес үчүн толук кандуу, күчтүү жана кымбат системаны жаза алмакмын, бирок бизде убакыт аз жана бюджетибиз аз болчу, анын үстүнө биздин долбоор иштейби же жокпу, толук түшүнө алган жокпуз жана бул үчүн көп ресурстарды коротуу акылга сыйбайт. бул система. Ошондуктан, гипотезаны сынап жаткан учурда мен MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) менен баштоону чечтим жана эң кыска убакытта минималдуу инвестиция менен жумушчу версиясын жасап, убакыттын өтүшү менен аны бүтүрүүнү же кайра жасоону чечтим.
Натыйжада менин тандоом Google кызматтарына (Drive, Sheets, Calendar) түштү. Киргизүү/чыгарма маалыматынын негизги булагы бул Google Sheets, анткени менин жубайым электрондук таблицалар менен иштөө тажрыйбасына ээ болгондуктан, зарыл болсо, ал өз алдынча өзгөртүүлөрдү киргизе алат. Мен ошондой эле бул куралды компьютерди анча жакшы билбеген кызматкерлер да колдонорун эске алдым жана аларга таблицага маалыматтарды киргизүүнү үйрөтүү аларга кээ бир адистиктер менен иштөөнү үйрөткөндөн алда канча жеңил болот. 1С сыяктуу программа.
Таблицаларга киргизилген маалыматтар реалдуу убакыт режиминде өзгөрүп турат, башкача айтканда, каалаган убакта сиз компаниянын иштеринин абалын көрө аласыз, коопсуздук орнотулган, белгилүү бир адамдарга кирүү мүмкүнчүлүгүн чектей аласыз.
Архитектураны жана маалымат структурасын өнүктүрүү
Балдардын оюн бөлмөсү бир нече негизги кызматтарды көрсөтөт.
- Стандарттык сапар — кардар балдарынын оюн бөлмөсүндө өткөргөн убактысын сатып алганда.
- Көзөмөлгө алынган сапар — кардар балдарынын оюн бөлмөсүндө өткөргөн убакытты сатып алып, көзөмөл үчүн кошумча төлөгөндө. Башкача айтканда, кардар баланы таштап, өз иши менен алектене алат, ал эми бөлмө кызматкери ата-энеси жокто баланы карап, ойнойт.
- Ачык туулган кун — кардар тамактануу жана конокторду отургузуу үчүн өзүнчө үстөлдү ижарага алат жана оюн бөлмөсүнө стандарттык баруу үчүн төлөйт, ал эми бөлмө кадимкидей иштейт.
- Жабык туулган күн — кардар баардык жайды ижарага алат, ижара мезгилинде бөлмө башка кардарларды кабыл албайт.
Ээси бөлмөгө канча адам келгенин, алар канча жашта болгонун, канча убакыт өткөргөнүн, канча акча тапканын, канча чыгым болгонун билүү маанилүү (администратор бир нерсе сатып алышы же төлөшү керек болот. бир нерсе үчүн, мисалы, жеткирүү же суу), Канча туулган күн болду?
Ар кандай IT-долбоор сыяктуу эле, мен келечектеги системанын архитектурасын ойлонуп, маалымат структурасын иштеп баштадым. Аялы бизнестин башында тургандыктан, ал эмнени көрүш керек, эмнени көзөмөлдөш керек, ошонун баарын билет, ошондуктан ал кардар катары иш алып барды. Биргелешип мээ чабуулун өткөрдүк жана системага талаптарды түздүк, анын негизинде мен системанын функционалдуулугун ойлонуп көрдүм жана Google Drive'да файлдар менен папкалардын төмөнкү структурасын түздүм:
"Кыскача маалымат" документ компания жөнүндө жалпы маалыматтарды камтыйт: кирешелер, чыгашалар, аналитика
Чыгымдар документи компаниянын бир айлык чыгашалары жөнүндө маалыматты камтыйт. Көбүрөөк ачык-айкындуулук үчүн, категорияларга бөлүнөт: кеңсе чыгымдары, салыктар, персонал чыгымдары, жарнамалык чыгымдар, башка чыгымдар.
айлык чыгымдар
Жылдын чыгашаларынын жыйынды таблицасы
Киреше папкасында ай сайын бирден 12 Google Sheets файлы бар. Бул кызматкерлер күн сайын толтуруучу негизги жумушчу документтер. Алар ар бир жумушчу күн үчүн милдеттүү панелдин өтмөктү жана өтмөктөрдү камтыйт. Куралдар тактасы өтмөктө иштерди тез түшүнүү үчүн учурдагы ай үчүн зарыл болгон бардык маалыматты көрсөтөт, ошондой эле бааларды коюуга жана кызматтарды кошууга мүмкүндүк берет.
Куралдар тактасы өтмөгү
Күнүмдүк өтмөк
Бизнести өнүктүрүү процессинде кошумча муктаждыктар арзандатуулар, жазылуулар, кошумча кызматтар, иш-чаралар түрүндө пайда боло баштады. Биз мунун баарын убакыттын өтүшү менен ишке ашырдык, бирок бул мисал системанын негизги версиясын көрсөтөт.
Функционалдуулукту түзүү
Мен негизги индикаторлорду аныктагандан кийин, архитектураны жана субъекттер ортосунда маалымат алмашууну иштеп чыккандан кийин, мен ишке ашырууга кириштим. Мен биринчи кылган нерсе - Киреше папкасында Google Sheet документин түзүү. Мен анда эки өтмөк түздүм: башкаруу панели жана айдын биринчи күнү, ага мен төмөнкү таблицаны коштум.
Негизги иш барагы
Бул Администратор иштей турган негизги иш барагы. Ал жөн гана талап кылынган талааларды толтуруу керек (кызыл менен белгиленген), жана система автоматтык түрдө бардык керектүү көрсөткүчтөрдү эсептейт.
Киргизүү каталарын жана ыңгайлуулукту азайтуу үчүн, "Сапардын түрү" талаасы көрсөтүлгөн кызматтардын ылдый түшүүчү тизмеси катары ишке ашырылган, аны биз панелдин бетинде түзөтө алабыз. Бул үчүн, биз бул уячаларга маалыматтарды текшерүүнү кошобуз жана маалыматтарды алуу үчүн диапазонду көрсөтөбүз.
Эсептөөлөрдөгү адамдын катасын азайтуу үчүн, мен кардардын бөлмөдө өткөргөн сааттарын жана акчанын суммасын автоматтык түрдө эсептөөнү коштум.
Бул үчүн Администратор жөн гана кардардын келүү убактысын (Е тилкеси) жана кетүү убактысын (F тилкеси) HH: MM форматында белгилеши керек. Кардардын оюн бөлмөсүндө өткөргөн жалпы убактысын эсептөө үчүн мен бул формуланы колдоном:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Кызматтарды пайдалануу үчүн акчанын суммасын автоматтык түрдө эсептөө үчүн биз татаал формуланы колдонууга туура келди, анткени бир сааттын баасы кызматтын түрүнө жараша өзгөрүшү мүмкүн. Ошондуктан, мен QUERY функциясын колдонуу менен маалымат тактасынын бетиндеги кызматтардын таблицасына байлашым керек болчу:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Негизги аракеттерден тышкары, мен керексиз IFERROR же ISBLANK каталарын жоюу үчүн кошумча функцияларды, ошондой эле ROUNDDOWN функциясын коштум - майда нерселер менен убара болбоо үчүн, акыркы сумманы кардарга карай тегеректеп койдум.
Негизги кирешеден (ижарага алуу убактысынан) тышкары, балдардын оюн бөлмөсүндө кызмат көрсөтүүлөр же оюнчуктарды сатуу түрүндө кошумча киреше бар, ал эми кызматкерлер кээ бир майда чыгымдарды жасашат, мисалы, ичүүчү сууга төлөө же комплимент үчүн момпосуй сатып алуу, мунун бардыгын да эске алуу керек.
Ошондуктан, мен бул маалыматтарды жаза турган дагы эки таблицаны коштум:
Белгилер менен иштөөнү жеңилдетүү үчүн мен аларды боёп, клеткаларга шарттуу форматтоо киргиздим.
Негизги таблицалар даяр, эми негизги көрсөткүчтөрдү өзүнчө таблицага салышыңыз керек, ошондо сиз бир күндө канча иштеп тапканыңызды жана бул акчанын канчасы кассада, канчасы картада экенин так көрө аласыз.
Төлөм түрү боюнча акчаны жалпылоо үчүн мен дагы бир жолу QUERY функциясын колдондум:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Жумуш күнүнүн аягында администратор кирешени эки жолу текшериши керек жана кол менен кайра эсептөөнүн кереги жок. Биз адамды кошумча жумушка мажбурлабайбыз, ээси каалаган убакта карап, көзөмөлдөй алат.
Бардык керектүү таблицалар даяр, эми биз ар бир күн үчүн өтмөктү кайталап, номерлеп, төмөнкүнү алабыз.
Абдан жакшы! Дээрлик баары даяр, калганы бир айдын бардык негизги көрсөткүчтөрүн тактоо тактасында көрсөтүү.
Айдын жалпы кирешесин алуу үчүн төмөнкү формуланы жазсаңыз болот
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1мында D1 - күнүмдүк кирешеси бар уяча, ал эми "1", "2" жана башкалар өтмөктүн аталышы. Дал ушундай жол менен мен кошумча кирешелер жана чыгашалар боюнча маалыматтарды алам.
Түшүнүктүү болушу үчүн, мен категория боюнча жалпы кирешелүүлүгүн көрсөтүүнү чечтим. Бул үчүн мен бардык өтмөктөрдөн татаал тандоону жана топтоону жасап, анан бош жана керексиз сызыктарды чыпкалап, алып салууга туура келди.
Категория боюнча рентабелдуулук
Кирешелерди эсепке алуунун негизги инструменти даяр, азыр биз файлды жылдын ар бир айы үчүн кайталайбыз.
Кирешелерди эсепке алуу жана көзөмөлдөө куралын түзгөндөн кийин мен чыгашалар таблицасын түзүүгө кириштим, анда биз бардык айлык чыгымдарды: ижара акысын, эмгек акыларды, салыктарды, товарларды сатып алуу жана башка чыгашаларды эске алабыз.
Үстүбүздөгү жылдын папкасында мен Google Sheet документин түзүп, ага 13 өтмөк, такта жана он эки ай коштум.
Куралдар тактасы өтмөгү
Түшүнүктүү болушу үчүн, панелдин кошумча барагында мен жыл үчүн каржылык чыгашалар боюнча бардык зарыл болгон маалыматтарды жалпыладым.
Жана ар бир айлык өтмөктө мен таблицаны түздүм, анда биз компаниянын бардык акчалай чыгымдарын категориялар боюнча эсепке алабыз.
Ай өтмөк
Бул абдан ыңгайлуу болуп чыкты, эми сиз компаниянын бардык чыгымдарын көрүп, көзөмөлдөй аласыз, керек болсо тарыхты карап, ал тургай аналитика жасай аласыз.
Кирешелер жана чыгашалар жөнүндө маалымат ар кандай файлдарда жайгашкандыктан жана көзөмөлдөө үчүн анча ыңгайлуу болбогондуктан, мен бир файл түзүүнү чечтим, анда мен компанияны көзөмөлдөө жана башкаруу үчүн менчик ээси үчүн зарыл болгон бардык тиешелүү маалыматтарды чогулттум. Мен бул файлды "Кыскача маалымат" деп атадым.
айланма үстөл
Бул файлда мен таблицалардан ай сайын маалыматтарды ала турган таблица түздүм, бул үчүн мен стандарттык функцияны колдондум:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")мында документтин идентификаторун биринчи аргумент катары, ал эми импорттолгон диапазону экинчи параметр катары өткөрөм.
Анан жылдык балансты түздүм: канча киреше таптым, канчасы сарпталды, кандай пайда болду, рентабелдүүлүк. Керектүү маалыматтарды визуализациялоо.
Жана ыңгайлуулук үчүн, бизнес ээси бардык маалыматтарды бир жерден көрүп, файлдарды иштетпестен, мен жылдын каалаган айын тандап, реалдуу убакыт режиминде негизги көрсөткүчтөрдү көрсөтүү мүмкүнчүлүгүн бириктирдим.
Бул үчүн, мен ай менен документтин ID ортосундагы байланышты түздүм
Андан кийин мен "Data -> Data Validation" аркылуу ылдый түшүүчү тизме түздүм, шилтеменин диапазонун көрсөтүп, документке динамикалык шилтеме менен импортту конфигурацияладым.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")жыйынтыктоо
Көрүнүп тургандай, бизнесиңиздеги процесстерди өркүндөтүү сезилгендей кыйын эмес жана аны жасоо үчүн сизге супер жөндөмдүн кереги жок. Албетте, бул системанын көптөгөн кемчиликтери бар жана бизнес өскөн сайын аны колдонуу мүмкүн болбой калат, бирок чакан бизнес үчүн же гипотезаны сынап жатканда, бул эң сонун чечим.
Бул оюн бөлмөсү ушул чечимдин үстүндө үчүнчү жылдан бери иштеп келе жатат жана ушул жылы гана, биз бардык процесстерди так түшүнгөндө, биз кардарыбызды жана рынокту билебиз. Биз бизнести башкаруунун толук кандуу онлайн куралын түзүүнү чечтик.
PS
Бизнесиңизди көзөмөлдөө үчүн Google Барактарды колдонуу, айрыкча телефонуңуздан абдан ыңгайлуу эмес. Ошентип мен кылдым , бардык негизги бизнес көрсөткүчтөрүн реалдуу убакыт режиминде ыңгайлуу форматта көрсөтөт
Source: www.habr.com