Zesummenaarbecht ass e Schmerzpunkt vun traditionelle Büro-Tools. Wann zéng Leit gläichzäiteg un engem Dossier schaffen, gëtt méi Zäit an Effort net un d'Ännerungen verbruecht, mee fir d'Sich no Ännerungen an hiren Auteuren. Dëst ass komplizéiert duerch déi vill Uwendungen déi net ëmmer kompatibel sinn. Ee Wee fir dëse Problem ze léisen ass op Cloud-baséiert Büro Suiten ze plënneren. Et ginn net vill vun hinnen, a mir wäerten Iech soen wéi mir de Konservatismus vun de Forex Club Mataarbechter iwwerwonnen hunn an an nëmmen e puer Méint eng verdeelt Firma mat honnert Büroen op G Suite konnten transferéieren.
Firwat hutt Dir décidéiert den Iwwergank ze maachen?
Forex Club gëtt normalerweis am Kontext vum Online Handel op auslännesche Währungssätz erënnert. Mä dës Firma schafft mat verschiddenen Zorte vu Währung Instrumenter a verschiddene Länner vun der Welt. Dofir huet et eng ganz komplex IT Infrastruktur mat senger eegener Plattform fir Clienten.
Zu där Zäit wou mir eis begéint hunn, huet de Back Office vun der Firma verschidde verschidde Plattformen an Uwendungen benotzt. D'Haaptaarbechtsinstrument fir déi meescht vun de Mataarbechter war d'Microsoft Office Suite a Mail op Zimbra. Virun allem dëst war eng Iwwerstruktur vun zousätzlech Späichere, Backups, Antivirus, vill Connectoren an Integratiounen, souwéi Microsoft an Zimbra Lizenzmanagement mat periodeschen Auditen.
Et war deier fir de Forex Club IT Departement fir dëse System z'erhalen. Komplex Infrastruktur erfuerdert eng grouss Zuel vu Serveren ze lounen, DRP Pläng am Fall vun Ofschloss vun dëse Serveren oder Internetverbindungsfehler, a Backups. Fir e Problem-gratis Operatioun ze garantéieren, gouf mat der Zäit eng speziell Departement vun den Administrateuren gegrënnt, déi nach ëmmer mat der Aufgab vun der Lizenzaudit zoustänneg waren.
Wéinst der Heefegkeet vu verschiddene Programmer sinn Problemer ënner normale Forex Club Mataarbechter entstanen. Ouni Dokument Versioun Tracking, et war schwéier den Auteur vun e puer Versiounen an der Finale Versioun vun engem Text oder Dësch ze fannen.
An engem Effort fir Ënnerhaltskäschten ze reduzéieren, huet de Forex Club no engem méi einfache Wee gesicht fir déiselwecht Probleemer ze léisen. Dëst ass wou eis Interaktioun ugefaang huet.
Eng Alternativ ze fannen
Fir eng vollwäerteg Zesummenaarbecht ëmzesetzen, war et néideg fir d'Approche selwer z'änneren - ewech vun der lokaler Späichere op d'Wollek ze réckelen. Forex Club huet ugefaang no enger gemeinsamer Cloud-Léisung fir all Büroapplikatiounen ze sichen. Et waren zwee Kandidaten: Office 365 a G Suite.
Office 365 war eng Prioritéit, well vill Microsoft Lizenzen vum Forex Club kaaft goufen. Awer Office 365 bréngt nëmmen en Deel vun der Funktionalitéit vun der Office Suite an d'Wollek. D'Benotzer mussen nach ëmmer d'Applikatioun vun hirem perséinleche Kont eroflueden an se benotze fir mat Dokumenter no dem alen Schema ze schaffen: Kopien mat Versiounsindexe schécken a resave.
Google Cloud's G Suite huet méi Zesummenaarbecht Featuren an ass méi bëlleg. Am Fall vu Microsoft Produkter musst Dir den Enterprise Agreement benotzen, an dëst ass e ganz aneren Niveau vun Ausgaben (och wann Dir déi kaaft Software berücksichtegt). A mat eiser Hëllef ass d'Ëmsetzung vun der G Suite ënner dem Google Programm stattfonnt, dee grousse Cliente fir d'Käschte vum Wiessel op d'Servicer vun der Firma kompenséiert huet.
Et war geplangt fir déi meescht vun de Servicer, déi vu Mataarbechter benotzt ginn, op G Suite ze transferéieren:
- Kalenner an E-Mail (Gmail a Google Kalenner);
- Notizen (Google Keep);
- Chat an Online Konferenzen (Chat, Hangouts);
- Office Suite an Ëmfro Generator (Google Docs, Google Forms);
- Shared Storage (GDrive).
Negativitéit iwwerwannen
D'Ëmsetze vun all Tool, och de bequemste, ass ëmmer negativ Reaktiounen vun Endbenotzer. Den Haaptgrond ass de Konservatismus, well d'Leit näischt wëllen änneren an un nei Approche fir d'Aarbecht gewinnt sinn. D'Situatioun war komplizéiert vun der spezifescher Perceptioun vun der Web Präsenz wéi einfach op Siten ze goen (awer net op dëse Siten schaffen), heefeg ënner Net-IT Mataarbechter. Si hu just net verstanen wéi se domat schaffen.
Op der Forex CLub Säit war Dmitry Ostroverkhov verantwortlech fir d'Ëmsetzung vum Projet. Hien huet d'Implementéierungsstadien iwwerwaacht, d'Benotzerfeedback gesammelt an d'Aufgaben prioritär gesat. Gemeinsam Virbereedung, Employé Ëmfroen, an Explikatioune vun Firma Regelen huet et méi einfach fir eis unzefänken.
Softline seng Haaptaufgab an dësem Projet war d'Benotzer a Systemadministratoren ze trainéieren an technesch Ënnerstëtzung an der éischter Etapp ze bidden. Mir hunn erkläert wéi d'Produkt soll funktionnéieren duerch eng Serie vun Trainingen. Am ganzen hu mir 15 Formatioune vun jeweils 4 Stonnen duerchgefouert. Déi éischt - virum Pilot - fir Systemadministrateuren, déi den Terrain fir d'Transformatioun virbereet hunn. An déi spéider si fir normal Mataarbechter.
Am Kader vum Haapttrainingsprogramm hu mir d'Virdeeler ënnerstrach, déi d'Schwieregkeete vun den Endbenotzer kompenséiert hunn fir un dat neit Tool gewinnt ze ginn. An um Enn vun all Formatioun konnten d'Mataarbechter hir eege Froen stellen, déi am Ufank vun der Aarbecht Falen ewechgeholl hunn.
Och wann de Forex Club Trainingsseminare fir seng eege Clientë mécht, konnt d'Firma keng Training op G Suite eleng starten wéinst dem Mangel u Léierpersonal mat den néidege Kompetenzen. Fir den Impakt vun eisen Trainingen ze evaluéieren, huet de Forex Club Studenten-Ëmfroen virum Training an eng Zäit duerno gemaach. Déi éischt Ëmfro huet eng meeschtens negativ Perceptioun vun de kommende Ännerunge gewisen. Déi zweet ass, am Géigendeel, eng Erhéijung vun der Positivitéit. D'Leit hunn ugefaang ze realiséieren datt dëst fir hir Aarbecht applizéiert gouf.
Pilot Büro
De Projet huet Enn 2017 ugefaang, wéi zéng Systemadministratoren op G Suite gewiesselt sinn. Dës Leit hu missen d'Pionéier ginn, déi d'Virdeeler an d'Nodeeler vun der Léisung identifizéiert hunn an d'Bühn fir d'Transformatioun setzen. Mir hunn hire Feedback an Empfehlungen berücksichtegt an am Januar 2018 hu mir eng mëttelgrouss Filial mat engem lokalen Systemadministrator fir den éischte Prouftransitioun vun Net-IT Mataarbechter ausgewielt.
Den Iwwergank gouf gläichzäiteg gemaach. Jo, et ass schwéier fir d'Leit op nei Tools ze wiesselen, sou datt d'Wiel tëscht enger Cloud-Léisung an enger Desktop-Applikatioun kritt gëtt, wäerten d'Benotzer sech op e méi vertraute Desktop leeën an d'global Upgrade Pläng verlangsamen. Also nom Ofschloss vun der Pilotbüro Training hu mir jidderee séier op G Suite iwwerginn. An den éischte puer Woche gouf et e bësse Widderstand, et gouf vum lokalen Systemadministrator behandelt, deen all déi schwéier Punkten erkläert a gewisen huet.
Nom Pilotbüro hu mir de ganze Forex Club IT Departement komplett op G Suite transferéiert.
Änneren vum Filialnetz
Nodeems mir d'Erfahrung vum Pilotprojet analyséiert hunn, zesumme mam Forex Club IT Departement, hu mir en Iwwergangsplang fir de Rescht vun der Firma entwéckelt. Ursprénglech war geplangt, datt de Prozess an zwou Etappe stattfënnt. Op der éischter Etapp wollte mir nëmmen déi trei Forex Club Mataarbechter zum Produkt trainéieren, déi de Projet an hire Büroen förderen an d'Kollegen hëllefen op déi nei Plattform als Deel vun der zweeter Etapp ze plënneren. Fir "Evangelisten" an der Firma ze wielen, hu mir eng Ëmfro gemaach, d'Resultater vun deenen all Erwaardungen iwwerschratt hunn: ongeféier d'Halschent vum ganze Forex Club huet geäntwert. Dunn hu mir décidéiert de Prozess net ze zéien an d'Etapp "Ëmsetzung duerch Mataarbechter" iwwersprongen.
Wéi am Pilotprojet goufen d'Haaptbüroen als éischt migréiert, wou et e lokale Systemadministrator ass - hien huet gehollef mat Schwieregkeeten ze bewältegen. An all Büro war den Iwwergank op nei Tools mat Training virgaang. D'Formatioun huet missen no engem flexibelen Zäitplang geplangt ginn, deen verschidden Zäitzonen an Aarbechtsplang berücksichtegt huet. Zum Beispill, fir Büroen am Kasachstan a China, Training huet missen um 5 Auer Moskau Zäit ufänken (iwwregens, G Suite Wierker super an China, egal wat).
No de Sëtzbüroen ass de Filialnetz op G Suite gewiesselt - ongeféier 100 Punkten. D'Besonderheet vun der leschter Etapp vum Projet war datt dës Filialen haaptsächlech vu Verkeefer besat sinn, déi vill mat Spreadsheets schaffen. Mir hunn Training fir si fir zwou Woche gemaach fir ze hëllefen Daten ze transferéieren.
Zur selwechter Zäit hunn eis Spezialisten "an der Heck" geschafft fir de Forex Club selwer z'ënnerstëtzen, well direkt nom Iwwergang op G Suite d'Zuel vun den Uruff un d'technesch Ënnerstëtzung erhéicht wéi erwaart. Den Héichpunkt vun Ufroen ass während dem Iwwergank vum Filialnetz geschitt, awer lues a lues huet d'Zuel vun den Ufroen ugefaang ze reduzéieren. Ufroe fir Büroprodukter an E-Mail, Software Lizenzverwaltung, Aarbecht mat Serveren an Netzwierkausrüstung, souwéi Backup-Kommunikatiounskanäl sinn besonnesch ofgeholl. Dat ass, d'Ëmsetzung huet d'Laascht op der éischter Linn vun Ënnerstëtzung an zréck Büro reduzéiert.
Am Ganzen huet den Transfert vun de Büroen ongeféier zwee Méint gedauert: am Februar 2018 goufen d'Aarbechten an de Chefdepartementer ofgeschloss, an am Mäerz - am ganze Branchennetz.
alleng
D'Geschwindegkeet vun der E-Mail Migratioun ass e grousse Problem ginn. Et huet 1 Sekonn gedauert fir eng E-Mail vun Zimbra op Gmail mat IMAP Sync ze transferéieren. Ongeféier 700 Mataarbechter schaffen an honnert Forex Club Büroen, a jidderee vun hinnen huet Dausende vu Bréiwer (am Ganzen déngen se méi wéi 2 Millioune Clienten). Also, fir d'Migratioun ze beschleunegen, hu mir de G Suite Migration Tool benotzt; domat ass de Prozess fir E-Mailen ze kopéieren méi séier gaang.
Et war net néideg Daten aus Kalenneren an Aufgaben ze Transfert. Obwuel et e puer Léisungen an der aler Infrastruktur goufen, goufen se net voll vun Mataarbechter benotzt. Zum Beispill goufe Firmekalenneren a Form vun engem Portal op Bitrix implementéiert, wat onbequem ass, sou datt d'Mataarbechter hir eegen Tools haten, an d'Mataarbechter hunn d'Datentransfer eleng gemaach.
Och den Transfert vun operationell Dokumenter war an den Hänn vun de Benotzer (mir schwätzen nëmmen iwwer Donnéeën op aktuell Aarbecht - eng aner Léisung ass fir d'Wëssen Basis vun der Firma benotzt). Hei goufe keng Froen. Et ass just datt iergendwann eng administrativ Linn gezunn ass - Verantwortung fir lokal gespäichert Informatioun un d'Benotzer selwer iwwerginn, während d'Sécherheet an d'Sécherheet vun den Donnéeën op Google Drive scho vum IT Departement iwwerwaacht gouf.
Leider war et net méiglech Analoga an G Suite fir all Workflows ze fannen. Zum Beispill, allgemeng Mailboxen, déi Forex Club Mataarbechter benotzt gi benotzt, hu keng Filtere a Gmail, sou datt et schwéier ass e spezifesche Bréif ze fannen. Et war eng ähnlech Schwieregkeet mat der SSO Autorisatioun am Google Chat, awer dëse Problem gouf duerch eng Ufro un Google Support geléist.
D'Haaptprobleemer fir d'Benotzer ware mat der Tatsaach verbonnen datt Google Servicer nach net e puer vun de Funktiounen vun de Konkurrenten hunn, zum Beispill Skype oder Office 365. Hangouts erlaabt Iech nëmmen Uriff ze maachen, Google Chat feelt Zitat, a Google Sheets feelt Ënnerstëtzung fir Microsoft Excel Macroen.
Zousätzlech, Microsoft a Google Cloud Produkter Approche Dësch Redaktioun Tools anescht. Word-Dateien mat Tabellen, déi heiansdo a Google Docs mat falscher Formatéierung opgemaach ginn.
Wéi mir un déi nei Infrastruktur gewinnt sinn, goufen e puer vun de Schwieregkeeten duerch alternativ Approche geléist. Zum Beispill, amplaz vu Makroen a Spreadsheets, gi Skripte benotzt, déi Forex Club Mataarbechter nach méi bequem fonnt hunn. Et war net méiglech en Analog ze fannen nëmme fir d'Finanzdepartement vum Forex Club, déi sech mat 1C Berichter beschäftegt (mat Scripten, komplexe Formatéierung). Also ass hien op Google Sheet gewiesselt nëmme fir Zesummenaarbecht. Fir aner Dokumenter gëtt nach ëmmer den Office Package (Excel) benotzt.
Am Ganzen huet de Forex Club ongeféier 10% vu Microsoft Office Lizenzen behalen. Dëst ass normal Praxis fir esou Projeten: eng Minoritéit vun de Mataarbechter benotzt déi fortgeschratt Funktiounen vun Büro Suiten, sou datt de Rescht einfach den Ersatz akzeptéieren.
Et sollt bemierkt datt keng grouss Transformatiounen op de Rescht vun der Infrastruktur duerchgefouert goufen. Forex Club huet Jira a Confluence net opginn, obwuel et Google Keep fir operationell Aufgaben implementéiert huet. Fir Jira a Confluence mat G Suite z'integréieren, hu mir Plugins ofgesat, déi Iech erlaben séier Daten ze transferéieren. D'Iwwerwaachungssystem ass erhale bleiwen, wéi och vill zousätzlech Tools: Trello, Teamup, CRM, Metriken, AWS, etc. Natierlech sinn d'Systemadministratoren an de Filialen bliwwen.
Chromebook Experiment
Op der Sich no engem Wee fir Käschten ze reduzéieren, huet de Forex Club sech virgesinn, jiddereen op mobil Aarbechtsstatiounen ze plënneren, déi vu Chromebooks ugedriwwe ginn. Den Apparat selwer ass extrem bëlleg, a mat der Notzung vu Cloud-Servicer war et méiglech séier eng Workstation drop z'installéieren.
Mir getest mobil Aarbechtsstatiounen op engem klenge Grupp vu Benotzer vun 25 Leit am Ofsaz Departement. D'Mataarbechter an dësem Departement haten keng Aufgaben, déi hinnen verhënnere just iwwer de Web ze schaffen, sou datt dës Migratioun fir si sollt nahtlos sinn. Awer op Basis vun den Testresultater huet sech erausgestallt datt d'Hardware vun engem preiswerte Chromebook net genuch ass fir déi richteg Operatioun vun all Forex Club Firmenapplikatiounen. A méi deier Modeller, déi mat den technesche Parameteren passen, hu sech an de Käschte vergläichbar mat klassesche Windows-baséiert Laptops. Als Resultat hunn se decidéiert de Projet opzeginn.
Wat huet geännert mat der Arrivée vun G Suite
Am Géigesaz zu alle Viruerteeler a Mësstrauen, schonn 3 Méint no der Ausbildung, hunn 80% vun de Mataarbechter an Ëmfroen festgestallt, datt G Suite et wierklech méi einfach gemaach huet fir mat Dokumenter ze schaffen. Nom Transitioun ass d'Mobilitéit vun de Mataarbechter eropgaang a si hunn ugefaang méi mat wearable Geräter ze schaffen:
Mobil Apparat Benotzungsstatistiken no Forex Club
Google Forms huet grouss Popularitéit gewonnen. Bannent Departementer maachen se et méiglech séier Ëmfroen ze maachen, déi virdrun d'Benotzung vu Mail erfuerderen, d'Resultater manuell sammelen. Den Iwwergank op Google Chat an Hangouts Meet huet déi meescht Froen a Reklamatiounen verursaacht, well se allgemeng manner Funktiounen hunn, awer hir Notzung huet et méiglech gemaach vill Instant Messenger bannent der Firma opzeginn.
D'Resultater vum Projet goufen vum Dmitry Ostroverkhov formuléiert, mat deem mir geschafft hunn: "De Projet reduzéiert d'Käschte vum Forex Club fir IT Infrastruktur an huet seng Ënnerstëtzung vereinfacht. Eng ganz Schicht vu Prozesserhaltungsaufgaben ass verschwonnen, well dës Themen op der Säit vu Google geléist ginn. Elo kënnen all Servicer op afstand konfiguréiert ginn, si gi vun e puer Google Administrateuren ënnerstëtzt, an d'IT Departement huet Zäit a Ressourcen fir aner Saachen fräigelooss.
Source: will.com